注文書を承認・送信
このページでは、Almaでの発注書(PO)の承認(POの再送信や削除など)について説明します。注文明細の作成、更新、ベンダーとの連携など、Almaでの購入手順が記載されたページへのリンクのリストについては、 [購入]を参照してください。完全なエンドツーエンドの購入ワークフローの概要については、[購入ワークフロー]を参照してください。 インフラストラクチャ、更新、構成などの関連セクションへのリンクを含む、Almaでの取得操作の概要については、 [受入の概要]を参照してください。
注文書を承認して送信するには、次の役職が必要です：
- 購入マネジャー
注文明細を注文書にパッケージ注文明細が注文書にパッケージ化され、「保存して続行」を使用して注文書がレビューおよび保存された後(「注文書を注文書にパッケージ化する」を参照)、Ex Librisによって事前設定された承認ルールで注文書の手動承認が必要な場合、注文書は承認のために送信されます。[注文を承認]ページで注文書を承認します（[受入]> [発注]> [承認] ）。
発注を承認ページ
注文内のすべての注文明細に次のいずれかの受入方法がある場合にのみ、注文は承認待ち状態になります。
- 購入
- レターなしで購入
050Almaユーザーインターフェース#Tasks_in_the_Task_Listこのページは、永続メニューのタスク リストでタスク [注文明細 - 承認] を選択して表示することもできます (タスク リストのタスクを参照)。
[注文を承認]ページには、各注文書について次の列が表示されます：
- 発注番号
- ステータス
- 日付 - 注文書がステータスを受け取った日付。
- ベンダー
- 組織単位
- 総額
- ライン数
注文書を手動で承認して送信するには：
- 必要に応じて注文書に関する情報を表示し、行アクションリストで表示を選択します。注文書の情報が含まれる注文書概要ページが表示されます。このページのフィールドは編集できません。注文書を編集するには、注文書の行アクションリストで編集を選択して注文書概要ページを開き、次の情報を変更します：
- 追加のベンダー、請求、出荷情報 利用可能な配送方法は、コードテーブルによって設定されます。配送方法を設定するを参照してください。
- 注文書に含まれる各注文明細のリスト
- 注文書への添付
- 注文書に関する注意事項
発注（PO）をエクスポートするジョブについてERP番号で統合するが選択されている場合（財務システムを参照）、注文書がワークフローの次のステージへ進むためには注文書のERP番号が入力されていなければなりません。ERP番号が入力されていない場合、注文書はERPへ送信されて番号を受け取り、その後、注文書承認をインポートするジョブを使ってAlmaに再度インポートされます。ERP番号が入力されていると、注文書（Almaで承認された後）がベンダーとERPに同時に送信されます。詳細については、承認のため注文書をERP番号と統合するを参照してください。 - 追加のベンダー、請求、出荷情報
- 発注を承認ページで、承認および送信する各注文書を選択し、承認して送信を選択します。特定の注文書について行アクションリストで承認して送信を選択すると、個々の注文書を承認して送信できます。
承認して送信を選択したユーザーは、DBに注文明細承認者IDとして保存されます。このフィールドは、注文明細から 今すぐ注文アクションを選択したユーザーに対しても保存されます。 Almaによって自動的に送信される注文の場合、注文明細承認者は「システム」になります。これは、ERP との統合を使用する場合、および場合によってはEODの場合に、注文明細 - パッケージング ジョブが注文を作成して送信するときに発生します。
承認された注文書は、注文リストレターの添付ファイルとして関連ベンダーに送信されます。注文リストレターについては、Almaレターを設定するを参照してください。注文書とベンダーの[添付]タブから注文リストレターを表示することができます。
注文明細の送信後、関連リソースの有効化予定日が注文明細の有効化予定日に更新されます。
注文書を再送信する
キャンセルしておらず、受入方法が購入の注文書明細については、送信済み注文書について発注を再送信するを選択すると、ベンダーへ注文書を再送信することができます。このオプションは、注文がAlmaによって正常に送信されたが、ベンダー側の技術的な理由により、正しく受領されなかったか紛失した場合に役立ちます。
Almaが注文を送信できなかった場合、注文はレビュー中の注文書ページにアラートと共に表示されます。注文を再送信するには、注文を編集して保存して続行を選択します。注文書をレビューするを参照してください。
注文書の再送信については、注文書を再送信するビデオ（1分50秒）を参照してください。
注文書の削除
注文書を削除するには、行アクションリストで注文書を削除を選択し、確認のポップアップウィンドウで確認を選択します。
注文書を削除したい場合は、注文書を削除するを参照してください。
メインメニューから注文書を削除するには、受入 > 注文書> 注文書を削除を選択します。