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    請求ワークフロー

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    以下は、請求書の作成から請求書がクローズまでの、請求書の処理方法を具体的に説明した請求ワークフローの図です。注文明細が完全に請求されると、関連する注文明細はクローズされます。何らかの理由で、請求書が不要な場合は、技術のような、価格や資金を必要としない注文明細を使用します。手動で注文明細を作成するを参照してください。
    請求ワークフロービデオシリーズ(動画4本)をご覧ください 。
    Invoice processing diagram.png
    以下は、このワークフロー内の手順に関する詳細な説明です(図内の番号に対応しています)。請求書ステータスの完全なリストについては、請求書ステータスを参照してください。
    1. 請求書は、次のいずれかの方法で作成されます: インポートされた請求書は、機関に関連付けられます。注文書の使用または手動で作成された請求書は、ユーザーの役職の範囲に応じて、機関または特定の図書館に割り当てることができます。
    2. 請求書は、管理者が事前に設定したルールに基づいて特別な注意が必要な要素があるかどうかを判断するために処理されます。この処理は、システムによって自動的に実行されます。
      注意が必要なデータの問題がある場合、請求書のステータスがレビュー中に設定され、請求書はレビュー(ステップ3)のために送信されます。このマニュアルアクティビティの詳細については、請求書をレビューを参照してください。データに問題がなく、事前設定されたルールにより、請求書を自動的に処理できると判断された場合、請求書はステップ4に移動します。
      • CustomerParametersマッピングテーブルページでinvoice_skip_erp = trueとなっている場合(請求書をERPへ送信できないことを示しています。その他の設定を参照)、請求書はワークフローの支払い段階(ステップ5)へ進みます。
      • CustomerParametersマッピングテーブルページでinvoice_skip_erp = falseとなっている場合(その他の設定参照)、請求書は支払入力済みに設定され、ワークフローに応じて進みます。
      請求書の手動作成時にプリペイドまたは社内コピー(請求書がERPシステムにエクスポートされていない)支払いオプションが選択されている場合、作成者が「保存して続行」を選択すると、請求書はクローズされます(ステップ6)(注意が必要なデータの問題がないと仮定した場合)。 
    3. ワークフローのレビュー段階では、レビュー担当者が不足している情報を請求書に追加したり、請求書の誤った情報を修正したりできます。レビュー担当者が請求書のレビューページで保存して続行を選択すると、請求書はワークフローのステップ2に戻り、特別な注意が必要な要素があるかどうかを判断するために再処理されます。データの問題が引き続き存在する場合、請求書はレビューに戻ります。すべてのデータの問題が解決している場合は、請求書のステータスが承認中に設定され、請求書はステップ4に進みます。クローズドまたはERPに送信済みの請求書はレビュー段階に送り返し、請求書の編集を可能にすることができます(請求書をレビュー設定に戻す参照)。
    4. 請求書は自動的に承認されてワークフローの次の段階に送られる(支払入力済)か、ワークフローを続行する前に適切な図書館員の手動承認を待ちます。
      1. 管理者が事前に設定した承認ルールにより、請求書を自動的に承認できると判断された場合、請求書はステップ5に移動します。
      2. 管理者によって事前設定された承認ルールが手動承認が必要であると判断した場合、請求書は手動承認のために送信されます。このマニュアルアクティビティの詳細については、請求書を承認を参照してください。請求書情報のページ(請求書の承認ページからアクセス可能)で手動承認を実行している担当者が承認を選択した場合、請求書のステータスは支払入力済に設定され、承認済み請求書は支払いシステムまたはERPへ送信準備が整います。(請求書が拒否された場合、レビュー段階に戻ります。ステップ3参照)。
    5. 請求書は支払いステージに到達します。ここで、請求書は、Almaまたは機関のERPシステムを介して支払い処理を待機します。(Almaから請求書を受信するように外部システムをセットアップし、Almaからこの外部システムに請求書をエクスポートするジョブを実行する方法については、財務システムを参照してください)。
      • 受入設定その他の設定メニューでhandle_invoice_paymentパラメータがtrueに設定されている場合、請求書のステータスは支払い待ちに設定され、機関自体が、自動的にインポートプロセスを通じて(https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance参照)、またはオペレータを開始て手動で請求書の支払いを管理できるようになります(支払い待ちの請求書を取り扱う参照)。
      • 受入設定その他の設定メニューでhandle_invoice_paymentパラメータがfalseに設定されている場合、請求書は支払いを待たずにクローズされています(ステータスクローズ )。
      請求書の金額についてマイナスの金額が入力されている場合、ユーザーには返金が付与されます(請求書の詳細ページフィールド総額フィールドの説明を参照)。
    6. その後、請求書はクローズされます(ステータスクローズ)。
      Almaは、請求書に関連付けられている発注明細が全て請求され、支払われているかどうかをチェックします。請求書に関連付けられた発注明細は、受入/有効化され、請求書がクローズされるとクローズされます。発注明細のアイテムがまだ受入/有効化されていない場合、発注明細 はオープンのままになります。

    請求書のステータス

    請求書は、次のいずれかのステータスになります:
    • レビュー中 - 請求書が作成されたが、まだレビューされていない。
    • 承認中 - 請求書は手動承認待ちである。
    • 支払入力済み - 請求書は承認され、ERPに送信する準備ができている。
    • 支払い待ち - 請求書が承認され、ERPに送信されている(または、機関が使用していない場合はERPを省略した)。
    • クローズド - 請求書は支払い済みでクローズされてます。
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