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    Indépendance de bibliothèque de services aux usagers

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    Voir également l'enregistrement du webinaire du 18 janvier

    L'indépendance de bibliothèque de services aux usagers permet une meilleure séparation des activités de services aux usagers entre les différentes bibliothèques regroupées au sein d'une institution Alma, comme par exemple :

    • Petites universités ou autres organisations regroupées au sein d'une seule institution Alma
      Cela peut être le cas pour les facteurs liés à la taille des bibliothèques et à leur capacité à maintenir une institution Alma complète. Du fait de leur indépendance, les workflows et les configurations des petites bibliothèques devraient être aussi séparés que possible des autres bibliothèques. Cela est particulièrement vrai pour les workflows de services aux usagers pour lesquels la confidentialité des lecteurs est affectée de manière négative par le partage des données de services aux usagers avec d'autres bibliothèques regroupées au sein d'une même institution Alma. D'autre part, en tant que bibliothèque de petite taille avec peu de personnel, il est difficile de maintenir une institution Alma complète pour chaque bibliothèque.
    • Les universités indépendantes qui font partie d'une seule institution
      Bien que l'institution puisse avoir des configurations, des workflows et des données partagés (ce qui fait que la configuration Alma recommandée est une institution Alma unique), elle peut être composée d'universités historiquement indépendantes. Par exemple, il est possible que ces universités gèrent les mêmes comptes et modèles d'achat, mais qu'elles soient totalement indépendantes en matière d'enseignement, et donc également en matière d'aspects dédiés aux services aux usagers dans leurs workflows.
    • Les institutions qui sont organisées en campus indépendants
      Tout comme pour l'exemple des universités indépendantes, une institution peut être composée de plusieurs campus qui peuvent être très éloignés les uns des autres. Ce facteur géographique simple peut entraîner une grande indépendance de leur enseignement, et donc de leurs règles et workflows de services aux usagers.

    Dans tous les cas ci-dessus, le fait de maintenir une institution Alma unique, tout en permettant une plus grande indépendance des bibliothèques, permet de trouver un équilibre entre la nécessité d'une institution Alma unique et le besoin d'indépendance des bibliothèques.

    L'indépendance de bibliothèque de services aux usagers permet de séparer les activités de services aux usagers selon un modèle, parmi deux au choix :

    1. Le modèle d'indépendance complète des services aux usagers
      Ce modèle restreint l'accès aux données des services aux usagers de la manière la plus stricte possible, en autorisant l'accès à l'activité de services aux usagers des lecteurs uniquement au personnel ayant des rôles dans la bibliothèque détenant la ressource. Par exemple, dans ce modèle, les opérateurs du bureau de prêt d'une bibliothèque n'ont accès aux informations de prêts des lecteurs que si l'exemplaire prêté appartient à la bibliothèqe se trouvant dans le périmètre de l'opérateur du bureau de prêt.
    2. Le modèle d'indépendance partielle des services aux usagers
      Ce modèle trouve un équilibre entre la confidentialité des lecteurs et la fourniture d'une expérience de service la plus optimale possible. Il est similaire au modèle d'indépendance complète sur de nombreux aspects, mais il offre un accès plus libre au personnel de la bibliothèque de retrait, car il s'agit du personnel qui est en contact direct avec le lecteur et qui a besoin d'accéder aux données de services aux usagers pertinentes pour fournir de meilleurs services. Par exemple, dans ce modèle, les opérateurs du bureau de prêt d'une bibliothèque ont accès aux informations de prêts des lecteurs non seulement si l'exemplaire prêté appartient à la bibliothèqe se trouvant dans le périmètre de l'opérateur du bureau de prêt, mais également pour les prêts qui sont retirés dans la bibliothèque se trouvant dans le périmètre de l'opérateur du bureau de prêt.

    La configuration du modèle de séparation de bibliothèque souhaité est effectuée par Ex Libris. Veuillez contacter l'assistance Ex Libris pour activer un modèle souhaité.

    Les sections suivantes détaillent la manière dont l'implémentation de chaque modèle affecte les différentes parties prenantes des services aux usagers.

    Lecteurs

    L'autorisation du lecteur et l'éligibilité du service sont basés sur le rôle du lecteur et les règles de services aux usagers. Les deux élements peuvent être gérés au niveau de la bibliothèque, par exemple :

    • Les rôles de lecteur peuvent être assignés dans une bibliothèque spécifique. Dans ce cas, les lecteurs sont autorisés à demander et emprunter uniquement des exemplaires détenus par la bibliothèque dans laquelle ils ont un rôle de lecteur.
    • L'enregistrement du lecteur à un bureau de prêt peut être effectué d'une manière qui crée un rôle de lecteur uniquement pour la bibliothèque dans laquelle l'enregistrement a lieu (localisation ‘Currently At’ du bureau). Ceci est effectué en définissant des règles d'enregistrement de lecteur qui déterminent que le rôle de lecteur attribué est lié au périmètre d'une bibliothèque (et non de l'institution). Il est également possible d'attribuer des frais d'enregistrement séparés pour chaque bibliothèque. Il est également possible d'enregistrer des lecteurs dans des bibliothèques spécifiques (et d'activer les règles d'enregistrement pertinentes) à l'aide de Create Users API.

    Il est possible de limite la capacité de recherche de comptes d'utilisateur, pour que les utilisateurs connectés puissent chercher uniquement les comptes disposant du rôle de lecteur faisant partie du périmètre d'une bibliothèque correspondant également au périmètre des rôles d'opérateur de la bibliothèque. Vous pouvez régler cette option en utilisant le menu de configuration Gestion des utilisateurs > Général > menu Autres paramètres pour régler le paramètre limit_user_search_by_library_scope  sur vrai.

    Personnel du bureau de circulation

    L'utilisation de chacun des modèles d'indépendance des services aux usagers limite l'accès du personnel du bureau de circulation aux activités liées aux services aux usagers.

    Les opérateurs de bureau de circulation peuvent renouveler les rôles de lecteur uniquement pour les bibliothèques se trouvant dans leur périmètre activé. Pour voir des informations générales sur les bureaux de prêt, consultez Gérer les services aux lecteurs sur un bureau de prêt.

    Notifications des lecteurs

    Les pièces jointes pour les utilisateurs au niveau de l'institution comme au niveau de la bibliothèque sont prises en charge, quel que soit le modèle d'indépendance des services aux usagers utilisé. Quand une notification est envoyée à un lecteur, une pièce jointe est créée sur la notice utilisateur, en fonction du propriétaire de la notification. Par exemple  un reçu de prêt est détenu par la bibliothèque de retrait, une notification de retard est détenue par la bibliothèque détenant l'exemplaire et une notification générale envoyée à l'utilisateur est détenue par l'institution.

    Il est recommandé d'activer le paramètre client separate_patron_notifications_by_library quand vous travaillez avec un modèle d'indépendance des services aux usagers, pour que les notifications de services aux usagers agrégées soient regroupées par bibliothèque et non pour toute l'institution.

    Avant d'activer ce paramètre, vous devez prendre en compte plusieurs choses importantes, décrites dans la documentation du paramètre separate_patron_notifications_by_library (Menu de configuration > Services aux usagers > Général > Autres paramètres).

    Voir également Configurer les informations de contact de l'institution/bibliothèque

    Les lettres/e-mails de lecteur spécifiques à la bibliothèque peuvent avoir une adresse 'Répondre à' spécifique. Cela permet aux lecteurs de répondre à la bibliothèque pertinente.
    Vous trouverez ci-dessous les lettres affectées par cette fonction.

    • Lettre de réception du paiement d'une amende/de frais
    • Lettre Emprunté par
    • Lettre Demande d'annulation
    • Lettre de notification du service d'accès au document
    • Lettre Notification de numérisation d'exemplaire
    • Lettre Notification d'amendes/de frais
    • Avis de statut du prêt
    • Lettre de reçu de prêt
    • Lettre Prêt perdu
    • Lettre Notification de prêt perdu
    • Lettre Remboursement des frais d'un prêt perdu
    • Lettre de rappel Disponible au rayon des réservations
    • Lettre Prêt en retard et perdu
    • Lettre Notification de prêt en retard et perdu
    • Lettre Livraison à domicile
    • Lettre Réservation à disposition
    • Lettre Rapport des demandes
    • Reçu de retour
    • Lettre Date de retour avancée
    • Lettre Prêt court
    • Lettre de rappel
    • Lettre d'avis d'échéance
    • Lettre d'historique de prêt 

    Opérateurs des demandes

    Les opérateurs des demandes, comme le personnel du bureau de prêt, se voient attribuer des rôles au niveau de la bibliothèque et peuvent uniquement accéder aux bureaux de prêt pour lesquels une bibliothèque spécifique leur a donné son autorisation. Les tâches de retrait en rayon auxquelles ces opérateurs ont accès sont limitées à celles gérées par la bibliothèque dans laquelle ils ont un rôle.

    Peu importe le modèle d'indépendance des services aux usagers utilisé, le suivi des demandes (Requests Monitor) est filtré par le statut de propriété de la bibliothèque. Les facteurs qui déterminent la propriété d'une demande active sont identiques à ceux applicables à l'opérateur de bureau de prêt. En cas de demandes non actives, comme des demandes terminées ou annulées :

    Gestionnaires des utilisateurs

    Les gestionnaires des utilisateurs ayant des rôles se trouvant dans le périmètre d'une bibliothèque ont accès uniquement aux prêts, retours, demandes, blocages, notes, frais et notifications de la ou des bibliothèques se trouvant dans leur périmètre. Les facteurs déterminant ce qu'ils peuvent consulter sont identiques à ceux des opérateurs du bureau de prêt. Les gestionnaires des utilisateurs dont les rôles se trouvent dans le périmètre de l'institution peuvent accéder à toutes les activités des lecteurs, quel que soit le statut de propriété de la bibliothèque.

    Administrateurs des services aux usagers

    Il est possible de poser des limites aux utilisateurs avec un rôle d'administrateur de services aux usagers pour qu'ils ne gèrent que des bibliothèques spécifiques. Les administrateurs limités pourront accéder et mettre à jour uniquement les configurations affectant la bibliothèque se trouvant dans leur périmètre.

    • Prêts- Les opérateurs de bureau verront uniquement les prêts aux lecteurs si les exemplaires prêtés sont activés dans le périmètre du rôle de l'opérateur et le modèle sélectionné :
      • Dans le modèle d'indépendance complète des services aux usagers, les prêts actifs sont uniquement visibles pour les opérateurs ayant un rôle de circulation au sein de la bibliothèque propriétaire de l'exemplaire.
        Un opérateur dans une bibliothèque de retrait ne voit que les prêts effectués au cours de la session actuelle. Toute autre action sur le prêt (comme son renouvellement) nécessite de contacter la bibliothèque propriétaire.
      • Lors de l'utilisation du modèle d'indépendance partielle des services aux usagers, outre les prêts visibles lors de l'utilisation du modèle d'indépendance complète des services usagers, l'opérateur peut également voir les prêts qui ont été prêtés à une bibliothèque que l'opérateur est en mesure de voir.
    • Retours – Comme pour les prêts, les opérateurs de bureau ne voient les retours des lecteurs que si les exemplaires prêtés sont activés dans le périmètre du rôle de l'opérateur et le modèle sélectionné (c.-à-d. uniquement les prêts détenus par la bibliothèque de l'opérateur, ou ceux rendus à la bibliothèque de l'opérateur).
    • Demandes - Les opérateurs de bureau voient les demandes de lecteur uniquement si le périmètre du rôle de l'opérateur correspond à l'une des options suivantes :
      • Une bibliothèque détenant un exemplaire pouvant être utilisé pour répondre à la demande. Quand une demande est exemplarisée, cela limite uniquement la bibliothèque propriétaire de l'exemplaire sélectionné.
      • La bibliothèque de retrait sélectionnée dans la demande.
      • La bibliothèque gérant la demande à un moment donné. Par exemple, si un exemplaire est en transit depuis une bibliothèque spécifique pour répondre à une demande, l'opérateur de cette bibliothèque peut voir la demande afin de la gérer jusqu'à ce qu'elle soit reçue par la bibliothèque de retrait.
    • Seules les demandes du lecteur sont affectées par le périmètre du rôle de l'opérateur. L'opérateur peut donc toujours voir les demandes Traitement interne ou Transfert pour remise en rayon dont la source se trouve en dehors du périmètre de l'opérateur.
    • Dans le modèle d'indépendance complète des services aux usagers, les demandes ne sont visibles que pour les opérateurs des demandes ayant un rôle pertinent dans la bibliothèque propriétaire de l'exemplaire ayant été utilisé pour répondre à la demande (pour les demandes terminées) ou qui pourrait avoir été utilisé pour répondre à la demande au moment de l'annulation (pour les demandes annulées) ou bien dans la bibliothèque de retrait demandée (pour les demandes actives).
    • Dans le modèle d'indépendance partielle des services aux usagers, les demandes sont visibles pour les opérateurs des demandes ayant un rôle pertinent dans la bibliothèque propriétaire de l'exemplaire ayant été utilisé pour répondre à la demande (pour les demandes terminées) ou qui pourrait avoir été utilisé pour répondre à la demande au moment de l'annulation (pour les demandes annulées) ou dans la bibliothèque de retrait demandée.
    • Frais - Les opérateurs de bureau voient uniquement le solde des frais détenus par une bibliothèque se trouvant dans leur périmètre activé (ou détenus par l'institution). De la même manière, ils peuvent traiter (recevoir des paiements pour ou annuler) uniquement les frais détenus par une bibliothèque se trouvant dans leur périmètre activé (ou détenus par l'institution).
    • Blocages - Il est possible de créer des blocages détenus par une certaine bibliothèque. Les opérateurs de bureau peuvent voir et gérer uniquement les blocages qui sont détenus par une bibliothèque se trouvant dans leur périmètre activé (ou détenus par l'institution).
      Les blocages au niveau de la bibliothèque affectent uniquement les prêts d'exemplaires de la même bibliothèque.
    • Notes - Il est possible de créer des notes détenues par une certaine bibliothèque. Les opérateurs de bureau peuvent voir et gérer uniquement les notes qui sont détenues par une bibliothèque se trouvant dans leur périmètre activé (ou détenues par l'institution).
    • Catégories statistiques- Il est possible de créer des catégories de statistiques utilisateurs détenues par une bibliothèque spécifique. Les opérateurs de bureau peuvent voir et gérer uniquement les catégories stastistiques qui sont détenues par une bibliothèque se trouvant dans leur périmètre activé (ou détenues par l'institution).
      Lorsque des catégories statistiques ont été utilisées comme entrée pour des règles de services aux usagers, elles n'affectent que les prêts et demandes d'exemplaires de la même bibliothèque.
    • Notifications - Les opérateurs de bureau peuvent voir uniquement les avis envoyés par une bibliothèque qui se trouve dans leur périmètre activé (ou envoyés par l'institution).
      • Les pièces jointes de l'institution sont visibles pour tous les opérateurs ayant accès aux pièces jointes de l'utilisateur.
      • Les pièces jointes de bibliothèque sont visibles pour les opérateurs ayant un rôle dans la bibliothèque détenant la pièce jointe.
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