Activation unique avec le paramètre EasyActive

Le point de vue de l'utilisateur sur les différents types de notice du CDI

Du point de vue de l'utilisateur, deux types de notices peuvent apparaître dans les résultats de recherche :

• Disponible - Notices marquées comme disposant du texte intégral.

• Cherchable - Notices marquées comme ne disposant pas du texte intégral et comme cherchables uniquement.

La plupart des clients Primo filtrent la recherche initiale de leurs utilisateurs par disponibilité. Cela signifie que les résultats de recherche contiennent uniquement les exemplaires marqués comme disposant du texte intégral. Après avoir effectué une recherche, les utilisateurs peuvent sélectionner le lien Expand beyond the library collection pour voir également les notices marquées comme ne disposant pas du texte intégral dans leurs résultats de recherche. Nous désignons ces options sous le nom de recherches filtrées et étendues. Certains de nos clients Primo commencent par la recherche étendue et autorisent les utilisateurs à filtrer par Disponibilité en utilisant les facettes de niveau supérieur.

Activation unique avec Alma

Les collections Alma que vous avez activées, car vous êtes abonné à leur texte intégral, peuvent automatiquement être recherchées dans le CDI. Aucune activation de recherche séparée n'est nécessaire pour ces collections.

Les activations de recherche ne sont nécessaires que pour les collections ou les portfolios dont le texte intégral n'est pas activé, mais que vous souhaitez que vos utilisateurs puissent découvrir. Ces éléments s'afficheront dans la recherche étendue avec la mention Aucun service trouvé. Vous n'avez pas non plus besoin d'activer les collections de couverture alternative pour les fournisseurs qui ne nous fournissent pas leurs métadonnées pour l'indexation dans le CDI. Sur la base de vos activations de texte intégral, le CDI vérifiera automatiquement dans tout l'index la présence de métadonnées correspondant à vos holdings et les mettra à disposition dans la découverte.

Cela fonctionne de la manière suivante :

Alma publiera dans le CDI plusieurs ensembles de données (fichiers de holdings institutionnelles) qui comprennent les informations suivantes :

• Disponibilité du texte intégral (tous vos textes intégraux actifs dans Alma) : cela affectera les notices qui apparaissent dans les résultats de recherche filtrée du CDI (marquez-les comme disponibles et autorisez leur découverte dans la recherche filtrée).

• Disponibilité pour la recherche (toutes les collections que vous avez activées pour la recherche) : cela affectera les notices qui apparaissent dans les résultats de recherche étendue du CDI (pour les exemplaires qui ne sont pas également disponibles en texte intégral et ne correspondent pas à l'élément ci-dessus).

Paramètre EasyActive

Avec le paramètre EasyActive, toutes les collections, sauf celles indiquées dans la liste sur la page EasyActive collection list, peuvent automatiquement être interrogées par l'utilisateur et ne nécessitent aucune activation de recherche. Dans ce document, nous faisons référence à la liste de collections EasyActive sous le nom de « Liste d'exception ». Les collections qui sont automatiquement interrogeables ne s'affichent avec aucun statut d'activation sur votre Zone Institution Alma.

Dans Alma, vous gérez vos activations de texte intégral et vos activations de recherche dans la liste d'exception. La liste d'exception contient des collections qui répondent à un des critères suivants :

• Les fournisseurs ne souhaitent pas que leur contenu soit automatiquement interrogeable ou bien leurs bases de données nécessitent un abonnement.

• Certaines collections sont susceptibles d'être utilisées uniquement par certaines institutions.

Ce que vos utilisateurs voient dans la recherche filtrée peut être entièrement contrôlé par vos activations de texte intégral dans Alma. Les activations de recherche supplémentaires affectent uniquement la recherche étendue.

L'avantage de ce paramètre est que tout le contenu sur abonnement de la bibliothèque peut immédiatement être découvert, et que la bibliothèque garde le contrôle sur le contenu à marquer comme Texte intégral disponible pour ses utilisateurs.

Gérer la découverte de collections avec EasyActive

Du point de vue de l'administrateur de la bibliothèque, il est impossible d'activer ou désactiver des collections pour la recherche dans Alma avec le paramètre EasyActive. Sur votre interface Alma, vous verrez les éléments suivants :

• Vos activations Alma de texte intégral.

• Vos activations Alma pour les collections sur la liste de collections EasyActive.

Toutes les autres options de configuration liées au CDI dans Alma restent disponibles. Ceci comprend l'utilisation de champs CDI comme filtres dans la recherche avancée, ainsi que l'utilisation de l'onglet CDI dans l'éditeur de collection électronique :

Si vous souhaitez inclure une des collections de la liste d'exception dans vos résultats de recherche, vous devez l'activer dans Alma en utilisant le processus d'activation Alma standard.

Dans les résultats de recherche de la page Collections électroniques, ces collections afficheront l'indication Activation CDI nécessaire : Oui, comme indiqué dans l'exemple suivant pour la collection Scopus :

Veillez à activer uniquement les collections de la liste de collections EasyActive pour lesquelles vous disposez d'un abonnement ou que vous pouvez chercher librement.

L'onglet CDI dans l'éditeur de collection électronique contient les paramètres associés suivants dans Alma :

• Ne pas montrer en tant que Texte intégral disponible dans CDI même s’il est activé dans Alma ('Supprimer') – 

  Il est possible d'empêcher les collections de texte intégral actives dans Alma d'être publiées dans le CDI, pour qu'elles apparaissent comme Full text not available dans le CDI.

  Du point de vue d'un lecteur de la bibliothèque, l'activation de collections ou d'exemplaires de texte intégral dans Alma a deux objectifs principaux :

  • Les marquer comme Texte intégral disponible dans la découverte.

  • Mettre le lien de texte intégral à disposition via le résolveur de liens. 

  Cette option s'affiche dans l'onglet CDI sur l'éditeur de collection électronique Alma pour toutes les collections indexées dans le CDI et pour toutes les collections (telles que les collections locales) non indexées dans le CDI et qui ont des portfolios dans Alma.

  Résultats :

  1. Tous les portfolios de la collection sont supprimés du fichier de holdings CDI. Le contenu ne sera donc pas marqué comme Texte intégral disponible, sauf s'il est également disponible dans une autre collection, dans laquelle ce contenu est actif et non masqué.

  2. La collection s'affichera toujours dans votre résolveur de liens et les utilisateurs peuvent être redirigés vers le texte intégral lorsqu'ils arrivent depuis d'autres moteurs de recherche ou plateformes. 

  3. Le contenu des collections pour lesquelles le texte intégral est masqué ne peut pas non plus faire l'objet de recherches dans la recherche étendue, sauf si la collection est réglée sur Actif pour la recherche ou si le même contenu est disponible dans d'autres collections actives.

  4. Les notices bibliographiques locales ne sont pas affectées et sont publiées dans l'index Primo local pour y être découvertes.

  Pourquoi utiliser cette option :

  1. Pour empêcher que du contenu de certaines collections s'affiche dans les résultats Primo ; par exemple pour les collections Open Access, pour lesquelles vous souhaitez que le texte intégral soit activé pour le résolveur de liens uniquement et ne souhaitez pas que le même texte intégral soit visible dans la recherche filtrée dans la section de découverte, car cela pourrait encombrer la liste des résultats pour vos utilisateurs.

  2. Pour empêcher les résultats d'e-book en double, pour lesquels des notices bibliographiques sont publiées sur l'index Primo local et des notices CDI apparaissent dans la liste des résultats. Cette option permet de s'assurer que les notices CDI ne s'affichent pas dans la liste des résultats. Veuillez noter que cela supprime également les notices au niveau du chapitre dans le CDI.

• Activation de texte intégral dans CDI uniquement – 

  L'option Activation de texte intégral dans CDI uniquement se trouve dans les sections suivantes de l'interface Alma :

  • L'onglet CDI, dans l'Éditeur de collection électronique.

  • Le menu Action de la liste de collections de la Zone Institution.

  Et s'affiche pour les collections si au moins une des conditions suivantes est remplie :

  • Le champ Liaison de texte intégral CDI est réglé sur Lier dans la notice (et pas sur Linkresolver). 

  • Le champ Type CDI est réglé sur Hybride et le champ Type de collection Alma est réglé sur Base de données.

  • Le champ Type CDI est réglé sur A&I Database (que la collection comporte des portfolios ou non).

  Effet :

  Si le paramètre est réglé sur oui, la collection est ajoutée au fichier de holdings sans titre CDI avec les résultats suivants :

  1. Si la collection est définie comme une base de données de texte intégral dans le CDI, toutes les notices de cette collection sont marquées comme Texte intégral disponible dans l'interface Primo et s'affichent dans la recherche filtrée. Le marqueur Texte intégral disponible est hérité au niveau de la collection. S'il existe des paramètres de portfolio individuels, ils seront ignorés.

  2. Si la collection est définie comme une base de données A&I dans le CDI, le contenu de la collection pourra être cherché dans le CDI (les marqueurs Texte intégral disponible dépendent des activations de texte intégral de l'ensemble des collections de texte intégral d'Alma).

  Pourquoi utiliser cette option :

  Cette option peut être utilisée quand votre bibliothèque ne souhaite pas que la collection et son contenu s'affichent dans l'index local Primo ou dans le résolveur de liens, mais souhaite qu'elle puisse être découverte dans le CDI.

  Comment utiliser cette option :

  1. Vérifiez que la collection existe dans la Zone Institution.

  2. Permet de modifier la collection électronique. Dans l'onglet CDI, cliquez sur la case Activation de texte intégral dans CDI uniquement.

• Nous ne sommes abonnés qu’à certains titres de cette collection – 

  Si cette option est réglée sur Oui, le CDI établira des correspondances entre ses contenus et les portfolios actifs de cette collection. Si elle est réglée sur Non, le CDI définira tout le contenu de cette collection comme disposant du texte intégral, sans établir de correspondance avec des portfolios spécifiques. Ce paramètre est généralement utilisé de la manière suivante (consultez également les informations ci-dessous pour voir les paramètres recommandés en fonction du type de lien de collection) :

  • Cliquez sur Oui pour indiquer un abonnement sélectif (où vous n'êtes abonné qu'à une partie du contenu).

  • Cliquez sur Non pour indiquer un abonnement non sélectif à cette collection (où vous êtes abonné à tout le contenu de la collection).

  Ceci n'a pas de lien avec la manière dont vous acquérez ces collections, et certaines bibliothèques utilisent des paramètres sélectifs pour les bouquets agrégateurs. Ce paramètre dans le CDI ne signifie donc pas nécessairement que les abonnements à ces ressources sont sélectifs. 

  Cette option est disponible uniquement pour les collections de type Agrégateur/Sélectif (et non pour les collections de type Base de données ne contenant pas de portfolios). La valeur par défaut est Oui (abonnement sélectif). Ce fichier est en lecture seule si l'option Activation de texte intégral dans CDI uniquement est utilisée.

  Paramètres recommandés par type de lien de collection :

  Pour les collections de type 'Lier dans la notice' ayant des portfolios dans Alma, lorsque l'institution est abonnée à toute la collection, il est recommandé de régler le paramètre « Nous ne sommes abonnés qu’à certains titres de cette collection » sur Non. Cela permet de garantir que toute la collection est marquée comme 'Texte intégral disponible'. Dans la version d'Alma sortie en janvier 2021, l'assistant d'activation est modifié afin que cette option soit définie par défaut pour les collections de type 'Lier dans la notice'.

  Si le paramètre est réglé sur Oui, seuls les portfolios actifs dans Alma seront compris dans le fichier de holdings du CDI quand une correspondance est trouvée dans le CDI, et la notice affichera 'Texte intégral disponible'. Le CDI n'établit de correspondance qu'avec des identifiants standard, tels que ISSN ou ISBN. Un plus petit nombre de notices afficheront donc la mention Texte intégral disponible pour les collections comportant du contenu sans identifiant.

  Pour les collections de type Résolveur de liens, nous vous recommandons de conserver le paramètre Oui pour l'option Nous ne sommes abonnés qu’à certains titres de cette collection (il s'agit du paramètre par défaut), tout particulièrement si Alma comporte des activations partielles et que tous les portfolios ne sont pas actifs. Régler cette option sur Non augmentera les risques de problèmes de liaison dans le CDI en raison de décalages entre les notices CDI et la CKB Alma.

Passer de FullyFlexible à EasyActive

Il est possible de passer du paramètre FullyFlexible au paramètre EasyActive dans votre institution Alma. Cette modification sera effectuée par l'assistance Ex Libris. Avant le passage effectif, vous recevrez un rapport répertoriant les modifications qui auront lieu dans votre environnement Alma une fois le passage de FullyFlexible à EasyActive effectué.

Voici ce qui se passera durant le passage à EasyActive :

•  Toutes les activations de recherche dans le CDI seront supprimées.

• Toutes les collections qui étaient activées pour la recherche dans le CDI et qui se trouvent sur la liste de collection EasyActive seront activées dans Alma.

• Toutes les collections qui étaient réglées sur « Actif pour le texte intégral dans CDI uniquement » seront activées dans Alma.

Activé dans Alma signifie :

• Pour une collection électronique avec des services et portfolios : le service et tous ses portfolios seront activés.

• Pour une collection électronique de type base de données : la notice bibliographique ne sera pas supprimée.

Une fois que l'institution utilise le paramètre EasyActive, les modifications suivantes auront lieu dans Alma :

• Les options d'activation de recherche et la facette d'activation de recherche ne seront plus affichées dans Alma.

• Le profil de publication CDI ne comprendra plus l'activation de recherche dans le fichier de holdings CDI. Le fichier « cherchable » qui contient ces informations n'est plus publié dans le CDI.

Questions fréquentes

1. Quand le passage de FullyFlexible à EasyActive sera-t-il disponible ? Comment sera-t-il effectué ?

   Le passage à EasyActive devrait être disponible à partir d'août 2020. Les institutions peuvent ouvrir un ticket d'assistance, et le passage pourra être programmé à partir du début du mois d'août.

2. Dans un environnement à plusieurs campus, où chaque campus dispose de sa propre clé PC et de son propre profil de publication, est-il possible d'utiliser le paramètre FullyFlexible pour certains campus, et le paramètre EasyActive pour d'autres ?

   Non, cette configuration est effectuée au niveau de chaque institution Alma.

3. Est-il possible de revenir au paramètre FullyFlexible une fois le paramètre EasyActive mis en place ?

   À l'heure actuelle, il est impossible de repasser à FullyFlexible à partir du paramètre EasyActive. Lors du passage à EasyActive, la majorité de vos paramètres d'activation actuels pour le CDI ne seront plus disponibles. Il est donc impossible de revenir en arrière. Nous avons étudié différentes manières de préserver le dernier paramètre, au cas où quelqu'un souhaiterait revenir en arrière, mais en raison du faible intérêt des clients, nous n'avons pas prévu de travailler sur cette option à l'heure actuelle.

4. Quand devons-nous décider de passer ou non au paramètre EasyActive ? Devons-nous le faire juste après le passage au CDI, ou bien pouvons-nous attendre pour prendre la décision ? Y a-t-il une date limite pour passer au paramètre EasyActive ?

   Vous pouvez décider de passer à EasyActive à tout moment, il n'existe aucune date limite. Vous pouvez commencer avec le paramètre FullyFlexible et voir si cela vous convient, et ne passer à EasyActive que si vous le souhaitez. La décision vous revient.