Configurer des lettres Alma

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Pour configurer les étiquettes d'affichage pour Primo VE, voir Configurer les étiquettes d'affichage.

Pour configurer les lettres, vous devez avoir l'un des rôles suivants :

Administrateur général du système
Administrateur des lettres

Alma fournit un système de lettres pour envoyer des messages entièrement personnalisables aux lecteurs, aux bibliothécaires et aux fournisseurs. Ces messages incluent des avertissements, des notifications, des informations résumées, des commandes, des demandes de service aux usagers, etc. Les messages peuvent être envoyés par e-mail, SMS, protocole ISO, ou par d'autres moyens ou bien imprimés sur une imprimante ou un système externe pour être envoyés par courrier. Chaque lettre pouvant être envoyée à une imprimante/par e-mail peut être imprimée à l'aide de la fonction d'impression rapide.

Alma inclut une liste de types de lettres où un seul type de lettre peut être utilisé pour envoyer plusieurs lettres qui utilisent la même structure. Alma crée une lettre en associant des champs XML dynamiques générés par Alma (données), des étiquettes (texte statique) et un modèle (format). Les étiquettes statiques et le modèle (feuilles de style XSL) sont inclus avec Alma mais doivent être configurés par l'utilisateur. Les ensembles d'étiquettes sont fournis en plusieurs langues pour les institutions dont les utilisateurs préfèrent une autre langue que l'anglais.

La plupart des lettres sont envoyées automatiquement par Alma, au moment approprié dans le flux de travail. Par exemple, Alma envoie une lettre à un lecteur quand un exemplaire emprunté par ce lecteur est marqué comme en retard. Certaines lettres, comme une demande à un fournisseur ou un lecteur, peuvent être envoyées par l'utilisateur à n'importe quel moment.

Pour une vidéo montrant tout le processus de configuration de lettre dans Alma, voir Letter Configuration in Alma.

Pour un aperçu de la configuration des lettres Alma, regardez la vidéo Configuring Letters in Alma (5:38 minutes).

Alma n'utilise pas le sous-système de lettre pour certains types de communication spécifiques au protocole avec les entités de support, telles que les ERP ou autres SIGB. Par exemple, Alma peut utiliser un échange de données informatisé (EDI) à la place de l'email pour communiquer avec les fournisseurs de support.

Accéder aux lettres Alma et les configurer

Toutes les lettres Alma s'affichent sur la page Configuration de lettres (Menu de configuration > Général > Lettres > Configuration de lettres).

Lettre emails

Vous pouvez voir des groupes de lettres spécifiques en utilisant les filtres au-dessus de la liste de lettres.

Le texte Description est codé en dur et ne peut pas être configuré.

Vous pouvez également effectuer les actions suivantes :

Activer/désactiver des lettres
Définir des périodes de rétention
Mettre à jour des modèles pour configurer le contenu et mettre les lettres en forme
Mettre à jour les libellés (champs/chaînes de texte qui sont utilisees dans la lettre et peuvent être traduits)
Mettre à jour et afficher un aperçu d'exemples de lettres pour effectuer un test
Contribuer des personnalisations de lettre à la Zone de communauté

Vous devez ajouter le rôle Administrateur des lettres aux utilisateurs qui personnaliseront ou s'occuperont des lettres e-mail. Pour plus d'informations sur l'attribution des rôles, voir Ajouter des rôles aux utilisateurs.

Si vous travaillez dans un environnement bac à sable ou un environnement de pré-production "Déploiement", ajoutez les adresses mail des administrateurs des lettres à la liste des e-mails autorisés (voir Configurer les emails autorisés).

Activer/désactiver des lettres

Certaines lettres peuvent être activées pour différents types de notifications, par exemple, SMS et e-mail ; le type de notification d'une lettre est affiché dans la colonne Canal. Si la version e-mail d'un type de lettre est désactivée, par exemple, les communications par e-mail sont désactivées pour le scénario correspondant.

Alma n'envoie pas les lettres désactivées. Si vous essayez d'envoyer une lettre désactivée, une notification d'erreur peut s'afficher lors du déclenchement de la lettre.

Certaines notifications peuvent être désactivées pour des utilisateurs spécifiques ou pour certains ensembles d'utilisateurs. Pour plus d'informations, veuillez voir Configurer l'abonnement aux avis de la bibliothèque.

Sélectionnez Restaurer l'activation dans les actions sur la ligne pour restaurer le bouton Activer à sa valeur préconfigurée. Si le bouton est déjà sur sa valeur préconfigurée, il n'a aucun effet.

Restaurer l'activation.

Restaurer l'activation

Définir la conservation des lettres

Pour indiquer que les lettres configurées sont supprimées après un certain nombre de jours, ajoutez un délai de conservation, en nombre de jours, dans le champ Délai de conservation des lettres e-mail. Si aucun délai de conservation n'est défini, les lettres envoyées par Alma sont conservées sans limite de temps et sont disponibles sur l'onglet Pièces jointes dans Détails de l'utilisateur (voir Gérer les pièces jointes de l'utilisateur).

Le traitement hebdomadaire Suppression des lettres avec rétention, supprime toutes les lettres activées si elles ont été créées au delà du nombre de jours configurés.

Dans la liste de lettres, vous pouvez restaurer la période de rétention par défaut pour toutes les lettres en cliquant sur Restaurer la table de conservation des lettres.

Restaurer la table de conservation des lettres

Utiliser des libellés pour mettre à jour les champs de la lettre

À quoi correspondent les libellés de lettre ?

Deux types de données sont utilisés par la lettre avant qu'elle ne soit envoyée au lecteur, à l'imprimante, etc. : libellés et données XML. Les libellés sont des chaînes de texte statiques que vous pouvez mettre à jour et traduire. Les données XML sont générées automatiquement par Alma et peuvent être mises à jour en configurant le modèle XSL (voir Personnaliser les modèles de lettre).

Vous pouvez utiliser les libellés pour modifier facilement une lettre sans avoir à modifier le modèle XSL en lui-même. Par exemple, si vous souhaitez que la lettre indique « Description de l'exemplaire », et non simplement « Description », vous pouvez modifier ce texte dans les libellés :

Libellé dans une lettre

Comment configurer les libellés de lettre

Vous pouvez configurer les libellés d'une lettre spécifique de la manière expliquée ci-dessous.

Pour configurer les libellés de lettre :

Sélectionnez Modifier dans la liste des actions sur la ligne de la lettre.
Cliquez sur le bouton Libellés en haut de la page.
Sélectionnez Personnaliser dans le menu des actions sur la ligne. Vous pouvez mettre à jour les éléments suivants :
- Activé — Utilisez ce bouton à bascule pour activer/désactiver l'utilisation du libellé pour la lettre.
- Description — Mettez à jour la description du libellé qui s'affiche sur la lettre.
  Veuillez noter que l'utilisation d'étiquettes HTML dans le champ Description n'est pas prise en charge.
- Traduction — Si une autre langue est activée dans Alma et qu'elle est sélectionnée dans le menu déroulant Filtre, vous pouvez modifier la traduction.
- Restaurer - Si la ligne a été modifiée, les champs Activé et Description reviennent à leurs valeurs par défaut.
- Restore Translation - Si une autre langue est est activée dans Alma et que son libellé Traduction a été modifié, le champ revient à sa valeur par défaut.
Cliquez sur Tout personnaliser pour modifier toutes les lignes.
Cliquez sur Tout restaurer pour faire revenir toutes les lignes à leurs valeurs par défaut.
Cliquez sur Restaurer les traductions par défaut pour restaurer toutes les traductions.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez voir les modifications dans le panneau d'aperçu de la lettre.
Pour désactiver un libellé, voir l'article de connaissance générale How can I disable a line in an Alma email letter?

Inclure un identifiant de demande dans le libellé Objet

Certaines lettres peuvent inclure la chaîne de caractères %reqId% dans la colonne Description du label Sujet. Ceci sera remplacé par l'identifiant de la demande lorsque la lettre est générée. Les lettres qui incluent cette option sont les suivantes :

Email de retard à l'attention de l'emprunteur
Lettre Obtenu de manière externe
Email d'annulation
Email Sortant
Email de renouvellement
Email Rappel d'un prêt
Lettre Demande au lecteur

Personnaliser les adresses e-mail

L'étiquette addressFrom correspond au champ De : champ dans l'en-tête de l'email, qui est séparé de l'adresse de l'enveloppe SMTP EnvelopeFrom. Les réponses à l'email sont envoyées à l'adresse dans le champ De : dans l'entête de l'email. L'adresse SMTP EnvelopeFrom est configurée séparément, voir Configurer les emails sortants. Vous pouvez aussi spécifier un alias pour le paramètre addressFrom en respectant le format suivant alias <actual_email_ID@university.edu>.
Vous pouvez personnaliser les adresses e-mails (ou URL) vers lesquelles pointent les liens Contact et Mon compte en configurant les paramètres email_my_account et email_contact_us ; voir Configurer d'autres paramètres.

Utiliser des modèles pour mettre à jour la mise en forme et le contenu de la lettre

Si vous accédez à cette section de l'aide en ligne alors que vous essayez de configurer une déclaration de droits d'auteur, voir Configurer les déclarations de droits d'auteur . Pour plus d'informations concernant la configuration d'une déclaration de droits d'auteur pour une demande PEB, voir Configurer une déclaration de copyright pour une demande PEB.

Vous pouvez donc modifier les libellés (see Configurer des libellés de lettre), mais aussi le modèle (feuille de style XSL). Le modèle XSL détermine les champs et le texte qui s'affichent dans la lettre et est utilisé pour la mettre en forme. Vous pouvez utiliser les déclarations conditionnelles XSL pour prendre des décisions concernant ce qui s'affiche dans la lettre, voire même si la lettre est envoyée. Pour un exemple, voir How to use the if condition to configure a letter to not be sent under certain circumstances.docx.

Comment personnaliser des modèles de lettre

L'assistance d'Ex Libris reste à votre disposition pour vous aider en cas de problème lié aux feuilles de style XSL personnalisées. Ses efforts de résolution des problèmes sont toutefois limités. Si une feuille de style est hautement personnalisée, une analyse très longue peut être nécessaire pour identifier une erreur spécifique. L'assistance ne peut pas offrir ce type de validation pour toutes les feuilles de style personnalisées. Dans ce cas, nous vous conseillons de supprimer une condition/un test/une section à la fois pour déterminer ce qui cause le problème.

Pour personnaliser le modèle (feuilles de style XSL) d'une lettre :

Sélectionnez Modifier dans la liste des actions sur la ligne de la lettre.
Les informations XSL et XML s'affichent à gauche de la lettre.
À la droite des panneaux XML/XSL, vous trouverez un panneau d'aperçu de la lettre réelle.

Les modifications apportées aux panneaux XSL/XML se reflètent immédiatement sur le panneau d'aperçu.

Les erreurs qui sont détectées lors de la modification du XSL/XML sont marquées d'une X rouge sur la ligne concernée.

Veuillez noter qu'en raison de limitations techniques, il peut y avoir un écart entre le numéro de ligne de l'erreur indiqué sur le XSL/XML et le numéro de ligne indiqué sur le panneau d'aperçu.
L'éditeur marque également les segments XSL en couleur et utilise l'auto-complétion. Vous pouvez utiliser Ctrl+F pour trouver des exemplaires dans l'éditeur.
Vous pouvez utiliser Ctrl+Maj+F pour utiliser le système Prettyprint (convertir et présenter le code source XSL avec des sauts de ligne et des indentations pour faciliter la lecture du code).
Vous pouvez agrandir les fenêtres XML/XSL, à l'aide de l'icône plein écran.
Mettez à jour les libellés associés à la lettre (voir Utiliser des libellés). Les modifications apportées aux libellés s'affichent dans le panneau d'aperçu.
Sélectionnez Ouvrir dans un nouvel onglet pour ouvrir l'aperçu dans un autre onglet de navigateur et modifier le HTML avec les plugins d'accessibilité.
Cliquez sur Visuel ou HTML pour passer entre la vue de visualisation et la vue HTML.
Sélectionnez une autre langue dans le menu déroulant Langue pour voir la lettre dans une langue différente. Les langues qui s'affichent dépendent des réglages configurés dans Alma.
Mettez la largeur à jour pour visualiser le résultat tel qu'il sera affiché sur les imprimantes ou les écrans étroits. Utilisez px pour configurer la largeur en pixel, par exemple 500 px.
Les composants réutilisables s'affichent dans le panneau d'aperçu (voir Réutiliser des composants sur plusieurs lettres).
Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour sauvegarder vos modifications en tant que brouillon. Les modifications apportées au brouillon ne seront pas appliquées à la lettre réelle. Cliquez sur Remove Draft pour supprimer le brouillon et afficher le dernier XSL enregistré. Cliquez sur Restaurer pour faire revenir le XSL à son état d'origine.

Veuillez noter que tant qu'un brouillon est actif, les options Edit Draft et Remove Draft sont disponibles dans le menu des actions sur la ligne de la lettre.

La marque de brouillon en filigrane s'affiche sur le panneau d'aperçu.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications à la véritable lettre. Cela supprime le brouillon (s'il en existe un pour cette lettre). Après l'enregistrement, la lettre reste dans la fenêtre d'aperçu. Pour revenir à la liste complète de lettres, cliquez sur Annuler.
Pour envoyer un exemple par e-mail, ajoutez une adresse au champ Envoyer exemple par e-mail et sélectionnez Envoyer.
Vous pouvez voir des exemples de lettres en sélectionnant Exemples de lettre. Sur la page Exemples de lettre, vous pouvez ajouter des exemples de lettres qui ont été envoyées par Esploro et charger de nouveaux exemples. Voir Mettre à jour et afficher un aperçu d'exemples de lettres pour effectuer un test.

Si vous utilisez un tag pour faire référence à un emplacement extérieur comme un modèle ou une URL (par exemple, <xsl:include href="http://{$PathToWeb}/html/xsl/head.xsl">) et que la source extérieure change, actualisez le XSL (en le re-sauvegardant) pour que la nouvelle information soit incluse dans la lettre.

Exemples généraux de personnalisations XSL

Les exemples suivants montrent ce que vous pouvez faire avec XSL pour personnaliser vos lettres : Pour des exemples de lettres spécifiques, voir Exemple de personnalisation de lettre Demande au lecteur et Exemple de personnalisation de lettre d'historique de prêt.

Montrer les quatre derniers chiffres d'un code

Utilisez les fonctions substring et string-length pour sortir les quatre derniers chiffres d'un code :

<b>@@requested_for@@ :*****
 <xsl:value-of select="substring (notification_data/user_for_printing/identifiers/code_value/value,string-length(notification_data/user_for_printing/identifiers/code_value/value) - 3)"/></b>

Ajouter des notes au fournisseur et un indicateur d'urgence à la lettre Liste de commandes

Ajoutez des notes au fournisseur (dans la ligne de commande) et l'indicateur d'urgence à la lettre Liste de commandes :

<tr>
<td><b>Notes au fournisseur : </b><xsl:value-of select="/notification_data/po/po_line_list/po_line/vendor_note"/>&#160;</td>
</tr>
 <tr>
 <td><b>Is Rush? </b><xsl:value-of select="/notification_data/po/po_line_list/po_line/rush"/>&#160;</td>
 </tr>

Ajouter une condition pour des notes pouvant affecter le prêt

Assurez-vous que la ligne Notes qui peuvent affecter le prêt apparaît dans la lettre En rayon des réservations seulement s'il y a un blocage sur le lecteur :

<xsl:if test="notification_data/request/system_notes !=''">
 <tr>
 <td><b>@@notes_affect_loan@@:</b></td>
 </tr>
 <tr>
 <td><xsl:value-of select="notification_data/request/system_notes"/></td>
 </tr>

Inclure le numéro de téléphone dans toutes les lettres utilisant ce modèle

Si l'extrait suivant suit la ligne de l'adresse dans le fichier SenderReceiver.xsl, assurez-vous que le numéro de téléphone de l'utilisateur est inclus dans toutes les lettres qui utilisent ce modèle.

<tr>
 <td><xsl:value-of select="notification_data/user_for_printing/phone"/></td>
 </tr>

Inclure le nom du modèle sous forme de texte masqué

Le nom du modèle est masqué dans le fichier de sortie en ajoutant ce qui suit après l'étiquette <html> :

<html> <xsl:attribute name="data-filename"> <xsl:value-of select="/notification_data/general_data/letter_type"/> </xsl:attribute>

La sortie inclura quelque chose comme :

<html data-filename=”FulLoanReceiptLetter”> ...

Supprimer un élément d'une lettre

Afin de supprimer un élément d'une lettre, trouvez l'élément à supprimer. Ajoutez des indicateurs de commentaires de part et d'autre de la ligne, tels que, .

<th>@@title@@</th>
 <!--<th>@@description@@</th>-->
 <th>@@author@@</th>
 <th>@@due_date@@</th>
 <th>@@fine@@</th>
 <th>@@library@@</th>

Le tableau de sortie s'affiche sans la colonne de description.

Masquer des lettres pour les utilisateurs d'un groupe spécifique

Supprimez une lettre envoyée aux utilisateurs faisant partie d'un groupe spécifique. Ajoutez une condition de clause de fin à ces deux endroits.

Après la première, ajoutez des lignes en haut de la lettre, comme suit :

<table cellspacing="0" cellpadding="5" border="0">

<tr><td><xsl:for-each select="notification_data">

<xsl:if test="user_for_printing/user_group='STUDENT_GRADUATE'">

<xsl:message terminate="yes">Groupe utilisateur is STUDENT_GRADUATE </xsl:message></xsl:if></xsl:for-each></td></tr>
</table>
Et sous cette ligne :
<xsl:template match="/">

Dans l'exemple ci-dessus, la lettre n'est pas générée pour les utilisateurs du groupe utilisateur Étudiant de second/troisième cycle. Pour une explication plus détaillée, voir Comment utiliser la condition si pour configurer une lettre pour qu'elle ne soit pas envoyée sous certaines conditions.

Exemple de personnalisation de lettre Demande au lecteur

Vous pouvez utiliser la lettre Demande au lecteur XSL améliorée pour configurer des versions alternatives des lettres de demande qui peuvent être envoyées aux lecteurs quand le personnel a des questions concernant une demande PEB entrante spécifique. Pour voir des exemples généraux de ce que vous pouvez faire avec XSL pour personnaliser vos lettres, voir Exemples généraux de personnalisations XSL.

Vous pouvez définir jusqu'à 30 versions de la lettre, par exemple, une pour une question concernant l'exemplaire demandé et une autre pour une question concernant la manière dont gérer un problème concernant une demande (voir Configurer des types de requête du lecteur).

Une fois les types de requête du lecteur configurés, un utilisateur ayant le rôle Administrateur des lettres peut modifier les étiquettes et la feuille de style de la lettre Demande au lecteur.

Pour modifier la lettre Demande au lecteur :

Confirmez que la lettre Demande au lecteur est activée (voir Activer/désactiver des lettres).
Téléchargez une copie des champs XML Demande au lecteur, comme suit :
1. Ajoutez une demande sortante d'exemplaire d'inventaire (dites que vous êtes le Demandeur ; voir Ajouter une demande PEB sortante à partir d'une recherche).
2. Sur la page Demandes PEB sortantes (Services aux usagers > Demandes PEB > Demandes sortantes), dans les actions sur la ligne de la nouvelle demande, sélectionnez Contacter le lecteur (voir Gérer les demandes PEB sortantes).
3. Sous Modèle e-mail, sélectionnez la lettre à envoyer, puis sélectionnez Envoyer E-mail pour l'envoyer.
4. Modifiez la lettre Demande au lecteur (action Modifier sur le menu des actions sur la ligne).
5. Cliquez sur le bouton Exemples de lettre.
6. Cliquez sur le bouton Ajouter à partir des lettres du système.
7. Sélectionnez la lettre qui a été envoyée.
8. Sur la page Exemples de lettre, utilisez cette lettre dans le champ Prévisualisation par défaut pour que l'aperçu par défaut utilise cette lettre.
9. Dans le panneau d'aperçu XML, vous verrez désormais la nouvelle lettre.
10. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer la lettre XML dans un fichier, tel que letter.xml.
Modifiez les étiquettes :
1. Sur la page Configuration de lettre (Menu de configuration > Général > Lettres > Configuration de lettre), localisez la lettre Demande au lecteur et ouvrez-la pour la modifier.
2. Cliquez sur le bouton Libellés.
  
  Les entrées dont les codes commencent par Type_xx (Type_1, Type_2, Type_3, etc.) sont uniquement comprises dans les versions de la lettre Demande au lecteur dont les types de requête du lecteur correspondent à ces chiffres (voir Configurer des types de requête du lecteur). Par exemple, les codes des entrées qui sont uniquement comprises dans la version Type_1_query_name de la lettre de demande commencent par Type_1 (par ex., Type_1_header, Type_1_subject).
3. Pour chacune des entrées spécifiques aux types de requête du lecteur activés, dans les actions sur la ligne, sélectionnez Personnaliser, puis saisissez le texte approprié dans la colonne Description.
4. Cliquez sur Enregistrer.
Modifier le XSL :
1. Dans le panneau XSL, modifiez le XSL approprié pour modifier le format de votre lettre. Le même fichier XSL est utilisé pour formater toutes les versions de la lettre Demande au lecteur. Vous pouvez ajouter des étiquettes ou des champs du XML, utiliser les valeurs de ces champs pour définir des conditions, etc.
2. Par exemple, une clause conditionnelle ressemble à cela :
 
 <xsl:when test="notification_data/query_type = 'Type_1_query_name'">
 ... special configurations for type 1 queries ....
 </when>
 
 Le modèle par défaut comprend uniquement des règles pour les types de requête du lecteur 1 et 2. Si votre système comporte plus de deux types, vous devez ajouter des règles pour les types supplémentaires dans le modèle, avant de pouvoir les configurer. Vous pouvez le faire en copiant une des règles existantes et en modifiant la copie selon le besoin, pour chaque règle supplémentaire.
3. Cliquez sur Enregistrer (ou sur Enregistrer le brouillon comme décrit dans Comment personnaliser des modèles de lettre).
Pour tester vos modifications, téléchargez le XML (letter.xml) comme décrit dans la section Mettre à jour et afficher un aperçu d'exemples de lettres pour les tester.

Exemple de personnalisation de lettre d'historique de prêt

Cet exemple montre comment effectuer des personnalisations sur la lettre e-mail Historique de prêt. Pour voir des exemples généraux de ce que vous pouvez faire avec XSL pour personnaliser vos lettres, voir Exemples généraux de personnalisations XSL.

Cet exemple explique comment faire les choses suivantes :

Modifier le nom de la lettre.
Ajouter un message spécifique à une bibliothèque.
Afficher le type de matériel dans la liste des prêts.

Cliquez ici pour un exemple sur la manière d'imprimer un code-barres afin qu'il soit valable pour le scan, contrairement aux nombres dans la Lettre d'historique de prêt.

Pour personnaliser la lettre d'historique de prêt :

Remplacer le nom de la lettre par Lettre d'historique du lecteur :
Sur la page Configuration de lettres, trouver et modifier la Lettre d'historique de prêt(Configuration > Général > Configuration de lettres et sélectionner Modifier dans le menu des actions sur la ligne).
Cliquez sur le bouton Libellés.
Sélectionnez English dans la liste déroulante Filtre. Notez qu'en plus de modifier les noms des étiquettes, vous pouvez aussi traduire les étiquettes en d'autres langues.
Cliquez sur Personnaliser dans la liste des actions sur la ligne contenant le code letterName.
Dans le champ Description, remplacez le texte par Lettre d'historique du lecteur.
Cliquez sur l'action de page Enregistrer pour stocker les valeurs modifiées.
Configurez la sortie XML et consultez le résultat dans le panneau d'aperçu.
Pour envoyer une lettre d'échantillon, saisissez l'adresse e-mail dans le champ Envoyer exemple par e-mail dans le panneau d'aperçu, puis sélectionnez Envoyer.
Sélectionnez Enregistrer. Après l'enregistrement, la lettre reste dans la fenêtre d'aperçu. Pour revenir à la liste complète de lettres, cliquez sur Annuler.

Pour prêter un exemplaire à un lecteur :

Sur la page Identification du lecteur (voir Gérer les services aux lecteurs), entrez un nom de lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur et cliquez sur OK. La page Services au Lecteur apparaît.
Dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire, saisissez le code-barres de l'exemplaire et cliquez sur OK. L'exemplaire apparaît dans l'onglet Prêts.
Cliquez sur Envoyer l'historique pour envoyer la sortie XML par e-mail.
Copiez et collez la sortie XML de l'email dans un fichier XML (tel que BorrowingActivityLetter.xml).

La lettre de reçu est générée uniquement quand vous sélectionnez Terminé pour fermer une session avec un lecteur.

Modifiez le fichier XSL pour imprimer un message pour la Bibliothèque principale uniquement :

Sur la page Configuration de lettre de la Lettre d'historique de prêt, modifiez le fichier XSL (dans le panneau XML).
Utilisez le fichier XML que vous avez créé plus tôt pour déterminer le nom du chemin d'accès complet du champ qui contient le nom de la bibliothèque.

Nom de la bibliothèque dans la sortie XML

Basé sur les éléments imbriqués dans la figure ci-dessus, le chemin d'accès complet vers la bibliothèque est le suivant :

/notification_data/overdue_loans_by_library/library_loans_for_display/item_loans/overdue_and_lost_loan_notification_display/item_loan/library_name
Recherchez le paramètre fictif @@loans@@ dans le fichierXSL et ajoutez la clause xsl:if indiquée en gras ci-dessous :
. . .
<xsl:if test="notification_data/item_loans/item_loan">
<xsl:if test="notification_data/item_loans/item_loan/library_name='Main Library'">
<center>


 Please check due dates by logging in to your library.


</center>
</xsl:if>
<tr>
<td>
 @@loans@@ 
</td>
</tr>
. . .
Alma remplace les paramètres fictifs par les étiquettes/traductions définies dans les tables de code des Lettres associées.

Alors que vous êtes toujours en train d'éditer le fichier XSL, ajoutez la colonne Type à la liste des prêts. Sous le paramètre fictif @@loans@@ dans le fichier XSL, ajoutez le texte en gras comme indiqué dans la figure suivante.

. . .
 <b>@@loans@@</b>
 </td>
 </tr>
 <tr>
 <td>
 <table cellpadding="5" class="listing">
 <xsl:attribute name="style">
 <xsl:call-template name="mainTableStyleCss" /> <!-- style.xsl -->
 </xsl:attribute>
 <tr>
 <th>@@title@@</th>
 <th>Type</th>
 <th>@@due_date@@</th>
 <th>@@fine@@</th>
 <th>@@description@@</th>
 </tr>
 <xsl:for-each select="notification_data/item_loans/item_loan">
 <tr>
 <td><xsl:value-of select="title"/></td>
 <td><xsl:value-of select="material_type"/></td>
 <td><xsl:value-of select="due_date"/></td>
 <td><xsl:value-of select="fine"/></td>
 <td><xsl:value-of select="description"/></td>
 </tr>
 </xsl:for-each>
 . . .

Le champ XML du type de matériel a été déterminé en examinant le fichier XML.

Un paramètre fictif ne peut pas être utilisé pour le nouveau titre de colonne car le code material_type n'est pas configurable dans la table de code.

Cliquez sur Enregistrer.
Testez les modifications apportées au fichier XSL en chargeant le fichier XML que vous aviez créé auparavant (voir Mettre à jour et afficher un aperçu d'exemples de lettres pour les tester).

Travailler avec les noms préféres de l'utilisateur dans les notifications systèmes et les lettres

Certaines notifications et lettres système qui intègrent des informations de nom peuvent être mises à jour afin d'utiliser le nom préféré. Pour les notifications système et les lettres qui intègrent des informations sur le nom, comme par exemple la lettre XSL de raison, les noms préférés peuvent être spécifiés en utilisant preferred_first_name, preferred_middle_name et preferred_last_name. Voir l'exemple suivant :

<xsl:value-of select="receivers/receiver/user/preferred_last_name"/>

Pour plus d'informations sur les noms préférés, voir Gérer les utilisateurs.

Pour plus d'informations sur la lettre mailReason.xsl, voir Réutiliser des composants sur plusieurs lettres. Configurer des composants.

Réutiliser des composants sur plusieurs lettres

Vous pouvez réutiliser des composants, tels que les en-têtes et les pieds de page, sur plusieurs lettres. Voir Réutiliser des composants sur plusieurs lettres.

Mettre à jour et afficher un aperçu d'exemples de lettres pour les tester

Aperçu des modèles de lettre

Un modèle (une feuille de style XSL) ne ressemble pas à la lettre utilisée pour le créer, mais il contient différents éléments dans un ordre particulier. Le modèle contient du texte et du XML, ainsi que des commandes XSL et des variables. Le texte qui dépend de la langue est maintenu hors du modèle.

Les données de la lettre proviennent des champs XML générés en interne et des étiquettes. Les valeurs des étiquettes et les champs XML sont remplacés par les variables dans les modèles. Par exemple, si la page POLineClaimLetter contient l'étiquette greeting, la valeur que vous entrez dans cette étiquette est remplacée par <xsl:variable name=greeting> dans le modèle POLineClaimLetter.

Si vous stockez la sortie XML dans un fichier avec une extension .xml, vous pouvez l'utiliser pour tester les modifications apportées à la lettre (voir Comment télécharger des lettres en tant que fichiers XML. Par exemple, ceci est une partie de la sortie XML utilisée pour générer une Lettre Demande au lecteur.

<notification_data>
<general_data>
<address_c>None</address_c>
<address_c>None</address_c>
<address_from>nosuchmail@no.such.mail.com</address_from>
<current_date>01/08/2017</current_date>
<letter_channel_info></letter_channel_info>
<letter_name>Regarding your request</letter_name>
<letter_type>QueryToPatronLetter</letter_type>
<subject>Regarding your request</subject>
</general_data>
<languages>
<string>en</string>
</languages>
<letter_params>
<address_from>nosuchmail@no.such.mail.com</address_from>
<letter_name></letter_name>
<subject>Regarding your request</subject>
</letter_params>
<letter_texts></letter_texts>
<library>
<address>
<city>chicago</city>
<country>USA</country>
<country_display>United States</country_display>
<create_date>06/20/2014</create_date>
<entity_action></entity_action>
<library_id>12900830000541</library_id>
<library_unit_id></library_unit_id>
<line1>library 2</line1>
<line2></line2>
<line3></line3>
<line4></line4>
<line5></line5>
<note></note>
<originating_id></originating_id>
<postal_code>36500</postal_code>
<preferred>true</preferred>
<segment_types_display>
<string>Billing</string>
<string>Patron Communications</string>
<string>Primary</string>
<string>Shipping</string>
</segment_types_display>
<state_province>IL</state_province>
<user_address_types_display></user_address_types_display>
</address>
<automatic_creation>false</automatic_creation>
<automatically_activate_locate_profile>false</automatically_activate_locate_profile>
<automatically_locate_resource>true</automatically_locate_resource>
<bibliographic_titles></bibliographic_titles>
<cancel_request_on_locate_failure>true</cancel_request_on_locate_failure>
<code>RES_SHARE</code>
<code_rfid></code_rfid>
<create_date></create_date>
<default_acq_loctaion_id></default_acq_loctaion_id>
<default_item_loctaion_id>12900870000541</default_item_loctaion_id>
<default_move_loctaion_id>12900850000541</default_move_loctaion_id>
<default_pickup_loctaion_id>12900830000541</default_pickup_loctaion_id>
<default_printer></default_printer>
<description>Temporarily manages inventory that is sent to or received from resource sharing partners</description>
<digital_objects></digital_objects>
<digital_storage_size></digital_storage_size>
<disable_call_number_calculation>false</disable_call_number_calculation>
<edi_code></edi_code>
<edi_type></edi_type>
<email>
<create_date>03/31/2013</create_date>
<description></description>
<email>nosuchmail@no.such.mail.com</email>
<entity_action></entity_action>
<external_id></external_id>
<library_id>12900830000541</library_id>
<library_unit_id></library_unit_id>
<originating_id></originating_id>
<preferred>true</preferred>
</email>
<entity_action></entity_action>
<ignore_electronic>false</ignore_electronic>
<itemless_library></itemless_library>
<leader_institution_id></leader_institution_id>
<library_id>12900830000541</library_id>
...

Utiliser des exemples de lettres pour effectuer des tests

Sur l'onglet Exemples de lettre, vous pouvez utiliser les exemples XML disponibles pour afficher un aperçu des lettres et tester les modifications.

Toute information d’identification doit être supprimée de ces exemples.

Comment accéder aux exemples de lettre :

Accédez à Configuration > Général > Configuration de lettres.
Cliquez sur Modifier dans le menu des actions sur la ligne pour la lettre concernée.
Cliquez sur le bouton Exemples de lettre.
Une lettre par défaut s'affiche toujours, mais vous pouvez ajouter plus d'exemples, comme indiqué ci-dessous.

La lettre sélectionnée dans la colonne Prévisualisation par défaut est celle qui s'affiche dans le panneau d'aperçu lors de la modification d'une lettre.

Comment ajouter des lettres existantes qui ont été générées dans votre institution :

Sur la page Exemples de lettre, cliquez sur Ajouter à partir des lettres du système.
La page Lettres envoyées s'affiche, qui montre jusqu'à 10 des XML les plus récents des 7 derniers jours.
Sélectionnez la lettre à ajouter.
La lettre sélectionnée s'affiche sur la page Exemples de lettre.

La lettre ajoutée n'est pas marquée comme lettre de prévisualisation par défaut, sauf si vous la sélectionnez dans la colonne Prévisualisation par défaut.

Comment télécharger des lettres sous forme de fichiers XML :

Sur la page Configuration de lettres, pour la lettre concernée, cliquez sur Modifier dans le menu des actions sur la ligne.
Dans le panneau XML, cliquez sur le bouton Télécharger.
Modifiez le fichier dans un éditeur XML pour y apporter toute modification pertinente.

Comment ajouter des lettres qui ont été téléchargées sous forme de fichiers XML :

Sur la page Exemples de lettre, cliquez sur le bouton Charger un exemple de lettre (XML).
Accédez au fichier XML, sélectionnez-le, puis sélectionnez Charger.
La lettre ajoutée n'est pas marquée comme lettre de prévisualisation par défaut, sauf si vous la sélectionnez dans la colonne Prévisualisation par défaut.

Ces exemples sont soumis aux règles de conservation de l'institution. Les fichiers XML enregistrés dans le système seront conservés pendant sept jours, puis seront supprimés par le traitement de nettoyage hebdomadaire. Les exemples XML ajoutés à la liste XML depuis le système sont permanents et ne seront pas nettoyés par le traitement hebdomadaire. Toute information d’identification doit être supprimée de ces exemples.

Contribuer des personnalisations de lettre à la Zone de communauté

Vous pouvez contribuer des modèles XSL à la Zone de communauté et vous pouvez copier les modèles XSL partagés de la Zone de communauté dans votre institution pour qu'ils soient utilisés localement. Vous pouvez également voir un aperçu de la manière dont un modèle fonctionne et de son aspect avant de le copier. Le partage de modèles XSL entre institutions est ainsi grandement facilité.

Pour contribuer des modèles XSL à la Zone de communauté :

Accédez à la lettre que vous souhaitez ajouter à la Zone de communauté sur la page Configuration de lettre (Configuration > Général > Lettres > Configuration de lettre).
Cliquez sur l'icône ... sur le panneau XSL, puis sélectionnez Contribuer.
Ajoutez une description qui aidera les autres utilisateurs de la Zone de communauté à comprendre les modifications que vous avez apportées à la configuration, et indiquez les coordonnées auxquelles les autres utilisateurs peuvent vous contacter en cas de question.
Par défaut, votre adresse e-mail apparaît dans le champ Personne à contacter. Vous pouvez modifier cette information, pour par exemple utiliser l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone d'un autre utilisateur.
Cliquez sur Confirmer. Le modèle XSL est contribué à la Zone de communauté.
Si vous ou d'autres personnes de votre institution essaient de contribuer la même configuration XSL à nouveau, le message suivant s'affiche : « Cette lettre a déjà été ajoutée comme contribution pour cette institution. Voulez-vous vraiment outrepasser ? », car la nouvelle contribution supprimera la précédente. Cliquez sur Confirmer pour effectuer à nouveau cette contribution.
Vous pouvez voir les lettres contribuées en cliquant sur l'icône ... sur le panneau XSL, puis en sélectionnant l'option XSL partagés.

Dans le menu des actions sur la ligne pour la lettre concernée, cliquez sur l'option Prévisualiserpour voir la lettre.
Si votre institution décide à un certain moment de ne plus partager une lettre, cliquez sur XSL partagés sur le panneau XSL, trouvez votre version de la lettre dans la liste des versions contribuées par les institutions participantes. Cliquez sur Supprimer dans les actions sur la ligne pour supprimer la lettre.

Pour copier un modèle XSL contribué dans votre institution :

Accédez à la lettre que vous souhaitez copier sur la page Configuration de lettre (Configuration > Général > Lettres > Configuration de lettre).
Dans le panneau XSL, cliquez sur l'icône ... , puis sur XSL partagés. Ceci affiche toutes les versions XSL contribuées par plusieurs institutions.
Sélectionnez la lettre que vous souhaitez copier dans votre institution, puis utilisez le bouton Sélectionner pour l'ajouter.

La version sélectionnée s'affiche maintenant dans la fenêtre d'aperçu.
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la lettre en local sur votre institution.

Configurer les emails sortants

Alma envoie un e-mail aux lecteurs, au personnel de la bibliothèque et aux fournisseurs.

Chaque email comporte deux adresses "de" :

De: - S'affiche dans le client de messagerie de l'utilisateur et détermine l'adresse à laquelle répondre (si aucun autre destinataire n'est mentionné).
Les lettres/e-mails de lecteur spécifiques à la bibliothèque peuvent avoir une adresse 'De' spécifique. Cela permet aux lecteurs de répondre à la bibliothèque pertinente. Voir Configurer les informations de contact de l'institution/bibliothèque.
Voir la vidéo Add a 'Reply' to Email Address for Library Specific Letters (1:45 minute).
EnvelopeFrom - Utilisé en interne par les serveurs de relais électronique pour déterminer l'origine du message. Le champ apparaît comme De (sans les deux points :) tout en haut de l'email du paquet, lorsque vous regardez la source du paquet, mais n'apparaît normalement pas le lecteur d'email de l'utilisateur.

Vous pouvez configurer le champ de l'adresse email De : de chaque email sortant en configurant l'étiquette addressFrom de la lettre. (L'exception à cette règle est l'e-mail général que vous pouvez envoyer à n'importe quel utilisateur lorsque vous gérez l'utilisateur (voir Modifier des utilisateurs). L'adresse De : par défaut pour ce message est réglée en utilisant le paramètre from_address (voir Configurer d'autres paramètres).) Si ce champ n'est pas configuré, Ex Libris utilise l'adresse email par défaut alma@exlibrisgroup.com. Pour certaines lettres, telles que plusieurs lettres PEB, l'adresse De : contient l'adresse électronique préférée de la bibliothèque, si cette adresse a été configurée. Si l'adresse n'a pas été configurée, les lettres utilisent ILL@exlibrisgroup.com comme adresse d'origine. Voici la liste des lettres concernées :

Email de retard à l'attention de l'emprunteur
Lettre Obtenu de manière externe
Email d'annulation
Email Exemplaire endommagé
Email Prêt perdu
Email Sortant
Email de renouvellement
Email Rappel d'un prêt
Lettre Demande au lecteur
Email de réception à l'attention de l'emprunteur
Email de retour à l'attention de l'emprunteur
Lettre Email général
Lettre e-mail au prêteur
Lettre d'avis d'envoi de PEB
Lettre Intéressé par
Message ARTEmail
OrderListLetter (si une des adresses e-mail de la bibliothèque est de type 'Réponse aux commandes')

Vous pouvez configurer le mail sortant EnvelopeFrom en utilisant le profil d'intégration Traitement du courrier. Pour plus d'informations sur les profils d'intégration, voir Configurer des profils d'intégration. Par défaut, le champ d'en-tête EnvelopeFrom est également alma@exlibrisgroup.com.

Notez que si le serveur de messagerie d'un destinataire (pour les lecteurs et le personnel, il s'agit généralement d'un serveur opéré par l'institution) a installé un filtre de courrier indésirable, le filtre vérifie si les e-mails reçus sont effectivement expédiés par le domaine de l'adresse dans EnvelopeFrom. En cas de non correspondance, les emails peuvent être considérés comme des spams. Pour y remédier, EnvelopeFrom doit rester <quelque chose>@exlibrisgroup.com (à moins que les filtres de courrier indésirable de votre institution et les notices SPF n'aient été configurées de sorte à ce que cela ne se produise pas). Si cela ne vous dérange pas que des emails soient filtrés comme spam, vous pouvez configurer EnvelopeFrom afin de récupérer des emails rejetés. Les e-mails récupérés par le filtre de courrier indésirable d'un serveur de messagerie n'occasionnent généralement pas de rebonds.

Les réponses aux e-mails sont envoyées à l'adresse précisée dans le champ d'entête de l'e-mail De : champ, à moins que l'adresse e-mail ne comporte un champ Reply-To:.
Les bons de commande et les notices de réclamation passent outre le champ addressFrom configuré dans la lettre lorsqu’une adresse email est définie dans l’institution pour réponse de commande ou réponse de réclamation, respectivement. Voir Configurer les informations de contact de l'institution/bibliothèque et Communiquer avec les fournisseurs.

Au lieu de configurer EnvelopeFrom, vous pouvez utiliser à la place le profil d'intégration de traitement du courrier pour qu'Alma envoie tous les emails via les serveurs de relais de messagerie de l'institution. Dans ce cas, le serveur de relais de messagerie définit EnvelopeFrom sur l'email sortant.

Veuillez noter que les messages e-mail envoyés depuis les serveurs hôtes d'Ex Libris peuvent être marqués comme du courrier indésirable. Pour éviter cela, voir Mail device configuration on Ex Libris servers and/or applications.

Pour configurer le profil d'intégration traitement du courrier:

Sur la page Liste des profils d'intégration (Menu de configuration > Général > Systèmes externes > Profils d'intégration), cliquez sur Ajouter un profil d'intégration. Alma ne vous permet de définir qu'un seul profil d'intégration de type Traitement du courrier. S'il existe déjà un profil d'intégration de traitement du courrier, sélectionnez Modifier dans la liste des actions sur la ligne pour modifier ce profil.
Renseignez un code unique et un nom pour le profil.
Dans le champ Type d'intégration, sélectionnez Traitement du Courrier.
Cliquez sur Suivant. La seconde page de l'assistant s'affiche. L'option Actif est sélectionnée par défaut.
Si vous souhaitez continuer à utiliser le serveur de messagerie d'Alma :
1. Sélectionnez Envoyer directement depuis Ex Libris (sélectionné par défaut).
2. Veuillez saisir une adresse email valide pour l'en-tête EnvelopeFrom.
Pour utiliser le serveur de relais de messagerie de votre institution :
1. Sélectionnez Envoyer à l'aide d'un relai de messagerie de l'institution. Plusieurs champs supplémentaires s'affichent.
2. Entrez le nom de domaine de l'institution. Suite à cela, le nom de domaine s'affiche après le champ SMTP EnvelopeFrom address sous @<domaine name>. Le nom de domaine peut contenir jusqu'à 63 caractères alphanumériques en minuscules, des tirets et des points suivis d'un point puis de deux à six caractères en minuscules d'un domaine alphabétique de premier niveau.
3. Entrez le nom d'hôte du relais SMTP de l'institution. Le nom d'hôte peut contenir des caractères alphanumériques en minuscules ainsi que les caractères - ! # $ % & ' * + / = ? ^ _ ` { | } ou ~ et .
4. Personnaliser l'adresse SMTP EnvelopeForm est sélectionné par défaut. Saisissez un nom d'usager de l'adresse dans un champ non étiqueté sous cette option. Cela définit EnvelopeFrom sur <om d'usager :@<nom de domaine>. Le nom d'utilisateur peut contenir les mêmes caractères que le nom d'hôte du relais SMTP.
 Si vous souhaitez, à la place, que le EnvelopeFrom de chaque e-mail sortant du relais de messagerie de l'institution soit le même que l'adresse De: de ce message e-mail, sélectionnez Utiliser l'en-tête 'A partir de l'adresse'.
 
 N'utilisez pas cette fonctionnalité, car elle n'est pas opérationnelle à l'heure actuelle. À la place, consultez le paramètre de l'adresse "De" sur Configurer les informations de contact de l'institution/bibliothèque.
5. Si le relais de messagerie exige un nom d'utilisateur et un mot de passe pour accepter les messages envoyés par Ex Libris, entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe. Ceux-ci peuvent se composer de n'importe quels caractères ASCII.
6. Si le relais de messagerie nécessite un cryptage, sélectionnez Appliquer le cryptage.
 Le port de cryptage est réglé sur 587 pour vous.
Cliquez sur Enregistrer.

Après avoir créé le profil d'intégration de gestion des e-maits, les utilisateurs peuvent tester la configuration e-mail. Quand un test est exécuté, un e-mail est envoyé à l'e-mail préféré de l'utilisateur connecté. Pour tester la configuration, accédez à : Configuration > Général > Systèmes externes > Profils d'intégration. Trouvez le profil Gestion du courrier et sélectionnez Modifier dans les actions sur la ligne. Sélectionnez l'onglet Actions, dans la section Définitions de la gestion du courrier, saisissez l'adresse e-mail, puis cliquez sur Enregistrer et tester.

Traitement du courrier - E-mail de test

Profil d'intégration de gestion du courrier

Liste de lettres

Le tableau suivant liste les lettres disponibles dans Alma.

Notes concernant les colonnes suivantes dans la table des lettre Alma ci-dessous :

La colonne Éligible à la traduction correspond à la colonne Orienté lecteur sur la page Configuration de lettres d'Alma. Dans les deux cas, un oui ou une coche dans cette colonne signifie que la lettre peut être traduite pour les environnements utilisant des langues différentes de l'anglais.

Lettres Alma

Nom de la lettre

Description de la lettre

Catégorie

Canal

Éligible à la traduction (marqueur Orienté lecteur dans Alma)

Lettre Analytique

Contient un rapport analytique qui est envoyé aux abonnés aux rapports. Pour plus d'informations, voir Inscription aux rapports planifiés.

Analytique

Non

Lettre Emprunté par

Envoyé aux lecteurs, indiquant qu'un utilisateur mandataire a emprunté un exemplaire en leur nom. Pour plus de détails sur le fonctionnement des utilisateurs mandataires, voir Gérer des utilisateurs mandataires.

Services aux usagers

Oui

Lettre E-mail de réclamation à l'emprunteur

Pour les partenaires peer-to-peer, la lettre est envoyée lorsque le champ Réclamation automatique est activé sur la demande sortante et que la valeur du champ Délai avant réclamation (jours) est atteinte. Voir Partenaires PEB.

Demandes PEB

Oui

Email de retard à l'attention de l'emprunteur

Envoyé par l'institution de prêt au partenaire emprunteur quand une ressource est en retard. Lorsqu'elle est envoyée avec le protocole ISO, la demande du côté de l'emprunteur est automatiquement marquée comme en retard.

Demandes PEB

Oui

Email de réception à l'attention de l'emprunteur

Envoyé à l'institution de prêt quand l'exemplaire prêté est reçu à l'institution emprunteuse.

Demandes PEB

Oui

Email de retour à l'attention de l'emprunteur

Envoyé à l'institution de prêt quand l'institution emprunteuse a retourné l'exemplaire prêté.

Demandes PEB

Oui

Lettre d'historique de prêt

Envoyée aux lecteurs en activité ; contient une liste de tous les prêts du lecteur, les exemplaires en retard, et les amendes actives. Si le lecteur dispose de plus de 100 prêts actifs, seuls les premiers 100 prêts seront inclus dans la lettre tandis qu'un message est indiqué dans le fichier XML - <loans_over_the_limit>true</loans_over_the_limit>. Envoyée soit par un traitement (Notifications – Envoyer un rapport d'activité périodique de services aux usagers) soit sur demande, par exemple, les actions Renouveler sélectionnés et Renouveler Tous sur la page Services aux lecteurs dans l'onglet Prêts. Pour plus de détails sur la configuration du Rapport de l'activité de prêt, voir Configurer des traitements de services aux usagers.

Cette lettre peut être activée pour déclencher une fonction webhook. Voir Webhooks.

Services aux usagers

SMS

Webhook

E-mail - Oui

SMS - Oui

Webhook - Non

Lettre Annulation de la demande

Un message SMS est envoyé aux lecteurs, leur indiquant la raison de l'annulation de la demande. Pour plus d'informations, voir le format email pour la Lettre d'annulation de la demande.

Si la date à laquelle la demande est requise est dépassée, cette lettre n'est pas envoyée.

Services aux usagers

SMS

Oui

Modifier la lettre de conditions de demande Rapido

Une lettre qui avertira le lecteur si les termes qui ont été définis par le prêteur précédent ont été modifiés quand la demande a été transférée à un nouveau prêteur.

Pour une liste complète des lettres utilisées par Rapido, voir Lettres Rapido.

Rapido

Oui

Lettre Fournisseur d'identité dans le cloud Utilisateur créé

Pour une utilisation future

Gestion des utilisateurs

Oui

Lettre de contribution à une collection

Envoyée aux utilisateurs comme réponse initiale à une contribution à la Zone de communauté. Pour plus d'informations, voir Contribuer à la Zone de communauté – Collections électroniques locales.

Gestion des ressources

Non

Lettre de statut de mise à jour de contribution à une collection

Envoyée aux utilisateurs suite à une contribution à la Zone de communauté.

Gestion des ressources

Non

Lettre de conversation

Utilisée pour communiquer avec les fournisseurs. Voir Communiquer avec les fournisseurs.

Le paramètre client : conversation_send_from_logged_in_user_address permet de configurer les lettres de conversation pour les envoyer à partir de l'adresse e-mail de l'utilisateur connecté (adresse « De ») ou de celle de la bibliothèque. Voir Table de conversion des paramètres client.

Acquisition

Non

Lettre de rappel

Envoyée aux lecteurs par un traitement de nuit ; contient une liste des prêts du lecteur qui sont à rendre pour bientôt. Générée quand le traitement Notifications – Envoyer une lettre de courtoisie et gérer le traitement des renouvellements de prêt s'exécute et qu'il se passe une des choses suivantes :

Les conditions d'une règle de renouvellement automatique de prêt ne sont pas réunies (voir Configurer des traitements de services aux usagers)
Un blocage existe sur le lecteur ou sur l'exemplaire, ce qui empêche le renouvellement de l'exemplaire (voir Configurer des préférences de blocage)

Pour les prêts courts, si le paramètre short_loan_courtesy_reminder est défini, la lettre est générée en fonction de la date de retour moins la valeur de ce paramètre. La lettre sera envoyée si les exemplaires n'ont pas été retournés, n'ont pas leur statut défini sur Perdu ou Retour contesté ou si la date de retour actuelle de chaque exemplaire est identique à celle définie lors de la génération du rappel. La date limite de prêt peut être modifiée en raison d'un renouvellement, d'un rappel ou d'une modification manuelle de la date de retour. Voir également Configurer des prêts de courte durée.

En plus d'un indicateur de prêt court qui est disponible dans le fichier XML source, cette lettre a un libellé configurable short_loans_message dans la table de code. Pour voir cette étiquette, vous devez utiliser le fichier XSL dans le format d'origine par défaut. Si vous avez personnalisé le fichier XSL, l'étiquette de prêt court n'est pas disponible.

Services aux usagers

SMS

Oui

Lettre Statut d'enregistrement du service d'accès

Envoyée aux lecteurs par e-mail pour les informer qu'ils ont rejoint la liste d'attente, quand une ressource est disponible et quand la période de grâce expire.

Numérique

Oui

Lettre Statut d'enregistrement du service d'accès

Envoyée aux lecteurs par SMS pour les informer qu'ils ont rejoint la liste d'attente, quand une ressource est disponible et quand la période de grâce expire.

Numérique

SMS

Oui

Lettre d'activité de dépôt

Indique le statut des dépôts actifs. Pour plus d'informations, voir Configurer le traitement Rapport d'activité des dépôts.

Numérique

Oui

Lettre de mise à jour du statut du dépôt

Envoyée aux déposants lorsque leur dépôt est soumis, approuvé, rejeté, retourné ou retiré.

Les champs pour le Sujet sont disponibles dans le champ de sujet. Le champ se configure en saisissant votre texte entre <> + titre_dépôt. Le format à utiliser est le suivant :
<Votre dépôt : > titre_dépôt
titre_dépôt correspond au titre du dépôt

Voir Configurer les modèles de dépôt de lecteur.

Numérique

Oui

Lettre de notification du service d'accès au document

Lorsqu'un lecteur a fait une demande de matériel numérique et que la méthode d'envoi est définie sur Joindre des documents - Lien, cette notification est envoyée aux lecteurs pour leur donner les liens d'accès au fichier. Voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur.

<xsl:if test="notification_data/download_url_saml != ''">
<tr>
<td>@@for_saml_users@@<a>
<xsl:attribute name="href">
<xsl:value-of select="notification_data/download_url_saml" />
</xsl:attribute>@@click_here@@</a>
</td>
</tr>
</xsl:if>

Services aux usagers

Oui

Lettre de traitement de téléchargement de fichiers

Envoyée après l'exécution du traitement Télécharger les fichiers pour télécharger les fichiers d'un titre numérique dans un fichier zip (voir Télécharger les fichiers). Cette lettre vous informe que le traitement est terminé.

Numérique

Oui

Lettre email de notice

Envoyée à des lecteurs quand des notices sont exportées par e-mail dans Primo VE. Ce modèle vous permet de configurer les informations suivantes dans l'e-mail : le nom de la lettre, le sujet et l'adresse de l'expéditeur. Pour plus d'informations concernant les actions d'exportation, voir Exporting Records from Primo VE.

Primo

Oui

Lettre Exporter l'utilisateur

Une façon de transférer des fichiers via le FTP (le mécanisme destinataire FTP des lettres) utilisé par les traitements du système d'information étudiant (SIS). Ne contient aucun champ.

Pour plus d'informations sur les traitements, voir Systèmes d'information étudiant.

Gestion des utilisateurs

Soumission

Non

Email obtenu de manière externe

Envoyé aux lecteurs ; contient l'URL d'un article demandé et obtenu via le service CCC GetItNow.

Voir Ajouter une demande de ressource CCC GetItNow.

Demandes PEB

Oui

Lettre de réception du paiement d'une amende/de frais

Envoyée aux lecteurs ; indique que le paiement a bien été reçu.

Voir Consulter les amendes et frais et recevoir les paiements.

Services aux usagers

Oui

Lettre Rapport des amendes et frais

Un rapport des transactions d'amendes et de frais effectuées sur une période de 1 à 7 jours. Pour plus de détails sur la configuration des rapports d'amendes et de frais, voir Créer des rapports sur les amendes et les frais.

Services aux usagers

Oui

Lettre Informations sur le prêt

Envoyée aux lecteurs ; indique si un exemplaire PEB prêté a été renouvelé avec succès.

Voir Gérer les demandes PEB sortantes.

Services aux usagers

Oui

Email d'annulation

Indique qu'une demande PEB a été annulée. Envoyée automatiquement lorsqu'une demande PEB sortante est envoyée à un partenaire dont le Type = Email.

Voir Gérer les demandes PEB sortantes.

Services aux usagers

Oui

Lettre Demande d'annulation

Envoyée aux lecteurs ; indique qu'une demande a été annulée et mentionne la raison de l'annulation.

Voir Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations actives et Retirer en rayon.

Cette lettre peut être activée pour déclencher une fonction webhook. Voir Webhooks.

Cette lettre n'est pas envoyée si la date à laquelle la demande est requise est dépassée.

Services aux usagers

Webhook

E-mail - Oui

Webhook - Non

Lettre Avis de référence

Un avis de référence d'une liste de lecture est imprimé par le personnel de bibliothèque de sorte que l'exemplaire puisse être récupéré dans le rayon. Pour plus de détails sur les références d'une liste de lecture, voir Gérer des références. Vous pouvez inclure un code-barres imprimable dans cette lettre.

Cours

Non

Lettre Avis de références

Un avis de références d'une liste de lecture est imprimé par le personnel de bibliothèque de sorte que les exemplaires puissent être récupérés dans le rayon. Pour plus de détails sur les références d'une liste de lecture, voir Gérer des références.

Cours

Non

Email Exemplaire endommagé

Envoyée au prêteur pour l'informer qu'un exemplaire PEB a été endommagé. Voir Gérer les demandes PEB sortantes.

Demandes PEB

Non

Lettre Notification de numérisation d'exemplaire

Envoyée au lecteur qui a demandé la numérisation d'un document avec la méthode d'envoi Joindre des documents - pièce jointe. La lettre informe le lecteur que la demande de numérisation est achevée et l'informe où le document numérique peut être consulté. Pour plus de détails sur la configuration des départements de numérisation pour les demandes de traitement de numérisation, voir Configurer des départements de numérisation.

Si Alma a automatiquement essayé d'ajouter le fichier à une référence, l'e-mail comprend également le statut de cette tentative.

Si la demande de numérisation concerne une référence dans une liste de lecture, le bibliothécaire attribué à la liste est également notifié. Si vous implémentez Leganto, le bibliothécaire configuré pour attribuer_à est également notifié. Voir Configurer les procédures relatives aux droits d’auteur de Leganto.

<tr>
<td>@@reading_list_name@@: <xsl:value-of select="notification_data/request/reading_list_name"/>
</td>
</tr>
<tr>
<td>@@citation_id@@: <xsl:value-of select="notification_data/request/reading_list_citation_id"/>
</td>
</tr>
<tr>
<td>@@request_creator@@: <xsl:value-of select="notification_data/request/request_creator"/>
</td>
</tr>

Services aux usagers

Oui

Lettre Notification d'amendes/de frais

Envoyée aux lecteurs par un traitement pour les informer des amendes ou des frais qu'ils doivent.

Voir Configurer les notifications d'amendes/frais.

Services aux usagers

SMS

E-mail - Oui

SMS - Non

Lettre Avis de demande de réservation au rayon des réservations

Lorsque cette option est activée, la lettre est imprimée par l'imprimante du bureau de prêt au moment où l'exemplaire est placé sur la rayon des réservations, indépendamment du fait qu'un avis de retrait ait été déjà imprimé ou non. En cas d'échec de l'impression, l'utilisateur en est informé via un message d'avertissement mais l'exemplaire est quand même placé sur le rayon des réservations. Ainsi, il est possible de configurer un avis d'utilisation pour les exemplaires sur le rayon des réservations différent de celui utilisé pour récupérer l'exemplaire en rayon.

Par défaut, la lettre a les mêmes attributs que la lettre Rapport d'avis d'impression de retrait, mais elle doit être configurée selon vos besoins.

Cette lettre est invoquée lors du scan d'un exemplaire et de son placement sur le rayon des réservations ou lorsque vous sélectionnez la fonction Activer la suivante sur la page des réservations expirées.

Services aux usagers

Non

Lettre d'avis entrant

Un avis est imprimé par le personnel de bibliothèque depuis la Liste des tâches de demandes PEB entrantes lorsqu'ils ont besoin de récupérer dans le rayon un exemplaire qui doit être envoyé à un emprunteur. Vous pouvez inclure un code-barres imprimable dans cette lettre.

Lettre Avis entrant et Lettre Avis d'envoi de PEB utilisent le même bouton Imprimer l'avis dans Alma et Rapido.

Demandes PEB

Non

Email Prêt perdu

Envoyée au prêteur pour l'informer qu'un exemplaire PEB a été perdu. Voir Gérer les demandes PEB sortantes.

Demandes PEB

Non

Lettre Prêt perdu

Une lettre de facturation (pour les frais de remplacement) envoyée au lecteur emprunteur lorsqu'un prêt est en retard et que l'exemplaire est déclaré perdu, selon les critères définis dans la section Ajouter un profil de retard et prêt perdu. Chaque lettre ne concerne qu'un seul exemplaire.

La lettre est envoyée lorsque le statut du prêt est changé manuellement en Perdu. En outre, si le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Faux (voir Configurer d'autres paramètres), le traitement Prêts - Exemplaire en retard et perdu générera également cette lettre. Cependant, si le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Vrai, le traitement envoie à la place la Lettre Prêt en retard et perdu (voir ci-dessous.)

Services aux usagers

SMS

E-mail - Oui

SMS - Oui

Lettre Notification de prêt perdu

Un avertissement envoyé aux lecteurs, lorsqu'un prêt est en retard, avant que l'exemplaire ne soit déclaré perdu, en fonction des critères définis dans la section Ajouter une notification de retard et prêt perdu. Envoyé par le traitement Prêts - Exemplaire en retard et perdu lorsque le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Faux (voir Configurer d'autres paramètres).

Services aux usagers

SMS

E-mail - Oui

SMS - Oui

Lettre Remboursement des frais d'un prêt perdu

Envoyée aux lecteurs quand un prêt qui était déclaré perdu est retrouvé. Inclut un remboursement s'il y a lieu.

Services aux usagers

Oui

Email Sortant

Demande sortante envoyée à un partenaire avec un profil de type email.

Demandes PEB

Oui

Lettre Prêt en retard et perdu

Une lettre de facturation (pour les frais de remplacement) envoyée au lecteur emprunteur récapitulant tous les prêts en retard qui ont été déclarés perdus, en fonction des critères définis dans la section Ajouter un profil de retard et prêt perdu. Elle est envoyée aux lecteurs pendant le traitement Prêts - Exemplaire en retard et perdu lorsque le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur vrai (voir Configurer d'autres paramètres).

Services aux usagers

SMS

E-mail - Oui

SMS - Oui

Lettre Notification de prêt en retard et perdu

Un avertissement envoyé aux lecteurs récapitulant tous les prêt en retard, avant que les exemplaires ne soient déclarés perdus, en fonction des critères définis dans la section Ajouter une notification de retard et prêt perdu. Envoyé pendant le traitement Prêts - Exemplaire en retard et perdu lorsque le paramètre switch_to_overdue_and_lost_loan_new_job est défini sur Vrai (voir Configurer d'autres paramètres).

Pour les prêts courts, si le paramètre short_loan_overdue_reminder est défini, la lettre est générée sur la base de la date de retour, plus la valeur de ce paramètre pour plusieurs exemplaires. La lettre sera envoyée si les exemplaires n'ont pas été retournés, n'ont pas leur statut défini sur Perdu ou Retour en contestation et si la date de retour actuelle de chaque exemplaire est identique à celle définie lors de la génération du rappel. La date limite de prêt peut être modifiée en raison d'un renouvellement, d'un rappel ou d'une modification manuelle de la date de retour. Voir également Configurer des prêts de courte durée.

Services aux usagers

SMS

E-mail - Oui

SMS - Oui

Lettre Livraison à domicile

Envoyée à un lecteur quand un exemplaire est scanné pour une livraison à domicile depuis un bureau de prêt qui autorise la livraison à domicile.

Services aux usagers

Oui

Lettre Rapport d'avis d'impression de retrait

Envoyé aux utilisateurs. Contient une liste détaillée des ressources à retirer.

Services aux usagers

Oui

Email de renouvellement

Indique qu'une demande PEB a été renouvelée. Envoyée automatiquement lorsqu'une demande PEB sortante est envoyée à un partenaire dont le Type = Email.

Demandes PEB

Oui

Lettre Rapport des demandes

Un rapport listant tous les exemplaires demandés par un lecteur, triés en fonction du statut Actif, En cours, Sur le rayon des réservations. Pour plus d'informations sur l'exécution d'un rapport pour un seul lecteur, voir Gérer les services aux lecteurs. Pour plus d'informations sur la planification du rapport, voir Configurer des traitements de services aux usagers.

Non actif - Aucun exemplaire n'est disponible pour traiter la demande. Elle se trouve toujours dans la file d'attente.
En cours - Un exemplaire disponible est physiquement en cours d'utilisation pour satisfaire la demande. Par exemple, il se trouve dans une liste de retrait pour le personnel de la bibliothèque, ou l'exemplaire est déjà en cours de transit vers la bibliothèque de retrait souhaitée.

Services aux usagers

Oui

Lettre Avis de demande de ressource

Un avis est imprimé par le personnel de bibliothèque depuis la page Aller chercher les ressources demandées quand ils ont besoin de récupérer un exemplaire dans le rayon. Pour plus de détails sur le retrait des exemplaires du rayon, voir Prendre en rayon. Vous pouvez inclure un code-barres imprimable dans cette lettre.

Le code-barres est indiqué pour les demandes au niveau de l'exemplaire, par pour celles au niveau du titre. Pour les demandes au niveau du titre, plusieurs exemplaires sont possibles, les codes-barres qui s'affichent sont donc optionnels, et aucun code-barres spécifique n'est lié à la demande.

Cette lettre est également imprimée lors du retour d'un exemplaire associé à une demande de réservation.

Services aux usagers

Non

Lettre Avis de transfert

Envoyée par le traitement Créer des demandes de déplacement d'un exemplaire physique lorsque l'option Imprimer la lettre de transit est paramétrée sur Oui. Vous pouvez inclure un code-barres imprimable dans cette lettre.

Cette lettre est également imprimée par le personnel de la bibliothèque et est ajoutée à un élément lorsqu'elle est envoyée d'un endroit à un autre.

Inventaire

Non

Lettre générale Assigné à

Ceci est utilisé lorsqu’un utilisateur du personnel attribue une notice à un autre utilisateur du personnel et choisit l’option Envoyer comme email. Des exemples possibles sont :

lorsqu'un utilisateur du personnel attribue une notice de catalogage à un autre utilisateur
lorsqu'un utilisateur du personnel attribue une tâche d'activation d'une ressource électronique.

Gestion des utilisateurs

Non

Email de message général

Un email envoyé au partenaire PEB pour l'avertir d'un nouveau message général pour la demande.

Demandes PEB

Oui

E-mail PEB à l'utilisateur

Envoyé manuellement depuis la page Détails utilisateur.

Cette lettre ne peut pas être personnalisée.

Gestion des utilisateurs

Non

Lettre Intéressé par

Informe l'utilisateur/le lecteur (qui est listé sur l'onglet Utilisateurs intéressés d'une ligne de commande et dont la case Notifier l'utilisateur lors de la réception/activation est cochée) que l'exemplaire physique est reçu ou qu'un exemplaire électronique est activé (en fonction de la ressource associée à la ligne de commande).

Acquisition

Oui

Lettre Utilisateurs intéressés par

Liste les utilisateurs intéressés quand l'option Imprimer la liste des utilisateurs intéressés est sélectionnée sur la page Recevoir du nouveau matériel. Pour plus d'informations, voir Réceptionner du matériel.

Acquisition

Non

Lettre de paiement de facture

Le traitement d'exportation des finances nécessite l'activation de la Lettre de paiement de facture.

Acquisition

Soumission

Non

Lettre Modifier la date de retour prévue de l’exemplaire

Un message SMS est envoyé aux lecteurs pour leur indiquer les modifications de la date de retour. Pour plus de détails sur la gestion des activités du lecteur, voir Gérer les services aux lecteurs. Pour plus d'informations, voir le format email pour la Lettre SMS Modifier la date de retour de l'exemplaire. Pour la version e-mail de cette lettre, voir Avis de statut du prêt.

Services aux usagers

SMS

Oui

Lettre de reçu annuel de dépôt légal

Envoyée aux fournisseurs avec un rapport annuel sur les dépôts légaux de périodiques.

Pour plus d'informations, voir Travailler avec des dépôts légaux.

Acquisition

Non

Lettre de réclamation de dépôt légal

Envoyée aux fournisseurs pour leur rappeler une demande antérieure de copie d'un exemplaire comme prévu par la loi.

Pour plus d'informations, voir Travailler avec des dépôts légaux.

Acquisition

Non

Lettre de commande de dépôt légal

Envoyée aux fournisseurs pour demander la copie d'un exemplaire comme prévu par la loi.

Pour plus d'informations, voir Travailler avec des dépôts légaux.

Acquisition

Non

Lettre de reçu de dépôt légal

Envoyée aux fournisseurs pour confirmer la réception de la copie d'un exemplaire demandé comme prévu par la loi.

Pour plus d'informations, voir Travailler avec des dépôts légaux.

Acquisition

Non

Lettre de notifications détaillées Leganto

Envoyé aux enseignants lorsque des notifications sont en attente dans Leganto. Elle rassemble dans une même lettre toutes les notifications en attente par liste pour un cours donné. Elle s'affiche uniquement si Leganto est activé dans votre institution

Leganto

Oui

Lettre Notifications Leganto

Envoyé aux enseignants lorsque des notifications sont en attente dans Leganto. Pour plus d'informations, voir Consulter les traitements planifiés. S'affiche uniquement si Leganto est activé pour votre institution.

Leganto

Oui

Lettre E-mail de notification de dates de retour imminentes Leganto

Envoyée aux étudiants neuf jours avant une date de retour imminente. Envoyée uniquement si la valeur email_notifications_group est réglée sur TOUT.

Leganto

Oui

Email de retour à l'attention du prêteur

Envoyé au partenaire emprunteur quand un exemplaire est retourné à l'institution de prêt.

Demandes PEB

Oui

Email de rejet par le prêteur

Envoyé à l'emprunteur quand le prêteur a rejeté une demande de prêt.

Demandes PEB

Oui

Email de réponse de renouvellement de prêt à l'attention du prêteur

Envoyé à l'emprunteur quand le prêteur répond à une demande de renouvellement.

Demandes PEB

Oui

Email d'expédition à l'attention du prêteur

Envoyé à l'emprunteur pour indiquer que l'exemplaire demandé a été expédié.

Demandes PEB

Oui

Lettre email Le prêteur va fournir

Envoyé à l'emprunteur quand le statut d'une demande PEB est changé à Va fournir.

Demandes PEB

Oui

Email Rappel d'un prêt

Envoyé à l'emprunteur quand un exemplaire est rappelé et doit être retourné.

Demandes PEB

Oui

Lettre d'avis de rapport des demandes de prêt

Un avis imprimé par le personnel de bibliothèque pour les demandes sélectionnées dans la liste de tâches de prêt qui énumère la disponibilité des exemplaires afin qu'ils soient récupérés en rayon et envoyés au demandeur.

Pour plus d'informations, voir Gérer les demandes PEB de prêt.

Demandes PEB

Oui

Lettre d'impression de licence

Utilisé lors de l'impression d'une licence. Voir Imprimer des licences ou des avenants.

Gestion des ressources

Non

Lettre de reçu de prêt

Envoyée aux lecteurs après que les exemplaires ont été empruntés au bureau de prêt.

Cette lettre n'est générée que si un exemplaire est prêté, renouvelé ou a connu une modification de la date de retour pendant l'utilisation des outils de services au lecteur.

Services aux usagers

Oui

Avis de statut du prêt

Envoyée aux lecteurs ; indique les changements de statut d'un prêt ou de la date de retour, notamment les modifications suivantes :

Une modification de la date de retour, qu'un rappel ait été envoyé ou non.
Un rappel est envoyé mais la date de retour n'a pas été modifiée.

Pour la version SMS de cette lettre, voir Lettre Modifier la date de retour prévue de l’exemplaire.

Pour plus de détails sur la gestion des activités du lecteur, voir Gérer les services aux lecteurs.

Cette lettre peut être activée pour déclencher une fonction webhook. Voir Webhooks.

Services aux usagers

Webhook

E-mail - Oui

Webhook - Non

Connexion en utilisant une lettre d'authentification unique

Lettre e-mail envoyée à un lecteur pour une connexion unique à Primo. Voir Connexion à Primo en utilisant un e-mail.

Primo

Oui

Lettre Notifier l'activation électronique à réaliser

Envoyée par le traitement Notifier l'activation électronique à réaliser à l'opérateur assigné lorsque la date limite d'une tâche d'activation électronique est dépassée. Pour plus d'informations sur la date d'échéance de l'activation électronique, voir Créer une ligne de commande manuellement, Gérer l'activation des ressources électroniques et Configurer d'autres paramètres.

Acquisition

Non

Lettre Avis de renouvellement de prêt

Envoyée à un utilisateur quand une ligne de commande récurrente avec un inventaire est envoyée pour un renouvellement manuel. Pour plus d'informations, voir l'étape 10 dans Modifier les informations sur la ligne de commande – Renouvellements.

Acquisition

Non

Lettre Réservation à disposition

Envoyée aux lecteurs ; indique qu'un exemplaire est prêt à être récupéré dans le rayon des réservations. Pour plus de détails sur la récupération des exemplaires dans le rayon des réservations, voir Gérer le rayon des réservations.

Cette lettre peut être activée pour déclencher une fonction webhook. Voir Webhooks.

Pour plus d'informations sur la personnalisation de la lettre Réservation à disposition pour afficher la ligne Notes qui peuvent affecter le prêt seulement s'il y a un blocage sur le lecteur, voir Personnaliser les modèles de lettre.

Services aux usagers

SMS

Webhook

E-mail - Oui

SMS - Oui

Webhook - Non

Lettre de rappel Disponible au rayon des réservations

Envoyée au lecteur après un nombre de jours défini. La lettre est envoyée par le traitement Envoyer rappels de réservations en attente. Il est possible de configurer le nombre de jours suivant le placement sur le rayon des réservations après lesquels le rappel sera envoyé, et si le rappel sera renvoyé à l'intervalle configuré jusqu'à l'expiration du rayon des réservations.

Services aux usagers

Oui

Lettre Liste de commande

Envoyée aux fournisseurs ; contient une liste des exemplaires commandés. Voir Approuver et envoyer des commandes.

Cette lettre n'est pas utilisée si la commande est faite avec EDI ou un autre système automatique.

Acquisition

Non

Lettre Commander maintenant

Envoyée à un membre du personnel qui clique sur Commander maintenant, ce qui déclenche une commande immédiate qui outrepasse la procédure habituelle. La lettre indique que la commande a été effectuée avec succès. Voir Créer une ligne de commande manuellement, Réviser des lignes de commande et Emballer des lignes de commande dans une commande.

Acquisition

Non

Lettre d'avis d'échéance

Envoyée aux lecteurs ; contient une liste de tous les prêts du lecteur dus à ce jour. Envoyée par un traitement de nuit (Notifications - Envoyer des rappels sur la date de retour).

Voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard.

Les détails de l'exemplaire dans cette lettre représentent l'exemplaire au moment du prêt.

Services aux usagers

SMS

E-mail - Oui

SMS - Oui

Lettre Analyse de chevauchement et de collection

Envoyée à un utilisateur du personnel qui exécute un traitement d'analyse de chevauchement et de collection. La lettre indique que le traitement d'analyse de chevauchement et de collection est terminé. Pour plus d'informations sur l'analyse de chevauchement et de collection, voir Travailler avec une analyse de chevauchement et de collection.

Gestion des ressources

Non

Lettre d'abonnement

Envoyée à un instructeur lorsque celui-ci est ajouté comme propriétaire d'une liste de lecture. Pour plus d'informations, voir Gérer les propriétaires et les collaborateurs d'une liste de lecture.

Cours

Non

Patron Welcome Letter

Cette lettre est envoyée lors de l'ajout d'un rôle de lecteur à un utilisateur, que ce soit manuellement, via un traitement ou via SIS. La lettre n'est pas envoyée lorsque le rôle de lecteur est ajouté via une fusion ou une migration.

Si vous ne souhaitez pas envoyer la lettre si le rôle du lecteur a été ajouté par un compte lié, vous pouvez le configurer en ajoutant au fichier XSL une condition qui empêchera d'envoyer la lettre dans ce cas. Le XML pour la lettre comprend un indicateur montrant si le rôle a été ajouté par un compte lié. Cette indication peut être utilisée pour empêcher l'envoi de la lettre. Le document How to configure a letter to not be sent under certain circumstances contient un exemple de ce processus.

Gestion des utilisateurs

Oui

Lettre de seuil PDA

Envoyée au gestionnaire PDA (personne à contacter PDA) quand l'utilisation du PDA atteint le seuil d'alerte.

Voir Acquisitions déterminées par l'usager.

Administration

Non

Lettre d'informations personnelles

Lettre envoyée avec un fichier joint contenant la notice XML complète des données stockées au sujet du lecteur dans ses comptes utilisateur, pièces jointes comprises. Le message est envoyé à l'adresse e-mail préférée du lecteur.

Gestion des utilisateurs

Non

Lettre de génération de code PIN

Envoyée aux lecteurs quand un code PIN est défini dans les pages de gestion des utilisateurs. Pour plus de détails sur la configuration des détails d'utilisateur, voir Ajouter des utilisateurs.

Gestion des utilisateurs

Oui

Lettre d'annulation de ligne de commande

Envoyée aux fournisseurs, demandant qu'une commande soit annulée. Pour plus de détails sur l'annulation d'une ligne de commande, voir Annuler les lignes de commande.

Acquisition

Non

Lettre de réclamation d'une ligne de commande

Envoyée aux fournisseurs quand une commande n'arrive pas à la date escomptée (voir Traiter des réclamations), quand des réclamations pour plusieurs lignes de commande ne sont pas combinées en une seule lettre (c'est-à-dire, quand le paramètre client claim_aggregated_letter est réglé sur FALSE).

Les champs pour le Sujet sont disponibles dans le champ new_subject . Le champ se configure en saisissant votre texte entre <> + le nom du champ. Le format à utiliser est le suivant :

<My Title Text: > titre <My Ref Num Text: > poline_reference_number <My Item Desc Text: > item_description

Les champs suivants peuvent être utilisés dans le champ sujet :

title
poline_reference_number
item_description - uniquement pour le type Physique récurrent
identifier_type et item_identifier

Acquisition

Non

Lettre Réclamation agrégée de la ligne de commande

Envoyée aux fournisseurs quand une commande n'arrive pas à la date escomptée (voir Traiter des réclamations), quand des réclamations pour plusieurs lignes de commande sont combinées en une seule lettre (c'est-à-dire, quand le paramètre client claim_aggregated_letter est réglé sur TRUE).

Si claim_aggregated_letter est réglé sur TRUE, mais que la Lettre Réclamation agrégée de la ligne de commande est désactivée, aucune lettre de réclamation n'est envoyée au fournisseur.

Acquisition

Non

Lettre de renouvellement de ligne de commande

Envoyée aux fournisseurs, demandant qu'une souscription soit renouvelée.

Pour plus de détails sur le renouvellement des lignes de commande, voir Renouvellements. Pour plus de détails sur la configuration du renouvellement automatique d'une ligne de commande, voir Configurer des traitements de services aux usagers.

Acquisition

Non

Lettre d'export de processus Bib terminé

Envoyée à un membre du personnel, indiquant qu'une exportation bibliographique est terminé. Pour plus de détails sur l'exportation des notices bibliographiques, voir la description Exporter des notices bibliographiques dans la section Effectuer des traitements manuels sur des ensembles définis.

Gestion des ressources

Non

Création de processus

Cette lettre est envoyée lorsque certains traitements soumis par l'utilisateur sont planifiés - par exemple, les traitements exécutés sur la page Exécuter un traitement (voir Exécuter des traitements manuels sur des ensembles définis).

Cette lettre ne peut pas être personnalisée.

Administration

Non

Lettre de statut de demande d'achat

Envoyée au lecteur à l'origine d'une demande d'achat lorsque la demande est approuvée ou rejetée.

Pour plus d'informations, voir Demandes d'achat.

Acquisition

Oui

Lettre Traitement du système Pz

Un rapport envoyé à l'e-mail spécifié dans la requête API, qui résume les informations du chargeur de portfolios et les traitements d'importation de métadonnées qui ont été déclenchés par le traitement Zone fournisseur.

Gestion des ressources

Non

Lettre Demande au lecteur

Envoyée aux lecteurs quand l'utilisateur clique sur Contacter le lecteur à partir d'une demande PEB sortante. Voir Gérer les demandes PEB sortantes.

Cette lettre est envoyée uniquement quand l'institution utilise des types de demande au lecteur ; voir Configurer les requêtes du lecteur.

Pour la configurer, voir Exemple de personnalisation de lettre : Lettre Demande au lecteur.

Demandes PEB

Oui

Lettre de demande au demandeur

Envoyée au lecteur à l'origine d'une demande d'achat lorsque le bibliothécaire a besoin de davantage d'informations.

Pour plus d'informations, voir Demandes d'achat.

Acquisition

Oui

Rapido Request New Resource Sharing Partnership Letter

Cette lettre est utilisée pour contacter un partenaire identifié au sein du répertoire grâce au workflow Find Partner , à l'aide de l'action Send Rapido Request, pour commencer le processus d'ajout d'un partenaire potentiel en tant que nouveau partenaire.

Demandes PEB

Oui

Lettre Avis de Réception

Un avis imprimé par le personnel de bibliothèque avec les informations d'exemplaire est inséré avec un nouvel exemplaire quand il arrive à la bibliothèque. Vous pouvez inclure un code-barres imprimable dans cette lettre.

Acquisitions

Non

Lettre Signaler un problème

Un commentaire envoyé par un utilisateur Primo VE à l'administrateur de commentaires. Après avoir ouvert l'outil de commentaires, les utilisateurs peuvent spécifier un type de problème et ajouter une description facultative du problème et une adresse e-mail de réponse. Les e-mails comprennent les détails du commentaire, l'URL de la page à partir de laquelle le commentaire a été envoyé et le type d'appareil utilisé pour envoyer le commentaire.

Découverte

Non

Lettre Renvoi de notification

Envoyée (manuellement) à un lecteur si celui-ci n'a pas reçu de pièce jointe. Pour plus d'informations, voir Pièces jointes de l'utilisateur.

Services aux usagers

Oui

Lettre Réinitialisation du mot de passe

Envoyée depuis divers workflows, et inclut un lien vers une page qui permet au destinataire de changer (ou de créer) son mot de passe.

Gestion des utilisateurs

Oui

Lettre d'avis de réception d'une demande PEB

Un avis qui est imprimé automatiquement lorsque l'option Imprimer automatiquement l'avis est sélectionnée sur la page Réceptionner des exemplaires. Vous pouvez inclure un code-barres imprimable dans cette lettre.

Demandes PEB

Oui

Lettre de confirmation de demande PEB

Lorsque cette lettre est configurée (Configuration > Général > Lettres > Configuration de lettres > Lettre de confirmation de demande PEB), Alma envoie un e-mail de confirmation quand une demande est créée. Cette lettre est désactivée par défaut.

Demandes PEB

Lettre d'avis d'envoi de PEB

Imprimable lors du retour d'un exemplaire sortant au prêteur. Vous pouvez inclure un code-barres imprimable dans cette lettre. La lettre sera imprimée dans les cas suivants :

Le scan d'un exemplaire déclenche un retour (voir notamment les options du menu Gérer les services aux lecteurs et Retourner des exemplaires)
En utilisant l'option Retourner dans la liste des tâches (voir Actions des flux de travail).

Cette lettre ne concerne pas les transactions NCIP.

Demandes PEB

Oui

Lettre d'avis d'envoi de PEB

Envoyée à un utilisateur en cliquant sur le lien Expédier l'exemplaire pour une demande de prêt et en sélectionnant Imprimer automatiquement l'avis = Oui sur la page Expédition d'exemplaires. Vous pouvez inclure un code-barres imprimable dans cette lettre.

Voir Expédition d'exemplaires.

Pour cette lettre, une adresse de livraison doit être définie dans les coordonnées du partenaire PEB (Services aux usagers > Demandes PEB > Partenaire > [Modifier] > Informations de contact > Adresses). Voir Partenaires de demandes PEB.
Lettre Avis entrant et Lettre Avis d'envoi de PEB utilisent le même bouton Imprimer l'avis dans Alma et Rapido.

Demandes PEB

Non

Lettre Connexion d'IP restreinte

Envoyée aux gestionnaires quand une tentative de connexion est faite avec une adresse IP restreinte. Pour plus d'informations, voir Sécurité.

Administration

Non

Reçu de retour

Envoyée aux lecteurs après que les exemplaires sont retournés au bureau de prêt. Pour plus de détails sur le retour des exemplaires au bureau de prêt, voir Retourner des exemplaires.

Services aux usagers

Oui

Lettre de notification d’expiration du certificat SAML

Envoyé aux utilisateurs disposant du rôle d'administrateur général de systèmes pour leur rappeler que leur certificat SAML est sur le point d'expirer et leur recommander de consulter leur département informatique pour savoir s'il doit être remplacé.

Envoyé environ 60 jours et 30 jours avant l'expiration.

Voir Remplacement d'un certificat signé.

Administration

Non

Lettre de recherches enregistrées

Cette lettre est envoyée sur une base hebdomadaire en fonction du traitement planifié Alertes Recherches enregistrées, qui envoie au lecteur les nouveaux résultats de ses requêtes de recherche enregistrées dans Primo VE.

Primo

Non

Envoyer une lettre de demande Rapido

Rapido envoie une demande de nouveau partenariat PEB à un prêteur potentiel.
Pour plus d'informations sur la lettre Rapido, voir Envoyer une lettre de demande Rapido

Administration

Non

Lettre Prêt court

Envoyée au lecteur quand il emprunte un exemplaire pour une courte durée (un nombre d'heures), l'informant de la date de retour et des règles concernant les amendes. Pour plus de détails sur le prêt d'exemplaires, voir Prêter des exemplaires.

Cette lettre doit être activée pour certains clients.

Services aux usagers

Oui

Lettre Date de retour avancée

Envoyée aux lecteurs pour les avertir que la date de retour de leur prêt a été avancée. Cela se produit au moment du prêt ou du renouvellement. Cependant, au moment du renouvellement, la lettre est déclenchée uniquement si celui-ci est effectué par le personnel depuis la page Gérer les services au lecteur. Si le renouvellement est effectué par le lecteur dans Primo, la date de retour raccourcie est affichée au lecteur immédiatement. La lettre contient les données suivantes : l'objet du prêt et le message. Les messages possibles sont :

Veuillez noter que la date de retour a été avancée car l'exemplaire a été rappelé
Veuillez noter que la date de retour a été avancée car la carte du lecteur a expiré avant la date de retour
Veuillez noter que la date de retour a été avancée car le prêt est en conflit avec une demande de réservation

Pour définir ce paramètre, shortened_due_date_notifications, voir Configurer d'autres paramètres.

Services aux usagers

SMS

E-mail - Oui

SMS - Oui

Lettre jointe à un compte de réseau social

Envoyé après avoir lié un compte utilisateur à une connexion via un réseau social. Pour le personnel de la bibliothèque, l'e-mail contient un lien qui peut être utilisé pour se connecter rapidement à Alma.

Gestion des utilisateurs

Oui

Lettre d'invitation pour une connexion via les réseaux sociaux

Un email envoyé aux utilisateurs du personnel pour les inviter à utiliser leur connexion via les réseaux sociaux plutôt que la connexion à Alma standard. Pour plus d'informations, voir Connexion réseau social/email.

Gestion des utilisateurs

Oui

Lettre de traitement du système

Envoyée quand les traitements initiés dans Alma débutent et s'achèvent (la lettre est envoyée à l'utilisateur qui a initié le traitement). Pour plus de détails sur la configuration des traitements (processus) Alma, voir Gérer les traitements.

Administration

Non

Lettre Test d'une ressource

Contient une demande d'évaluation d'une ressource électronique. Pour plus de détails sur l'évaluation des ressources, voir Flux de travail de l'évaluation.

Acquisition

Oui

Lettre de mise à jour de contribution à une collection

Envoyée aux utilisateurs après qu'ils ont mis à jour une collection et qu'ils ont contribué de nouveau à la Zone communauté. Pour plus d'informations, voir Contribuer à la Zone de communauté – Collections électroniques locales.

Resource management

Non

Lettre Suppression de l'utilisateur

Envoyée au lecteur avant qu'il ne soit supprimé ; contient des détails sur les amendes et les frais actifs. Supprimer des utilisateurs.

Gestion des utilisateurs

Oui

Lettre de notifications utilisateur (nouvelle génération)

Envoyée aux utilisateurs qui ont choisi de recevoir des notifications par e-mail via l'interface de notifications (uniquement disponible dans Rialto à l'heure actuelle, voir User Notifications in Rialto).

Rialto

Oui

Lettre Notifications à l'utilisateur

Envoyée aux utilisateurs qui utilisent le traitement Mettre à jour/Notifier les utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Configurer des types de notification aux utilisateurs.

Gestion des utilisateurs

Oui

Lettre d'inscription d'usager

Non utilisé actuellement

Gestion des utilisateurs

Non

Lettre Échec Webhooks

Envoyée à tous les contacts email définis dans un profil d'intégration webhook après 4 échecs de l'envoi d'un message webhook (durant 10 heures) suite à la réception d'une réponse 5XX HTTP. Pour plus d'informations, voir Réseau de développeur.

Administration

Non