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    Arbeiten mit noch zu zahlenden Rechnungen .

    Translatable
    Um Rechnungsinformationen zu bearbeiten, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Rechnungs-Mitarbeiter
    • Rechnungs-Mitarbeiter, erweitert
    • Rechnungs-Manager
    Sie können nur Rechnungen verwalten, die mit dem Ihrer Rolle zugewiesenen Umfang verbunden sind.
    Wenn der Parameter Behandlung_Rechnungszahlung im Menü Erwerbungs-Konfiguration - Andere Einstellungen auf Wahr eingestellt wird, erreicht die Rechnung die Zahlungsstufe, sodass die Institution die Bezahlung der Rechnung selbst verwalten kann. Die Rechnungszahlung kann auf eine der folgenden Weisen verwaltet werden:
    • Durch das institutionelle Rechnungszahlungssystem oder ERP, wenn Sie ein Importprofil angelegt haben (siehe https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance und Finanzsysteme). Wenn Sie diese Methode anwenden, importiert Alma Zahlungsdetails aus dem ERP-System, kennzeichnet diese Rechnungen automatisch als Bezahlt und schließt sie dann.
    • Manuell - durch einen Rechnungs-Mitarbeiter/-Manager in Alma auf der Seite Warten auf Rechnungsbezahlung (Erwerbungen >Eingang und Rechnungslegung>Warten auf Zahlung)
    Seite: Warten auf Rechnungsbezahlung
    Zahlung innerhalb des Arbeitsablaufs für die Rechnungslegung
    Bearbeiten der Zahlungsdetails einer Rechnung:
    1. Lokalisieren Sie auf der Seite Warten auf Rechnungsbezahlung (Erwerbungen > Eingang und Rechnungslegung > Warten auf Zahlung) die Rechnungen, deren Zahlungsdetails Sie bearbeiten möchten.
      Sie können bestimmte Rechnungen mit dem Feld Suchen oben auf der Liste oder mit Hilfe der Facetten Ergebnisse beschränken auf lokalisieren. Details zu Rechnungsfacetten finden Sie unter Rechnungsfacetten.
    2. Wählen Sie für die Rechnung, deren Zahlungsdetails Sie bearbeiten wollen, Aktionen > Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Rechnungsdetails erscheint.
      Seite für Rechnungsüberschrift-Informationen
      Nur der Zahlungsabschnitt dieser Seite kann bearbeitet werden. Wenn Sie andere Bereiche der Rechnung bearbeiten möchten, müssen Sie die Rechnung zunächst in den Status Zur Prüfung einstellen, bevor Sie sie bearbeiten (siehe Rechnungen auf Prüfung zurückstellen).
    3. Wählen Sie als Zahlungsstatus eine der folgenden Zahlungsstatus-Optionen aus: Bezahlt oder Unbezahlt.
    4. Wenn Sie Bezahlt gewählt haben, geben Sie das Folgende ein:
      • Zahlungs-Kennung – Eine Referenznummer für die Zahlung, wie beispielsweise eine Rechnung oder eine Prüfnummer. Wenn Sie mit einem integrierten externen System arbeiten, kann dieses Feld eine externe Referenznummer des ERP-Systems enthalten.
      • Zahlungsdatum – Das Datum der Zahlung.
      • Zahlungsbetrag – Der endgültige Betrag, der bezahlt wurde (nach Berücksichtigung von Wechselkursen usw.).
    5. Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen:
      • Speichern – Die eingegebenen Zahlungsinformationen werden gespeichert, aber die Rechnung Speichern, but the Rechnung wird nicht in den verbleibenden Rechnungstahlungsvorgang des Arbeitsablaufs für die Rechnungslegung weitergeleitet.
      • Speichern & Fortfahren – Die von Ihnen eingegebenen Zahlungsinformationen werden gespeichert und die Rechnung wird zur folgenden Stufe des Arbeitsablaufs für die Rechnungslegung weitergeleitet. Wenn der Zahlungsstatus der Rechnung Bezahlt lautet, überprüft Alma im nächsten Schritt des Arbeitsablaufs, ob die der Rechnung zugewiesenen Bestellposten voll in Rechnung gestellt und bezahlt wurden. Anschließend schließt Alma diese Bestellposten und schließt dann die Rechnung.
    Sie können Ihre Rechnungs-Verwaltungsaufgaben auch auf der Seite Warten auf Bezahlen der Rechnungen (Erwerbungen > Eingang und Rechnungslegung > Wartet auf Bezahlung) durchführen, wie in den referenzierten Verfahren beschrieben:

    Rechnungen auf In Prüfung zurückstellen

    Rechnungen, die auf Bezahlung warten, können zurück auf In Prüfung gestellt werden, wenn sie nicht zu ERP gesendet oder bereits von ERP abgelehnt wurden. Von ERP abgelehnte Rechnungen werden automatisch auf In Prüfung zurückgestellt. Die Benachrichtigung zur Ablehnung der Rechnung und der Grund werden in der XML-Datei spezifiziert, die vom ERP-System gesendet wird (siehe Finanzsysteme).
    Rechnungen, die abgeschlossen sind oder auf Zahlung warten, können manuell auf Überprüfen zurückgestellt werden.
    Um Rechnungen zur Prüfung zurückzusenden:
    Wählen Sie für die entsprechende Rechnung auf der Seite Warten auf Zahlung (Erwerbungen > Eingang und Rechnungslegung > Warten auf Zahlung) Aktionen > Auf In Prüfung zurückstellen in der Zeilen-Aktionsliste und klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Der Rechnungsstatus wird auf Zur Prüfung gestellt.

    Rechnung nach XML exportieren

    Sie können eine XML-Version der Rechnung, die an das ERP-System gesendet werden soll, erzeugen: Diese Option wird nur für Rechnungen angezeigt, die die Genehmigungsstufe hinter sich haben (mit dem Status Für Zahlung bereit, Warten auf Zahlung oder Geschlossen).
    Erzeugen einer XML-Version der Rechnung, die an das ERP-System gesendet werden soll:
    Wählen Sie für die entsprechende Rechnung auf der Seite Rechnungen, die auf Zahlung warten (Erwerbungen > Eingang und Rechnungslegung > Warten auf Zahlung) Aktionen > Export-XML erzeugen in der Zeilen-Aktionsliste.
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