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    财会系统

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    要配置与财会系统(如ERP系统)的集成,您必须具有以下角色:
    • 通用系统管理员
    Alma采访包括从供应商处订购和接收材料,这涉及到由供应商处理订单和发票。当这些交易在机构的财会系统中管理时,交易的信息必须从这些系统导入Alma,或者从Alma导出到这些系统。这样,经费和订单的财会信息需要经常与这些系统同步。
    有关Alma与财会系统集成的细节(包括XSD和XML示例),见 https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance。
    要配置导出和从财会系统导入,您可以为系统配置FTP连接,并为要执行的操作创建集成配置文件。集成配置文件使您能够定义可以计划或手动运行的作业。
    如果作业已计划,将会显示在监控作业页面的已计划选项卡(见查看已计划作业)。在作业运行时/后,还会显示监控作业页面的运行中/历史选项卡中。作业有:
    • 导入付款确认 – 使用配置文件<integration profile>的ERP导入
      从EPR导入付款确认到Alma。这使得Alma可以将已付款单册移动到工作流程的下一步。
    • 导出付款发票 – 使用配置文件<integration profile>的ERP导出
      从Alma导出发票到ERP。作业导出每张发票到单独的文件。发票所有者是文件中的一个字段。
    • 经费分配加载器 – 经费分配加载器(在已计划作业列表中称为更新经费事务作业)
      从财会系统导入最新经费余额到Alma。这改变了Alma的经费分配,使之与ERP系统相匹配。
    • 导出订单(PO) – 导出订单(PO)作业(不能被计划)
      从Alma导出提交的订单到财会系统。
    • 导出订单行(POL) – 导出订单行(POL)作业
      从Alma导出关闭或取消的订单行到财会系统。该作业只能导出1000条采购订单行:如果有多于1,000个采购订单行标记为导出,则该作业将输出1,000个,而作业报告页面包含一个警告,提示用户重新运行该作业以导出剩余的采购订单行。
    如果作业遇到连接问题(例如,远程系统无法到达或存在FTP错误),那么剩余的记录将在下一次成功运行时进行处理。
    要配置订单和发票的导出和导入:
    1. 配置Alma和财会系统使用的S/FTP连接,如配置S/FTP连接所述。(如果您在沙盒环境或“上线”前生产环境中工作,确保配置的S/FTP连接定义为允许您的机构的S/FTP连接,如测试期间配置允许的S/FTP连接所述。)
    2. 在集成配置文件列表页面(配置菜单 > 通用 > 外部系统 > 集成配置文件),点击添加集成文件。打开集成配置文件向导的第一页。
    3. 在本页执行以下操作:
      1. 输入要定义的配置文件的代码和名称。
      2. 从集成类型下拉列表,选择 财会。
      3. 从S/FTP连接类型下拉列表,选择步骤1中定义的FTP连接名称。
      4. 指示要集成的财会系统类型(出于Ex Libris的信息目的)。请注意这是必备的。
        1. 如果从系统列表选择其他,显示有关系统进一步详情的系统描述字段。
      5. 或者,输入正在配置的集成的描述。
      默认复选框对于此集成类型无效。
      Integration Profile Finance.png
      财会集成配置文件定义 – 第一页
    4. 选择下一步。显示向导第二页。
    5. 在该页面的导入付款确认、导出付款发票、经费分配加载器、导出订单批准、导出订单和导出订单行部分执行以下操作。
      1. 选择有效或无效。选择 有效以启用导入/导出作业运行。默认情况下,选择无效。
      2. 在输入文件路径/输出文件路径字段,在创建S/FTP连接时输入特定路径的子路径。例如,如果您在S/FTP连接配置时在子目录字段指定Alma且在输出文件路径字段输入payments,发票导出至Alma/payments目录。当操作为活动时,文件路径为强制。
        输入文件路径字段的值不能和其他输入文件路径 或输出文件路径的值完全相同。
      3. 配置以下作业特定字段:
        1. 对于经费分配加载器作业,在文件扩展名字段, 选择导入的经费分配文件的类型,.csv或Excel(.xls)。
        2. 对于导出付款发票作业,点击拆分所有者将发票按不同的所有者(图书馆)拆分为单独的文件。当按所有者拆分时,导出文件名为<LibraryName>_<OwnershipType>…xml此时图书馆的<OwnershipType>为LBR或机构为INT。例如:BC01_LBR。
        3. 对于导出订单作业,如果订单在移至下一步处理之前需要ERP批准,选择按ERP编号集成。选择时,如果订单没有ERP编号择导出至ERP。之后订单会通过导入订单批准作业重新导入至Alma。未选择时,订单在发送至ERP时同时直接发送至供应商。
      4. 从计划下拉列表,选择预定义的计划选项。如果选择未计划,发票导入/导出作业只在手动运行时运行(通过点击运行)。有关详情,见 手动运行财会作业。请注意,导出订单作业无法计划,会在订单准备发送给ERP/供应商时触发。
    6. 选择保存。您配置的配置文件显示在集成配置文件列表。如果计划了一个作业,它会显示在监控作业页面。
    要手动运行财会作业:
    要运行导出作业,您必须首先激活InvoicePaymentLetter信件,并带有传输SUBMISSION;见启用/禁用信件。
    1. 在集成配置文件列表页面,找到配置文件并选择编辑。显示通用信息选项卡。
      联系信息选项卡无法操作。
    2. 选择操作选项卡。将显示您定义的详情。
    3. 要运行导入、导出、经费分配或立即导出订单行作业,在相关部分点击运行。作业运行且文件发送到配置的FTP位置或从配置的FTP位置获取文件。如果在Alma中启用了电子邮件通知,您将通过电子邮件接收通知。
      在导出付款发票中,不使用使用更新XSD格式字段,除非要求使用XSD版本1。更多关于XSD版本的信息,见https://developers.exlibrisgroup.com...ations/finance。
      要手动导出订单,在导出订单部分点击重新运行失败订单。所有以前失败的订单都被发送至导出,且一条确认消息显示在页面顶部。
    要查看作业状态,处理的文件数等,见查看运行中的作业和查看已完成作业。
    财会作业的已成功完成状态并不代表发票成功的导入/导出。而是意味着任务完成时没有错误。
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