Clôturer, rouvrir et relier des lignes de commande
Cette page explique comment fermer, annuler et supprimer des lignes de commande, ainsi que comment les rouvrir et les relier/réactiver. Elle indique également comment modifier la référence bibliographique d'une ligne de commande. Pour obtenir une vue d'ensemble de l'étape de réception des exemplaires physiques, avec des liens vers des informations détaillées sur la fermeture des lignes de commande, le traitement post-réception et le traitement des réclamations, consultez Réceptionner du matériel. Pour obtenir des informations sur le workflow d'achat global, voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Facturation, Renouvellements, Configuration, etc. consultez Introduction aux acquisitions.
Les sections suivantes décrivent certaines actions que vous pouvez effectuer sur les lignes de commande de la liste de tâches des lignes de commande (Acquisitions > Lignes de commande > Toutes les lignes de commande ; voir Communiquer avec des fournisseurs), pour les retirer du traitement actif, les replacer en traitement actif ou changer les ressources auxquelles elles sont associées. En fonction de votre rôle, le statut de la ligne de commande, le type de ligne de commande et d'autres facteurs, vous pourrez peut-être effectuer toutes ces actions sur toutes les lignes de commande de votre système. Pour plus d'informations sur les listes des tâches en général, voir Listes de notices.
Pour effectuer une de ces actions sur une ligne de commande, la ligne de commande doit vous être attribuée ; voir Modifier les informations sur la ligne de commande.
Clore, annuler et supprimer des lignes de commande
Le tableau compare les actions suivantes : clôturer, annuler et supprimer des lignes de commande.
| Action | Raison | Disponible pour | Résultat |
|---|---|---|---|
| Clôturer des lignes de commande | Pour compléter la commande |
|
Lignes de commande enregistrées comme closes, et pouvant être rouvertes |
| Annuler des lignes de commande | Erreur pendant le traitement d'une ligne de commande | Lignes de commande actives qui ne sont pas
|
Ligne de commande enregistrée comme annulée, et pouvant être rouverte |
| Supprimer des lignes de commande | Nettoyer le système |
|
Ligne de commande et tout produit associé supprimé Alma |
Clôturer des lignes de commande
La clôture d'une ligne de commande est utilisée pour indiquer que l'achat a été effectué. Les types de ligne de commande suivantes peuvent être clôturées :
- Les lignes de commande ponctuelles ayant été envoyées (avec au moins une ressource reçue ou activée) et qui sont en attente de paiement de la facture (celles-ci sont habituellement payées automatiquement avec le statut Complètement facturé, et/ou clôturées par le workflow.)
- Lignes de commande récurrentes avec renouvellement périodique (lorsqu'un abonnement périodique doit être arrêté par exemple)
Lorsque des lignes de commande sont clôturées, l'inventaire n'est pas supprimé. Pour les lignes de commande associées à des ressources électroniques, une tâche est ajoutée à la liste des taches d'activation électronique avec la remarque suivante : La commande pour cette ressource a été clôturée. Veuillez vérifier si une désactivation est oui ou non requise.
Lors de la clôture de lignes de commande, les charges sont annulées.
Les notes et pièces jointes peuvent être ajoutées à une ligne de commande lorsqu'elle est clôturée.
Pour clôturer une ligne de commande :
- Dans la liste des tâches de lignes de commande, dans les actions sur la ligne de la ligne de commande, sélectionnez Fermer, puis dans la boîte de dialogue de confirmation, sélectionnez Confirmer.
- Pour clôturer une ligne de commande avec des exemplaires reçus et non-reçus, supprimez les exemplaires non-reçus, modifiez le nombre d'exemplaires dans la ligne de commande, puis re-réceptionnez les exemplaires reçus.
Annuler des lignes de commande
L'annulation d'une ligne de commande invalide la ligne de commande. Vous pouvez annuler n'importe quelle ligne de commande, sauf celles en train d'être évaluées ou en attente de paiement de la facture. Les lignes de commande annulées peuvent être supprimées.
Quand une ligne de commande est annulée, elle n'est pas supprimée d'Alma. Les lignes de commande annulées sont toujours comprises dans la liste de tâches des lignes de commande, et vous pouvez modifier ou supprimer des notes et des pièces jointes dans les lignes de commande annulées (voir Modifier les informations sur la ligne de commande). Si une ligne de commande est associée à une tache électronique, celle-ci est supprimée. Les charges de la ligne de commande sont annulées quand la ligne de commande est annulée.
Si la ligne de commande est une ligne de commande principale, Alma tente de supprimer l'inventaire de la ligne de commande. Alma ne supprime pas l'inventaire si la ligne de commande correspond à une ligne de commande supplémentaire ou si l'inventaire a été reçu ou activé. Si l'inventaire ne peut pas être supprimé, le lien entre la ligne de commande et son inventaire est supprimé.
Alma tente de supprimer les deux exemplaires et, si la holding est vide, le système essaie également de supprimer la collection. Si la notice bibliographique est alors également sans produit, la gestion de la notice dépend de la valeur du paramètre client pol_handle_bib_record_without_inventory. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres (Acquisitions).
Si une ligne de commande associée à une demande est annulée, le traitement Demandes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire sépare la demande de l'inventaire associé et annule potentiellement la demande (si aucun autre exemplaire ne peut être utilisé pour répondre à la demande). Pour plus de détails, voir le traitement Requêtes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire dans la section Consulter les traitements planifiés.
Pour annuler une ligne de commande :
- Dans la liste de tâches des lignes de commande, dans les actions sur la ligne de la ligne de commande, sélectionnez Annuler la ligne. Si vous avez configuré une note de restriction vis-à-vis de l'annulation de la ligne de commande, elle apparaît. Après confirmation ou si vous n'avez pas configuré de note, une fois Annuler la ligne sélectionné, la boîte de dialogue Informations sur l'annulation s'ouvre.
Boîte de dialogue Informations sur l'annulation - Sélectionnez le Motif d'annulation. Pour configurer les motifs disponibles, voir Configurer les motifs d'annulation d'une ligne de commande.
- Dans la zone Note d'annulation, entrez une note pour le fournisseur si nécessaire.
Les détails de la note s'affichent dans la section Notes du panneau Détails de la ligne de commande.
- Sélectionnez Envoyer l'annulation au fournisseur pour envoyer une notification d'annulation au fournisseur, si nécessaire.
L'annulation est envoyée par mail à moins que le fournisseur ne soit configuré pour des annulations EDI. Dans ce cas, l'annulation est envoyée en utilisant EDI. Si l'annulation se fait par mail, l'adresse favorite définie par le fournisseur est utilisée. Pour plus d'informations à propos de EDI, voir Échange de données informatisé (EDI).
-
Si le paramètre client pol_handle_bib_record_without_inventory est réglé sur MANUEL, un champ supplémentaire, Traitement des enregistrements bibliographiques sans inventaire, s'affiche dans la boîte de dialogue (voir Configurer d'autres paramètres (Acquisitions). Dans ce cas, vous devez spécifier ce qui doit être fait avec la notice bibliographique si cette ligne de commande devient sans produit en raison de son annulation. Pour cela, sélectionnez une des options suivantes dans la liste déroulante :
-
Ne rien faire – Laisser la notice bibliographique dans la base de données.
-
Supprimer les notices bibliographiques – Supprimer la notice bibliographique de la base de données.
-
Ne pas publier les notices bibliographiques – Laisser la notice bibliographique dans la base de données, mais ne pas la publier dans la découverte.
-
- Cliquez sur Confirmer. La ligne de commande est annulée. Si Envoyer l'annulation au fournisseur est sélectionné, l'instruction d'annulation est envoyée au fournisseur.
Une instruction d'annulation est envoyée au fournisseur uniquement si la commande a été envoyée au préalable au fournisseur. Si la commande est toujours en révision, aucune commande n'est envoyée au fournisseur et il n'est par conséquent pas nécessaire de sélectionner Envoyer l'annulation au fournisseur.
Pour trouver les lignes de commande annulées :
- Dans la liste des tâches des lignes de commande, dans les facettes, sous Étape de workflow, sélectionnez Annulé. La liste de tâches est filtrée, et seules les lignes de commande annulées y apparaissent.
Supprimer des lignes de commande
Vous pouvez supprimer une ligne de commande seulement si vous avez le rôle Opérateur des achats - étendu.
La suppression d'une ligne de commande entraîne son retrait du système Alma ainsi que la suppression de toutes les transactions associées à cette ligne de commande. La suppression d'une ligne de commande principale supprime aussi toutes les ressources d'inventaire associées avec la ligne de commande ; la suppression d'une ligne de commande additionnelle ne supprime pas l'inventaire.
L'option Supprimer est disponible pour les lignes de commande avec le statut suivant :
- En révision
- Emballage (Automatique or Manuel)
- Reporté ou Annulé
Une ligne de commande ne peut être supprimée si :
- Elle est associée à une ligne de facture.
- Elle est associée à une commande et a été envoyée à un fournisseur. (Si la commande n'a pas encore été envoyée, la ligne de commande peut être retirée de la commande, puis supprimée.)
- C'est une ligne de commande principale et une des ressources de la ligne de commande a été reçue ou activée (même si la ligne de commande est en révision).
Une fois que la ligne de commande a été supprimée, elle ne peut pas être récupérée ou rouverte. Si vous avez en tête de consulter ou réutiliser une ligne de commande, envisagez de l'annuler (voir Annuler des lignes de commande ci-dessus) ou de la clôturer (voir Clôturer des lignes de commande ci-dessus).
Pour supprimer une ligne de commande :
- Dans la liste des tâches de lignes de commande, dans les actions sur la ligne de la ligne de commande, sélectionnez Supprimer, puis dans la boîte de dialogue de confirmation, sélectionnez Confirmer. La ligne de commande est supprimée.
Pour des informations supplémentaires sur la suppression de lignes de commande, voir Supprimer des commandes.
Relier et réactiver des lignes de commande
Le tableau ci-dessous compare les actions de nouvelle liaison, de modification des références bibliographiques et de réouverture des lignes de commande.
| Action | Raison | Disponible pour | Indisponible pour | Résultat |
|---|---|---|---|---|
| Relier des lignes de commande | Une notice bibliographique meilleure existe | Lignes de commande avec le statut En révision, Différé, Prêt, ou Clôturé une fois |
|
Une ligne de commande est reliée à la meilleure notice et ses exemplaires/collections sont déplacés sous cette notice bibliographique. |
| Changer la référence bibliographique | Une meilleure description pour la notice existe | Lignes de commande actives | Lignes de commande annulées | La ligne de commande dispose d'une meilleure description, plus complète. |
| Rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée | Pour ouvrir une ligne de commande qui a été clôturée ou annulée (souvent par erreur) | Lignes de commande clôturées ou annulées | Toutes les autres lignes de commande, y compris les lignes de commande supprimées | Le statut passe à En révision |
Relier des lignes de commande
Vous pouvez changer la notice bibliographique à laquelle une ligne de commande est reliée. Des raisons possibles à ceci incluent :
- Un EOD arrive pour un seul volume dans une œuvre multi-volume qui est plus adapté à lier que le lien existant.
- Un exemplaire arrive qui correspond mieux à la notice bibliographique existante qu'à une nouvelle importée lors de la commande.
L'option Relier est disponible pour les lignes de commande avec le statut En révision, Différé, Prêt (regroupées dans une commande et prêtes à être expédiées) ou En attente de renouvellement manuel, ainsi que pour les lignes de commande ponctuelles non envoyées clôturées. Des lignes de commande ne peuvent pas être reliées si vous vous trouvez dans un des cas suivants :
- La ligne de commande est associée à la base de connaissances centrale (la ligne de commande est une collection électronique). Dans ce cas, l'option Lier à une autre notice ne s'affiche pas.
- La ligne de commande n'a pas d'identifiant MMS.
- La ligne de commande contient des exemplaires qui appartiennent à deux notices bibliographiques différentes.
Pour relier une ligne de commande :
- Cliquez sur Relier dans la liste des actions pour la ligne de commande que vous souhaitez relier.
-
Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. Une page Chercher dans le répertoire s'ouvre dans un panneau coulissant, avec les résultats de recherche d'une recherche de ressources similaires à la ligne de commande (par exemple, des ressources qui ont le même titre et l'ISBN, s'il en existe).
- Modifiez la recherche si besoin (voir Chercher des lignes de commande).
- Cliquez sur le bouton à côté du numéro de la nouvelle ressource, puis sélectionnez Sélectionner. La ligne de commande est liée à la nouvelle ressource. De plus, les collections et exemplaires associés sont également déplacés vers la nouvelle notice bibliographique.
Changer la référence bibliographique d'une ligne de commande
Il est possible de changer la référence de notice bibliographique d'une ligne de commande vers une notice bibliographique différente sans modifier l'inventaire. Seule la description de la ligne de commande est modifiée.
Cette fonctionnalité est utile par exemple, si une commande est faite sur une notice bibliographique courte (stub). Dans ce cas, la description de la ligne de commande correspond à la description de la courte notice bibliographique. Si la courte notice bibliographique est mise à jour avec une notice bibliographique complète, la ligne de commande aura toujours l'ancienne description, désormais imprécise, du titre. Dans un tel cas, vous pouvez cliquer sur Changer la référence bibliographique pour mettre à jour la description de la ligne de commande par rapport à la description de la nouvelle version de la notice.
- Ceci n'est pertinent que pour les lignes de commande basées sur le titre. En outre, ceci ne peut pas être effectué sur des lignes de commande annulées.
- Les lignes de commande de type Collection électronique - Abonnement sont traitées de la même manière que Autres services - Abonnement.
Pour changer la notice bibliographique à laquelle une ligne de commande est reliée sans déplacer l'inventaire :
- Cliquez sur Changer la référence bibliographique dans la liste des actions sur la ligne pour la commande pour laquelle vous souhaitez changer la référence.
Liste des lignes de commande en révision - Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
Une page Chercher dans le répertoire s'ouvre dans un panneau coulissant, avec les résultats de recherche d'une recherche de ressources similaires à la ligne de commande (par exemple, des ressources qui ont le même titre et l'ISBN, s'il en existe).
- Modifiez la recherche si besoin (voir Chercher des lignes de commande).
- Cliquez sur le bouton à côté du numéro de la nouvelle ressource, puis sélectionnez Sélectionner. La référence de la ligne de commande est changée.
Rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée
Pour rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
- Opérateur des achats
- Gestionnaire des achats
Les lignes de commande qui ont été clôturées ou annulées peuvent être rouvertes et réutilisées. Lorsqu'une ligne de commande fermée est rouverte, la commande est supprimée et la ligne de commande est mise à jour avec un statut En révision. Lorsqu'une ligne de commande annulée est rouverte, le fonds original est supprimé. Vous devez en ajouter un nouveau à cette ligne de commande.
Les lignes de commande clôturées ont terminé le processus complet d'acquisition (commande et paiement) et ont été ensuite clôturées. Les lignes de commande annulées ont été commencées mais pas terminées.
Les lignes de commande clôturées ou annulées peuvent être rouvertes à partir de la ligne de commande individuelle ou en utilisant un processus automatisé.
Pour rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée à partir de la ligne de commande :
- Cliquez sur Ré-ouvrir dans la liste des actions pour la ligne de commande que vous souhaitez rouvrir, puis, dans le message de confirmation, cliquez sur Confirmer. Le statut de la ligne de commande passe à En révision.
Pour rouvrir des lots de lignes de commande clôturées ou annulées :
- Exécutez le traitement Mettre à jour le flux de travail des lignes de commande. Pour plus d'informations, voir Effectuer des traitements manuels sur des jeux de résultats définis.