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    接收纸本资料

    可译的
    通过匹配采购订单行与接收到的资料,可以将新的纸本资料接收到Alma。 然后可以设置在资料可用于订购它的图书馆之前是否必须执行进一步的工作。
    收到的纸本资料有以下状态:
    • 单次 — 接收不经常或不会定期重复的采购订单行的资料。
      当采购订单行有多个单册时,在接收所有单册之前,采购订单行不会完全接收。 如果由于某些原因不会接收剩余的单册,从采购订单行和馆藏中删除单册,然后重新接收以前接收过的单册。
    • 持续 — 接收定期重复的采购订单行的资料。 资料必须连接到已存在的馆藏,可以是杂志、期刊等。 要更简单地管理接收连续出版物,见设置预测模式以自动创建连续出版物单册
      有关处理不同接收间隔的单册的信息,见采访方法中的技术采访方法说明。
    • 长期订单 – 接收不经常或不定期的采购订单行的资料,。 例如,一个长期订单的采购订单行用于采购某个作家的全部书籍或采购不定期发型的丛书。 这种类型的采购订单行的馆藏在接收资料后更新。
      接收长期订单的资料时,要注意以下事项:
      • 当接收非专著资料的长期订单时,可将多个单册与单个馆藏相关联。
      • 当接收专著资料的长期订单时,将调用专门的工作流程(见下文接收新纸本资料中的步骤5)。 在接收新资料页面执行的标准接收工作流程不会被调用。
    有关这些状态的信息,见接收资料

    接收新纸本资料

    要接收纸本专著长期订单,见接收纸本专著资料长期订单。 纸本非专著资料长期订单与持续资料处理方式相同(见下文)。
    接收纸本资料前,必须保证在适合的接收部门;见永久菜单中的图书馆/流通台选择器。 如果该部门含在自助借还机的流通台,您也可以在自助借还机上接收单册;见自助借还机
    要接收新纸本资料:
    1. 确保您在接收部门。
    2. 在接收新资料页面上(采访 > 接收与发票 > 接收)找到想接收的采购订单行。
      接收新资料页面
      接收新资料页面
      使用二级检索和下列过滤器找到采购订单行。
      • 检索发票号时,选择发票号还不是所有
      • 公共字段检索以下字段: 供应商参考编号订单行(编号)、附加采购订单行参考题名标准编号书商题名编号
      为接收字段查找采购订单行
      字段 描述
      状态 采购订单行状态。 有关状态列表,见检索订单行
      状态为 转移中 的单册会保持该状态,直到它们在目标位置被扫描。 如果单册的位置是上架图书馆,单册保留其状态,直到在主流通台被扫描。
      可以接收关闭状态的订单行单册, 例如对于已完全付款的杂志但最后一期尚未收到的订阅。

      仅当含有已接收且选定了保留在部门选项的单册时,具有等待发票状态(意味着所有相关的单册已接收)的订单行显示在该页面。

      默认值是用户最近的检索值。
      定位 使用方法(由管理员预定义列表)。 可以选择:
      • 整个订单内容 – 查找与搜索条件匹配的PO行相同的采购订单
      • 订单行 – 查找符合搜索条件的订单行(默认)
      供应商 期望收到资料的供应商。
      显示的列表仅包括分配资料供应商/订购代理角色的供应商。
      有读者请求的订单 过滤检索结果中具有读者请求的单册。
      此选项仅显示单次订单。
      有感兴趣用户的订单 过滤检索结果中有感兴趣的用户的单册。 搜索完成后,有兴趣的用户的单册将在表格中的 感兴趣用户 列用黄色的勾号标示。
      欲知如何将感兴趣的用户添加到订单行,见 感兴趣用户记录完善 视频(3:58 mins)。
      上架就绪 资料发送到图书馆前是否需要进一步处理。 如果选择此项,请扫描条形码(见下一行)。
      扫描单册条码 输入条码或检索单册。 见在Alma中检索。 如果安装了RFID且有活动的RFID连接,可以扫描RFID。 有关RFID的更多信息,见RFID 支持
      只有当上架就绪 被选中时,该字段才会出现。
      • 选择备注感兴趣用户 的复选标记显示订单行的备注或感兴趣用户选项卡(见 接收时指向备注 视频 (1:47 mins))
      • 完全接收并且不需要执行额外任务的订单行不(在处理中的单册页面)显示。
      持续 选项卡中的表格和单次 选项卡中的相同,除了持续 选项卡有以下例外:
      • 订单行号码没有复选框。
      • 没有 已接收单册 列.
      • 从操作列表中选择操作:
        • 管理单册 — 查看订单行的详细信息,并管理每条订单行的单册。 例如,您可能想要配置单册接收后的流程,标记单册为已接收,或更改某个单册的永久位置。 见下面的步骤3a或4a。
        • 接收 — 指明订单行中已接收的单册
        • 打印感兴趣的用户列表 — 打印感兴趣的用户信件(信件代码:InterestedUsersInLetter),其中列出对订单行感兴趣的用户。 只有有感兴趣的用户的订单行才会出现在这里(在 感兴趣用户 列中有复选标记)。
      检索结果只在检索时选定的选项卡(单次持续)中出现。
    3. 选择此页面显示的以下选项:
      • 选择单册描述查看资源的元数据;见在简要记录浏览页面查看元数据
      • 在订单行中,点击备注 或者 感兴趣的用户查看订单行的备注或者感兴趣的用户。
      • 选择接收全部按钮接收当前显示在页面上的全部订单行。  如果使用了过滤器,只有满足过滤标准的记录会被接收。 订单行 - 接收全部作业运行。
      • 已接收日期 表示单册现在/曾经/将来接收的日期。 它最初设置为当前日期。 按需修改日期。
      • 选择 部门内部保留 表明材料在图书馆内可用之前需要进一步处理。 选择此选项后,创建采访技术服务工单(默认工单类型)并出现 下一步
      下一步 中选择接收订单行后的下一步工作。 可用选项为采访技术服务工单中配置的状态,默认情况下为:
      • 纸本处理
      • 套录编目
      • 临时存储
      需要进一步处理的单册可以在采访或流通的处理中的单册页面查看(见处理资料)。 也可以通过点击永久菜单(见 任务列表中的任务)中的请求 - 数字化 - 需要审批任务来查看该页面 。
      如没有选择部门内部保留 , 在将单册放在图书馆中的书架上之前,必须在流通台扫描单册(见 扫描单册)。
      • 如没有选择 部门内部保留 , 单册接收后会通知感兴趣的用户。
      • 如选择了部门内部保留,感兴趣的用户(见手动创建订单行中关于感兴趣用户选项卡的内容)在下列情况中通过电子邮件接收通知(信件代码:InterestedInLetter):
        • 选择下一步后(如纸本处理或套录编目)单册会完成处理并离开部门。
        • 当在处理中的单册页面对连续资料选择完成时(见接收后的处理)。
    4. 如果在扫描条形码后接收单册(见 上架就绪),点击 接收接收单册。 流程完成。 否则进行如下操作:

    接收单次资料

    ...从 接收纸本资料继续。
    1. 可以点击管理单册查看订单行详情。 出现已接收单册列表页面。 点击书目信息选项卡查看已购单册的编目记录信息。
      已接收单册列表
      已接收单册列表
      要编辑订单行单册的馆藏信息,对适当的订单行单册点击编辑馆藏单册。 显示纸本单册编辑器页面,按需编辑单册详情,点击 保存。 纸本单册编辑器页面的描述字段见下列 更新单册级别信息新单册详情字段 表格。 例如,您可能想编辑某本单册的永久位置。 点击 返回 返回接收新资料页面。
    2. 选中要接收的订单行的复选框,点击 保存并接收。 (如果单册上有任何警告,会出现一个带着警告信息的确认对话框;管理员可以设置验证;见配置接收部门验证。 点击确认)。 页面顶端出现一条消息说明处理状态。
      只有可以接收的订单行的复选框处于活动状态。 其他复选框都不可用。
      如果在 接收设置部分选择部门内部保留,页面顶部会显示一条消息确认资料在图书馆内可用前必须进行进一步处理。
    3. 在处理阶段接收订单行单册时,点击以下操作之一:
      • 编辑馆藏单册
      • 写入RFID - 出现在RFID和有活动的RFID连接的位置。 信息写入RFID。 有关其他信息,见RFID 支持
      • 完成
      • 发送至临时存储
      • 发送至套录编目
      • 发送至纸本处理
      • 打印单据 – 在部门打印机上打印单据后,通过邮件发给配置的用户(见 配置允许的电子邮件)。 订单行中包含的备注以及使用接收单据通知信件配置选项配置的备注(见 个性化信件XSL样式表)以纸质单据发送。
        发送给配置的用户的打印单据的示例显示在下图中:
        打印单据示例
        您必须在采访或接收部门中才可用打印单据选项。
      • 未接收 - 如果被错误地标记为接收,则撤消单册的接收状态 见接收资料
        为了能够取消接收单册,必须满足以下条件:
        • 单册必须标记为已接收。
        • 单册必须仍标记为在接收部门。
        • 没有与该单册相关的读者或图书馆请求
    有关这些选项的更多信息,见接收后的处理
    观看接收一次性纸本单册视频(5:00分钟)。

    接收连续资料

    ...从 接收纸本资料继续。 该过程也被用来接收纸本非专著长期订单资料。
    1. 选择管理单册查看订单行详情。 出现已接收单册列表页面。 点击书目信息选项卡查看已购单册的编目记录信息。 启用时,馆藏信息可能也会显示;见查看馆藏信息
      已接收单册列表
      • 如果单册的预计接收日期已过,并且单册未接收,而订单行还未催缺,出现催缺单册。 点击 催缺单册 将订单行移至催缺。 订单行移至催缺后 催缺单册 不再出现。
      • 点击 分析问题报告查看该订单行的未接收单册的遗漏问题报告。 在报告中,点击在新窗口打开在新选项卡中打开报告,展开在分析报告中打开报告更改报告参数,或者 关闭 关闭报告。
        丢失期刊报告
      关于设置排序规则的更多信息,见配置纸本单册排序规则
      要编辑订单行单册的馆藏信息,对适当的订单行单册点击编辑馆藏单册。 显示纸本单册编辑器页面,按需编辑单册详情,点击 保存。 有关更多信息,见更新单册级别信息
      点击 返回 返回接收新资料页面。
    2. 在接收新资料页面,对显示在接收新单册页面的订单行选择接收
      接收新单册页面
      接收新单册页面列出上次接收单册的详细信息,并允许您根据需要输入新单册的详细信息。 所有单册详情在页面底部的 已到达区域列出。
      还可以在已接收单册列表页面通过点击接收新单册进入接收新单册页面。
    3. 在页眉下:
      • 接收日期默认为到当天的日期。 要更改日期,点击接收日期框并且从日历中选择需要的日期。
      • 选择 部门内部保留 说明资料在图书馆内可用之前需要进一步处理。 当选择时,出现下一步
      下一步中选择接收订单行后的下一步操作。 可用选项有:纸本处理套录编目临时存储。 需要进一步处理的单册可以在采访或流通的处理中的单册页面上查看(见处理资料)。 也可以通过点击永久菜单(见任务列表中的任务)中的请求 - 数字化 - 需要审批任务来查看该页面 。
    4. 按需在新单册详情 区域,在计数级别年代级别 字段输入新单册的编目详情。
      下表列举了计数级别年代级别 字段的样本值。
      新单册详情字段
      字段
      计数级别A Vol.1
      计数级别B Qtr. 2
      计数级别C Part 1
      年代级别I 2012
      年代级别J April
      年代级别K 1
      输入这些值后,点击 生成描述 字段中通过输入值创建描述,如下所示:
      Vol. 1 Qtr. 2 Part 1 2012 April 1
      • 如果描述为空,则该单册作为专著处理。 如果为描述设置了值,则将该单册作为连续出版物处理,并在获取选项卡中显示该值(为了提供连续出版物的题名信息,获取选项卡中的显示略有不同)。 请求是在描述级别而不是题名级别进行的。 描述字段被Primo和Alma用来识别请求。 读者向Primo(或由工作人员代替读者在Alma上提出请求)提出请求时,从给定标题的单册的定义描述列表中选择。
      • 计数级别A年代级别I 其中一个字段必须有值.
      • 每一个 计数级别 字段的值出现在年代级别 字段的值前面。
      • 为了简化输入计数级别和年代级别信息的任务,可以创建一个描述模板。 欲知更多信息,见配置描述模板
      最近接收单册的值出现在 最后已接收单册详情 区域. 点击 复制将值移动到新单册详情 的相应位置。
    5. 选择创建并接收
      如果在 接收设置 部分选择部门内部保留,页面顶部会显示一条消息确认资料在图书馆内可用之前必须进行进一步处理。 新单册根据在下一步 下拉列表中的选择进行工作流程的下一步。 有关更多信息,见接收后的处理
      另外,也可以选择接收并设置条码设置接收的单册条码。 打开设置条码 对话框输入单册条码然后点击提交。 参阅接收字段表中的扫描单册或扫描单册条码描述获取更多关于扫描条码的信息。
      设置条码对话框
    观看接收连续型纸本单册视频(5:00分钟)。

    查看馆藏信息。

    接收连续资料时要启用查看馆藏信息,设置view_holding_in_receiving参数为true (见配置其他设置)。
    请确保您在接收部门;见永久菜单中的图书馆/流通台选择器。
    处理连续资料时要查看馆藏信息:
    1. 在接收新资料页面(采访 > 接收与开具发票 > 接收),点击连续选项卡。见接收新纸本资料
    2. 位置字段找到有值的订单,选择管理单册。 出现已接收单册列表页面。
    3. 选择 其它信息 选项卡。
      已接收单册列表页面的馆藏部分
      馆藏的元数据信息出现在这里。
    4. 点击编辑馆藏打开元数据编辑器页面,编辑馆藏(见元数据管理)。

    接收长期订单专著资料

    要接收非专著资料,见接收新纸本资料。 通过创建长期订单接收长期订单新单册(见 手动创建订单行),创建新单册的馆藏,将新单册附加到长期订单。
    1. 确保有一个长期订单行附加到新单册。
    2. 创建新的纸本馆藏(资源管理 > 创建馆藏 > 添加纸本单册)(见添加新图书或期刊文章)。
    3. 选择馆藏字段字段中选择 ,在 引用类型 字段选择图书或期刊,点击 选择。 出现快速编目页面
    4. 配置资源和单册信息,点击保存。 馆藏和单册已创建,新单册出现在记录列表中;见在Alma中检索
    5. 点击单册查看所有单册查看新创建的单册。
    6. 选择编辑。 显示纸本编辑器页面(见更新单册级别信息)。
    7. 订单行 字段选择长期订单专著的订单行链接到单册。
    8. 接收日期中输入接收日期。
    9. 按需修改其它字段。
    10. 点击 保存 保存单册,然后关闭纸本单册编辑器。
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