Contribuir com a Área da Comunidade - Coleções Eletrônicas Locais
A comunidade internacional de usuários do Alma tem um vasto conhecimento sobre as necessidades dos usuários de bibliotecas em suas respectivas regiões e em escala global. O Alma permite que bibliotecas contribuam com coleções inteiras para a Área da Comunidade, o que beneficia todos os usuários do Alma com o acesso a este conhecimento.
Ao contribuir com a Área da Comunidade, o formato de registro bibliográfico pode ser somente MARC 21.
A Ex Libris solicita que as coleções submetidas sejam:
- De natureza acadêmica
- Relevantes para outras instituições (não submeta coleções que são personalizadas especificamente para a sua instituição)
- Ainda não presentes na Área da Comunidade
Coleções contribuídas para a Área da Comunidade devem incluir:
- Um registro bibliográfico descrevendo a coleção
- Portfólios que contemplem todo o conteúdo relevante que pode ser adquirido como parte da coleção
- Um registro bibliográfico completo para cada portfólio da coleção
- Registros que possam ser aplicados a toda a comunidade e que evitem campos específicos da instituição (p.ex.: campos 9XX locais, URLs 856 com dados do servidor de proxy)
- Informações de link para cada portfólio
- Informações de cobertura para cada portfólio (somente conteúdo de portfólio)
- Nome da interface (se disponível na Área da Comunidade)
- Nível de link (no Serviço Eletrônico)
Cada coleção contribuída para a Área da Comunidade é revisada pela Ex Libris.
A equipe de Serviços de Dados da Ex Libris responde ao solicitante em até cinco dias úteis. Possíveis respostas incluem:
- Contribuição aprovada
- Contribuição não pode ser incluída na Área da Comunidade e um motivo
- São necessárias mais informações
Veja as Orientações para Contribuição com a Área da Comunidade para informações adicionais e detalhes do acordo de nível do serviço (SLA).
Para mais informações sobre os fluxos de contribuição, assista ao vídeo Contribuir com Registros Locais para a Área da Comunidade (4:00 min.).
Contribuir Coleções Eletrônicas Locais para a Área da Comunidade
Use o procedimento abaixo para fazer sua contribuição inicial de uma coleção eletrônica para a Área da Comunidade. Consulte Atualizar Coleções Eletrônicas Contribuídas para a Área da Comunidade para ver as etapas para atualizar a coleção eletrônica na Área da Comunidade após sua contribuição.
Não há limite para o número de coleções e/ou portfólios que uma instituição pode contribuir para a Área da Comunidade.
Para contribuir com coleções eletrônicas locais para a Área da Comunidade:
- Localize e abra a coleção eletrônica local com a qual deseja contribuir para a Área da Comunidade.
- Selecione Contribuir com a Comunidade.
Contribuir com a ComunidadeA caixa de diálogo de Mensagem Confirmação será aberta.
Caixa de Diálogo de Confirmação de ContribuiçãoA caixa de diálogo exibirá o seguinte:- Nome da coleção eletrônica selecionada para contribuição com a Área da Comunidade
- Número de portfólios na coleção eletrônica que está sendo contribuída
- Número de registros bibliográficos associados à coleção eletrônica que está sendo contribuída
- Notificação de que a contribuição será revisada pela Ex Libris
A contribuição será aprovada pela Ex Libris após confirmar o seguinte:- A coleção eletrônica ainda não faz parte da Área da Comunidade
- Verificação de link
- Nota para a Ex Libris (Esta nota pode ser vista pela Ex Libris durante o processo de revisão.)
Quando o Alma encontra equivalências para os registros bibliográficos associados aos portfólios, as seguintes opções estão disponíveis:- Usar registro da comunidade
- Não fazer nada (não criar link dos registros bibliográficos locais com os registros da Área da Comunidade)
- Selecione Confirmar para submeter a solicitação de contribuição. A seguinte mensagem aparecerá: O serviço de contribuição de coleção eletrônica foi enviado com sucesso. Isto significa que a sua solicitação de contribuição foi enviada para a Área da Comunidade para revisão. Assim que a revisão for concluída, você receberá uma mensagem separada confirmando que a sua contribuição foi adicionada (ou rejeitada) à Área da Comunidade. A carta usada para esta mensagem é a Carta de Contribuição de Coleção Eletrônica. Para informações sobre esta carta, veja Configurar Cartas do Alma.Após o envio da coleção eletrônica para revisão/contribuição:
- O botão Contribuir com a Comunidade não estará mais disponível para a coleção específica.
- Você pode procurar a sua contribuição usando a aba Comunidade.
Sua contribuição aparecerá nos resultados da busca na aba Comunidade com a indicação de status Em Revisão. Na ilustração abaixo, as informações incluem a instituição que fez a contribuição. Estas informações estão visíveis para todas as instituições que buscarem na aba da Comunidade. Se a contribuição for rejeitada, ela será excluída e não será visível na aba da Comunidade.
Status de Contribuição
Após a aprovação da contribuição, a coleção se torna uma coleção eletrônica padrão da Área da Comunidade.
Para o colaborador, a coleção aparece na Área da Comunidade com o ícone da instituição (
) e na aba da Instituição é exibida com o ícone de link com a Área da Comunidade (
).
) e na aba da Instituição é exibida com o ícone de link com a Área da Comunidade ().Coleções eletrônicas contribuídas não são atualizadas pela Ex Libris. Para informações sobre a atualização de contribuições, veja Atualizar Coleções Eletrônicas Contribuídas para a Área da Comunidade.
Atualizar Coleções Eletrônicas Contribuídas para a Área da Comunidade
Após a contribuição de uma coleção eletrônica e sua aprovação e atualização pela Ex Libris na Área da Comunidade, você pode fazer alterações e atualizar a coleção eletrônica local na Área da Comunidade. Antes da contribuição de uma coleção eletrônica para a Área da Comunidade, o Editor de Coleções Eletrônicas oferece a opção Contribuir com a Comunidade. Quando você, posteriormente, edita a mesma coleção eletrônica que foi contribuída e aprovada, o botão Contribuir com a Comunidade é substituído pelo botão Atualizar na Comunidade.
Contribuir com a Comunidade
Atualizar na Comunidade
Quando atualizações são realizadas, é enviado um e-mail para o operador, confirmando que as alterações foram ou não concluídas com sucesso. Para as atualizações concluídas com sucesso, o e-mail também inclui uma lista de todas as entidades (portfólios e registros bibliográfico) que foram atualizadas na Área da Comunidade.
Para atualizar uma coleção eletrônica na Área da Comunidade:
- Na aba da Instituição, abra a coleção eletrônica que você deseja atualizar na Área da Comunidade.
- Faça as alterações à coleção eletrônica, como adicionar, excluir ou atualizar portfólios ou serviços, inserindo informações nos campos identificados com sobrescrever.
- Salve suas alterações.
- Na página do Editor de Coleções Eletrônicas, selecione Atualizar na Comunidade. Será exibida uma mensagem de confirmação descrevendo as alterações no portfólio e nos registros bibliográficos (novo, excluído e/ou alterado) que serão realizadas na Área da Comunidade quando você confirmar.
Confirmar Atualização de ContribuiçãoPortfólios:Novo - Um novo portfólio foi adicionado à coleção. O portfólio não existe na coleção da Área da Comunidade.Excluído - Um portfólio foi removido da coleção. O portfólio existe na coleção da Área da Comunidade, mas não existe nas informações atualizadas.Atualizado - Um portfólio que já faz parte da coleção foi modificado. A indicação Atualizado é feita comparando a data de modificação.Registros Bibliográficos:Novo - Um novo registro bibliográfico foi adicionado à coleção eletrônica. O registro não existe na Área da Comunidade.Excluído - Um registro bibliográfico foi removido da coleção eletrônica. O registro existe na Área da Comunidade, mas não existe nas informações atualizadas. - Clique em Confirmar.Suas alterações são enviadas para um serviço que é executado durante a noite para atualizar a coleção eletrônica, seus portfólios, serviços e registros bibliográficos na Área da Comunidade. Este serviço copia as informações dos campos identificados com sobrescrever para os campos principais e então remove os valores sobrescritos. Isto sincroniza a sua coleção eletrônica com a Área da Comunidade.Até que o serviço seja concluído, o botão Atualizar na Comunidade não estará visível no Editor de Coleções Eletrônicas para a coleção que está sendo processada por este serviço. Entretanto, alterações ainda poderão ser feitas à coleção eletrônica local; e, quando o serviço for concluído, o botão Atualizar na Comunidade estará visível novamente e alterações à Área da Comunidade poderão ser solicitadas.Após a conclusão do serviço, é enviado um e-mail para o usuário que realizou a solicitação de atualização indicando se o serviço foi bem ou malsucedido. Quando o serviço é processado com sucesso, o e-mail também inclui detalhes sobre as alterações solicitadas.Quando portfólios locais são contribuídos para a Área da Comunidade através deste processo, você perceberá que o ícone local é alterado para o ícone da Área da Comunidade após a conclusão do serviço.
Alteração do Ícone LocalQuando a sua solicitação de atualização é processada e o serviço encontra equivalências para os registros bibliográficos associados aos portfólios, o Alma usa a opção que você selecionou ao contribuir a coleção eletrônica. Suas opções eram Usar registro da comunidade ou Não fazer nada (não criar link dos registros bibliográficos locais com os registros da Área da Comunidade). Veja a seção Criar Link de uma Coleção Eletrônica Local com a Área da Comunidade, acima, para mais informações.
Editar Localmente Coleções Eletrônicas Contribuídas por Outras Instituições
Você pode ativar coleções eletrônicas criadas e contribuídas para a Área da Comunidade por outras instituições, e editá-las com suas próprias informações. Suas edições são somente locais, nenhuma alteração é feita ao registro da Área da Comunidade.
As edições à coleção são feitas nos campos identificados como sobrescrever. Qualquer atualização posterior à coleção eletrônica feita pelo colaborador, atualizará somente os valores principais, para que você saiba quais foram as atualizações feitas. Seus valores locais identificados como sobrescrever permanecerão sem alterações.
Para editar contribuições de outras instituições:
- Na aba Comunidade do Editor de Recursos Eletrônicos, ative a coleção da CZ.
- Na aba Instituição, insira os valores nos campos identificados como sobrescrever e clique em Salvar para salvar suas alterações.
Para atualizar os serviços, marque a caixa de seleção Ativar este serviço da coleção eletrônica.
- Na mensagem de confirmação exibida, clique em Sim.
Isto atualizará a sua cópia local da coleção com os novos valores.
Processamento de Atualizações
Atualizações para a Área da Comunidade usando as funcionalidades de Contribuição e Atualização descritas nas seções acima são processadas da mesma maneira que as atualizações feitas pela Ex Libris. Isto inclui o seguinte:
- Alterações feitas a entidades da Área da Comunidade (como coleções eletrônicas, registros bibliográficos e portfólios) são refletidas automaticamente em todas as instituições que usam a entidade da Área da Comunidade.
- Registros bibliográficos são excluídos somente se não tiverem acervo relacionado.
- Se um portfólio ou um registro bibliográfico for excluído da Área da Comunidade e ainda estiver sendo utilizado por alguma instituição, eles serão excluídos da Área da Comunidade e transformados em registros locais nas instituições que estão utilizando-os.