Autorizar y enviar órdenes de compra
Esta página describe la autorización de órdenes de compra (PO) en Alma, incluidos el reenvío y la eliminación de PO. Para obtener una lista de enlaces a páginas con instrucciones sobre compras en Alma, incluida la creación de líneas de orden de compra, renovaciones, trabajar con proveedores, etc, consulte Compras. Para ver una descripción general del flujo de trabajo integral de compras, consulte Flujo de trabajo de compra. Para ver una descripción general del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Infraestructura, Facturación, Configuración, etc., consulte Introducción a adquisiciones.
Para autorizar y enviar Órdenes de compra, se debe tener el siguiente rol:
- Gestor de compras
Después de agrupar las líneas de orden de compra en una orden de compra y de que dicha orden de compra se revise y guarde a través de Guardar y continuar (consulte Agrupar líneas de orden de compra en una orden de compra), si las reglas de autorización preconfiguradas por Ex Libris requieren autorización manual de órdenes de compra, se envía la orden de compra para su autorización. Se autorizan las Órdenes de compra en la página de Autorizar Órdenes (Adquisiciones > Orden de Compra > Autorizar).
Página de Autorizar Órdenes
Una orden de compra solo entrará En espera de aprobación si todas las líneas de orden de compra en esa orden de compra tienen uno de los siguientes métodos de Adquisición:
- Compra
- Compra – Sin carta
También puede ver esta página al seleccionar la tarea Líneas de órdenes - autorización en la Lista de tareas del menú permanente (consulte Tareas en la lista de tareas).
La página Autorizar Órdenes muestra las siguientes columnas para cada Orden de compra:
- Orden #
- Estado
- Fecha - La fecha en la cual la Orden de compra recibió su estado.
- Proveedor
- Unidad de organización
- Precio total
- # de líneas
Para autorizar y enviar manualmente Órdenes de compra:
- Opcionalmente, véase información de una Orden de compra seleccionando Ver en la lista de acciones de la fila. Aparece la página de Resumen de la Orden de compra con información sobre la Orden de compra. Los campos en esta página no pueden ser editados. Para editar la Orden de compra, seleccionar Editar en la lista de acciones de la fila de una Orden de compra para abrir la página de Resumen de la Orden de compra y modificar la siguiente información:
- Proveedor adicional, facturación e información de envío.
Los métodos de envío disponibles son configurados por una tabla de códigos. Véase Configurar Métodos de Envío.
- Una lista de cada Línea de orden de compra incluida en la Orden de compra
- Adjuntos de la Orden de compra
- Notas para la Orden de compra
Cuando Integrar por Número de ERP es seleccionado para la tarea de Órdenes de Exportación (Órdenes de compra) (véase Sistemas Financieros), un Número de ERP de Orden de compra debe ser completado en la Orden de compra para que esta avance a la siguiente etapa en el flujo de trabajo. Si el Número de ERP no es completado, la Orden de compra es enviada al ERP para recibir un número, luego de lo cual es reimportada a Alma usando la tarea de Importar Autorizaciones de Orden de Compra. Si el número de ERP es completado, la Orden de Compra (tras ser autorizada en Alma) es enviada al proveedor y al ERP simultáneamente. Para más información, véase Integrar Órdenes de compra con el Número de ERP para Autorización. - Proveedor adicional, facturación e información de envío.
- En la página de Autorizar Órdenes, seleccionar todas las Órdenes de compra que desee autorizar y enviar, y seleccionar Autorizar y Enviar. Se pueden autorizar y enviar Órdenes de compra individuales seleccionando Autorizar y Enviar en la lista de acciones de la fila de una Orden de Compra específica.
(Nuevo en noviembre) El usuario que seleccionó Aprobar y Enviar se guarda en la base de datos como el ID de aprobador de línea de orden de compra. Este campo también se guarda para un usuario que seleccione la acción Ordenar ahora desde la línea de orden de compra. Para las órdenes de compra que Alma envía automáticamente, el Aprobador de la línea de orden de compra será "Sistema". Esto ocurre cuando la tarea Líneas de orden de compra - Agrupación crea la orden y la envía, cuando se utiliza la integración con ERP y, en algunos casos, en EOD.
Las órdenes de compra autorizadas se envían a los proveedores correspondientes como adjuntos de la Carta de lista de pedidos. Para más información sobre la Carta de Lista de Órdenes, véase Configurar Cartas Alma. Puede ver la Carta de la lista de pedidos desde la pestaña de Adjunto de la orden de compra y del proveedor.
Tras enviar una Línea de orden de compra, la fecha de activación esperada del recurso relacionado es actualizada a partir de la fecha de activación esperada de la Línea de orden de compra.
Reenviar Órdenes de compra.
Para las Líneas de orden de compra que no han sido canceladas y cuyo método de Adquisición es Compra, se puede reenviar la Orden de compra al proveedor seleccionando Reenviar Orden para la Orden de Compra enviada. Esta opción es útil cuando la orden fue enviada con éxito por Alma pero, debido a cuestiones técnicas del proveedor, no fue correctamente recibida o se perdió.
Si Alma no pudo enviar una orden, la orden aparece en la página de Órdenes en Revisión con una alerta. Para reenviar una orden, editar la orden y seleccionar Guardar y Continuar. Véase Revisar Órdenes de compra.
Para más información sobre el reenvío de una Orden de compra, véase el video Reenviar una Orden de Compra (1:50 min).
Borrar Órdenes de compra
Para borrar una Orden de compra, seleccionar Borrar Orden de compra en la lista de acciones de la fila y seleccionar Confirmar en la ventana emergente de confirmación.
Para ver ejemplos de cuándo se puede querer borrar una Orden de compra, véase Borrar Órdenes de compra.
También se puede borrar una Orden de compra desde el menú principal seleccionando Adquisiciones > Orden de Compra > Borrar Orden de compra.