Trabalhar com Faturas Aguardando Pagamento

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Esta página descreve como trabalhar com faturas que estão aguardando pagamento no Alma, incluindo a configuração que permite à própria instituição gerenciar o pagamento de forma manual ou automática (através do sistema de pagamento da instituição ou ERP). Ela também oferece detalhes sobre como enviar faturas de volta para revisão, exportar faturas para XML e outras ações que podem ser realizadas nesta página, como excluir faturas ou enviá-las de volta para o processo de Revisão. Para uma visão sobre o fluxo de faturas completo, com links para seções relevantes, consulte Fluxo de Faturas.

Para editar detalhes do pagamento da fatura, você deve ter uma das seguintes funções:

Operador de Faturas
Operador de Faturas Estendido
Gerente de Faturas

Você pode gerenciar somente as faturas associadas ao escopo atribuído à sua função.

Assista ao vídeo Faturas Aguardando Pagamento (03:00 mins) (em inglês).

Se handle_invoice_payment estiver definido como true (veja Outras Configurações), a fatura alcançará o estágio de pagamento, assim, a própria instituição poderá gerenciar o pagamento da fatura. O pagamento de faturas pode ser gerenciado de uma das seguintes maneiras:

Através do sistema de pagamento de cobranças da instituição ou ERP, se você tiver um perfil de importação configurado (veja https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance (em inglês) e Sistemas de Gerenciamento Financeiro para mais informações). Se você usar este método, o Alma importará os detalhes do pagamento do sistema de ERP, marcará automaticamente estas faturas como Pago e as fechará.
Manualmente, por um operador/gerente de faturas, na página Faturas Aguardando Pagamento do Alma (Aquisições > Recebimento e Faturas > Aguardando Pagamento)

Página de Faturas Aguardando Pagamento

Para informações sobre as abas desta página, veja Abas Atribuído a Mim, Não Atribuído e Atribuído a Outros.

Para obter informações sobre o fluxo de faturas em geral, desde a criação da fatura (incluindo criação a partir de EDI, Excel, API etc.) até o pagamento e fechamento, veja Fluxo de Faturas.

Editar e Gerenciar Faturas

Você pode editar os detalhes de pagamento de uma fatura conforme necessário.

Para editar os detalhes de pagamento de uma fatura:

Na página de Faturas Aguardando Pagamento, localize as faturas cujos detalhes do pagamento você deseja editar e selecione Editar na lista de ações da linha. A página Detalhes da Fatura aparecerá.
Somente a seção de Pagamento pode ser editada nesta página. Se você deseja editar outras áreas da fatura, você deve colocar a fatura no status Em Revisão antes de editá-la (veja Enviar Faturas de Volta para Revisão).
No Status de pagamento, selecione Pago ou Não Pago.
Se você selecionar Pago, insira o seguinte:
- Identificador de Pagamento - Um número de referência para o pagamento, como um número de fatura ou de verificação. Ao trabalhar com um sistema externo integrado, este campo pode conter um número de referência externo do sistema de ERP (máximo de 100 caracteres).
  Este campo só é obrigatório quando o Método de Pagamento é Departamento de Contabilidade.
- Data do pagamento
- Valor do pagamento - O valor final pago (após levar em consideração taxas de câmbio e outras).
Selecione um dos seguintes:
- Salvar - As informações de pagamento inseridas são salvas, mas a fatura não prossegue para o restante do estágio de pagamento do fluxo de faturas.
- Salvar e Continuar - As informações de pagamento inseridas serão salvas e a fatura seguirá para a etapa seguinte do fluxo de faturas. Se o status de pagamento da fatura for Pago, na próxima etapa do fluxo o Alma verificará se os itens de pedido de aquisição associados à fatura estão totalmente faturados e pagos. Se sim, o Alma fechará estes itens e, então, a fatura.

Você também pode realizar tarefas de gerenciamento da fatura na página Faturas Aguardando Pagamento.

Excluir uma fatura (veja Para excluir uma fatura:)
Enviar faturas de volta para o estágio de Revisão (veja Enviar Faturas de Volta para Revisão, abaixo)

Enviar Faturas de Volta para Revisão

Faturas aguardando pagamento podem ser enviadas de volta para o status Em Revisão, se ainda não foram enviadas para o ERP ou foram rejeitadas por ele. Faturas rejeitadas pelo ERP são automaticamente enviadas de volta para Em Revisão. A notificação e o motivo de rejeição da fatura são especificados no arquivo XML enviado pelo sistema de ERP (veja Sistemas de Gerenciamento Financeiro).

Faturas fechadas ou aguardando pagamento podem enviadas de volta para revisão manualmente.

Para enviar faturas de volta para revisão:

Na página Faturas Aguardando Pagamento, selecione Voltar para revisão na lista de ações da linha da fatura relevante e clique em Confirmar na caixa de diálogo de confirmação. O status da fatura será definido como Em Revisão.

Exportar uma Fatura como XML

Você pode gerar uma versão XML da fatura para enviar ao sistema de ERP. Esta opção aparecerá somente para faturas que já passaram pelo estágio de aprovação (com status Pronto para Pagamento, Aguardando Pagamento, ou Fechado).

Para gerar uma versão XML da fatura para enviar ao sistema de ERP:

Na página Faturas Aguardando Pagamento, selecione Gerar XML para Exportação na lista de ações da linha da fatura relevante.