Configuration générale des services aux usagers

Last updated
Save as PDF
Share
1. Share
2. Tweet
3. Share

Cette page décrit la configuration générale associée aux services aux usagers, notamment les exceptions de circulation, les messages de bornes automatiques de prêt, les imprimantes, etc.
Pour obtenir des liens redirigeant vers les principales pages de documentation concernant les services aux usagers, consultez Services aux usagers.

Configurer des exceptions de circulation

Pour configurer les règles d'exemplaires, vous devez avoir l'un des rôles suivants :

Administrateur général du système
Administrateur des services aux usagers

Les exceptions de circulation créent des règles au niveau de l'unité de services aux usagers afin que les exemplaires spécifiques dans une localisation précise circulent différemment des exemplaires typiques stockés à cet emplacement. Voir Créer une demande sortante.

Vous configurez les règles de l'exemplaire sur la page Table de code Exception de circulation (Menu de configuration > Services aux usagers > Services aux usagers – exemplaires physiques > Exception de circulation). Vous pouvez définir les règles de l'exemplaire au niveau de l'institution uniquement ; définir les règles de l'exemplaire au niveau de la bibliothèque est fortement découragé.

Une fois que vous aurez défini les exceptions de circulation d'une bibliothèque au niveau de la bibliothèque, la bibliothèque n'héritera plus automatiquement des modifications apportées aux exceptions de circulation définies au niveau de l'institution.

La modification d'une règle d'exemplaire peut avoir des implications pour plusieurs autres zones fonctionnelles d'Alma. Veuillez vous assurer de bien coordonner les changements que vous effectuez.

Page Table de code Exception de circulation

Dans un réseau collaboratif, vous pouvez créer des règles et les distribuer aux institutions membres. Pour plus d'informations, voir Configurer les informations de services aux usagers dans la Zone réseau.

Assurez-vous d'être dans le contexte de l'institution dont vous souhaitez configurer les règles d'exemplaires, en configurant par sélection l'institution/la bibliothèque concernée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration des services aux usagers.

Pour ajouter ou modifier une nouvelle exception de circulation :

Ajoutez un code d'exemplaire et une description. Voir Tables de code.

Le paramètre Valeur par défaut n'est pas supporté dans cette table et ne doit pas être utilisé. De la même manière, les boutons Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas n'ont pas d'effet sur l'ordre dans lequel les exceptions de circulation sont affichées dans les menus déroulants.

Pour configurer une règle exemplaire de façon à ce que tous les exemplaires associés à la règle ne soient pas disponibles au partage de ressource, voir Configurer les exceptions de circulation.

Configurer les messages des bornes automatiques de prêt

Pour configurer les messages de borne automatique de prêt, vous devez avoir l'un des rôles suivants :

Administrateur général du système
Administrateur des services aux usagers

Les messages pour le retour, le prêt, le renouvellement par bornes automatique de prêt peut être modifié sur la page Messages de borne automatique de prêt. Vous pouvez y accéder via Menu de configuration > Services aux usagers > Services aux usagers – exemplaires physiques > Bornes automatiques de prêt.

Messages de borne automatique de prêt

Pour configurer les messages des bornes automatiques de prêt :

Sur la page Messages des bornes automatiques de prêt, cliquez sur Personnaliser dans la liste des actions relatives à la ligne du message que vous voulez configurer.
Indiquez le nouveau message dans le champ Description. Répétez ces deux étapes pour tous les messages que vous souhaitez configurer.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Personnaliser pour sauvegarder vos modifications.

Configurer des alertes de scan

Pour configurer les alertes de scan, vous devez avoir l'un des rôles suivants :

Administrateur général du système
Administrateur des services aux usagers

Vous pouvez configurer l'affichage des alertes d'exemplaire dans l'interface de scan (Acquisitions > Traitement après réception > Scanner les exemplaires ou Services aux usagers > Demandes de ressource > Scanner les exemplaires). Vous pouvez les configurer pour qu'elles s'affichent en tant que messages contextuels, messages de commentaires ou pour qu'elles ne s'affichent pas du tout.

Type d'alerte	Exemple
Message contextuel	Le message s'affiche en tant que message contextuel et l'opérateur doit s'interrompre pour choisir une option avant de scanner le prochain livre. Chaque message contextuel peut être configuré pour afficher ou non le bouton « Confirmer ». Pour les messages sur lesquels il s'affiche, le message contextuel s'affiche avant que le scan ne soit effectué. En fonction du contenu du message, l'opérateur peut décider de ne pas procéder au scan (en sélectionnant Annuler dans le message), ou bien de procéder au scan (en sélectionnant Confirmer). Pour les messages sur lesquels « Confirmer » ne s'affiche pas, le message contextuel n'apparaît qu'à titre d'information. Il n'est pas possible de configurer le contenu du message contextuel.
Commentaires	Le message de commentaires s'affiche une fois le scan effectué et n'est fourni qu'à titre d'information. L'opérateur n'a pas besoin de s'interrompre pour sélectioner une option avant de passer au scan du prochain exemplaire. Il n'est pas possible de configurer le contenu du message de commentaire.
aucun	L'utilisateur ne reçoit aucune notification concernant la note. Aucun message ne s'affiche.

Type d'alerte

Exemple

Message contextuel

Le message s'affiche en tant que message contextuel et l'opérateur doit s'interrompre pour choisir une option avant de scanner le prochain livre.

Chaque message contextuel peut être configuré pour afficher ou non le bouton « Confirmer ». Pour les messages sur lesquels il s'affiche, le message contextuel s'affiche avant que le scan ne soit effectué. En fonction du contenu du message, l'opérateur peut décider de ne pas procéder au scan (en sélectionnant Annuler dans le message), ou bien de procéder au scan (en sélectionnant Confirmer).
scan-in page popup message.png

Pour les messages sur lesquels « Confirmer » ne s'affiche pas, le message contextuel n'apparaît qu'à titre d'information.

Il n'est pas possible de configurer le contenu du message contextuel.

Commentaires

Le message de commentaires s'affiche une fois le scan effectué et n'est fourni qu'à titre d'information. L'opérateur n'a pas besoin de s'interrompre pour sélectioner une option avant de passer au scan du prochain exemplaire. scan-in page feedback message.png

Il n'est pas possible de configurer le contenu du message de commentaire.

aucun

L'utilisateur ne reçoit aucune notification concernant la note. Aucun message ne s'affiche.

Pour configurer les alertes de scan :

Sur la page Configuration de numérisation des messages (Menu de configuration > Services aux usagers > Services aux usagers - exemplaires physiques > Configuration de numérisation des messages), sélectionnez Personnaliser dans la liste des actions sur la ligne du message que vous voulez configurer.

Sélectionnez les informations comme indiqué ci-dessous :

Colonne	Description
Type	La liste des types de notes est une liste préconfigurée. Les types de notes sont les suivants : Note d'acquisition - Le message est : L'exemplaire n'a pas été réceptionné par le département des acquisitions. En contestation - L'exemplaire a été prêté et son retour a été contesté. Demande de prêt terminée - L'exemplaire participe à un workflow PEB, le scan termine la demande de prêt. Note de services aux usagers - Une note de services aux usagers existe pour l'exemplaire. Traitement du rayon des réservations - Il existe une demande de mise de l'exemplaire sur le rayon des réservations local, mais aucun message n'a été envoyé au lecteur pour l'instant. Ce message s'affiche si l'option Traitement avant le rayon des réservations a été activée pour le bureau de prêt, et que l'option Placer directement sur le rayon des réservations a été activée sur la page Scanner les exemplaires. Note interne 1, 2, 3 - Une note interne (notes générales concernant l'exemplaire qui ne sont visibles que par le personnel de la bibliothèque dans Alma) existe sur l'exemplaire. L'exemplaire comporte des demandes - L'exemplaire a été demandé. Perdu - Le livre a été prêté et enregistré comme perdu dans Alma. Matériel magnétique - La valeur du champ Est magnétique dans la notice de l'exemplaire scanné est Oui. Manquant - Le livre a été enregistré comme manquant dans Alma. Un prêt en retard a été retourné - L'exemplaire a été retourné tardivement et des amendes peuvent lui être associées. Livraison à domicile / au bureau - Une demande de livraison à domicile/au bureau a été envoyée pour l'exemplaire scanné. Placer sur le rayon des réservations - L'exemplaire doit être placé sur le rayon des réservations pour pouvoir être récupéré par un lecteur. Note publique - Une note publique (note générale concernant l'exemplaire que les lecteurs peuvent voir dans Primo et dans Alma) existe sur l'exemplaire. Localisation de stockage à distance - L'exemplaire doit être retourné à sa localisation de stockage à distance. Note de demande - Cet exemplaire a été demandé et la personne à l'origine de la demande a saisi une note sur la demande. Localisation temporaire - L'exemplaire ne se trouve pas dans sa localisation permanente à l'heure actuelle et doit être mis en rayon à sa localisation temporaire. Transit - L'exemplaire doit être envoyé à un bureau/une bibliothèque différent(e). Traitement interne - L'exemplaire doit être utilisé dans un traitement interne.
Afficher message	Déterminez si vous souhaitez que la note s'affiche et comment. Si plusieurs messages contextuels du même type « Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle » doivent s'afficher pour l'exemplaire, le système les fusionne dans une seule fenêtre contextuelle. Si un message contextuel et un message de commentaires du même type « Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle » sont définis pour le même exemplaire, les deux s'affichent sous forme de message contextuel, pour que le message de commentaire ne soit pas masqué par le message contextuel et pour éviter que l'opérateur ne le voit pas. Par exemple, si deux messages sont déclenchés pour le même exemplaire, une note d'acquisition et une note de services aux usagers, mais que l'un est défini en tant que Message contextuel et l'autre en tant que Message de commentaires, les deux messages apparaissent dans un message contextuel, et non chacun dans son type de message respectif.
Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle	Définit la phase durant laquelle une action contextuelle est effectuée pendant le processus de scan. Ceci ne s'applique pas aux messages de type Message de commentaires ou Aucun. Oui - pour les actions qui sont effectuées avant l'opération de scan et qui prennent en charge l'annulation de l'action de scan. Non - Messages qui ne s'affichent qu'une fois l'opération de scan terminée et qui n'offrent pas l'option Annuler. Les messages pour lesquels le paramètre Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle=oui sont affichés dans une fenêtre contextuelle unique (pour le même exemplaire) et tous les messages pour lesquels le paramètre Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle=non sont affichés dans des fenêtres séparées. L'opérateur peut ainsi potentiellement recevoir deux ensembles de messages pour un même exemplaire. Cependant, si un message dans le premier ensemble est annulé, les autres messages ne s'affichent pas.

Colonne

Description

Type

La liste des types de notes est une liste préconfigurée.

Les types de notes sont les suivants :

Note d'acquisition - Le message est : L'exemplaire n'a pas été réceptionné par le département des acquisitions.
En contestation - L'exemplaire a été prêté et son retour a été contesté.
Demande de prêt terminée - L'exemplaire participe à un workflow PEB, le scan termine la demande de prêt.
Note de services aux usagers - Une note de services aux usagers existe pour l'exemplaire.
Traitement du rayon des réservations - Il existe une demande de mise de l'exemplaire sur le rayon des réservations local, mais aucun message n'a été envoyé au lecteur pour l'instant. Ce message s'affiche si l'option Traitement avant le rayon des réservations a été activée pour le bureau de prêt, et que l'option Placer directement sur le rayon des réservations a été activée sur la page Scanner les exemplaires.
Note interne 1, 2, 3 - Une note interne (notes générales concernant l'exemplaire qui ne sont visibles que par le personnel de la bibliothèque dans Alma) existe sur l'exemplaire.
L'exemplaire comporte des demandes - L'exemplaire a été demandé.
Perdu - Le livre a été prêté et enregistré comme perdu dans Alma.
Matériel magnétique - La valeur du champ Est magnétique dans la notice de l'exemplaire scanné est Oui.
Manquant - Le livre a été enregistré comme manquant dans Alma.
Un prêt en retard a été retourné - L'exemplaire a été retourné tardivement et des amendes peuvent lui être associées.
Livraison à domicile / au bureau - Une demande de livraison à domicile/au bureau a été envoyée pour l'exemplaire scanné.
Placer sur le rayon des réservations - L'exemplaire doit être placé sur le rayon des réservations pour pouvoir être récupéré par un lecteur.
Note publique - Une note publique (note générale concernant l'exemplaire que les lecteurs peuvent voir dans Primo et dans Alma) existe sur l'exemplaire.
Localisation de stockage à distance - L'exemplaire doit être retourné à sa localisation de stockage à distance.
Note de demande - Cet exemplaire a été demandé et la personne à l'origine de la demande a saisi une note sur la demande.
Localisation temporaire - L'exemplaire ne se trouve pas dans sa localisation permanente à l'heure actuelle et doit être mis en rayon à sa localisation temporaire.
Transit - L'exemplaire doit être envoyé à un bureau/une bibliothèque différent(e).
Traitement interne - L'exemplaire doit être utilisé dans un traitement interne.

Afficher message

Déterminez si vous souhaitez que la note s'affiche et comment.

Si plusieurs messages contextuels du même type « Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle » doivent s'afficher pour l'exemplaire, le système les fusionne dans une seule fenêtre contextuelle.
Si un message contextuel et un message de commentaires du même type « Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle » sont définis pour le même exemplaire, les deux s'affichent sous forme de message contextuel, pour que le message de commentaire ne soit pas masqué par le message contextuel et pour éviter que l'opérateur ne le voit pas. Par exemple, si deux messages sont déclenchés pour le même exemplaire, une note d'acquisition et une note de services aux usagers, mais que l'un est défini en tant que Message contextuel et l'autre en tant que Message de commentaires, les deux messages apparaissent dans un message contextuel, et non chacun dans son type de message respectif.

Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle

Définit la phase durant laquelle une action contextuelle est effectuée pendant le processus de scan. Ceci ne s'applique pas aux messages de type Message de commentaires ou Aucun.

Oui - pour les actions qui sont effectuées avant l'opération de scan et qui prennent en charge l'annulation de l'action de scan.
Non - Messages qui ne s'affichent qu'une fois l'opération de scan terminée et qui n'offrent pas l'option Annuler.

Les messages pour lesquels le paramètre Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle=oui sont affichés dans une fenêtre contextuelle unique (pour le même exemplaire) et tous les messages pour lesquels le paramètre Annulation disponible dans la fenêtre contextuelle=non sont affichés dans des fenêtres séparées. L'opérateur peut ainsi potentiellement recevoir deux ensembles de messages pour un même exemplaire. Cependant, si un message dans le premier ensemble est annulé, les autres messages ne s'affichent pas.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Configurer des imprimantes

Pour configurer les imprimantes, vous devez avoir l'un des rôles suivants :

Administrateur général du système
Administrateur des services aux usagers

Alma est hébergé dans un environnement SaaS. En raison des questions de sécurité et des limitations techniques, les environnements SaaS ne prennent pas en charge les connexions directes des imprimantes locales ou du réseau. L'impression dans Alma fonctionne alors grâce aux e-mails ou à une file d'attente d'impression. La file d'attente d'impression est l'option privilégiée, bien que l'impression par e-mail soit toujours prise en charge (voir File d'attente d'impression). Chaque bibliothèque/institution doit définir les adresses email de ses imprimantes locales dans Alma, qui achemine les emails orientés personnel, émanant d'Alma (y compris les avis de requête et de transfert) vers l'imprimante appropriée. La méthode de file d'attente d'impression est la méthode privilégiée pour l'impression sur une imprimante physique.

Pour plus d'informations sur l'impression dans Alma, regardez la vidéo Impression (3:22)

Vous pouvez configurer vos imprimantes sur la page Imprimantes (Menu de configuration > Services aux usagers > Général > Imprimantes).

Page Imprimantes

Assurez-vous d'être dans le contexte de l'institution/la bibliothèque dont vous souhaitez configurer les imprimantes, en sélectionnant l'institution/la bibliothèque concernée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration.

Pour associer une imprimante à un bureau de prêt, vous devez configurer l'imprimante au niveau de la bibliothèque. Assurez-vous que vous avez sélectionné une bibliothèque dans la liste déroulante Vous configurez sur la page Configuration. Pour voir des informations générales sur les bureaux de prêt, consultez Gérer les services aux lecteurs sur un bureau de prêt.

Cliquez sur les vedettes du code ou du nom de l'imprimante pour trier la liste alphabétiquement - par ordre ascendant ou descendant - en fonction du code ou du nom de l'imprimante.

Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :

Ajouter une imprimante (voir Ajouter une imprimante)
Modifier une imprimante (voir Modifier les informations d'une imprimante)
Supprimer une imprimante (sélectionnez Supprimer dans la liste des actions possibles sur la ligne)

Ajouter une imprimante

Vous pouvez ajouter une imprimante à l'institution ou à une bibliothèque. Si vous ajoutez une imprimante à l'institution, elle est également disponible pour toutes les bibliothèques au sein de l'institution.

Si vous saisissez une adresse e-mail pour une imprimante, vérifiez qu'elle est configurée dans la table de conversion Email Include List. Pour les instructions, voir Configurer les emails autorisés.

Pour ajouter une imprimante :

Sur la page Imprimantes (Menu de configuration > Services aux usagers > Général > Imprimantes), cliquez sur Ajouter une imprimante.
Dans la boîte de dialogue Ajouter une imprimante, entrez un code et un nom (requis tous les deux). Si vous n'utilisez pas la file d'attente d'impression ou l'impression rapide (voir File d'attente d'impression), saisissez une adresse e-mail pour l'imprimante. De manière facultative, vous pouvez également ajouter une description.

Boîte de dialogue Ajouter une imprimante
Cliquer sur Ajouter et fermer pour fermer la boîte de dialogue. L'imprimante définie est ajoutée à la liste des imprimantes sur la page Imprimantes.

Page Imprimantes
Après avoir défini une imprimante, vous pouvez préciser quels bureaux de prêt et quelles unités de service sont desservis par l'imprimante. Pour plus de détails, voir Modifier les informations d'une imprimante.

Modifier les informations d'une imprimante

Vous pouvez modifier les détails de n'importe quelle imprimante. Les détails incluent :

Des informations générales sur l'imprimante
Les bureaux de prêt et les unités de service qui sont desservis par l'imprimante

Pour modifier les informations d'une imprimante :

Sur la page Imprimantes (Menu de configuration > Services aux usagers > Général > Imprimantes), dans la colonne Code, cliquez sur le lien du code de l'imprimante ou sélectionnez Modifier dans la liste des actions sur la ligne pour l'imprimante dont vous souhaitez mettre à jour les informations. La page Modifier l'imprimante s'ouvre.
Sous Modifier l'imprimante, modifiez les détails généraux de l'imprimante comme vous le souhaitez. Si vous souhaitez que votre impression soit également redirigée vers une file d'attente, en plus de l'adresse e-mail, sélectionnez l'option File d'attente d'impression. Consultez File d'attente d'impression pour plus d'informations. Lorsque l'option File d'attente d'impression est sélectionnée, une colonne supplémentaire (File d'attente en ligne) s'affiche dans la liste des imprimantes. Cette colonne est cochée, pour indiquer que l'option File d'attente en ligne est sélectionnée.
Dans la section Liste des bureaux de prêt desservis, sélectionnez un bureau de prêt qui est desservi par l'imprimante et cliquez sur Attacher un bureau de prêt. Le bureau de prêt sélectionné est ajouté à la liste des bureaux de prêt qui sont desservis par l'imprimante.
Cette section ne s'affiche que lorsque vous configurez une bibliothèque (c'est-à-dire que vous avez sélectionné une bibliothèque dans la liste déroulante Vous configurez sur la page Configuration.
Répétez les étapes précédentes pour tous les bureaux de prêt qui sont desservis par l'imprimante.
Pour supprimer un bureau de prêt de la liste des bureaux de prêt qui sont desservis par l'imprimante, cliquez sur Supprimer à droite du bureau de prêt.
Dans la section Liste des unités de services desservies, sélectionnez l'unité de service qui est desservie par l'imprimante et cliquez sur Attacher une unité de service. L'unité de service sélectionnée est ajoutée à la liste des unités de service qui sont desservies par l'imprimante.
Répétez les étapes précédentes pour toutes les unités de service qui sont desservies par l'imprimante.
Pour supprimer une unité de service de la liste des unités de service qui sont desservies par l'imprimante, cliquez sur Supprimer à droite de l'unité de service à supprimer.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications concernant les informations de l'imprimante.

Configurer les champs obligatoires du formulaire du livre et de l'article

Pour configurer les champs obligatoires dans les demandes PEB Alma pour les formulaires de livres et articles, vous devez avoir l'un des rôles suivants :

Administrateur général du système
Administrateur des services aux usagers

Vous pouvez désigner des champs spécifiques comme étant obligatoires lors de la configuration des demandes PEB Alma. Vous pouvez également regrouper plusieurs champs ensemble afin qu'il soit nécessaire de remplir au moins un des champs lors de la soumission de demandes PEB.

Des champs peuvent être considérés comme obligatoires pour des demandes concernant un article et/ou un livre.

Les champs configurés comme obligatoires apparaissent également comme étant obligatoires dans les formulaires de référence de liste de lecture, et lors du catalogage de notices abrégées.

Vous configurez des champs obligatoires pour les formulaires de demande PEB Alma sur les pages Table de conversion Champs obligatoires du formulaire de l'article et Table de conversion Champs obligatoires du formulaire du livre (Menu de configuration > Services aux usagers > Général, sélectionnez Champs obligatoires du formulaire de l'article ou Champs obligatoires du formulaire du livre) :

Article Form Mandatory Fields New UI.png

Page Table de conversion – Champs obligatoires

Assurez-vous d'être dans le contexte de l'institution/la bibliothèque dont vous souhaitez configurer les champs obligatoires du formulaire de bibliothèque PEB, en sélectionnant l'institution/la bibliothèque concernée via le filtre Vous configurez sur la page Configuration.

Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :

Configurer les champs obligatoires pour les formulaires de demande PEB (voir Configurer les champs obligatoires pour les formulaires de demande PEB)
Configurer un groupe de champs dans lequel au moins un est obligatoire lors de la configuration d'une demande PEB (voir Configurer un groupe dans lequel un champ est obligatoire)

Pour configurer les champs obligatoires pour les formulaires de demande PEB :

Sur la page Table de conversion pour un article ou un livre (Menu de configuration > Services aux usagers > Général, sélectionnez Champs obligatoires du formulaire de l'article ou Champs obligatoires du formulaire du livre) et cliquez sur Personnaliser pour les champs dont vous voulez qu'ils deviennent obligatoires lors de la configuration d'une demande PEB.
Dans la colonne Type de restriction, sélectionnez Obligatoire.
Pour restaurer un champ à sa valeur par défaut, cliquez sur Restaurer.
Cliquez sur Enregistrer. Les champs indiqués s'affichent comme étant obligatoires sur la page concernée Demande PEB entrante ou Demande PEB sortante.

Pour configurer un groupe dans lequel un champ est obligatoire :

Sur la page Table de conversion pour un article ou un livre (Menu de configuration > Services aux usagers > Général, sélectionnez Champs obligatoires du formulaire de l'article ou Champs obligatoires du formulaire du livre) et cliquez sur Personnaliser pour les champs que vous souhaitez regrouper.

Page Table de conversion – Configurer des groupes
Dans la colonne Type de restriction, sélectionnez Groupe 1 (ou un autre groupe). Les champs indiqués appartiennent au même groupe.
Pour restaurer un champ à sa valeur par défaut, cliquez sur Restaurer.
Cliquez sur Enregistrer. Au moins un des champs indiqués doit être configuré sur la page concernée Demande PEB entrante ou Demande PEB sortante.

Les champs regroupés ne sont pas marqués d'un astérisque rouge (comme c'est le cas pour les champs obligatoires), mais si l'un au moins des champs dans un groupe n'a pas de valeur attribuée, un message d'erreur s'affiche.