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    关闭、重新打开和重新链接采购订单行

    可译的
    下文描述了根据角色、订单行状态、订单行类型等其他因素可以在订单行记录列表(见在Alma中检索)的检索订单行页面执行的操作。 有关记录列表的更多信息,见记录列表

    关闭、取消和删除订单行

    下表比较了关闭、取消和删除订单行的操作。
    周期结束订单行
    操作 原因 可用于 结果
    关闭订单行 要完成订单
    • 等待付款发票的单次订单行
    • 等待续订的连续订单行
    保存为关闭的订单行;可以重新打开
    取消订单行 处理订单行时的错误 活动订单行没有
    • 被评估或者
    • 等待付款发票
    保存为关闭的订单行;可以重新打开
    删除订单行 清理系统
    • 关闭或取消订单行
    • 具有扩展角色的用户
    从Alma中删除的订单行和所有相关资料

    关闭订单行

    关闭订单行用于说明购买完成。 以下类型的订单行可以关闭:
    • 已发送并等待发票付款(通常自动支付,设置为 已完全开发票,并/或由工作流关闭)的单次订单行(至少有一个接收或激活的资源)。
    • 等待更新(例如,必须停止期刊订阅)的连续订单行。
    要关闭订单行:
    在订单行的记录列表中,点击关闭并点击确认
    • 关闭订单行不会删除馆藏。 对于与电子资源相关联的订单行,向电子资源激活任务表中添加含有以下备注的任务:该资源订单已关闭。 请检查是否需要取消激活。
    • 预支款在订单行关闭时释放。
    • 可以向关闭的订单行添加备注和附件。
    • 要关闭部分单册接收和部分单册未接收的订单行,移除未接收的单册,更改订单行中的单册数量,然后重新接收收到的单册。

    取消订单行

    取消订单行将使订单行失效。 在某些情况下可能想取消订单行。
    可以取消任何活动的订单行,除了正在评估或等待发票付款的。 取消的订单行可以被删除。
    订单行被取消时:
    • 并没有从Alma中删除。 仍可以通过列表上方的 寻找框或者页面左侧的小标签在检索订单行页面找到取消的订单行。 您可以通过点击订单行下方的相关链接来编辑或删除备注和附件(见编辑采购订单行信息)。
    • 如果订单行是主订单行,Alma会删除订单行的馆藏。 如果订单行是附加订单行,或者馆藏已经被接收或激活,Alma不会删除馆藏。 如果馆藏不能被删除,一条说明如果订单行被取消订单行与馆藏之间的链接将丢失的消息会出现。
    • 如果订单行有与之相关的电子任务,则删除电子任务。
    • 释放订单行的预支款。
    • 如果馆藏为空,Alma会尝试删除单册及其馆藏。 如果书目记录也没有单册,可以通过pol_handle_childless_bib客户参数定义如何处理记录。 欲知更多信息,见配置其他设置(采访)
    订单行被取消时, 请求 -馆藏更新后重新计算馆藏 作业会将请求从关联馆藏中分离并可能取消请求(如果没有其他单册可用于该请求)。 欲知详情,见查看已计划作业中的作业,请求 – 馆藏更新之后重新计算。
    要取消订单行:
    1. 在订单行的记录列表中,点击取消。 会在配置了订单行取消限制说明时出现。 确认后或者没有配置备注时,会出现取消信息对话框。
      取消信息对话框
    2. 选择取消原因。 要配置可用的原因,见配置订单行取消原因
    3. 取消备注输入供应商备注。
      备注信息出现在订单行概要页面的备注 选项卡。
    4. 选择向供应商发送取消给供应商发送取消通知。
      取消是通过电子邮件发送的,除非供应商配置了EDI取消,在这种情况下使用EDI发送取消的。 如果通过电子邮件发送,则使用为供应商定义的首选地址。 关于EDI更多信息,见电子数据交换(EDI)
    5. 点击确认。 订单行被取消。 如果选择 向供应商发送取消,则取消说明会发送给书商。
      只有在订单先前发送给供应商时,取消指令将发送给供应商。 如果订单仍在复核中,则没有订单发送给供应商,因此没有必要选择发送取消给供应商

    删除订单行

    要删除采购订单行,您必须拥有 采购操作员扩展 角色。
    删除订单行会从Alma中移除订单行并删除与订单行相关的任何转账记录。 删除主订单行也会删除与订单行相关的馆藏资源;删除额外的订单行不会删除馆藏。
    删除选项对于以下情况的订单行可用。:
    • 复核中
    • 打包 (自动或手动)
    • 延期取消关闭
    订单行不能被删除如果:
    • 已链接发票行。
    • 附在订单上并已发送给供应商(如果订单还没有发送,订单行可以从订单中删除,然后删除)。
    • 主订单行且接收或激活了订单行资源(即使在复核中)
    一旦删除了订单行,就无法检索或重新打开它。 如果想要查看或重新使用订单行,考虑取消它(见取消订单行)或关闭它(见关闭订单行)。
    要删除采购订单行:
    点击删除并点击确认。 订单行删除。
    关于删除订单行更多信息,见删除采购订单

    重新分配和重新激活订单行

    下表比较了重新链接、重新分配和重新打开订单行的操作。
    重新链接和重新激活订单行
    操作 原因 可用 不可用 结果
    重新链接采购订单 存在更好的书目记录 复核中延期就绪或单次关闭状态的订单行
    • 共享区记录
    • 有两份不同书目记录的单册
    订单行与更好的记录关联且将单册/馆藏移至该记录下。
    更改书目参考 存在更好的描述记录 活动订单行 取消的订单行 订单行采用更好、更完整的描述
    重新打开关闭取消的订单行 要打开关闭或取消的订单行 关闭或取消的订单行 所有其他订单行,包括删除的订单行 状态变成复核中

    重新链接采购订单行

    您可以更改订单行链接的书目记录。 可能的原因包括:
    • 在多卷工作中,出现单独卷的EOD比现有的更合适。
    • 现有书目记录比新导入的订单中的记录与到达单册更匹配。
    重新链接的选项仅对审核中延期就绪(打包成订单或者准备好发送)状态的订单行或等待手动更新和未发送的单次关闭的订单行可用。 如果满足以下情况则订单行不能被重新链接。
    • 订单行与中心知识库有关。 当这种情况发生时, 重新链接 选项不会出现。
    • 订单行包含了属于两个不同书目记录的条目。
    电子单册的订单行只有在有MMS ID时才能被重新链接。
    要重新链接订单行:
    1. 对要重新链接的订单行点击重新链接
      出现显示从订单行中获取的初始信息(例如,标题或ISBN)的检索结果页面。
    2. 按需修改检索(见在Alma中检索)。
    3. 选择新资源,点击确认。 订单行被链接到新资源上。 此外,相关馆藏和单册也移至新书目记录。

    改变订单行的书目记录。

    在不改变库存的情况下,可以将订单行的书目记录的引用改为不同的书目记录。 只有订单行描述发生了更改。
    这个功能是有用的,例如,如果一个订单是在短(存根)的书目记录上做的。 在这种情况下,订单行描述是对简短书目记录的描述。 如果短书目的记录得到了完整的书目记录的更新,那么订单行仍然会有现在不准确的标题的旧描述。 这种情况下, 点击更改书目参考 更新订单行描述来描述新记录。
    该功能只适用于基于标题的订单行。 此外,它不能在取消的订单行上执行。
    更多关于更改书目参考的信息,见 更改订单行书目参考 视频 (4:38mins)。
    要在不移动馆藏的情况下更改订单行链接的书目记录:
    1. 复核采购订单行(采访 > 采购订单行 > 复核)。 对要更改参考的订单行点击更改书目参考
      Purchase Order Lines - Change Bib Reference highlighted.png
      采购订单行列表
    2. 点击确认
      出现显示从订单行中获取的初始信息(例如,标题或ISBN)的检索结果页面。
    3. 按需修改检索(见在Alma中检索)。
    4. 选择新资源(点击列表中的资源行的任意位置)。 订单行参考信息已修改。

    重新打开关闭或取消的订单行

    要重新打开关闭或取消的订单行,你必须具有以下角色之一:
    • 采购操作员
    • 采购经理
    已经关闭或取消的订单行可以重新打开和重新使用。
    关闭的订单行已经完成了完整的收购流程(订单和支付),并在完成后关闭。 取消的订单行没有完成。
    关闭或取消的订单行可以从单独的订单行重新打开或使用自动化流程。
    要重新打开关闭或取消的订单行:
    对要打开的订单行点击重新打开。 如果关闭或取消的订单行不包含馆藏,点击确认。 当取消的订单行重新打开时,原始经费被移除;必须在订单行上增加新的经费。 订单行状态更新为复核中
    要批量重新打开关闭或取消的订单行:
    运行更新订单行工作流程作业。 有关更多相关信息,见在既定的集合上运行手动作业
    了解更多重新打开关闭或取消的订单行的信息 , 见 重新打开关闭/取消订单行 视频(5:39mins)。
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