Flujo de trabajo de facturación
Esta página describe el flujo de trabajo de facturación desde la creación hasta el pago y el cierre. Para ver un resumen del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Infraestructura, Renovaciones, Configuración, etc., consulte Introducción a Adquisiciones. Para obtener más detalles sobre el flujo de trabajo de compras integral con enlaces a las secciones relevantes, consulte Flujo de trabajo de compras.
A continuación hay una ilustración del flujo de trabajo de facturación que especifica cómo se gestiona una factura desde el momento de su creación hasta el momento en el que se cierra la factura. Cuando una línea de Orden de compra está completamente facturada, se cierra su línea de Orden de compra asociada. Si por alguna razón no se necesita factura, utilícese una línea de Orden de compra que no requiera precio ni fondos, como por ejemplo Técnica; véase Crear manualmente una línea de Orden de compra.
Véase la serie de vídeos Flujos de trabajo de facturación (4 vídeos).
A continuación se encuentra una descripción detallada de los pasos de este flujo de trabajo (con los números que corresponden a los números en el diagrama). Para consultar la lista completa de los estados de las facturas, véase Estados de las facturas.
- Una factura se crea de una de las siguientes maneras:
- Importando un mensaje EDI del proveedor (véase Crear una factura con EDI)
- Importando un fichero Excel (véase Crear una factura a partir de un fichero)
- Crear facturas en lote vía la API Crear factura (véase Facturación en lote en Alma en la Red de desarrollador de Ex Libris)
- Mediante una orden de compra o en forma manual (véase Crear una factura desde una orden de compra o manualmente).
Después de crear una factura usando una orden de compra o manualmente, se puede elegir pasar directamente a la página Recibir material nuevo (véase Recibir material).
En el caso de facturas importadas mediante EDI, si todas las líneas de orden de compra del fichero EDI asignadas a esta factura pertenecen a la misma biblioteca, esa biblioteca será la propietaria de la factura. Si todas las líneas de orden de compra asignadas a la institución no son para la misma biblioteca, la factura tendrá a la institución como el propietario.Después de crear una factura (ya sea a través de la importación de un fichero EDI/Excel, manualmente o API), puede cambiar el Propietario. - La factura se procesa para determinar si hay elementos que requieren atención especial según las normas preconfiguradas por un administrador. Este proceso lo lleva a cabo el sistema automáticamente.
Si hay problemas de datos que necesiten atención, el estado de la factura se configura en En revisión y la factura se envía a revisar (paso 3). Para obtener información sobre esta actividad manual, véase Revisar facturas. Si no hay problemas de datos y las reglas preconfiguradas determinan que la factura se puede procesar automáticamente, la factura avanza al paso 4.
- Si invoice_skip_erp = true en la tabla de mapeo de los parámetros del cliente (lo cual indica que la factura no va a ser enviada al ERP, véase Configurar otros ajustes), la factura pasa a la fase de pago del flujo de trabajo (paso 5).
- Si invoice_skip_erp = false en la página de la tabla de mapeo de los parámetros del cliente (véase Configurar otros ajustes), la factura se establece en Lista para ser pagada y avanza de forma acorde en el flujo de trabajo.
- La fase de revisión en el flujo de trabajo permite al revisor añadir información pendiente a la factura o corregir cualquier información incorrecta en la factura. Cuando el revisor selecciona Guardar y continuar en la página Revisar facturas, la factura vuelve al paso 2 del flujo de trabajo donde se vuelve a procesar para determinar si hay elementos que requieran una atención especial. Si los problemas de datos siguen presentes, la factura vuelve a revisión. Si todos los problemas de datos han sido resueltos, el estado de la factura cambia a En autorización y la factura avanza al paso 4. Las facturas que han sido cerradas o enviadas al ERP pueden volver a enviarse a la fase de revisión para habilitar la edición de la factura (véase Devolver las facturas a revisión).
También es posible editar ciertos campos en las líneas de facturas cerradas. Para más información, véase Crear facturas.
- La factura es aprobada automáticamente y enviada a la siguiente fase del flujo de trabajo (Lista para ser pagada) o espera la autorización manual de la persona adecuada de la plantilla de la biblioteca antes de continuar con el flujo de trabajo.
- Si las normas de aprobación preconfiguradas por un administrador determinan que la factura puede aprobarse automáticamente, la factura avanza al paso 5.
- Si las normas de aprobación preconfiguradas por un administrador determinan que es necesaria una aprobación manual, la factura es enviada a aprobación manual. Para obtener información sobre esta actividad manual, véase Aprobar facturas. Cuando la persona que realiza la aprobación manual selecciona Aprobar en la página de información de la factura (a la que se accede a través de la página Aprobar facturas), el estado de la factura se establece en Lista para ser pagada y la factura aprobada está lista para ser enviada al sistema de pago o ERP. (Si la persona rechaza la factura, es devuelta a la fase de revisión; véase paso 3).
- La factura llega a la fase de pago en la cual la factura espera a la tramitación del pago, bien a través de Alma o bien a través del sistema ERP de la institución. (Para consultar información sobre configurar su sistema externo para recibir facturas de Alma y ejecutar la tarea que exporta facturas desde Alma a este sistema externo, véase Sistemas financieros).
- Si el parámetro handle_invoice_payment en el menú Configuración de adquisiciones Otros ajustes está establecido como verdadero, el estado de la factura se establece en Esperando pago para que la propia institución pueda gestionar el pago de la factura, ya sea automáticamente a través del proceso de importación (véase https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance) o manualmente por parte de un operador (véase Trabajar con facturas en espera de pago).
- Si el parámetro handle_invoice_payment en el menú Configuración de adquisiciones > Otros ajustes se establece en falso, la factura se cierra (estado Cerrado) sin esperar el pago (sin importar si se envía a un sistema ERP o no).
Cuando se introduce una cantidad negativa para la cantidad de la factura, se concede un reembolso al usuario (véase la descripción del campo Cantidad total en Campos de la página de detalles de la factura). - Entonces, la factura se cierra (estado Cerrado).
Alma comprueba si las líneas de orden de pago asociadas con la factura están completamente facturadas y pagadas. Las líneas de orden de compra asociadas a la factura se cierran si se reciben/activan y la factura se pagó o envió al sistema ERP. Si los ejemplares de la línea de orden de compra todavía no se recibieron/activaron, la línea de orden de compra permanece abierta.
Estados de las facturas
Una factura puede tener uno de los siguientes estados:
- En revisión: la factura fue creada pero todavía no ha sido revisada.
- En aprobación: la factura está a la espera de aprobación manual.
- Lista para ser pagada: la factura fue aprobada y está lista para ser enviada al ERP.
- Esperando pago: la factura fue aprobada y enviada al ERP (o se ha omitido el ERP si la institución no lo usa).
- Cerrada: la factura está pagada y cerrada.