Approuver et envoyer des commandes
Cette page décrit l'approbation des commandes dans Alma, y compris le renvoi et la suppression des commandes. Pour voir une liste des liens redirigeant vers des pages contenant des instructions sur les achats dans Alma, y compris en matière de création de lignes de commande, de renouvellements, de collaboration avec les fournisseurs, etc. consultez Achats. Pour obtenir un aperçu du workflow d'achat complet, du début à la fin, voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Configuration de la facturation, etc. consultez Introduction aux acquisitions.
- Gestionnaire des achats
- Achat
- Lettre de numéro d'achat
- Commande n°
- Statut
- Date - La date à laquelle la ligne de commande a reçu son statut.
- Fournisseur
- Unité d'organisation
- Prix total
- Nombre de lignes
- Vous pouvez également consulter les informations concernant une commande en sélectionnant Consulter dans la liste des actions possibles sur la ligne. La page Résumé de la ligne de commande s'ouvre et affiche les informations concernant la commande. Les champs de cette page ne peuvent être modifiés. Pour modifier la commande, sélectionnez Modifier dans la liste des actions pour la commande concernée afin d'ouvrir la page Résumé de commande et modifiez les informations suivantes :
- Fournisseur supplémentaire, facturation, et information d'expédition
Les méthodes d'expédition disponibles sont configurés par une table de code. Voir Configurer les méthodes d'expédition.
- Une liste de chaque ligne de commande comprise dans la commande
- Pièces jointes à la commande
- Notes concernant la commande
Lorsque l'option Intégrer par numéro ERP est sélectionnée pour le traitement Exporter les commandes (voir Systèmes financiers), le numéro ERP de la ligne de commande doit être indiqué dans la commande afin qu'elle passe à l'étape suivante du flux de travail. Si le numéro ERP n'est pas renseigné, la commande est envoyé vers l'ERP afin qu'un numéro lui soit attribué. Elle est ensuite réimportée dans Alma à l'aide du traitement Importer les commandes autorisées. Si le numéro ERP est mentionné, la commande (après approbation dans Alma) est envoyée simultanément au fournisseur et au système ERP. Pour plus d'informations, voir Intégrer des commandes avec le numéro ERP en vue de l'approbation. - Fournisseur supplémentaire, facturation, et information d'expédition
- Sur la page Approuver les commandes, sélectionnez chaque commande que vous souhaitez approuver et envoyer, puis cliquez sur Approuver et envoyer. Vous pouvez approuver et envoyer des commandes individuelles en sélectionnant Approuver et envoyer dans la liste des actions pour une commande spécifique.
(Nouveau en novrembre) L'utilisateur qui a sélectionné Approuver et envoyer est enregistré dans la base de données en tant qu'approbateur de la ligne de commande (PO Line Approver ID). Ce champ est également enregistré pour l'utilisateur qui sélectionne l'action Commander maintenant dans la ligne de commande. Pour les commandes envoyées automatiquement par Alma, l'approbateur de la ligne de commande indiqué est « Système ». C'est notamment le cas quand le traitement Lignes de commande - Regroupement crée la commande et l'envoie, lors de l'utilisation de l'intégration à un ERP, et dans certains cas pour EOD.