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    Bursar-Systeme

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    Um ein Integrierungsprofil im Bursar-System zu konfigurieren, müssen Sie folgende Rolle innehaben:
    • Allgemeiner Systemadministrator
    Als Teil der Prozesse einer Bibliothek können Benutzern verschiedene Gebühren auferlegt werden, wie z. B. die Anmeldung für ein Seminar, zusätzliche Bildungsdienste usw. Wenn z.B. ein Benutzer ein ausgeliehenes Buch nach dem Fälligkeitsdatum abgibt, wird dem Benutzer für jeden Tag ab dem Fälligkeitsdatum eine Gebühr berechnet. Details finden Sie unter Verwaltung der Benutzergebühren und Konfiguration des Gebühren-Verhaltens.
    Viele bearbeiten Institutionen die für Benutzer anfallenden Gebühren in einem dafür bestimmten Bursar-System. Dabei kann es sich um das ERP-System der Institution oder ein anderes System handeln, welches für die Bearbeitung von Benutzergebühren bestimmt ist. Sie können Zahlungsinformationen von Alma in das Bursar-System als XML-Datei exportieren.  Alma erstellt einmalige IDs für jede exportierte Transaktion, um diese abzugleichen, wenn sie später erneut importiert wird (für weitere Informationen siehe Konfiguration von Bursar-Vorgangs-IDs). Alma exportiert auch eine intern erstellte ID, die von der Institution nicht konfiguriert werden kann. Diese ID kann auch beim Import verwendet werden, um Transaktionen abzugleichen.
    Nach dem Erstellen und Planen eines Bursar Integrationsprofils wird der Prozess Exportieren zum vom Bursar genutzten Profil <integration profile> name> angesetzt. Der Status für exportierte Gebühren wird auf Geschlossen eingestellt. Sobald die exportierten Gebühren im Bursar-System bearbeitet wurden, können sie mit dem Gebühren-Prozess Import von Bursar mit dem Profil <integration profile name> wieder in Alma importiert werden. In diesem Fall wird der Status für exportierte Gebühren auf Übertragen eingestellt
    Beispiel: Wenn Alma oder ein Bibliothekar einem Benutzer eine Gebühr auferlegt (z. B. 10 $ für ein verlorenes Exemplar), erscheint die Gebühr in Alma als positiver Wert. Wenn das Integrationsprofil ausgeführt wird, wird das für den Benutzer fällige Guthaben auf 0 reduziert, da Alma die Verantwortung für die Bearbeitung und das Sammeln der Gebühr an das Bursar-System übergibt. Wenn der Benutzer anschließend eine negative Gebühr erhält (z. B. - $ 10, nachdem der Benutzer ein verlorenes Exemplar gefunden und zurückgegeben hat), wird in Alma ein negativer Wert angezeigt. Dieser Wert wird wieder auf 0 reduziert, sobald das Integrationsprofil ausgeführt wird.
    Sobald eine Gebühr exportiert wurde, gilt sie als aktiv, wenn der Abschnitt Import im Integrationsprofil aktiviert wurde. Daher kann der Benutzer nicht gelöscht werden, bis die Bezahlung vom Bursar erhalten wurde. Dies gilt für manuelle Löschungen, den Prozess Benutzersätze Löschen und den Prozess Sammelgebührenerlass. Es ist nicht möglich, einen Benutzer zu löschen, der exportierte Gebühren hat. Wenn der Parameter allow_activity_on_transferred_finesfees auf falsch eingestellt ist und der Benutzer exportierte Gebühren hat, werden die Gebühren ebenfalls nicht erlassen. Zudem beziehen beide Prozesse bei der Berechnung des Schwellenwertes für den Erlass die exportierten Gebühren ein.
    Wenn der Abschnitt Import nicht aktiviert wurde, gelten exportierte Gebühren als geschlossen und werden ebenso behandelt wie bezahlte Gebühren.
    Besuchen Sie für weitere Informationen bitte https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/bursar
    • Alma exportiert Gebühren auch für abgelaufene Benutzer.
    Um ein Bursar Integrationsprofil zu konfigurieren:
    1. Stellen Sie sicher, dass Sie für diesen Service eine FTP-Verbindung eingerichtet haben (siehe Konfiguration der S/FTP-Verbindungen).
    2. Auf der Seite Liste der Integrationsprofile (Konfigurationsmenü > Allgemein > Externe Systeme > Integrationsprofile) klicken Sie auf Neues externes System. Die erste Seite des Integrationsprofil-Assistenten öffnet sich.
      Bursar-Integrationsprofil-Assistent – Seite 1
    3. Geben Sie einen Code and und Namen für das Profil ein, welches Sie definieren.
    4. Wählen Sie für Integrationstyp die Option Bursar.
    5. Wählen Sie für den S/FTP-Verbindungstyp die FTP-Verbindung.
    6. Wählen Sie unter System den Systemtyp aus. Wenn Sie Anderes auswählen, können Sie optional zusätzliche Systemdetails in der Systembeschreibung eingeben.
    7. Optional können Sie eine Beschreibung der Integration eingeben, die Sie konfigurieren.
    8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Die zweite Seite des Assistenten erscheint.
      Bursar-Integrationsprofil-Assistent – Seite 2
    9. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
      Bursar Integrationsprofi-Felder
      Abschnitt Feld Beschreibung
      Exportiert Aktiv (Erforderlich) Es können nur aktive Profile geplant werden.
      Zeit vor Export (Tage) Die Zeitspanne (in Tagen), die Alma warten soll, bevor Gebühren an das Bursar-System exportiert werden. Dies ist ein Pflichtfeld.
      Mindestbetrag für Benutzer Der Mindestbetrag einer Geldschuld, den ein Benutzer erreichen muss, bevor die Gebühren des Benutzers exportiert werden (wird angewendet, um den Export vieler kleiner Beträge zu verhindern). Bei der Berechnung des Guthabens des Benutzers für diesen Zweck berücksichtigt Alma zunächst alle anderen im Profil definierten Parameter (Gebührenalter, Eigentümer und Typ). Wenn der Gesamtbetrag der exportierbaren Gebühren unterhalb des Minimalbetrags liegt, werden die Gebühren nicht exportiert.
      • Um Gutschriften mit einzuschließen, geben Sie in dieses Feld 0 ein oder lassen Sie das Feld leer.
      • Dezimalpunkte sollten in dieses Feld nicht eingetragen werden.
      Benutzerkennungstyp Der Identifikationstyp, der für die Übereinstimmung von Benutzern verwendet wird, wenn die Datei eine Benutzer-ID enthält. Wählen Sie eine der von einem Administrator vordefinierten Optionen. Siehe Zusätzliche Benutzerkennungstypen anzeigen.
      Benutzergruppen Die Benutzergruppen, von denen die Zahlungsinformationen exportiert werden. Wird dieses Feld leer gelassen, exportiert Alma die Zahlungsinformationen für alle Benutzergruppen.
      Gebührenarten zum Export Die Gebührenarten zum Export. Sobald dieses Feld aktiviert wurde, werden nur Gebühren der ausgewählten Art exportiert. Wird dieses Feld leer gelassen, exportiert Alma die Zahlungsinformationen ungeachtet des Typs.
      Institutionelle Gebühr Ob Sie die Gebühren der Institution an das Bursar-System exportieren wollen.
      Bibliotheksgebühr Benutzergebühren werden für Exemplare exportiert, die zu dem Zeitpunkt, in dem die Gebühr erstellt wird, im Besitz der ausgewählten Bibliotheken stehen. Wenn dieses Feld leer bleibt, exportiert Alma die Informationen für jegliche Bibliotheksgebühren. Beachten Sie, dass, wenn die institutionelle Gebühr auf Nein gesetzt ist, zumindest eine Bibliothek ausgewählt werden muss; wenn keine Bibliotheken ausgewählt sind, muss die institutionelle Gebühr auf Ja gesetzt werden.
      Ausgabedatei-Pfad Ein Unterverzeichnis des Pfades, den Sie bei der Erstellung der S/FTP-Verbindung spezifiziert haben. Wenn Sie z.B. während der Konfiguration der S/FTP-Verbindung Alma im Feld Unterverzeichnis angegeben haben und Sie geben Bursar im Ausgabedatei-Pfad ein, werden die Zahlungsinformationen an das Verzeichnis Alma/Bursar exportiert (unter dem FTP-Hauptverzeichnis).
      Häufigkeit Eine Planungsoption. Die Zeit wird von Ex Libris für tägliche, wöchentliche und monatliche Ausführungsoptionen vorkonfiguriert.
      importieren Aktiv (Erforderlich) Es können nur aktive Profile geplant werden.
      Eingabedatei-Pfad Ein Unterverzeichnis des Pfades, den Sie bei der Erstellung der S/FTP-Verbindung spezifiziert haben. Wenn Sie z.B. während der Konfiguration der S/FTP-Verbindung Alma im Feld Unterverzeichnis angegeben haben und Sie geben Bursar im Feld Ausgabedatei-Pfad ein, werden die Gebühreninformationen vom Verzeichnis Alma/Bursar importiert (unter dem FTP-Hauptverzeichnis).
      Häufigkeit Eine Planungsoption. Die Zeit wird von Ex Libris für tägliche, wöchentliche und monatliche Ausführungsoptionen vorkonfiguriert.
    10. Wählen Sie Speichern. Das Profil ist gespeichert.
    Zur manuellen Ausführung und Überwachung des Bursar Import-Prozesses:
    Wählen Sie auf der Seite Liste der Integrationsprofile Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste des Bursas-Profils, das Sie definiert haben, und klicken Sie auf die Registerkarte Aktionen. Stellen Sei sicher, dass die Optionsschaltfläche Aktiv für den Abschnitt ausgewählt ist und klicken Sie am Ende des entsprechenden Abschnittes auf Ausführen.
    Der Prozess wird ausgeführt, sobald das System ihn unterbringen kann. Wenn in Alma die E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind erhalten Sie eine Benachrichtigung über E-Mail.
    Um den Status des Prozesses, die Anzahl der verarbeiteten Dateien und andere Daten anzuzeigen, wählen Sie Prozess-Historie in der Zeilen-Aktionsliste für das Profil auf der Seite Liste der Integrationsprofile aus.
    Der Status Erfolgreich abgeschlossen bedeutet nicht, dass Datensätze erfolgreich importiert oder exportiert wurden. Dies bedeutet vielmehr, dass der Prozess ohne Fehler abgeschlossen wurde.