Flujo de trabajo del aplazamiento de una línea de orden de compra
Esta página ofrece un resumen del flujo de trabajo para aplazar líneas de orden de compra. Para obtener instrucciones sobre cómo aplazar una línea de orden de compra, consulte Aplazamiento de líneas de orden de compra. Para obtener más información sobre el flujo de trabajo de compras en general, consulte Flujo de trabajo de compras. Para ver una descripción general del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Infraestructura, Facturación, Configuración, etc., consulte Introducción a adquisiciones.
Aplazar una línea de orden de compra le permite guardar la orden para volver posteriormente a ella.
La acción Aplazar no se admite en líneas de orden de compra con los siguientes Métodos de adquisición:
- Compra en el sistema del proveedor
- Plan de autorización
- Plan de autorización con carta
A continuación se muestra una ilustración del flujo de trabajo de una línea de orden de compra aplazada, que determina cómo se maneja una línea de orden de compra desde su aplazamiento hasta que vuelve a ser reactivada o cancelada.
Flujo de trabajo del aplazamiento de una línea de orden de compra
A continuación se encuentra una descripción detallada de los pasos dentro de este flujo de trabajo (con los números que corresponden a los números del diagrama):
- El proceso de aplazamiento comienza cuando se selecciona la línea de orden de compra para aplazar. Puede aplazar cualquier línea de orden de compra a excepción de aquellas con los siguientes métodos de adquisición Plan de autorización o Compras en el sistema de proveedor Las líneas de orden de compra que quiera aplazar deben estar en una de las siguientes etapas del flujo de trabajo de compra (véase Flujo de trabajo de compra):
- En Revisión – Líneas de orden de compra en revisión, esperando corrección o pendientes de finalización.
- Agrupación manual - Líneas de orden de compra completas, listas para agruparse y configuradas para agrupación manual.
- Orden de compra > Revisión – Líneas de orden de compra que han sido agrupadas pero que todavía no están aprobadas. Antes de poder aplazar una línea de orden de compra en este estado, debe eliminarla de la orden de compra. Si la línea de orden de compra se agrupa con otras líneas de orden de compra, la línea se elimina de la orden de compra, pero la orden puede seguir enviándose con las líneas de orden de compra restantes. Si la línea de orden de compra es la única en la orden de compra agrupada, la orden de compra se borra cuando se elimina la línea de orden de compra.
- Puede aplazar la línea de orden de compra al seleccionar Aplazar para dicha línea de orden de compra e introducir una fecha en la que desee que se le recuerde sobre la línea de orden de compra y la razón del aplazamiento. Una vez hecho esto, el Paso del flujo de trabajo (estado) de la línea de orden de compra pasa a ser Aplazado.
Las razones del aplazamiento de la línea de orden de compra pueden ser configuradas por un administrador en el menú de Configuración de adquisiciones (véase Configurar razones para el aplazamiento de una línea de orden de compra). Para más información sobre el aplazamiento de una línea de orden de compra, véase Aplazar líneas de orden de compra.
- Más adelante, revisa la línea de orden de compra aplazada y decide cómo gestionarla (véase Revisar líneas de orden de compra aplazadas).
- Puede llevar a cabo las siguientes acciones en las líneas de orden de compra aplazadas:
- Editar – Edite cualquier campo de la línea de orden de compra. Después de editar la línea de orden de compra, puede guardarla o reactivarla. Al guardar la línea de orden de compra, su estado sigue siendo Aplazado. Si reactiva la línea de la orden de compra, esta vuelve a normalizarse y activarse. Si la línea de orden de compra pasa la fase de normalización y validación, se mueve al siguiente paso en el flujo de trabajo de compra (véase Flujo de trabajo de compra). Si la línea de orden de compra sigue incompleta, su estado se establece en En revisión, y así permanecerá hasta que se corrija. Para obtener más detalles sobre cómo editar una línea de orden de compra, véase Editar líneas de orden de compra aplazadas.
- Asignar a o Liberar asignación – Para más información sobre las pestañas Asignado a mí, Sin asignar y Asignado a otros véase Pestañas Asignado a mí, Sin asignar, Asignado a otros.
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Ordenar ahora — Mueve la línea de orden de compra al flujo de trabajo de compra, donde es normalizada y validada (véase el paso 5) antes de ser agrupada (vea el paso 6) y enviada (véase Agrupar una línea de orden de compra aplazada en una orden de compra).
Si selecciona Ordenar ahora, recibirá un mensaje (Carta ordenar ahora) después de que la orden se envíe para su procesamiento. Para más información sobre la Carta ordenar ahora, véase Configurar cartas Alma.
- Reactivar – Reactiva la línea de orden de compra, la cual regresa a la etapa en el flujo de trabajo de compra en la que se encontraba antes del aplazamiento. La línea de orden de compra es normalizada y validada (véase el paso 5) antes de ser devuelta a Revisión o Agrupamiento manual o automático (véase el paso 6). Para detalles sobre cómo reactivar una línea de orden de compra, véase Reactivar líneas de orden de compra aplazadas.
- Reenlazar – Permite enlazar la línea de orden de compra con un registro bibliográfico diferente (véase Reenlazar líneas de orden de compra).
- Cancelar – Cancela una línea de orden de compra que ya no sea necesaria (véase Cancelar líneas de orden de compra aplazadas).
- Borrar – Borra la línea de orden de compra de Alma (véase Borrar líneas de orden de compra).
- Cuando la línea de orden de compra es reactivada o procesada utilizando la opción Ordenar ahora, esta se devuelve al flujo de trabajo de compra (véase el paso 2), donde es normalizada y validada.
- Dependiendo de si la línea de orden de compra pasa la etapa de normalización y validación, el flujo de trabajo procede de la siguiente manera:
- Si la línea de orden de compra no pasa la etapa de normalización y validación, permanece En revisión hasta que sea corregida.
- Si la línea de orden de compra pasa el proceso de normalización y validación satisfactoriamente, esta se mueve a la etapa de agrupación en el flujo de trabajo. Esta se envía después de que se completa el agrupamiento.