Le Acquisizioni consistono nelle procedure adottate dall’istituzione per procurarsi nuove copie o servizi. “Nuovo” indica sia le copie di materiali già presenti nell’inventario, sia i nuovi materiali privi di copie già esistenti nell’istituzione, nella comunità o nel network, oppure estensioni o aggiunte a servizi esistenti (ad esempio, utenti aggiuntivi per una risorsa elettronica). Alma offre un processo guidato passo dopo passo che accompagna tutte le fasi delle acquisizioni. Alma gestisce diversi tipi di acquisizioni — fisiche, elettroniche e digitali — incluse le forniture continuative, gli abbonamenti a periodici e i rinnovi.

Dopo aver definito i fornitori e i relativi parametri, come le modalità di comunicazione, i flussi di lavoro per le acquisizioni comprendono l’acquisto, la fatturazione e la gestione delle prove gratuite. Alma può essere configurata per gestire diverse tipologie di pagamenti e procedure particolari, come l’applicazione di imposte aggiuntive, i resi, i pagamenti frazionati delle fatture e altre casistiche specifiche.

Acquisizioni include i seguenti flussi di lavoro/sezioni:

• Infrastruttura delle acquisizioni – Prima di acquistare qualsiasi cosa, è necessario assicurarsi che l'infrastruttura delle acquisizioni sia configurata. Aggiungi tutti i fornitori e i relativi account fornitore, inserisci le informazioni sui fondi e sui registri, e registra i dettagli relativi alle licenze e agli emendamenti alle licenze. Quando necessario, puoi eseguire trasferimenti di allocazione dei Fondi (spostare denaro tra Fondi nello stesso Periodo fiscale). Una volta completata la configurazione dell’infrastruttura, potrai svolgere attività di Acquisizioni più avanzate, come: visualizzare i report sui tassi di cambio,eseguire il rollover dei registri e delle linee d’ordine (POL) da un periodo fiscale all’altro,gestire le Patron Driven Acquisition (PDA). Per un elenco di link alle pagine pertinenti, vedere Infrastruttura delle acquisizioni e strumenti avanzati.
• Acquisti – Gestire le righe dell'Ordine di Acquisto (PO) dal momento della loro creazione fino al momento in cui attendono l'Attivazione o la ricezione. Gli acquisti possono riguardare materiale fisico o elettronico. Gli acquisti possono essere per singolo ricevimento, o abbonamenti continuativi per pubblicazioni seriali, oppure ordini permanenti per nuove monografie di determinati autori (ad esempio). Le copie ricevute possono essere pronte per lo scaffale (già dotate di codici a barre) e/o richiedere un'elaborazione aggiuntiva (come l'invio al Servizio corretto, la catalogazione della copia o la notifica agli utenti che li stanno aspettando). Per una spiegazione dettagliata del flusso di acquisto, vedere Flusso di acquisto.
• Fattura – Gestisca le Fatture dal momento della loro creazione fino al momento della loro chiusura. Durante l’elaborazione, le fatture vengono analizzate per verificare se necessitano di particolare attenzione. Se necessario, possono essere esportate per essere gestite tramite un sistema ERP. Per una spiegazione dettagliata del Fattura flusso, vedere Fattura flusso.
• Rinnovi – Contrassegnare le righe PO per i rinnovi degli abbonamenti sia per materiale elettronico che fisico, come riviste, riviste o periodici, durante la loro creazione fino al momento in cui i materiali vengono rinnovati. Per una spiegazione dettagliata del flusso di rinnovo, vedere Flusso di rinnovo.
• Differimento delle linee PO – Gestire le linee PO dal momento in cui vengono differite fino al momento in cui vengono riattivate o annullate. Per una spiegazione dettagliata del flusso della linea PO differita, si veda Deferring PO Line flusso.
• valutazione – Gestire le linee d'ordine (POL) dalla loro creazione per la valutazione (trial) fino al momento in cui viene presa la decisione se acquistare o meno i materiali elettronici. Le valutazioni si riferiscono a quando un fornitore offre nuovo materiale elettronico per la valutazione o quando un membro dell'istituzione riceve una richiesta di valutazione del materiale elettronico. Per una spiegazione dettagliata della valutazione flusso, vedere valutazione flusso.
• Importazione Processing – È possibile monitorare e risolvere i fascicoli con lavori che importano i record del materiale appena acquisito. Per ulteriori informazioni, vedere Importazione Processing.
• Set e processi delle linee PO – Per modificare globalmente più linee PO, è necessario prima cercare le linee PO, creare un set di linee PO e quindi eseguire i processi su questi set. Per una spiegazione dettagliata, vedere Ricerca di linee PO, Gestione di lavori e set ed Esecuzione di lavori manuali su set definiti .
• Configurazione delle acquisizioni – In qualità di amministratore, è necessario configurare il parametro per tutte le attività di acquisizione. Per una spiegazione dettagliata, vedere Configurazione delle acquisizioni.