Cerrar/cancelar, reabrir y reenlazar líneas de orden de compra
Esta página describe cómo cerrar, cancelar y eliminar líneas de orden de compra y también cómo abrirlas y reenlazarlas/reactivarlas. Incluye información para cambiar la referencia bibliográfica de una línea de orden de compra. Para una descripción general de alto nivel de la etapa de recepción de ejemplares físicos con enlaces a detalles para cerrar líneas de orden de compra, recepción posterior y procesamiento de reclamaciones, consulte Recepción de material. Para obtener más información sobre el flujo de trabajo de compras en general, consulte Flujo de trabajo de compras. Para una descripción general del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Facturación, Renovaciones, Configuración, etc., consulte Introducción a adquisiciones.
Las siguientes secciones describen ciertas acciones que se pueden realizar en líneas de orden de compra desde la lista de tareas de líneas de orden de compra (Adquisiciones > Líneas de orden de compra > Todas las líneas de orden de compra; consulte Comunicarse con proveedores), ya sea para eliminarlas del procesamiento activo, devolverlas al procesamiento activo o cambiar los recursos con los que están relacionadas. En función de su rol, el estado de la línea de orden de compra, el tipo de línea de orden de compra y otros factores, es posible que pueda o no realizar todas estas acciones en todas las líneas de orden de compra del sistema. Para más información sobre las listas de tareas en general, véase Listas de registro.
Para realizar cualquiera de estas acciones en una línea de orden de compra, la línea de orden de compra debe estar asignada a usted; consulte Editar información de líneas de orden de compra.
Cerrar, cancelar y eliminar Líneas de Orden de compra
La tabla que hay a continuación compara las acciones de cerrar, cancelar y eliminar líneas de Orden de compra.
| Acción | Razón | Disponible para | Resultado |
|---|---|---|---|
| Cerrar Líneas de Orden de compra | Completar la Orden de compra |
|
La Línea de Orden de compra guardada como cerrada, puede reabrirse |
| Cancelar líneas de orden de compra | Error durante el procesamiento de la línea de Orden de compra | Líneas de Orden de compra activas que no están
|
Una línea de orden de compra guardada como cancelada puede reabrirse |
| Eliminar Líneas de Orden de compra | Limpiar el sistema |
|
Línea de Orden de compra y todo el material relacionado eliminado de Alma |
Cerrar Líneas de Orden de compra
Cerrar una línea de Orden de compra se usa para indicar que la compra fue completada. Se pueden cerrar los siguientes tipos de líneas de Orden de compra:
- Las líneas de orden de compra únicas que hayan sido enviadas (con al menos un recurso recibido o activado) y que están a la espera del pago de factura (generalmente se pagan de forma automática, establecidas en Completamente facturada, o bien son cerradas por el flujo de trabajo).
- Líneas de orden de compra continuas con renovación recurrente (por ejemplo, cuando se debe detener una suscripción seriada).
Al cerrar las líneas de Orden de compra, el inventario no se elimina. Para las líneas de orden de compra asociadas con recursos electrónicos, se añade una tarea a la lista de tareas Activación electrónica con la siguiente nota: La orden de este recurso se cerró. Por favor, comprobar si es necesaria una desactivación.
Cuando se cierran líneas de orden de compra, se liberan compromisos.
Se puede añadir notas y adjuntos a una línea de Orden de compra incluso cuando está cerrada.
Para cerrar una línea de orden de compra:
- En la lista de tareas de las líneas de orden de compra, en las acciones de fila de la línea de orden de compra, seleccione Cerrar y, a continuación, en el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Confirmar.
- Para cerrar una línea de Orden de compra con algunos ejemplares recibidos y otros no recibidos, eliminar los ejemplares no recibidos, cambiar el número de ejemplares de la línea de Orden de compra y luego vuélvase a recibir los ejemplares recibidos.
Cancelar líneas de orden de compra
Cancelar una línea de orden de compra invalida la línea de orden de compra. Se puede cancelar cualquier línea de Orden de compra activa, excepto aquellas que estén en evaluación o a la espera del pago de la factura. Las líneas de orden de compra canceladas pueden borrarse.
Cuando se cancela una línea de orden de compra, no se elimina de Alma. Las líneas de orden de compra canceladas se siguen incluyendo en la lista de tareas de las líneas de orden de compra, y puede editar o borrar notas y anexos en líneas de orden de compra canceladas (consulte Editar información de líneas de orden de compra). Si una línea de orden de compra cancelada tiene una tarea electrónica asociada a ella, la tarea electrónica se borra. Los compromisos de una línea de orden de compra se liberan cuando se cancela.
Si la línea de Orden de compra es una línea de Orden de compra principal, Alma intenta eliminar el inventario de la línea de Orden de compra. Alma no elimina el inventario si la línea de Orden de compra es una línea de orden de compra adicional o si el inventario ha sido recibido o activado. Si no se puede borrar el inventario, se elimina el enlace entre la línea de orden de compra y su inventario.
Alma intenta borrar tanto el ejemplar (si las existencias están vacías) como sus existencias. Si el registro bibliográfico también carece de ejemplares, su tratamiento dependerá del valor del parámetro de cliente pol_handle_bib_record_without_inventory. Para más información, véase Configurar otros ajustes (Adquisiciones).
Si se cancela una línea de orden de compra asociada con una solicitud, la tarea Solicitudes - Recalcular después de actualización del inventario desvincula la solicitud del inventario asociado y potencialmente cancela la solicitud (si no puede usarse ningún otro ejemplar para cumplir con la solicitud). Para consultar los detalles, véase la tarea Solicitudes - Recalcular después de la actualización del inventario en Ver tareas programadas.
Para cancelar una línea de Orden de compra:
- En la lista de tareas de las líneas de orden de compra, en las acciones de fila de la línea de orden de compra, seleccione Cancelar línea. Si se hubiese configurado una nota de restricción de cancelación de la línea de Orden de compra, esta aparecerá. Después de confirmar, o si no tiene una nota configurada, después de seleccionar Cancelar línea, aparece la casilla de diálogo de Información de cancelación.
Casilla de diálogo de información de la cancelación - Seleccionar la Razón de la cancelación. Para configurar los motivos disponibles, véase Configurar razones para la cancelación de la Línea de Orden de compra.
- En Nota de cancelación, introducir una nota para el proveedor, según sea necesario.
Los detalles de la nota aparecen en la sección Notas del panel Detalles de la línea de orden de compra.
- Seleccionar Enviar cancelación al proveedor para enviar una notificación de cancelación al proveedor, según sea necesario.
La cancelación se envía por correo electrónico, excepto que el proveedor esté configurado para cancelaciones EDI, en cuyo caso la cancelación se envía usando EDI. Si se envía por correo electrónico, se utilizará la dirección preferida indicada por el proveedor. Para obtener información sobre EDI, véase Intercambio de datos electrónicos (EDI).
-
Si el parámetro de cliente pol_handle_bib_record_without_inventory está establecido en MANUAL, aparece un campo adicional, Manejo de registros bibliográficos sin inventario, en el cuadro de diálogo (véase Configurar otros ajustes > Adquisiciones). En este caso, debe especificar qué debe hacerse con el registro bibliográfico si la cancelación de esta línea de orden de compra hace que quede sin ejemplares. Para ello, seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable:
-
No hacer nada - Dejar el registro bibliográfico en la base de datos.
-
Eliminar registros bibliográficos - Eliminar el registro bibliográfico de la base de datos.
-
Suprimir registros bibliográficos - Dejar el registro bibliográfico en la base de datos, pero suprimirlo de la publicación en descubrimiento.
-
- Seleccionar Confirmar. La línea de orden de compra es cancelada. Si se ha seleccionado Enviar cancelación al proveedor, las instrucciones de cancelación son enviadas al proveedor.
Solo se envían instrucciones de cancelación al proveedor si el pedido ha sido previamente enviado al proveedor. Si el pedido sigue en revisión, todavía no se ha enviado ningún pedido al proveedor, por lo que no es necesario seleccionar Enviar cancelación al proveedor.
Para encontrar líneas de orden de compra canceladas:
- En la lista de tareas de las líneas de orden de compra, en las facetas, en Paso del flujo de trabajo, seleccione Cancelada. La lista de tareas se filtra y solo aparecen en ella las líneas de orden de compra que se cancelaron.
Eliminar Líneas de Orden de compra
Solo se puede eliminar una línea de orden de compra si se tiene el rol de Operador de compras extendido.
Al eliminar una línea de Orden de compra, esta se borra de Alma y se elimina cualquier transacción asociada a la línea de Orden de compra. Eliminar una línea de orden de compra principal también elimina los recursos del inventario asociados a la línea de Orden de compra; al eliminar una línea de Orden de compra adicional no se borra el inventario.
La opción Eliminar está disponible para las líneas de Orden de compra con los siguientes estados:
- En revisión
- Agrupar (automático o manual)
- Aplazada o Cancelada
Una línea de Orden de compra no puede ser eliminada si:
- Está vinculada a una línea de factura.
- Se adjunta a una orden de compra y se ha enviado a un proveedor. (Si la orden de compra no se ha enviado, la línea de la orden de compra puede eliminarse de la orden y luego borrarse).
- Es una línea de orden de compra principal y uno de los recursos de línea de orden de compra fue recibido o activado (incluso si la línea de orden de compra está en revisión).
Una vez que una línea de Orden de compra es eliminada, no puede ser recuperada ni reabierta. Si hay alguna posibilidad de que quiera ver o reutilizar una línea de orden de compra, considere cancelarla (véase Cancelar líneas de orden de compra más arriba) o cerrarla (véase Cerrar líneas de orden de compra más arriba).
Para eliminar una línea de Orden de compra:
- En la lista de tareas de las líneas de orden de compra, en las acciones de fila de la línea de orden de compra, seleccione Borrar y, a continuación, en el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Confirmar. La línea de Orden de compra es eliminada.
Para obtener información adicional sobre eliminar líneas de Orden de compra, véase Eliminar órdenes de compra.
Reenlazar y reactivar Líneas de Orden de compra
La tabla de abajo compara las acciones de reenlazar, cambiar referencias bibliográficas y reabrir líneas de orden de compra.
| Acción | Razón | Disponible para | No disponible para | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Reenlazar Líneas de Orden de compra | Existe un mejor registro bibliográfico | Líneas de Orden de compra con estado En revisión, Aplazado, Listo o Cerrado una vez |
|
La línea de Orden de compra se vincula al mejor registro y sus ejemplares/existencias se pasan a ese registro bibliográfico |
| Cambiar la referencia bibliográfica | Existe una mejor descripción del registro | Líneas de Orden de compra activas |
|
La línea de Orden de compra supone una descripción mejor y más completa |
| Reabrir una línea de orden de compra Cerrada o Cancelada | Para abrir una línea de orden de compra que fue cerrada o cancelada (a menudo por error) | Líneas de orden de compra cerradas o canceladas | Todas las otras líneas de Orden de compra, incluidas las líneas de orden de compra eliminadas | El estado cambia a En revisión |
Reenlazar líneas de Orden de compra
Se puede cambiar el registro bibliográfico al que está vinculada una línea de Orden de compra. Entre las posibles razones para hacer esto se encuentran:
- Llega un EOD para un único volumen dentro de un trabajo de opciones múltiples al que es más adecuado vincularlo que al enlace existente.
- Llega un ejemplar que encaja con un registro bibliográfico existente de forma más adecuada que uno nuevo importado en el momento del pedido.
La opción Reenlazar está disponible para líneas de orden de compra con los estados En revisión, Aplazado, Listo (empaquetado en una orden de compra y listo para ser enviado) o Esperando renovación manual, así como para líneas de orden de compra cerradas una sola vez que no se enviaron. Las líneas de Orden de compra no pueden ser reenlazadas si se da alguno de los siguientes casos:
- La línea de orden de compra está relacionada con la Base central de conocimiento (la línea de orden de compra es una colección electrónica). Cuando esto ocurre, la opción Reenlazar no aparece.
- La línea de orden de compra no tiene un MMS_ID.
- La línea de Orden de compra contiene ejemplares que pertenecen a dos registros bibliográficos diferentes.
Para reenlazar una línea de orden de compra:
- Seleccionar Reenlazar en la lista de acciones en la fila de la línea de Orden de compra que se quiere reenlazar.
-
Seleccionar Confirmar en el cuadro de diálogo de confirmación. Se abre una página de Búsqueda en repositorio en un panel deslizante, con los resultados de una búsqueda de recursos similares a la línea de orden de compra (por ejemplo, recursos que tengan el mismo Título e ISBN, si existen).
- Modifique la búsqueda según sea necesario (véase Búsqueda de líneas de orden de compra).
- Seleccione el botón situado junto al número del nuevo recurso y, a continuación, seleccione Seleccionar. La línea de Orden de compra está vinculada al nuevo recurso. Adicionalmente, las existencias y ejemplares asociados también se mueven al nuevo registro bibliográfico.
Cambiar la referencia bibliográfica de una línea de Orden de compra
Es posible cambiar la referencia de registro bibliográfico de una línea de Orden de compra a un registro bibliográfico diferente sin cambiar el inventario. Solo se cambia la descripción de la línea de Orden de compra.
Esta funcionalidad es útil, por ejemplo, si se realiza un pedido en un registro bibliográfico breve (stub). En ese caso, la descripción de la línea de Orden de compra es la descripción del registro bibliográfico breve. Si el registro bibliográfico breve se actualiza con un registro bibliográfico completo, la línea de Orden de compra todavía tendrá la descripción del título antigua, ahora inexacta. En un caso así, se puede seleccionar Cambiar referencia bibliográfica para actualizar la descripción de la línea de Orden de compra a la descripción de la nueva versión del registro.
- Esta función es relevante solo para las líneas de Orden de compra basadas en títulos. Además, no se puede realizar en líneas de orden de compra canceladas.
- Las líneas de orden de compra de tipo Colección electrónica - Suscripción se tratan al igual que Otros servicios - Suscripción.
Para cambiar el registro bibliográfico al que está vinculada la línea de Orden de compra sin mover el inventario:
- Seleccione Cambiar referencia bibliográfica en la lista de acciones de fila de la línea de orden de compra cuya referencia quiere cambiar.
Lista de líneas de Orden de compra - Seleccionar Confirmar en la casilla de diálogo de confirmación.
Se abre una página de Búsqueda en repositorio en un panel deslizante, con los resultados de una búsqueda de recursos similares a la línea de orden de compra (por ejemplo, recursos que tengan el mismo Título e ISBN, si existen).
- Modifique la búsqueda según sea necesario (véase Búsqueda de líneas de orden de compra).
- Seleccione el botón situado junto al número del nuevo recurso y, a continuación, seleccione Seleccionar. La referencia de la línea de Orden de compra está cambiada.
Reabrir una línea de orden de compra cerrada o cancelada
Para reabrir líneas de orden de compra cerradas o canceladas, debe tener uno de los siguientes roles:
- Operador de adquisiciones
- Gestor de compras
Las líneas de orden de compra que han sido cerradas o canceladas pueden volver a abrirse y reutilizarse. Cuando se reabre una línea de orden de compra cerrada, se elimina la orden de compra y esta se actualiza con el estado de En revisión. Cuando una línea de orden de compra cancelada se vuelve a abrir, los fondos originales son eliminados, por lo que debe añadir nuevos fondos a la línea de orden de compra.
Las líneas de Orden de compra cerradas han completado un flujo de trabajo de adquisiciones completo (pedido y pago) y se han cerrado al finalizarse. Las líneas de orden de compra canceladas han sido iniciadas, pero no completadas.
Las líneas de orden de compra cerradas o canceladas pueden volver a abrirse desde la línea de orden de compra individual o usando un proceso automatizado.
Para reabrir una línea de orden de compra cerrada o cancelada desde la línea de orden de compra:
- Seleccione Reabrir en la lista de acciones de fila de la línea de orden de compra que desea reabrir y, a continuación, en el mensaje de confirmación, seleccione Confirmar. El estado de la línea de orden de compra cambia a En revisión.
Para reabrir una línea de orden de compra cerrada o cancelada en masa:
- Ejecutar la tarea Actualizar flujo de trabajo de las líneas de Orden de compra. Para obtener más información, consultar Ejecutar tareas manuales en conjuntos definidos.