Di seguito è riportata un'illustrazione del flusso della Fattura che specifica come viene gestita una Fattura, dal momento della sua creazione fino al momento della sua chiusura. Quando una riga PO è completamente fatturata, la riga PO associata viene chiusa. Se per qualche motivo non necessita della Fattura, utilizzi una riga di ordine d'acquisto che non richieda un prezzo e un Fondo, come Tecnico; veda Creazione manuale di una riga di ordine d'acquisto.

Di seguito è riportata una descrizione dettagliata dei passaggi all'interno di questo flusso di lavoro (con i numeri corrispondenti ai numeri nel diagramma). Per l'elenco completo degli stati della Fattura, vedere Stati della Fattura.

1. Una fattura viene creata in uno dei seguenti modi:
   • Importazione di un messaggio EDI dal fornitore (vedi Creazione di una fattura tramite EDI)
   • Importazione di un file Excel (vedere Creazione di una Fattura da un file)
   • Creazione di Fattura in batch tramite l'API Create Fattura (vedere Batch Fattura in Alma nella Ex NetworkLibris)
   • Utilizzando un ordine di acquisto o manualmente (vedere Creazione di una fattura da un ordine di acquisto o manualmente).
     Dopo aver creato una Fattura utilizzando un ordine di acquisto o manualmente, può scegliere di passare direttamente alla pagina Ricevi nuovo materiale (vedi Ricezione materiale).
   Le fatture importate sono associate all'istituzione. La fattura creata tramite un ordine d'acquisto o manualmente può essere assegnata all'istituzione o a una biblioteca specifica, a seconda dell'ambito del ruolo dell'utente. 
   Per le Fatture importate tramite EDI, se tutte le righe PO nel file EDI assegnate a questa Fattura sono di proprietà della stessa biblioteca, allora quella biblioteca sarà la proprietaria della Fattura. Se tutte le linee PO assegnate all'istituzione non sono per la stessa biblioteca, la Fattura avrà l'istituzione come proprietaria.  
   Dopo che una Fattura è stata creata (tramite importazione di un file EDI/Excel, manualmente o tramite API), è possibile modificarne il Titolare.
2. La Fattura viene elaborata per determinare se vi sono elementi che richiedono particolare attenzione in base a regole preconfigurate da un amministratore. Questa elaborazione viene eseguita automaticamente dal sistema.
   Se ci sono fascicoli di dati che richiedono attenzione, lo stato della Fattura viene impostato su In revisione e la Fattura viene inviata per revisione (fase 3). Per informazioni su questa attività manuale, vedere revisione Fattura. Se non è presente alcun fascicolo dati e le regole preconfigurate stabiliscono che la Fattura può essere elaborata automaticamente, la Fattura passa alla fase 4.
   • Se invoice_skip_erp = true nella pagina Tabella di mappatura CustomerParameters (indicando che la Fattura non deve essere inviata all'ERP; vedere Configurazione di altre impostazioni), la Fattura procede alla fase di Pagamento del flusso (passo 5).
   • Se invoice_skip_erp = false nella pagina Tabella di mappatura CustomerParameters (vedere Configurazione di altre impostazioni), la fattura viene impostata su pronta per essere pagata e procede di conseguenza nel flusso.
   Se durante la creazione manuale della Fattura è stata selezionata l'opzione Pagamento Prepagato o Copia Interna (ovvero, la Fattura non viene esportata nel sistema ERP), la Fattura viene inviata per l'approvazione (fase 4) quando il creatore seleziona Salva e Continua (supponendo che non ci siano fascicoli di dati che richiedano attenzione). 
3. La fase di revisione nel flusso consente al revisore di aggiungere informazioni mancanti alla fattura o di correggere eventuali informazioni errate nella fattura. Quando il revisore seleziona Salva e Continua nella pagina di revisione della Fattura, la Fattura torna al passaggio 2 del flusso, dove viene rielaborata per determinare se ci sono elementi che richiedono un'attenzione particolare. Se i dati del fascicolo sono ancora presenti, la fattura torna in revisione. Se tutti i fascicoli di dati sono stati risolti, lo stato della Fattura viene impostato su In Approvazione e la Fattura procede al passaggio 4. Le Fatture che sono state chiuse o inviate all'ERP possono essere rimandate alla fase di revisione, per consentire la modifica della Fattura (vedere Impostare la Fattura di nuovo in revisione).
   • Per le Fatture con 10 o più righe di ordine d'acquisto, quando si aggiorna la Fattura, le righe di ordine d'acquisto correlate vengono re-indicizzate. Questa operazione viene eseguita da un processo in background che appare nella pagina Monitor Jobs . L'Utente che ha effettuato gli aggiornamenti che hanno innescato questa re-Indicizzazione appare come l'operatore.
   • È anche possibile modificare determinati campi nelle righe di una Fattura chiusa. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione della Fattura.
4. La Fattura viene approvata automaticamente e inviata alla fase successiva del flusso (Pronta per essere pagata), oppure attende l'approvazione manuale del personale bibliotecario competente prima di proseguire con il flusso.
   1. Se le regole di approvazione preconfigurate da un amministratore stabiliscono che la fattura può essere approvata automaticamente, la fattura passa alla fase 5.
   2. Se le regole di approvazione preconfigurate da un amministratore determinano che è necessaria l'approvazione manuale, la fattura viene inviata per l'approvazione manuale. Per informazioni su questa attività manuale, vedere Approvazione della Fattura. Quando la persona che esegue l'approvazione manuale seleziona Approva nella pagina Informazioni Fattura (accessibile dalla pagina Approva Fattura), lo stato della Fattura viene impostato su Pronto per il pagamento e la Fattura approvata è pronta per essere inviata al sistema di Pagamento o all'ERP. (Se la persona rifiuta la Fattura, questa viene restituita alla fase di revisione – vedi punto 3).
5. La Fattura raggiunge la fase di Pagamento, in cui attende l'elaborazione del Pagamento, tramite Alma o tramite il sistema ERP dell'istituzione. (Per informazioni sulla configurazione del sistema esterno per ricevere fatture da Alma e sull'esecuzione del lavoro di esportazione delle fatture da Alma a questo sistema esterno, vedere Sistema di gestione contabile.)
   • If the handle_invoice_payment parameter in the Acquisitions Configuration Other Settings menu is set to true, the invoice status is set to Waiting for Payment so that the institution itself can manage the payment of the invoice, either automatically through the import process (see https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance), or manually by an operator (see Working with Invoices Waiting for Payment).
   • Se il parametro handle_invoice_payment nel menu Altre impostazioni della Configurazione acquisizioni è impostato su false, la Fattura viene chiusa (stato Chiuso) senza In attesa del pagamento (indipendentemente dal fatto che venga inviata o meno a un sistema ERP).
   Quando viene inserito un importo negativo per l'importo della Fattura, viene concesso un rimborso all'Utente (vedere la descrizione del campo Importo totale nei Campi della pagina Dettagli Fattura).
6. La Fattura viene quindi chiusa (stato Chiuso).
   Alma verifica se le righe dell'ordine d'acquisto associate alla Fattura sono completamente fatturate e pagate. Le righe PO associate alla Fattura vengono chiuse se sono ricevute/attivate e la Fattura è stata pagata o inviata al sistema ERP. Se le copie della linea PO non sono ancora state ricevute o attivate, la linea PO rimane aperta.