Gestion centralisée des licences pour les ressources électroniques dans une Zone réseau
Dans un réseau collaboratif, vous pouvez négocier des licences avec des fournisseurs au nom de plusieurs institutions membres. Vous pouvez alors :
- Acquérir des ressources au nom de toutes les institutions à l'aide d'une licence. Chaque institution peut alors payer les ressources associées à cette licence, selon le besoin.
et/ou - Permettre à chaque institution membre d'acquérir ses propres ressources en utilisant une licence négociée.
Ces deux scénarios peuvent coexister.
Dans le premier scénario, vous ajoutez une licence appelée licence de négociation. La Zone Réseau pointe vers les ressources correspondant à la licence et permet aux institutions membres de les commander en utilisant cette licence. Contrairement aux autres licences mentionnées dans Alma qui ne sont utilisées qu'à titre informatif, une licence de négociation a un effet sur le fonctionnement d'Alma. La ressource doit être activée dans la Zone réseau et la licence de l'institution membre doit également être active.
Pour plus d'informations sur la commande de ressources électroniques négociées et gérées par le bureau central dans la Zone réseau, voir la vidéo Commander des ressources électroniques négociées et gérées dans la Zone réseau par membre (9:35 mins).
Les licences de négociation gérées par la Zone réseau peuvent également enregistrer le prix annuel pour des licences pluriannuelles, pour permettre une augmentation du prix chaque année. Une licence de négociation dont les dates de début et de fin dépassent un an affichera les champs Prix par année et Augmentation du prix. Lorsqu'une ligne de commande est créée pour une ressource et qu'elle est liée à une licence pluriannuelle dans la Zone réseau, le prix de la ligne de commande sera mis à jour en fonction du prix par année pour l'institution membre. Lorsque la ligne de commande est renouvelée, le fonds est vérifié pour savoir s'il est suffisamment pourvu, en fonction des champs Prix par année et Augmentation du prix. Si le fonds ne contient pas assez d'argent, le renouvellement échoue. Si les champs Prix par année et Augmentation du prix sont laissés vides, la fonctionnalité standard s'applique.
Dans le second scénario, la licence est une licence gérée centralement, créée dans la Zone réseau et partagée avec les institutions membres, comme d'autres informations gérées centralement dans la Zone réseau. Ainsi, vous pouvez partager une licence standard ou une licence de négociation (une licence de négociation devient alors une licence standard au sein de l'institution membre). Dans ce scénario, chaque institution membre peut acheter des ressources et les joindre à sa copie locale de la licence.
Au sein d'une institution membre, une licence gérée centralement est signalisée par une coche dans la colonne Partagé sur la page Licences et avenants.
Ajouter une licence de négociation ou une licence gérée centralement
Le rôle suivant peut ajouter une licence de négociation ou une licence gérée centralement :
- Gestionnaire des licences (pour la Zone réseau)
Pour ajouter une licence négociée :
- Connectez-vous à la Zone réseau de votre réseau collaboratif.
- Lors de l'ajout d'une licence (voir Ajouter une licence), le champ Type de licence apparaît dans l'onglet Sommaire de la page Détails de la licence. Pour ajouter une licence de négociation, sélectionnez Négociation dans ce champ. Note : vous pouvez sélectionnez Licence pour ajouter une licence standard, comme d'habitude.
Page Détails de la licence - Quel que soit le type de licence que vous avez sélectionné à l'étape précédente, vous avez la possibilité de sélectionner Licence partagée pour partager la licence avec toutes les institutions membres et leur permettre de l'utiliser, et donc d'acheter des ressources et de les joindre à leur copie locale de la licence.
- Lorsque vous avez rempli toutes les informations, cliquez sur Enregistrer. La licence est enregistrée et vous êtes redirigé vers la liste des licences. Si vous avez sélectionné Licence partagée, la licence sera partagée avec les institutions membres suite à l'exécution du traitement Distribuer les changements d'acquisition de réseau aux membres. Si vous partagez une licence de type Négociation de cette manière, le type de la licence est modifiée en Licence au sein de l'institution membre. Pour partager une licence manuellement, voir Distribuer les licences gérées centralement.
- Pour une licence de type Négociation :
- Sélectionnez Modifier dans la ligne des actions possibles sur la ligne pour ouvrir la licence. Sélectionnez l'onglet Détails de négociation.
Page Détails de la licence - Onglet Détails de négociation - Sur l'onglet Détails de négociation, cliquez sur Ajouter un membre. La page Résumé apparaît.
Page Résumé - Entrez une institution membre et tout autre détail concernant la licence.
Si vous travaillez avec une licence pluriannuelle, les champs Prix par année et Augmentation du prix s'afficheront à la place du champPrix. Pour plus d'informations sur les licences pluriannuelles, voir en haut de la page.
- Sélectionnez le contenu spécifique à ce membre.
- Cliquez sur Suivant. L'étape 2 de l'assistant Ajouter une licence apparaît.
Ajouter des contacts - Renseignez les détails de contact du membre puis cliquez sur Enregistrer. Ajouter un contact crée un utilisateur de type contact (voir Gérer les utilisateurs).
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la licence. Pour ajouter des contacts supplémentaires :
- Sur l'onglet Détails de négociation, modifiez l'institution (cliquez sur Modifier dans la liste des actions possibles sur la ligne).
- Sélectionnez l'onglet Contacts.
Onglet Contacts - Cliquez sur Ajouter un contact, renseignez les informations de la personne à contacter puis cliquez sur Enregistrer.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la licence.
- Sélectionnez Modifier dans la ligne des actions possibles sur la ligne pour ouvrir la licence. Sélectionnez l'onglet Détails de négociation.
Lorsque vous modifiez une institution membre, vous pouvez également ajouter des notes ou des pièces jointes via les onglets respectifs d'une licence de négociation : Notes ou Pièces jointes. Pour plus d'informations sur ces onglets, voir Onglets communs Alma.
Supprimer des licences gérées de façon centralisée
Si une licence partagée a été distribuée aux membres, puis supprimée dans l'institution réseau, elle sera « détachée » de l'institution réseau et continuera à être gérée localement dans l'institution membre. Voir également Gérer les licences et les modifications.
Distribuer les licences gérées centralement
Le rôle suivant peut distribuer des licences :
- Administrateur des acquisitions
Lorsqu'elles sont créées ou mises à jour, les licences à gestion centralisée sont distribuées automatiquement par le traitement Distribuer les changements d'acquisition de réseau aux membres. Vous pouvez également distribuer la licence manuellement. Vous pouvez sélectionner les informations à distribuer aux institutions membres. La licence inclut les cases Distribution. Les champs Résumé et Termes de licence sont affichés mais sont envoyés par défaut et ne peuvent pas être désélectionnés. Les champs Notes et Pièces jointes sont facultatifs.
Distribution des détails de licence
Lorsque les informations des champs Notes ou Pièces jointes ont été partagées avec les institutions membres, si l'institution de la Zone réseau modifie les champs Distribution et supprime l'une des options, ou les deux, les données qui ont été envoyées auparavant à l'institution membre sont retenues.
Dans le cas des licences partagées, les institutions membres peuvent voir la licence, mais ne peuvent pas la modifier.
Pour distribuer la licence manuellement :
- Sur la page Licences et avenants (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences), sélectionnez Distribuer au membre dans la liste des actions. Cette option est uniquement affichée dans la Zone réseau des Licences gérées centralement dont le statut est défini surActif. Une liste des institutions membres s'affiche.
Boîte de dialogue Licences et avenants - Sélectionnez les membres auxquels la licence doit être distribuée.
- Cliquez sur Soumettre, puis sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation Le traitement Distribuer les changements d'acquisition de réseau aux membres est exécuté. Pour plus d'informations sur l'affichage du rapport, voir Consulter les traitements terminés.
Veuillez noter ce qui suit :
- Si la licence dans la Zone Réseau n'a pas de code fournisseur ni dans le champ Concédant de licence ni dans Agent de licence, la licence est distribuée.
- Si la licence dans la Zone Réseau a un code fournisseur dans le champ Concédant de licence ou dans Agent de licence mais que le fournisseur n'est pas distribué, la licence n'est pas distribuée.
- Si la licence dans la Zone Réseau a un code fournisseur dans le champ Concédant de licence ou dans Agent de licence, et que le fournisseur est distribué, la licence est également distribuée.
- Pour publier une valeur de terme de licence de la Zone Réseau sur la Zone Institution, le terme de licence doit déjà exister dans la Zone Institution. S'il n'existe pas encore, vous devez l'ajouter manuellement dans la Zone Institution. Quand une licence est distribuée dans la Zone Institution à partir de la Zone Réseau, les valeurs Affichage au public ne sont pas transférées avec la licence. Les valeurs qui existent déjà dans la Zone Institution sont appliquées.
Lier une ressource électronique à une licence de négociation
Pour lier une ressource électronique à une licence, voir Ajouter une collection électronique locale, Modifier un portfolio en utilisant l'éditeur de ressource électronique, et Associer une licence à un portfolio.
Commander une ressource électronique gérée de façon centralisée.
Les rôles suivants peuvent commander des ressources électroniques associées à une licence de négociation :
- Opérations ou Gestionnaire d'inventaire (Membre de la Zone institution/d'un Consortium)
Si une ressource électroniques activée est gérée par la Zone réseau et associée à une licence de négociation, et si votre institution est listée et active dans la licence de négociation, vous pouvez commander la ressource en question pour votre institution.
Vous pouvez désormais passer une commande concernant des ressources électroniques qui sont gérées de manière centrale par la Zone Réseau même si elles n'ont pas de licence de type Négociation.
Cette fonctionnalité peut être divisée entre les commandes de ressources électroniques qui ont une négociation de licence, et celles qui ne l'ont pas.
Commandes sans négociation de licence
- Si la négociation de licence spécifie que la ressource est négociée pour le membre, la commande sera créée dans la Zone Institution avec toutes les informations de négociation.
- Si une négociation de licence existe pour la ressource, mais que la ressource n'a pas été négociée pour le membre :
- L'utilisateur reçoit le message suivant :
« Veuillez noter ce qui suit :
Cette ressource électronique fait partie d'une négociation centrale mais votre institution n'en fait pas partie. Êtes-vous sûr(e) de vouloir continuer ? » - Le membre peut passer une commande, qui est créée dans la Zone Institution et liée à la ressource gérée de manière centrale. Le membre peut alors créer une licence locale et l'associer à une commande locale.
- L'utilisateur reçoit le message suivant :
Commandes sans négociation de licence
- Si la ressource est disponible pour le membre, comme défini par la configuration de groupe, elle peut être commandée avec l'action Commander. La commande est créée localement et liée à la ressource de la Zone Réseau.
- Vous pouvez créer une licence locale dans la Zone Institution et l'associer avec une commande créé localement.
Sur la page Détails de la licence, dans l'onglet Inventaire, la section Ressources depuis le réseau montre les collections électroniques et les ressources électroniques. Cette section est disponible pour les commandes avec ou sans négociation de licence.
Page Détails de la licence - Onglet Inventaire
La licence locale peut contenir des conditions d'utilisation visibles par l'utilisateur de fin par le résolveur de lien Primo dans l'onglet Consulter. Cette action est disponible pour les commandes avec ou sans une négociation de licence.
Collection électronique d'une ressource réseau
Même si la ressource est liée par une licence de négociation dans la Zone Réseau, la ressource peut ne pas être disponible pour l'institution actuelle si l'institution ne fait pas partie de la négociation. Dans ce cas, il est toujours possible de commander la ressource depuis l'onglet Réseau.
Pour commander une ressource électronique négociée de façon centralisée :
- Connectez-vous à Alma en tant qu'institution membre d'un consortium.
- Recherchez la ressource électronique dans la Zone réseau (onglet Zone réseau). Voir Effectuer une recherche dans Alma
- Trouvez la ressource concernée et cliquez sur Commander dans la liste des actions possibles sur la ligne.
Le nom et le code de votre institution s'affichent au niveau du filtre Collection "Disponible pour" et dans le champ Disponible pour.Le formulaire Propriétaire de la ligne de commande et Type apparaît. Voir Créer une ligne de commande manuellement.
- Commandez la ressource, comme décrit dans Créer une ligne de commande manuellement. Alma crée une commande d'achat pour l'institution. Cette ligne de commande est liée à l'inventaire géré de façon centralisée dans la Zone réseau. L'onglet Inventaire de la ligne de commande de la Zone institution liste l'inventaire de la Zone réseau auquel la ligne de commande est associée.