Statut des renouvellements
Cette page décrit le workflow de renouvellement dans Alma. Pour savoir comment traiter des renouvellements dans Alma, voir Traiter les renouvellements. Pour obtenir des informations sur le workflow d'achat global, voir Flux de travail d'achat . Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Configuration de la facturation, etc. consultez Introduction aux acquisitions.
Alma gère les abonnements concernant le matériel électronique et physique, tel que des magazines, revues ou périodiques, y compris les renouvellements manuels ou automatiques.
Voici une illustration du flux de travail qui gère la façon dont une ligne de commande est marquée pour le renouvellement et ce, de sa création jusqu'au renouvellement dudit matériel :
Statut des renouvellements
Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :
- Pré-flux de travail – Une ligne de commande est renseignée dans le système Alma de l'une des façons suivantes :
- Automatiquement, en important des données intégrées de commande (EOD). Un import EOD envoie des lignes de commande ponctuelles ou récurrentes.
- Manuellement, en tant que ligne de commande créée lors de la commande d'une ressource.
Pour plus d'informations sur la création automatique d'une ligne de commande, voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import. Pour plus d'informations sur la création manuelle de lignes de commande pour des exemplaires physiques ou électroniques, voir Créer une ligne de commande manuellement.La ligne de commande est normalisée, validée puis traitée afin de déterminer si des éléments nécessitent une attention particulière en fonction des règles préconfigurées par un administrateur. Ces tâches sont effectuées automatiquement par Alma.En cas de problèmes de données ou d'alertes nécessitant un traitement particulier, la ligne de commande est envoyée en révision. Pour plus d'informations sur cette activité manuelle, voir Réviser des lignes de commande. Une fois tous les problèmes de données résolus, la ligne de commande poursuit à l'étape 2. - Toutes les lignes de commande normalisées et validées sont enregistrées dans Alma
Une ligne de commande traitée complètement et reçue/activée est marquée comme Recurring Renewal automatiquement. Les lignes de commande physiques récurrentes qui sont envoyées au fournisseur ont le statut Recurring Renewal même si le renouvellement se fait manuellement, tant que la date de renouvellement n'est pas encore arrivée (voir Traiter les renouvellements). Les lignes de commande électroniques récurrentes ont ce statut une fois qu'elles sont activées et que l'utilisateur clique sur Valider sur la page de liste des tâches d'activation des ressources électroniques (Ressources > Gérer l'inventaire > Gérer l'activation des ressources électroniques ; voir Activation des ressources électroniques et liste de tâches d'activation).Alma vérifie quotidiennement les lignes de commande dont le statut est Recurring Renewal et dont la date de renouvellement correspond à la date actuelle. Le calcul s'appuie sur la date de renouvellement, qui est définie comme la date de renouvellement (définie par la ligne de commande) moins la période de notification de renouvellement.
- Les renouvellements sont effectués comme suit :
- Si la ligne de commande est marquée comme automatique, la Date de renouvellement est incrémentée automatiquement en fonction du Cycle de renouvellement. La ligne de commande est ensuite enregistrée dans le répertoire pour la suite du traitement (étape 4).
- Si la ligne de commande est marquée comme manuelle, lorsque la date de renouvellement arrive, son étape de workflow passe à En attente de renouvellement manuel. Vous devez ensuite mettre à jour manuellement la Date de renouvellement et/ou tout autre champ dans la section Informations de renouvellement du panneau Détails de la ligne de commande. Après cela, l'étape de workflow de la ligne de commande passe à nouveau sur Recurring Renewal.
- Lorsqu'une ligne de commande est éligible au renouvellement, une notification de renouvellement est envoyée au fournisseur si le paramètre po_line_send_notification_to_vendor_on_renew est défini sur vrai sur la page de Configuration des acquisitions Autres paramètres (voir Configurer d'autres paramètres).