Crear líneas de orden de compra con pedidos en tiempo real
Esta página describe cómo configurar y trabajar en tiempo real con API. Para obtener una lista de enlaces a páginas con instrucciones sobre compras en Alma, incluidas renovaciones, trabajar con proveedores, etc, consulte Compras. Para conocer el flujo de trabajo de compras general, incluidos los pasos necesarios para crear pedidos (ya sea con EOD, crearlos manualmente, etc.), consulte Flujo de trabajo de compras. Para una descripción general del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Facturación, Renovaciones, Configuración, etc., consulte Introducción a adquisiciones.
Alma admite órdenes en tiempo real al permitir a los proveedores integrar su sistema de pedidos con el repositorio de Alma y las características de los pedidos. Esto significa que los operadores de Alma pueden comprar ejemplares directamente en el sistema del proveedor, y los datos del pedido se envían automáticamente a Alma desde el sistema del proveedor con las API de Alma. A continuación, Alma crea automáticamente una línea de orden de compra por cada ejemplar comprado.
Los pedidos en tiempo real aceleran la disponibilidad de los recursos, aumentan la eficiencia de integrar registros, reducen las complicaciones de sobreponer o fusionar registros manualmente y aumentan el enriquecimiento de datos en Alma.
El siguiente diagrama muestra un resumen del flujo de trabajo de compra en tiempo real:
Establecer un flujo de trabajo de órdenes en tiempo real con los proveedores participantes
Esta sección brinda información general sobre cómo configurar el flujo de trabajo de los pedidos en tiempo real con los proveedores. La configuración se debe llevar a cabo tanto en Alma como en el sistema del proveedor.
Para instrucciones específicas para trabajar con ProQuest Coutts OASIS, consulte Configurar un flujo de trabajo de adquisiciones en tiempo real con ProQuest Coutts OASIS. Véase también Crear manualmente una línea de orden de compra.
Configuraciones requeridas en Alma
La configuración simple incluye los siguientes pasos:
- Plantilla de metadatos por defecto: Asegúrese de que haya una plantilla de metadatos por defecto configurada. (Abra el Editor de Metadatos > Plantilla > seleccione la plantilla que quiera definir por defecto > haga clic en el botón derecho y seleccione Propiedades > marque por defecto).
-
Perfil de integración de Nueva Orden API: Esta API se usa para crear una línea de la orden de compra en Alma para un pedido que se haya realizado en el sistema de un proveedor. Como parte de los detalles de la línea de orden de compra, los metadatos relevantes se envían a Alma. Alma intentará buscar coincidencias con los registros bibliográficos existentes. Si existe un registro bibliográfico coincidente, la nueva línea de la orden de compra se relacionará con ese registro. De lo contrario, se creará un nuevo registro bibliográfico con los metadatos proporcionados. Debe decidir las reglas de coincidencia que desee aplicar (consulte Cómo se determina el registro bibliográfico).
Las validaciones para fascículos relacionados con los fondos también se pueden configurar como documentadas aquí (docx). - Ex Libris recomienda definir un Perfil de restricción API (véase aquí).
- Configuración específica para el proveedor de Alma para GOBI: La cuenta de proveedor que representa a GOBI se debe definir con un descuento del 0 %.
Envío de información de configuración al proveedor
El establecimiento de las órdenes en tiempo real también debe producirse por parte del proveedor. Para obtener información para proveedores, consulte Establecer un flujo de trabajo de órdenes en tiempo real con ExLibris Alma.
- Proporcione al proveedor la información necesaria de Alma para la configuración, según se detalla abajo:
| Enviar al proveedor | Descripción |
|---|---|
| Clave API |
Genere una clave API y facilítesela al proveedor. Si varios proveedores son parte de las órdenes en tiempo real, proporcione a cada proveedor una clave API por separado. De este modo, cuando la institución desee dejar de trabajar con un proveedor específico, esa clave API específica se puede deshabilitar a través de la Red de desarrolladores. Otras claves API seguirán funcionando como de costumbre. Para generar su clave API:
Puede definir la API dentro de su Sandbox o en entornos de Producción.
Para obtener más información sobre la generación de la clave API y trabajar con las API de Alma, consulte API de Alma. |
| Código del proveedor y código de cuenta del proveedor |
Encuentre la información sobre el registro del proveedor en Alma bajo Adquisiciones > Infraestructura de adquisiciones > Proveedores. Las líneas de orden de compra creadas como parte de órdenes en tiempo real estarán relacionadas con ese proveedor y esa cuenta del proveedor:
Asegúrese de que este proveedor en Alma esté configurado para no enviar mensajes EDI salientes para las órdenes de compra. Se pueden enviar otros mensajes EDI (popr ejemplo, para facturas), si forman parte de su flujo de trabajo. |
| Código(s) de biblioteca propietaria |
La biblioteca a la que se asignará la línea de la orden de compra creada como parte de las órdenes en tiempo real. Facilite al proveedor una lista de los posibles códigos de la biblioteca propietaria. La implementación por parte del proveedor podría consistir en proporcionar un menú desplegable en el formulario de órdenes desde el cual se seleccione la biblioteca propietaria relevante. Otra implementación podría ser asociar una cuenta a una única biblioteca propietaria. En este caso, el operador tendrá que iniciar sesión con la cuenta relevante. Tenga en cuenta que el proveedor puede utilizar la opción Recuperar API de bibliotecas para obtener una lista completa de las bibliotecas o utilizar Obtener API de la biblioteca, con el objetivo de verificar el código de una biblioteca específica. |
| Código(s) de fondos | El fondo desde el cual se hará el pago. Tenga en cuenta que el proveedor puede usar Recuperar API de fondos. |
Consideraciones del modelo de acceso
Cuando se ejecuta la Nueva orden API, Alma usa el número identificador del proveedor o el ISBN\ISSN para hacer coincidir la orden entrante con un portafolio existente en una colección electrónica. Actualmente, esta funcionalidad está disponible para OASIS y GOBI.
- Si se encuentra una coincidencia, la línea de la orden de compra se asocia al portafolio. La descripción del modelo de acceso, como se define en la tabla Modelo de acceso, se añade al campo Modelo de acceso público (ubicado dentro de la pestaña Adquisición del Editor de portafolios) para su despliegue en Primo.
- Si no se encuentra una coincidencia, se hace una búsqueda en la Zona de la Comunidad dentro de la colección relevante de la Zona de la Comunidad, con el código de acceso a la colección del proveedor, que se transfiere a Alma como parte de la información de la orden. Una vez que se encuentra una coincidencia en la Zona de la Comunidad, el portafolio se activa en la institución enlazada a la Zona de la Comunidad. El modelo de acceso se almacena en el campo Modelo de acceso de la línea de la orden de compra para órdenes electrónicas, y en el campo del portafolio Modelo de acceso público para su despliegue en Primo.
Los portafolios que se activan desde la Zona de la Comunidad como resultado de las órdenes que llegan a Alma desde OASIS/GOBI a través de la API entran en Alma como no 'Disponible'. Para que el portafolio aparezca en el sistema de descubrimiento, la institución debe ponerlo a disposición (una vez que lo haya hecho el proveedor).
Si su institución desea que las órdenes que vienen de OASIS/GOBI a través de la API creen todos los recursos que tienen coincidencia en la Zona de la Comunidad de Alma como 'Disponible', establezca el parámetro acq_activate_portfolio_from_API (Menú de configuración > Adquisiciones > Otros ajustes) en 'verdadero'. Si el parámetro se estableció en verdadero y el recurso no tiene una coincidencia en la Zona de la Comunidad, se creará un portafolio local. Este portafolio local no se establecerá como "Disponible" (se creará una Lista de tareas de activación electrónica) porque los portafolios locales no enlazadados a la CZ no tienen información de URL.
Para mayor información, véasenotas de la versión de Eneroyla página configurar otros ajustes (Adquisiciones).
En caso de que se haya añadido al portafolio una línea de la orden de compra del tipo "Actualización de Licencia" como línea adicional de la orden de compra, el campo Modelo de Acceso Público en el portafolio muestra el modelo de acceso asociado a la orden de actualización de licencia.
Información adicional
Para obtener información adicional, véase más abajo:
- Listas de proveedores compatibles con órdenes procedentes de OASIS/GOBI: Listas de proveedores.
- Resumen general detallado de compras en tiempo real: https://developers.exlibrisgroup.com/blog/Real-time-Acquisitions
- API de la línea de orden de compra (cómo se determina el registro bib): https://developers.exlibrisgroup.com/blog/Create-PO-line-API-how-the-bibliographic-record-is-determined
- Crear una API de la línea de orden de compra: https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/acq/POST/gwPcGly021rXkIgBNjmJH6pSL6v0plPz/d5b14609-b590-470e-baba-9944682f8c7e
- API de nueva orden para portafolios electrónicos que son parte de una colección
Para obtener una lista de proveedores participantes, véase a continuación.
Si se desea que un proveedor habilite esta característica, o si se es un proveedor que desea habilitar esta característica, contactar con VendorIntegration@exlibrisgroup.com.
Lista de Proveedores de OASIS
| Nombre del proveedor | Nombre de la colección | ID de la colección |
|---|---|---|
| Colección de Bloomsbury | Todos los Títulos de las Colecciones de Bloomsbury | 614950000000000416 |
| Brill Online | Libros de Brill Online | 613170000000000148 |
| Libros Electrónicos de Cairn | Libros Electrónicos Generales de Cairn | 613170000000000198 |
| Cambridge University | Todos los libros de Cambridge Core | 613820000000000020 |
| De Gruyter | Libros electrónicos De Gruyter completos | 611000000000002268 |
| EBSCO | EBSCOhost eBooks | 61111000211069000 |
| Elsevier | Elsevier ScienceDirect Books Complete | 613840000000000009 |
| Gale GVRL | Gale eBooks | 611000000000000731 |
| IGI Global en línea | IGI Global InfoSci-Books | 611000000000002255 |
| John Benjamins | John Benjamins Books | 613820000000000062 |
| JSTOR | Libros de JSTOR | 613170000000000272 |
| Karger | Karger eBooks Collection | 613810000000000333 |
| Manchester University Press | Manchester Hive | 615490000000000250 |
| Oxford Scholarly Editions Online | Oxford Scholarly Editions Online | 613840000000000106 |
| Project MUSE | Proyecto MUSE: Colección de Todos los Títulos Únicos de EBA | 615410000000000517 |
| ProQuest Ebook Central | Ebook Central Eterno y Títulos DDA | 614330000000000002 |
| Rittenhouse R2 | Títulos PDA de Descubrimiento de R2 Digital Library | 614900000000001202 |
| SAGE | SAGE Knowledge A-Z (Todos los títulos) | 613790000000000598 |
| Taylor & Francis | Taylor & Francis eBooks Complete | 611000000000000660 |
| Wiley Online Library (Libros Electrónicos) | Libros en línea de Wiley Online Library | 611000000000000499 |
| World Scientific Publishing | World Scientific eBooks | 612490000000000003 |
Lista de Proveedores de GOBI
| Nombre del proveedor | Nombre de la colección | ID de la colección |
|---|---|---|
| Al Manhal | Colección de Libros Electrónicos de Al Manhal | 614910000000001498 |
| Bloomsbury | Todos los Títulos de las Colecciones de Bloomsbury | 614950000000000416 |
| Brill Online | Libros de Brill Online | 613170000000000148 |
| CAIRN | Libros Electrónicos Generales de Cairn | 613170000000000198 |
| Cambridge University Press | Todos los Libros de Cambridge Core | 613820000000000020 |
| De Gruyter | Libros Electrónicos Completos de De Gruyter | 611000000000002268 |
| Digitalia Hispánica Digitalia |
Digitalia Hispánica | 613840000000000287 |
| Duke University Press | e-Duke All Books | 615410000000000518 |
| EBSCOhost | EBSCOhost eBooks | 61111000211069000 |
| Libros de Edward Elgar | Libros de Edward Elgar | 613170000000000299 |
| Elsevier ScienceDirect | Elsevier ScienceDirect Books Complete | 613840000000000009 |
| Gale GVRL | Gale eBooks | 611000000000000731 |
| IGI Global en línea | IGI Global InfoSci-Books | 611000000000002255 |
| John Benjamins | John Benjamins Books | 613820000000000062 |
| JSTOR | Libros de JSTOR | 613170000000000272 |
| Karger | Karger eBooks Collection | 613810000000000333 |
| Manchester University Press | Manchester Hive | 615490000000000250 |
| Project MUSE | Proyecto MUSE: Colección de Todos los Títulos Únicos de EBA | 615410000000000517 |
| Oxford Bibliographies Online Oxford University Press |
Oxford Bibliographies | 613170000000000296 |
| Oxford Clinical Psychology en línea Oxford University Press |
Oxford Clinical Psychology | 613790000000001102 |
| Oxford Handbooks Online | Oxford Handbooks Online Completa | 611000000000002626 |
| Oxford Medicine Online | Oxford Medicine Online | 613410000000000010 |
| Oxford Scholarly Editions Online | Oxford Scholarly Editions Online | 613840000000000106 |
| Oxford Reference Online | Biblioteca de Oxford Reference | 613170000000000188 |
| ProQuest Ebook Central | Ebook Central Eterno y Títulos DDA | 614330000000000002 |
| Rittenhouse R2 Digital Library Rittenhouse Book Distributors, Inc. |
Títulos PDA de Descubrimiento de R2 Digital Library | 614900000000001202 |
| Contenido en Línea de SAGE | SAGE Knowledge A-Z (Todos los títulos) | 613790000000000598 |
| SpringerLink | Libros Completos de SpringerLink | 611000000000001381 |
| Libros Electrónicos de Taylor & Francis | Taylor & Francis eBooks Complete | 611000000000000660 |
| University Press Scholarship | University Press Scholarship Online Completa | 613450000000000059 |
| Wiley Online Library (Libros Electrónicos) | Libros en línea de Wiley Online Library | 611000000000000499 |
| Wolters Kluwer | Books@Ovid Purchase | 612430000000000018 |
| World Scientific | World Scientific eBooks | 612490000000000003 |
Orden en tiempo real para los modelos de compra ATO, STL y EBA
| Modelo de compra | Descripción |
|---|---|
| Access to Own (ATO) |
El modelo ATO es un modelo de adquisición único basado en el uso para libros electrónicos, donde todos los gastos contribuyen a la propiedad y, de esta manera, los clientes pueden controlar el presupuesto, al tiempo que proporcionan acceso potencial a una variedad de títulos más amplia. Este modelo es relevante para bibliotecas que:
Este modelo está disponible a través de la plataforma ProQuest Ebook Central. |
| Préstamo a corto plazo (STL) |
|
|
Adquisición basada en evidencia (EBA) |
Cómo funciona EBA, en 4 pasos
|
STL/ATO y Alma
Alma recibe la orden a través de API y la asocia al recurso correspondiente. Si se envía una orden adicional a Alma vía API como parte de STL/ATO, la nueva orden se asocia al recurso existente como la "orden principal", mientras que la orden inicial se mueve y convierte en una "orden adicional". Tanto la orden principal como la orden adicional tienen el recurso asociado a ellas. La línea de orden de compra principal es la línea de orden de compra primaria y activa, y todos sus atributos relevantes pasan al portafolio (Modelo de acceso).
Ejemplo: Este caso práctico describe la cadena de eventos que ocurren cuando las órdenes de STL/ATO se envían a Alma:
- La biblioteca tiene un programa de DDA con ProQuest. Como parte del programa de DDA, el recurso electrónico AI-Powered IoT for COVID-19, se pone a disposición a través de ProQuest Ebook Central.
El portafolio AI-Powered IoT for COVID-19 es parte de un programa de DDA.La pestaña Adquisiciones del portafolio AI-Powered IoT for COVID-19 no presenta órdenes.
- ProQuest identifica el acceso al recurso, que provoca una orden STL en tiempo real.
Se envía una orden de STL en tiempo real a Alma para este portafolio y se asocia a él como orden Principal.
- ProQuest identifica un segundo acceso adicional al recurso, lo que provoca una orden STL adicional en tiempo real.
Se envía una segunda orden STL en tiempo real a Alma para este portafolio. La segunda orden está asociada con el portafolio como la orden Principal y la orden previa (inicial) ahora está asociada con el portafolio como una Línea de orden de compra adicional.
- Ambas líneas de orden de compra que se crearon como parte del proceso de STL se asocian al recurso.
La Línea de orden de compra original (primera) está asociada al portafolio como una Línea de orden de compra adicional.
La segunda línea de orden de compra también está asociada al portafolio.
EBA y Alma
EBA (Adquisición Basada en Evidencia) es un modelo de compra donde un depósito único se pasa al proveedor al inicio del período de suscripción, pero el pago real se lleva a cabo solo al fin del período. A continuación están los pasos sugeridos par manejar una compra EBA en Alma:
- Cree un fondo EBA dedicado para la cantidad total que la biblioteca le depositó al proveedor (cantidad por la duración de la suscripción)
- Al final del período, cuando la biblioteca use su crédito EBA para adquirir acceso perpetuo a los portafolios seleccionados, cree una orden (línea de orden de compra) asociada con la colección que tendrá los portafolios poseídos.
La Línea de la orden de compra no se asociará a todos los portafolios poseídos pertinentes, solo a la colección.
- Opcinoal: Agregue un adjunto al POL con una lista de portafolios que se compraron a la conclusión de este periodo de suscripción de EBA.
- Para el próximo período de suscripción con el mismo proveedor, cree un fondo nuevo o añada una asignación al fondo existente (traspasar es otra opción, si se aplica) y repita los pasos anteriores.
EBA también se puede gestionar a través de Rialto. Para más información, consulte Trabajar con adquisición basada en evidencias (EBA).