Changer les fournisseurs dans les commandes et les lignes de commandes

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Cette page explique comment changer de fournisseur dans Alma. Pour voir une liste des liens redirigeant vers des pages contenant des instructions sur les achats dans Alma, y compris en matière de création de lignes de commande, de renouvellements, etc. consultez Achats. Pour obtenir des informations sur le workflow d'achat global, voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Facturation, Configuration, etc. consultez Introduction aux acquisitions.

Vous pouvez remplacer les détails du compte fournisseur des lignes de commande d'une commande spécifique, ou bien de toutes les lignes de commande sous toutes les commandes associées à un même fournisseur.

Pour changer un fournisseur dans une ligne de commande avant qu'elle soit emballée, voir Modifier les informations sur la ligne de commande. Vous pouvez changer le fournisseur dans une ligne de commande même après son envoi au fournisseur. Cette modification peut intervenir dans deux situations :

Le fournisseur de départ ne pouvait pas fournir le ou les objets, donc la ligne de commande doit être renvoyée à un nouveau fournisseur.
Le fournisseur de départ est en fait un distributeur pour le compte d'un autre fournisseur, ou alors le fournisseur a fusionné avec un autre. Dans ce cas, la ligne de commande n'est pas renvoyée. La modification reflète simplement une correction des informations de la ligne de commande.

Ces changements peuvent être faits manuellement sur la page Sommaire de la ligne de commande. Ou en utilisant l'option « Changer le fournisseur dans la commande » (Acquisitions > Outils avancés > Changer le fournisseur dans la commande).

Pour plus d'informations sur le changement de fournisseur d'une ligne de commande envoyée, voir la vidéo Changer de fournisseur d'une ligne de commande envoyée (2:05 mins).

Vous pouvez modifier le fournisseur pour une commande ou pour toutes les commandes qui lui sont associées via le traitement Mettre à jour les informations de la ligne de commande. Changer le fournisseur associé à une commande modifie également ce fournisseur dans toutes les lignes de commande qui lui sont associées. Changer le fournisseur vis-à-vis de toutes les commandes qui lui sont associées affecte toutes les commandes de ce fournisseur qui ne sont pas annulées.

Changer le fournisseur d'une ligne de commande envoyée n'est pas possible avec le traitement Mettre à jour les informations de la ligne de commande.

Pour changer le fournisseur d'une ligne de commande envoyée sans renvoyer cette ligne :

Pour modifier les détails du compte fournisseur d'une ligne de commande, vous devez avoir un rôle qui vous permette de modifier des lignes de commande.

Ouvrez une ligne de commande ponctuelle avec le statut Envoyé ou En attente de facturation, ou une ligne de commande récurrente avec le statut Envoyé ou En attente de renouvellement manuel/Recurring renewal pour la modifier. Voir Effectuer une recherche dans Alma. La Page Sommaire de la ligne de commande apparaît (voir Créer une ligne de commande manuellement).
Sélectionnez Changer de fournisseur.

Une boîte de dialogue apparaît :
Choisissez un nouveau fournisseur et cliquez sur Enregistrer. Le fournisseur est modifié. La ligne de commande est supprimée de la commande, et s'il s'agit de la seule ligne de cette commande, cette dernière est supprimée. Le statut de la ligne de commande est changé par En cours de vérification tandis que la ligne de commande progresse comme d'habitude dans le flux de travail d'achat. Veuillez noter que quand cette ligne de commande est paquetée dans une commande, elle n'est pas envoyée au fournisseur.

Pour changer un fournisseur dans une ligne de commande envoyée afin que cette ligne de commande soit envoyée au nouveau fournisseur :

Pour modifier les détails du compte fournisseur d'une ligne de commande, vous devez avoir un rôle qui vous permette de modifier des lignes de commande.

Ouvrez une ligne de commande ponctuelle avec le statut Envoyé ou une ligne de commande récurrente avec le statut Envoyé ou En attente de renouvellement manuel/Recurring renewal pour la modifier. Voir Effectuer une recherche dans Alma. La Page Sommaire de la ligne de commande apparaît (voir Créer une ligne de commande manuellement).
Vous ne pouvez pas changer le fournisseur d'une ligne de commande ponctuelle ou la renvoyer si ses ressources sont déjà activées ou reçues.
Sélectionnez Changer de fournisseur.

Une boîte de dialogue apparaît :
Sélectionnez un nouveau fournisseur, cochez la case Envoyer la commande au nouveau fournisseur et sélectionnez Enregistrer. Le fournisseur est modifié. La ligne de commande est supprimée de la commande, et s'il s'agit de la seule ligne de cette commande, cette dernière est supprimée. Le statut de la ligne de commande est changé par En cours de vérification tandis que la ligne de commande progresse comme d'habitude dans le flux de travail d'achat. Veuillez noter que quand cette ligne de commande est paquetée dans une commande, elle est envoyée au fournisseur.

Pour changer les détails du compte fournisseur pour les commandes associées avec un fournisseur :

Pour modifier les détails du compte fournisseur d'une ligne de commande, vous devez l'un des rôles suivants :

Opérateur des achats
Gestionnaire des achats

Vous pouvez changer les détails d'un compte fournisseur Sur la page Changer le fournisseur dans la Page commande (Acquisitions > Outils avancés > Changer le fournisseur dans la commande). Une fois ce traitement envoyé, Alma analyse toutes les commandes du fournisseur sélectionné (ou de la commande spécifique si une commande est sélectionnée) et modifie les informations de fournisseur pour toutes les lignes de commande de la commande.

Page Changer le fournisseur dans la commande

Le paramètre « Changer le fournisseur dans la commande » a deux fonctions principales :

« Ne pas envoyer » - Cette option modifie « simplement » le nom du fournisseur sur la commande. Une fois cette option sélectionnée, tous les noms de fournisseur pour les lignes de commande de la commande sélectionnée passeront à celui du nouveau fournisseur.
« Envoyer » - Cette option modifie le nom du fournisseur sur la commande, et envoie également la commande au nouveau fournisseur.

Pour utiliser les deux options ci-dessus :

Sur la page Changer le fournisseur dans la commande (Acquisitions > Outils avancés > Changer le fournisseur dans la commande), cliquez sur Ajouter un traitement. La boîte de dialogue Ajouter un traitement s'ouvre :

Ajouter un traitement

Dans le champ Fournisseur ou compte source, choisissez le fournisseur de départ. Une fois sélectionné, toutes les commandes et lignes de commande de ce fournisseur seront modifiées.
Dans le champ Fournisseur ou compte cible, sélectionnez le nouveau fournisseur. Il s'agit du nouveau fournisseur qui sera indiqué dans le champ « Fournisseur de matériel » sur toutes les lignes de commande des commandes associées au fournisseur cible.
Pour restreindre le changement de fournisseur à une ligne de commande en particulier, sélectionnez une Ligne de commande. Le champ Fournisseur ou compte source devient inactif et est complété avec les informations sur le fournisseur ou le compte source de la commande sélectionnée.
Si une commande est sélectionnée, le changement affecte toutes les lignes de commande associées à cette commande, y compris les lignes de commande clôturées. Si aucune commande n'est sélectionnée, le changement affecte toutes les lignes de commande des commandes actives du compte/fournisseur source sélectionné.
Cliquez sur Ajouter ou Ajouter et Fermer.
Si l'option Ne pas envoyer est sélectionnée, les détails du compte fournisseur pour la commande/les lignes de commande sont modifiés sans modifier le statut de la commande/des lignes de commande.
Lorsque l'option Envoyer est sélectionnée, les utilisateurs déterminent si la commande doit être immédiatement envoyée au nouveau fournisseur, avec Envoyer automatiquement les commandes au nouveau fournisseur, ou si la commande doit être suspendue pour être révisée, pour les commandes ponctuelles ou récurrentes, avec l'option Traitement manuel (Arrêté pour examen). Il convient de noter que lorsque l'option « Envoyer » est sélectionnée, seules les lignes de commande déjà envoyées au fournisseur source seront envoyées au fournisseur cible.

En outre, vous disposez d'une option permettant d'envoyer une annulation au fournisseur source. Cela ne s'applique que si les commandes ont déjà été envoyées au fournisseur source. Si l'option est sélectionnée, une lettre d'annulation contenant toutes les lignes de commande annulées (peut contenir des lignes de commande « ponctuelles » et/ou « récurrentes ») est envoyée au fournisseur source.

Si l'utilisateur a sélectionné l'option « Envoyer automatiquement les commandes au nouveau fournisseur », et si le workflow de la ligne de commande n'a pas pu changer d'étape, la ligne de commande restera « En révision », avec les alertes pertinentes.

Explications détaillées du workflow lors de l'utilisation de la fonction « Changer le fournisseur dans la commande » pour les commandes « ponctuelles » et « récurrentes »

Gestion des commandes ponctuelles
« Envoyer automatiquement les commandes au nouveau fournisseur » - Pour les lignes de commande ponctuelles - Lorsque cette option est sélectionnée, toutes les lignes de commande qui ont été envoyées au fournisseur précédent (statut « Envoyé ») seront supprimées de la commande et entameront leur workflow (exécution de l'action « Commander maintenant », qui permet d'essayer de regrouper chaque ligne de commande avec une commande et de l'envoyer au nouveau fournisseur). En cas d'échec du workflow de la ligne de commande,
la ligne de commande passe à « En révision ».

Si aucune commande spécifique n'a été sélectionnée (seuls les fournisseurs source et cible ont été sélectionnés).
- Toutes les lignes de commande dont le statut est « Envoyé » seront supprimées de la commande et entameront leur workflow (exécution de l'action « Commander maintenant », qui permet d'essayer de regrouper chaque ligne de commande avec une commande et de l'envoyer au nouveau fournisseur). En cas d'échec du workflow de la ligne de commande, la ligne de commande passe à En révision. Les commandes vides seront supprimées.
- Si la commande contient des lignes de commande ayant des statuts différents, les choses suivantes se produisent :
  - Les lignes de commande dont le statut est « Clôturé », « En attente de facturation » et « Annulé » resteront dans la commande et leur fournisseur ne sera PAS modifié. (La commande peut changer de statut)
  - Les lignes de commande (associées à la commande) dont le statut est « Envoyé » seront supprimées de la commande et avanceront dans le workflow (utiliser la fonctionnalité Commander maintenant), jusqu'à ce qu'elles soient regroupées et envoyées au nouveau fournisseur. (Veuillez noter qu'en cas d'échec de poursuite du workflow, la ligne de commande reste « En révision » avec les alertes pertinentes.)
Si une commande spécifique a été sélectionnée
- Si toutes les lignes de commande de la commande sélectionnée ont le statut « Envoyé », toutes les lignes de commande seront supprimées de la commande, changeront leur fournisseur/compte et entameront leur workflow (exécution de l'action « Commander maintenant », qui permet d'essayer de regrouper chaque ligne de commande avec une commande et de l'envoyer au nouveau fournisseur). En cas d'échec du workflow de la ligne de commande, la ligne de commande passe à En révision.
- Si la commande sélectionnée contient des lignes de commande ayant des statuts différents, les choses suivantes se produisent :
  - Les lignes de commande dont le statut est « Clôturé », « En attente de facturation » et « Annulé » resteront dans la commande sélectionnée et leur fournisseur ne sera PAS modifié.
  - Les lignes de commande (associées à la commande sélectionnée) dont le statut est « Envoyé » seront supprimées de la commande et avanceront dans le workflow (utiliser la fonctionnalité Commander maintenant), jusqu'à ce qu'elles soient regroupées et envoyées au nouveau fournisseur. (Veuillez noter qu'en cas d'échec de poursuite du workflow, la ligne de commande reste « En révision » avec les alertes pertinentes.)
Si une commande spécifique a été sélectionnée et que son statut est « Clôturé »
- La commande et les lignes de commande associées à la commande sélectionnée seront modifiées, pour ajouter le nom du nouveau fournisseur, mais ne seront pas envoyées.
Si aucune commande spécifique n'a été sélectionnée (seuls les fournisseurs source et cible ont été sélectionnés)
- Les commandes clôturées/annulées et leurs lignes de commande associées ne seront pas modifiées pour ajouter le nom du nouveau fournisseur et ne seront pas envoyées au nouveau fournisseur.

Traitement manuel (Arrêté pour examen) - Pour les lignes de commande ponctuelles, si cette option est sélectionnée, le statut des lignes de commande passe à En révision.

Si aucune commande n'a été sélectionnée (seuls les fournisseurs source et cible ont été sélectionnés)
- Les lignes de commande de toutes les commandes qui ne sont pas clôturées/annulées et sont en statut Envoyé ou En révision seront supprimées de la commande. Les statuts de ces commandes passeront à En révision, et elles seront mises à jour pour afficher le nouveau fournisseur. Dans les commandes contenant des lignes de commande clôturées/annulées/en attente de facturation, les lignes de commande conserveront leurs statuts et leur fournisseur ne sera PAS modifié. À l'inverse des lignes de commande, la commande peut cependant changer de statut.
Si aucune commande spécifique n'a été sélectionnée (seuls les fournisseurs source et cible ont été sélectionnés), les commandes clôturées/annulées et leurs lignes de commande associées ne seront pas modifiées pour ajouter le nom du nouveau fournisseur et ne repasseront pas au statut En révision.
Si une commande spécifique a été sélectionnée
- Seuls les statuts des commandes envoyées et de leurs lignes de commande associées passeront à En révision.
- Si toutes les lignes de commande de la commande sont en statut Envoyé, toutes les lignes de commande seront supprimées de la commande et passeront à En révision. Leur fournisseur sera modifié et la commande (vide) sera supprimée.
- Si la commande contient des lignes de commande ayant des statuts différents, les choses suivantes se produisent :
  - Les lignes de commande dont le statut est « Clôturé », « En attente de facturation » et « Annulé » resteront dans la commande et leur fournisseur ne sera PAS modifié (leur statut ne passera pas à En révision).
  - Les lignes de commande (associées à la commande sélectionnée) dont le statut est Envoyé seront supprimées de la commande, leur fournisseur sera mis à jour au nouveau fournisseur et elles passeront au statut En révision.
Si une commande spécifique a été sélectionnée et que son statut est « Clôturé »
- La commande et les lignes de commande associées à la commande seront modifiées, pour ajouter le nom du nouveau fournisseur, mais ne passeront pas au statut En révision.

Gestion des commandes récurrentes
Envoyer automatiquement les commandes au nouveau fournisseur - Pour les lignes de commande récurrentes, si cette option est sélectionnée et que la commande/ligne de commande a déjà été envoyée au fournisseur source, Alma envoie automatiquement les commandes au nouveau fournisseur.

Si aucune commande spécifique n'a été sélectionnée (seuls les fournisseurs source et cible ont été sélectionnés)
- Si toutes les lignes de commande de la commande ont le statut « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attente de renouvellement manuel », toutes les lignes de commande seront supprimées de la commande et entameront leur workflow (exécution de l'action « Commander maintenant », qui permet d'essayer de regrouper chaque ligne de commande avec une commande et de l'envoyer au nouveau fournisseur). En cas d'échec du workflow de la ligne de commande, la ligne de commande passe à En révision.
- Si la commande contient des lignes de commande clôturées/annulées (en plus des statuts « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attente de renouvellement manuel »), les choses suivantes se produisent :
  - Les lignes de commande dont le statut est « Clôturé » ou « Annulé » resteront dans la commande et leur fournisseur ne sera PAS modifié (le statut de la commande passera à « Clôturé »/« Annulé »).
  - Les lignes de commande (associées à la commande) dont le statut est « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attente de renouvellement manuel » seront supprimées de la commande et avanceront dans le workflow (utiliser la fonctionnalité Commander maintenant), jusqu'à ce qu'elles soient regroupées et envoyées au nouveau fournisseur. (Veuillez noter qu'en cas d'échec de poursuite du workflow, la ligne de commande reste « En révision » avec les alertes pertinentes.)
Si aucune commande spécifique n'a été sélectionnée (seuls les fournisseurs source et cible ont été sélectionnés)
- Les commandes clôturées/annulées et leurs lignes de commande associées ne seront pas modifiées pour ajouter le nom du nouveau fournisseur et ne seront pas envoyées au nouveau fournisseur.
Si une commande spécifique a été sélectionnée
- Si toutes les lignes de commande de la commande sélectionnée ont le statut « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attente de renouvellement manuel », toutes les lignes de commande seront supprimées de la commande et entameront leur workflow (exécution de l'action « Commander maintenant », qui permet d'essayer de regrouper chaque ligne de commande avec une commande et de l'envoyer au nouveau fournisseur). En cas d'échec du workflow de la ligne de commande, la ligne de commande passe à En révision et l'ancienne commande est supprimée.
- Si la commande sélectionnée contient des lignes de commande clôturées/annulées (en plus des statuts « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attente de renouvellement manuel »), les choses suivantes se produisent :
  - Les lignes de commande dont le statut est « Clôturé » ou « Annulé » resteront dans la commande sélectionnée et leur fournisseur ne sera PAS modifié (Elles ne seront pas envoyées au nouveau fournisseur) (le statut de la commande passera à « Clôturé »/« Annulé »).
  - Les lignes de commande (associées à la commande sélectionnée) dont le statut est « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attente de renouvellement manuel » seront supprimées de la commande sélectionnée et avanceront dans le workflow (utiliser la fonctionnalité Commander maintenant), jusqu'à ce qu'elles soient regroupées et envoyées au nouveau fournisseur. (Veuillez noter qu'en cas d'échec de poursuite du workflow, la ligne de commande reste « En révision » avec les alertes pertinentes.)
Si une commande spécifique a été sélectionnée et que son statut est « Clôturé »
- La commande et les lignes de commande associées à la commande seront modifiées, pour ajouter le nom du nouveau fournisseur, MAIS NE SERONT PAS ENVOYÉES.

Traitement manuel (Arrêté pour examen) - Pour les lignes de commande récurrentes, si cette option est sélectionnée, le statut des lignes de commande passe à En révision.

Si aucune commande spécifique n'a été sélectionnée (seuls les fournisseurs source et cible ont été sélectionnés) - Les lignes de commande de toutes les commandes qui sont en statut Envoyé ou En révision seront supprimées de la commande. Les statuts de ces commandes passeront à En révision, et les commandes seront mises à jour pour afficher le nouveau fournisseur. Les lignes de commande qui sont clôturées/annulées resteront dans la commande et leur statut ne sera PAS modifié avec le nom du nouveau fournisseur.
Si aucune commande spécifique n'a été sélectionnée (seuls les fournisseurs source et cible ont été sélectionnés), les commandes clôturées/annulées et leurs lignes de commande associées ne seront PAS modifiées avec le nom du nouveau fournisseur et ne passeront pas au statut En révision.
Si une commande spécifique a été sélectionnée :
- Si toutes les lignes de commande de la commande sélectionnée sont en statut « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attention de renouvellement manuel », toutes les lignes de commande seront supprimées de la commande sélectionnée et passeront à En révision. Leur fournisseur sera modifié. La commande (vide) sera supprimée.
- Si la commande sélectionnée contient des lignes de commande clôturées/annulées (en plus des statuts « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attente de renouvellement manuel »), les choses suivantes se produisent :
  - Les lignes de commande dont le statut est « Clôturé » ou « Annulé » resteront dans la commande sélectionnée et leur fournisseur ne sera PAS modifié (leur statut ne passera pas à En révision) Le statut de la commande passera à « Clôturé »/« Annulé ».
  - Les lignes de commande (associées à la commande sélectionnée) dont le statut est « Envoyé »/« Recurring Renewal »/« En attention de renouvellement manuel » seront supprimées de la commande. Leur fournisseur sera mis à jour au nouveau fournisseur et elles passeront au statut En révision.
Si une commande spécifique a été sélectionnée et que son statut est « Clôturé » - la commande et les lignes de commande associées à la commande seront modifiées avec le nom du nouveau fournisseur, mais ne passeront pas à « En révision ».

Envoyer l'annulation au fournisseur source :
Cela ne s'applique que si les commandes ont déjà été envoyées au fournisseur source. Si l'option est sélectionnée, une lettre d'annulation contenant toutes les lignes de commande annulées (peut contenir des lignes de commande « ponctuelles » et/ou « récurrentes ») est envoyée au fournisseur source. Si la ligne de commande est en attente de facturation ou clôturée, aucune lettre d'annulation n'est envoyée.

Gérer le dernier exemplaire réceptionné
Quand le fournisseur d'une ligne de commande récurrente est modifié, le « dernier exemplaire réceptionné » est concaténé avec la note au fournisseur par Alma. Le texte suivant est ajouté :
« Dernier exemplaire réceptionné : <itemDescription> Date de réception : <ReceivingDate> »

Pour les lignes de commande comportant plus d'une holding, le dernier exemplaire réceptionné pour chaque holding sera ajouté à la « note
au fournisseur » sur la ligne de commande. Si la ligne de commande a été sélectionnée pour être envoyée au nouveau fournisseur, ces informations concernant le dernier exemplaire réceptionné seront transmises au fourniseur, et elles aideront le fournisseur à savoir quel exemplaire sur abonnement doit être envoyé.

Pour plus d'informations sur la modification des détails du compte fournisseur, voir la vidéo Changer le fournisseur dans une commande (3:14 mins).