Reporter le flux de travail d'une ligne de commande
Cette page donne un aperçu du workflow de report de ligne de commande. Pour savoir comment reporter une ligne de commande, voir Reporter des lignes de commande. Pour obtenir des informations sur le workflow d'achat global, voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Configuration de la facturation, etc. consultez Introduction aux acquisitions.
Le report d'une ligne de commande vous permet d'enregistrer une commande pour une date ultérieure.
L'action Différer n'est pas prise en charge pour les lignes de commande avec les méthodes d'acquisition :
- Achat sur la plate-forme du fournisseur
- Plan d'approbation
- Plan d'approbation avec lettre
Ce qui suit est une illustration du flux de travail d'une ligne de commande reportée. Elle explique la manière selon laquelle une ligne de commande est gérée, à partir du report jusqu'au moment où elle est soit réactivée soit annulée.
Reporter le flux de travail d'une ligne de commande
Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :
- Le processus de report commence lorsque vous sélectionnez une ligne de commande à reporter. Vous pouvez reporter n'importe quelle ligne de commande sauf celles portant le Mode d'acquisition Plan d'approbation ou Achat sur la plate-forme du fournisseur. Les lignes de commande que vous souhaitez reporter doivent être à l'une des étapes suivantes dans le flux de travail d'achat (voir Flux de travail d'achat) :
- En révision – Lignes de commande en révision, en attente d'être corrigées ou complétées.
- Regroupement manuel – Lignes de commande complétées, prêtes à être regroupées et configurées pour le regroupement manuel.
- Commande > Révision - Lignes de commande qui ont été emballées mais qui n'ont pas encore été approuvées. Avant de pouvoir reporter une ligne de commande ayant ce statut, vous devez la supprimer de la commande. Si la ligne de commande est regroupée avec d'autres lignes de commande, la ligne de commande est supprimée de la commande, mais la commande peut toujours être envoyée avec le reste des lignes de commande. Si la ligne de commande est la seule dans la commande regroupée, la commande est supprimée quand vous supprimez la ligne de commande de celle-ci.
- Vous reportez la ligne de commande en sélectionnant Différer pour la ligne de commande, puis en introduisant une date à laquelle vous souhaitez un rappel au sujet de la ligne de commande et un motif pour le report. Une fois cela fait, l'étape de workflow (statut) de la ligne de commande passe à Reporté.
Les raisons pour reporter une ligne de commande peuvent être configurées par un administrateur dans le menu Configuration des Acquisitions (voir Configurer les motifs de report d'une ligne de commande). Pour plus de détails sur le retour d'une ligne de commande, voir Reporter des lignes de commande.
- Vous pouvez consulter plus tard la ligne de commande reportée et choisir comment la traiter (voir Révision des lignes de commande reportées).
- Vous pouvez exécuter les actions suivantes sur les lignes de commande reportées :
- Modifier – Modifie n'importe quel champ de la ligne de commande. Après avoir modifié la ligne de commande, vous pouvez soit l'enregistrer soit la réactiver. Quand vous enregistrez la ligne de commande, le statut reste sur Reporté. Si vous réactivez la ligne de commande, elle est à nouveau normalisée et validée. Si la ligne de commande passe la phase de normalisation et de validation, elle est déplacée à l'étape suivante du flux de travail (voir Flux de travail d'achat). Si la ligne de commande est toujours incomplète, son statut est réglé sur En révision, et reste ainsi jusqu'à ce qu'elle soit corrigée. Pour plus de détails sur le retour d'une ligne de commande, voir Modifier les lignes de commande reportées.
- Attribuer à ou Annuler l'attribution – Pour plus d'informations sur les onglets Attribué à moi, Non attribué et Attribué à d'autres, voir la section Onglets Attribué à moi, Non attribué et Attribué à d'autres.
-
Commander maintenant — Déplace la ligne de commande vers le workflow d'achat où elle est normalisée et validée (voir l'étape 5) avant d'être regroupée (voir l'étape 6) et envoyée (voir Emballer une ligne de commande reportée dans une commande).
Si vous cliquez sur Commander maintenant, vous recevez un message (Commander maintenant lettre) après l'envoi de la commande pour traitement. Pour plus d'informations sur la Lettre Commander maintenant, voir Configurer des lettres Alma.
- Réactiver – Réactive une ligne de commande, ce qui la ramène à l'étape d'achat dans le flux de travail où elle en était avant qu'elle ne soit reportée. La ligne de commande est normalisée et validée (voir l'étape 5) avant d'être renvoyée soit en Révision soit en Emballage automatique/manuel (voir l'étape 6). Pour plus de détails sur la réactivation d'une ligne de commande, voir Réactivation des lignes de commande reportées.
- Relier – Lie la ligne de commande à une notice bibliographique différente (voir Relier des lignes de commande).
- Annuler – Annule une ligne de commande qui n'est plus nécessaire (voir Annuler des lignes de commande reportées).
- Supprimer – Supprime une ligne de commande d'Alma (voir Supprimer des lignes de commande).
- Lorsque la ligne de commande est réactivée ou traitée via l'option Commander maintenant, elle retourne dans le workflow d'achat (voir l'étape 2), où elle est normalisée et validée.
- En fonction du succès ou non de l'étape de normalisation et de validation pour la ligne de commande, le flux de travail se poursuit de la manière suivante :
- Si la ligne de commande ne passe pas l'étape de normalisation et de validation, elle demeure En révision jusqu'à ce qu'elle soit corrigée.
- Si la ligne de commande passe l'étape de normalisation et de validation, elle est déplacée à l'étape d'emballage dans le flux de travail. Elle est envoyée après emballage.