Genehmigung und Zuordnung von Depots
Um Bestände zu genehmigen, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
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Bestandsmitarbeiter
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Bestandsmitarbeiter, erweitert
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Allgemeiner Systemadministrator
Depots genehmigen
Sie können eine bestimmte Registerkarte auch direkt öffnen, indem Sie eine der folgenden Aufgaben in der Aufgabenliste im persistenten Menü auswählen (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste).
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Depots genehmigen - Mir zugeordnet
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Depots genehmigen - Nicht zugeordnet
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Bestände genehmigen - Zugeordnet an andere
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Öffnen Sie die Seite Genehmigte Depots (Ressourcenverwaltung > Depots > Depots genehmigen).
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Wählen Sie eine der folgenden Registerkarten: Mir zugeordnet, Nicht zugeordnet, oder Zugeordnet an andere.
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Wählen Sie die Depots aus, die Sie bearbeiten möchten.
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Klicken Sie auf Prozess ausgewählt und wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
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Genehmigen – Die Depots genehmigen.
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Ablehnen – Die Depots ablehnen. Ablehnende E-Mails werden an die Hinterleger gesendet. Um die verfügbaren Gründe zu konfigurieren, siehe Konfiguration von Gründen für die Ablehnung von Depots.
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Zurückgeben – Die Depots dem Hinterleger zur Korrektur zurückgeben. Um die verfügbaren Gründe zu konfigurieren, siehe Konfiguration von Gründen für die Rücksendung von Depots.
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Öffnen Sie die Seite Genehmigte Depots (Ressourcenverwaltung > Depots > Depots genehmigen).
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Wählen Sie eine der folgenden Registerkarten: Mir zugeordnet, Nicht zugeordnet, oder Zugeordnet an andere.
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Wählen Sie den Titel eines Depots. Die folgende Registerkarte wird angezeigt:
Depotinformationen genehmigen -
Überprüfen und aktualisieren Sie die folgenden Informationen nach Bedarf für das Depot:
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Speicherpfad – Den Speicherort für die digitale Datei anzeigen
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Datensatz bearbeiten – Den MD-Editor öffnen (erfordert Berechtigungen zur Katalogisierung)
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Repräsentation bearbeiten – Den Editor für digitale Repräsentationen öffnen (erfordert Berechtigungen zur Bearbeitung von digitalem Bestand)
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Registerkarte Datensatz – Den Titelsatz des Depots anzeigen
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Registerkarte Notizen – Notizen zum Depot hinzufügen
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Wählen Sie einen der folgenden Buttons aus, die oben auf der Seite angezeigt werden:
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Genehmigen – Das Depot genehmigen.
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Ablehnen – Das Depot ablehnen. Eine ablehnende E-Mail wird an den Hinterleger gesendet Um die verfügbaren Gründe zu konfigurieren, siehe Konfiguration von Gründen für die Ablehnung von Depots.
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Zurückgeben – Die Depots dem Hinterleger zur Korrektur zurückgeben. Um die verfügbaren Gründe zu konfigurieren, siehe Konfiguration von Gründen für die Rücksendung von Depots.
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Wenn Sie ein Depot genehmigt, abgelehnt oder zurückgegeben haben, erscheint eine Vorschau der E-Mail, die an den Hinterleger gesendet wird. Sie können eine Notiz hinzufügen und diese E-Mails bearbeiten, bevor Sie auf E-Mail senden klicken. Für abgelehnte und zurückgesendete E-Mails können Sie zudem einen Grund aus der Dropdown-Liste auswählen. Um die Standard-E-Mails zu konfigurieren, siehe Konfiguration von Depot-Vorlagen für Benutzer.
E-Mail-Meldung: Genehmigung
E-Mail-Meldung: Ablehnung
E-Mail-Meldung: Rückgabe
Depots zuordnen
Sie können Depots einem anderen Benutzer zuordnen.
- Wählen Sie die Depots aus, die Sie einem anderen Benutzer zuordnen möchten.
- Wählen Sie Auswahl zuordnen > Zuordnen an. Die folgende erscheint:
Zuordnen an - Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Zuordnen an den Benutzer aus, dem Sie das Depot zuordnen möchten.
- Geben Sie bei Bedarf eine Notiz ein.
- Um eine E-Mail-Benachrichtigung an die Person zu senden, der Sie das Depot zugeordnet haben, klicken Sie auf E-Mail versenden.
- Klicken Sie auf Zuordnen.
Das Depot wird zugeordnet.
Sie können ein zugeordnetes Depot freigeben und die Zuordnung aufheben.
- Wählen Sie das Depot aus, das Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie auf Auswahl zuordnen > Zuordnung freigeben.
Das Depot ist nicht zugeordnet und wird auf der Registerkarte Nicht zugeordnet angezeigt.