Approuver et envoyer des commandes
Cette page décrit l'approbation des commandes dans Alma, y compris le renvoi et la suppression des commandes. Pour voir une liste des liens redirigeant vers des pages contenant des instructions sur les achats dans Alma, y compris en matière de création de lignes de commande, de renouvellements, de collaboration avec les fournisseurs, etc. consultez Achats. Pour obtenir un aperçu du workflow d'achat complet, du début à la fin, voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Configuration de la facturation, etc. consultez Introduction aux acquisitions.
Pour approuver et envoyer des commandes, vous devez avoir le rôle suivant :
- Gestionnaire des achats
Après avoir regroupé des lignes de commande dans une commande, avoir révisé cette dernière et l'avoir enregistrée via Enregistrer et continuer (voir Regrouper des lignes de commande dans une commande), si les règles d'approbation pré-configurées par Ex Libris nécessitent une approbation manuelle des commandes, la commande est envoyée à l'étape d'approbation. Vous pouvez approuver des commandes sur la page Approuver les commandes (Acquisitions > Commande > Approuver).
Page Approuver les commandes
Vous pouvez aussi ouvrir cette page en cliquant sur la tâche Commandes - approbation dans la Liste des tâches du menu permanent (voir Tâches dans la Liste des tâches).
La page Approuver les commandes affiche pour chaque commande les colonnes suivantes :
- Commande n°
- Statut
- Date - La date à laquelle la ligne de commande a reçu son statut.
- Fournisseur
- Unité d'organisation
- Prix total
- Nombre de lignes
Pour approuver et envoyer des commandes manuellement :
- Vous pouvez également consulter les informations concernant une commande en sélectionnant Consulter dans la liste des actions possibles sur la ligne. La page Résumé de la ligne de commande s'ouvre et affiche les informations concernant la commande. Les champs de cette page ne peuvent être modifiés. Pour modifier la commande, sélectionnez Modifier dans la liste des actions pour la commande concernée afin d'ouvrir la page Résumé de commande et modifiez les informations suivantes :
- Fournisseur supplémentaire, facturation, et information d'expédition
Les méthodes d'expédition disponibles sont configurés par une table de code. Voir Configurer les méthodes d'expédition.
- Une liste de chaque ligne de commande comprise dans la commande
- Pièces jointes à la commande
- Notes concernant la commande
Lorsque l'option Intégrer par numéro ERP est sélectionnée pour le traitement Exporter les commandes (voir Systèmes financiers), le numéro ERP de la ligne de commande doit être indiqué dans la commande afin qu'elle passe à l'étape suivante du flux de travail. Si le numéro ERP n'est pas renseigné, la commande est envoyé vers l'ERP afin qu'un numéro lui soit attribué. Elle est ensuite réimportée dans Alma à l'aide du traitement Importer les commandes autorisées. Si le numéro ERP est mentionné, la commande (après approbation dans Alma) est envoyée simultanément au fournisseur et au système ERP. Pour plus d'informations, voir Intégrer des commandes avec le numéro ERP en vue de l'approbation. - Fournisseur supplémentaire, facturation, et information d'expédition
- Sur la page Approuver les commandes, sélectionnez chaque commande que vous souhaitez approuver et envoyer, puis cliquez sur Approuver et envoyer. Vous pouvez approuver et envoyer des commandes individuelles en sélectionnant Approuver et envoyer dans la liste des actions pour une commande spécifique.
Les commandes validées sont envoyées aux fournisseurs concernés dans la lettre Liste de commande. Pour plus d'informations sur la Lettre Liste de commande, voir Configurer des lettres Alma. Vous pouvez voir la lettre Liste de commande dans l'onglet Pièces jointes de la commande et du fournisseur.
Après avoir envoyé une ligne de commande, la date d'activation prévue de la ressource associée est mise à jour par rapport à la date d'activation prévue de la ligne de commande.
Renvoyer les lignes de commande
Pour les lignes de commande qui n'ont pas été annulées et dont le mode d'acquisition est Achat, vous pouvez renvoyer la ligne de commande au fournisseur en cliquant sur Renvoyer la commande pour la ligne de commande envoyée. Cette option est utile quand la commande a bien été envoyée par Alma, mais qu'elle n'a pas été correctement reçue ou a été perdue pour des raisons techniques du côté du fournisseur.
Si Alma n'a pas pu envoyer une commande, la commande apparaît dans Commandes sur la page Révision avec une alerte. Pour renvoyer la commande, modifiez la commande et cliquez sur Enregistrer et continuer. Voir Réviser des lignes de commande.
Pour de plus amples détails sur le renvoi d'une commande, voir la vidéo Renvoyer une commande (1:50 min).
Supprimer des lignes de commande
Pour supprimer une commande, sélectionnez Supprimer la commande dans la liste des actions puis cliquez sur Confirmer dans la fenêtre popup de confirmation.
Dans le cas où vous voulez supprimer une commande, voir Supprimer des commandes.
Vous pouvez aussi supprimer une commande via le menu principal en sélectionnant Acquisitions > Commande > Supprimer une commande.