Veja a seguir uma ilustração de fluxo de faturas, que especifica como uma fatura será processada, desde a sua criação até o momento do fechamento. Quando um item de pedido de aquisição é faturado totalmente, seu item associado é fechado. Se, por alguma razão, você não tiver necessidade de faturas, use um item de pedido de aquisição que não necessita de preço e verbas, como Técnico; veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente.

Veja a seguir uma descrição detalhada das etapas do fluxo (com os números correspondentes aos números no diagrama). Para a lista completa de status da fatura, veja Status da Fatura.

1. Uma fatura é criada de uma das seguintes maneiras:
   • Importando uma mensagem de EDI do fornecedor (veja Criar Fatura via EDI)
   • Importando um arquivo Excel (veja Criar Fatura a partir de um Arquivo)
   • Criando faturas em lote, através da API Criar Fatura (veja Criar Faturas em Lote no Alma na Rede do Desenvolvedor da Ex Libris - em inglês)
   • Através de um pedido de aquisição ou manualmente (veja Criar Fatura a partir de um Pedido de Aquisição ou Manualmente).
     Após criar uma fatura através de um pedido de aquisição ou manualmente, você pode ir diretamente para a página Receber Novo Material (veja Recebimento de Materiais).
   Faturas importadas são associadas à instituição. Faturas criadas através de um pedido de aquisição ou manualmente podem ser atribuídas à instituição ou a uma biblioteca específica, dependendo do escopo da função do usuário. 
   Para faturas importadas usando EDI, se todos os itens de pedido de aquisição no arquivo de EDI atribuídos a esta fatura pertencerem à mesma biblioteca, essa biblioteca será a proprietária da fatura. Se todos os itens de pedido de aquisição atribuídos à instituição não forem da mesma biblioteca, a instituição será a proprietária da fatura.  
   Após a criação de uma fatura (seja através da importação de um arquivo EDI/Excel, manualmente ou via API), você poderá alterar o Proprietário.
2. A fatura é processada para determinar se existem elementos que necessitam de atenção especial, com base nas regras de revisão pré-configuradas por um administrador. Este processamento é executado automaticamente pelo sistema.
   Se houverem problemas com os dados que necessitem atenção, o status da fatura será definido como Em Revisão e a fatura será enviada para revisão (etapa 3). Para informações sobre esta atividade manual, veja Revisar Faturas. Se não houver problemas com os dados, e as regras pré-configuradas determinarem que a fatura pode ser processada automaticamente, a fatura será movida para a etapa 4.
   • Se invoice_skip_erp = true na página da Tabela de Mapeamento CustomerParameters (indicando que a fatura não será enviada para ERP; veja Outras Configurações), a fatura seguirá para o estágio de pagamento do fluxo (etapa 5).
   • Se invoice_skip_erp = false na página da Tabela de Mapeamento CustomerParameters (veja Outras Configurações), a fatura será definida como Pronto para Pagamento e seguirá de acordo com o fluxo.
   Se a opção de pagamento Pré-pago ou Cópia Interna (ou seja, a fatura não será exportada para o sistema de ERP) for selecionada durante a criação manual da fatura, a fatura será enviada para aprovação (etapa 4) quando quem a criou selecionar Salvar e Continuar (pressupondo que não existam problemas com os dados que necessitem de atenção). 
3. O estágio de revisão do fluxo permite que o revisor adicione informações faltantes à ou corrija informações incorretas da fatura. Quando o revisor selecionar Salvar e Continuar na página Revisar Faturas, a fatura retornará para a etapa 2 do fluxo, onde será reprocessada para determinar se existem elementos que necessitam de atenção especial. Se ainda existirem problemas com os dados, a fatura retornará para revisão. Se todos os problemas com os dados foram resolvidos, o status da fatura será definido como Em Aprovação e a fatura seguirá para a etapa 4. Faturas que foram fechadas ou enviadas para ERP podem ser enviadas de volta para o estágio de revisão para que possam ser editadas (veja Enviar Faturas de Volta para Revisão).
   • Ao atualizar faturas com 10 ou mais itens de pedido de aquisição, os itens relacionados são reindexados. Isso é feito por um serviço em segundo plano que aparece na página Monitorar Serviços. O usuário que fez as atualizações que acionaram a reindexação aparece como o operador.
   • Também é possível editar determinados campos nos itens de faturas fechadas. Para mais informações, veja Criar Faturas.
4. A fatura será aprovada automaticamente e enviada para o próximo estágio do fluxo (Pronto para Pagamento), ou ficará aguardando que o operador de biblioteca adequado a aprove manualmente antes de prosseguir no fluxo.
   1. Se as regras de aprovação pré-configuradas por um administrador determinarem que a fatura pode ser aprovada automaticamente, a fatura será movida para a etapa 5.
   2. Se as regras de aprovação pré-configuradas por um administrador determinarem que é necessária aprovação manual, a fatura será enviada para aprovação manual. Para mais informações sobre esta atividade manual, veja Aprovar Faturas. Quando a pessoa realizando a aprovação manual seleciona Aprovar, na página Informações da Fatura (acessada a partir da página Aprovar Faturas), o status da fatura será definido como Pronto para Pagamento e a fatura aprovada estará pronta para ser enviada ao sistema de pagamento ou ao ERP. (Se a pessoa rejeitar a fatura, ela será retornada para o estágio de revisão - veja etapa 3).
5. A fatura atinge o estágio de pagamento, onde aguardará o processamento do pagamento, seja através do Alma ou do sistema de ERP da instituição. (Para informações sobre como configurar o sistema externo para receber faturas do Alma e como executar o serviço de exportação de faturas do Alma para este sistema externo, veja Sistemas de Gerenciamento Financeiro).
   • Se o parâmetro handle_invoice_payment, no menu Outras Configurações de Aquisições, estiver configurado como true, o status da fatura será definido como Aguardando Pagamento para que a própria instituição possa gerenciar o pagamento da fatura, seja automaticamente, através do processamento de importação (veja https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance), ou manualmente, através de um operador (veja Trabalhar com Faturas Aguardando Pagamento).
   • Se o parâmetro handle_invoice_payment, no menu Outras Configurações de Aquisições, estiver definido como false, a fatura será fechada (status Fechado) sem aguardar o pagamento (independentemente de ser ou não enviada para um sistema de ERP).
   Quando um valor negativo é inserido no valor da fatura, o usuário recebe um reembolso (veja a descrição do campo Valor Total em Campos da Página Detalhes da Fatura).
6. A fatura será fechada (status Fechado).
   O Alma verificará se os itens de pedido de aquisição associados à fatura estão totalmente faturados e pagos. Os itens de pedido de aquisição associados à fatura serão fechados se foram recebidos/ativados e a fatura foi paga ou enviada ao sistema de ERP. Se os exemplares do item de pedido de aquisição ainda não foram recebidos/ativados, o item permanecerá aberto.