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    处理催缺

    可译的
    要使用催缺页面处理催缺,您必须具有以下角色之一:
    • 采购操作员
    • 采购经理
    当订单没有到达或在预期日期激活时,为订单行创建催缺(催缺通知只对EDI或纸本订单行发送,如下所述)。 如果订单行超期,可在催缺页面查看(采访> 采购订单行 > 催缺)。 也可以点击永久菜单任务列表中的催缺订单行打开此页面(见任务列表中的任务)。
    催缺任务列表
    Alma生成催缺过程如下:
    • 对于连续纸本订单行——订单行和单册共有的一些字段用于确定何时将订单行发送至催缺。 和订单行相关联的字段为(见手动创建订单行总结选项卡中的供应商信息):
      • 订购后的预计收据期 - 发送订单行后,预计收据日期 设置为: 发送订单的日期 + 该值。
      • 订阅间隔 - 如果你没有使用预测模式(见下文),在收到与此订单行相关的单册后, 订单行的预计收据日期 更新为: 单册 接收日期 + 该值。
      • 预计收据日期 - 可以通过将手动设置该字段的值来覆盖前两个字段。 当日期改变时,和订单行相关联单册的 接收日期 改变。
      • 催缺宽限期 - 在上述情况中该值添加至 预计收据日期。 宽限期过后,订单行发送至催缺: 预计收据日期 + 催缺宽限期。 当订单行发送至催缺页面时。 默认值取决于在供应商帐户中配置的内容(见添加供应商和供应商账户)。
      • 接收日期 - 接收单册的日期。 当订单行的预计收据日期改变时,该日期也会随之改变。
      • 预计接收日期 - 只有使用预测模式时单册有 预计接收日期。 该字段由预测模式配置设置。 当该字段有值时,忽略订单行的 预计收据日期。 如同订单行的 预计收据日期,宽限期过后,订单行发送至催缺: 预计收据日期(单册) + 催缺宽限期 (订单行)。
    • 对于单次纸本订单行 — 与上述的连续订单行一样: 如果已定义订单行的 预计收据日期, 则会覆盖单册的已定义日期。 由于这是单次订单,没有预订间隔,预期收据日期也不会在接收后重置。
      宽限期后,催缺会通过EDI或者电子邮件自动发送给供应商,但这只是第一次将订单行发送到催缺页面;如果操作员更新了订单行的预期接收日期,而订单行在新日期之后再次发送到催缺页面,则不会发送第二次通知。
      同时, 用于启用单次纸本订单行的电子邮件通知的参数未 auto_claim(而不是 auto_claim_co)。
    • 对于电子资源订单行 – Alma计算催缺日期的方式如上面连续订单行所述,除了Alma使用 预计激活日期订购后预计激活期 而不是预计收据日期 订购后的预计收据期。 当到了预计激活日期 + 催缺宽限期,订单行(单次或连续)仍未被激活时,订单行发送至催缺。
      例如:供应商设置 订购后预计激活期 = 5催缺宽限期 = 2,如果电子资源在4月20日订购,四月28日订单行进入催缺。 四月 20 + 5 天 + 2 天 宽限期 = 四月 27;该资源预计将在4月27日激活。
    • 如果EDI催缺信已启用,使用EDI向已启用EDI催缺的供应商发送通知。(必须勾选供应商 EDI 信息 选项卡的催缺;见 电子数据交换(EDI))。 否则,不会自动发送通知。 您可以通过邮件手动发送通知(见与供应商通信)。
    下表总结了催缺何时发送至供应商。
    根据订单行类型向供应商发送催缺
    订单行类型 电子邮件自动发送(如果参数和信件已启用) EDI自动发送(如果信件已启用) 手动
    纸本单次
    纸本连续
    电子
    当订单行过期时,会生成以下提醒:
    • 过期采购订单行 – 订单行未按时接收/激活。
    • 该订单行已有催缺 – 采购订单行已被发送到催缺任务列表(见处理催缺)。 对于单次纸本订单行(或任何支持EDI催缺的供应商的订单),电子邮件会自动发送给供应商,询问订单的延迟交付情况。 请注意,电子邮件只会自动发送给供应商一次。 在订单行总结页面使用通信选项卡进行随后与供应商的通信(见与供应商通信)。
    • 总共订购<y>个单册已收到<x>个单册(单次纸本订单行) – 订单中的单册收到了多少。 在 提醒 选项卡,有已收到单册列表链接(请注意必须要在正确的部门中), 链接包含了订单行中的所有单册。
    • 超过<宽限期>天未接收到单册 (连续纸本订单行) – 上一次接收单册后过去的天数。
    • 尚未激活电子资源(电子订单行) – 订单行的电子资源尚未激活。 在提示选项卡中有电子资源激活任务列表的链接。
    可以编辑或更新过期订单行的日期。 在某些情况下,还可以重新连接、关闭、取消过期的订单行或激活过期的电子订单行。 大部分操作都会马上或者在 订单行 – 催缺 - 进程自动化作业运行后移除催缺。
    欲知详情,见下文:

    除了显示在订单行列表底部的折叠部分,第二个折叠部分显示在纸本订单行的催缺任务列表中。 一次性催缺信息连续催缺信息部分列出链接到催缺的订单行的单词或馆藏。 对于连续订单行,如果启用,催缺基于预测模式。 当订单行为催缺状态但是没有单册为催缺状态时,该部分称为最后接收的单册部分。 对于纸本一次性订单,列表显示链接到该订单行的全部未接收单册。 访问馆藏链接显示单册编辑器。 对于纸本连续订单,列表显示与该订单行链接的馆藏下的全部未接收单册,基于预测模式。 这种情况下,如果有单册,访问馆藏链接访问单册编辑器,否则访问馆藏单册列表。

    观看查看催缺订单行的未接收单册视频(1:17分钟)。

    更新日期

    可以从供应商处输入新预期接收日期或预期激活日期。 如果相同的预期日期适用于多个订单行,则可以在全局范围内为所有适用的订单行输入新日期。 当输入未来的日期时:
    • 移除订单行的催缺提醒。
    • 订单行不再出现在催缺页面。
    • 订单行从任务列表的有催缺的订单行链接中移除(见任务列表中的任务)。
    要更新日期:
    1. 选择是否更新全局或单个日期:
      • 要更新显示在催缺页面上的多个订单行的预期日期,选择要更新日期的所有订单行的复选框,点击 更改预期日期
      • 要为单个订单行更新催缺页面上的预期日期,点击更改预期日期(或编辑订单行更新日期 – 见编辑采购订单行信息)。
      出现预期接收日期(纸本订单行)或预期激活日期(电子订单行)对话框。
      预计收据日期窗口
      预计激活日期窗口
    2. 选择新日期。
    3. 备注字段输入备注。
    4. 选择保存。 预计日期更新且订单行的提醒被移除。 另外,订单行不再在催缺页面列出,并从任务列表中移除。
    观看接收后的处理和催缺视频(3:00分钟)。
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