Lieferanten in Bestellposten und Bestellungen ändern
- Der ursprüngliche Lieferant konnte die Exemplare nicht liefern, sodass der Bestellposten erneut an einen neuen Lieferanten gesendet werden muss.
- Der ursprüngliche Lieferant ist eigentlich ein Zulieferer eines anderen Lieferanten, oder der Lieferant hat sich mit einem anderen Lieferanten zusammengeschlossen. In diesem Fall wird der Bestellposten nicht erneut gesendet. Die Änderung bewirkt lediglich eine Korrektur der Bestellposten-Informationen.
- Öffnen Sie einen einmaligen Bestellposten mit dem Status Gesendet oder Warten auf Rechnung, oder einen laufenden Bestellposten mit dem Status Gesendet oder Warten auf automatische/manuelle Verlängerung, um ihn zu bearbeiten. Siehe Suchen in Alma Die Seite Bestellposten-Übersicht wird geöffnet (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens).
- Wählen Sie Lieferant auswählen.
Ein Dialogfenster erscheint:
- Wählen Sie einen neuen Lieferanten und klicken Sie auf Speichern. Der Lieferant wird geändert. Der Bestellposten wird von der Bestellung entfernt und wenn es der einzige Bestellposten der Bestellung war, wird die Bestellung gelöscht. Der Status des Bestellpostens wechselt auf Zur Prüfung und fährt wie gewohnt mit dem Arbeitsablauf des Kaufvorgangs fort. Beachten Sie: wenn dieser Bestellposten in eine Bestellung gepackt wird, wird er nicht an den Lieferanten gesendet.
- Öffnen Sie einen einmaligen Bestellposten mit dem Status Gesendet, oder einen laufenden Bestellposten mit dem Status Gesendet oder Warten auf automatische/manuelle Verlängerung, um ihn zu bearbeiten. Siehe Suchen in Alma Die Seite Bestellposten-Übersicht wird geöffnet (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens).
Sie können den Lieferanten eines einmaligen Bestellpostens nicht ändern (und erneut senden), wenn eine der Ressourcen bereits aktiviert oder erhalten wurde. - Wählen Sie Lieferant auswählen.
Ein Dialogfenster erscheint:
- Wählen Sie einen neuen Lieferanten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestellung an neuen Lieferanten senden und klicken Sie auf Speichern. Der Lieferant wird geändert. Der Bestellposten wird von der Bestellung entfernt und wenn es der einzige Bestellposten der Bestellung war, wird die Bestellung gelöscht. Der Status des Bestellpostens wechselt auf Zur Prüfung und fährt wie gewohnt mit dem Arbeitsablauf des Kaufvorgangs fort. Beachten Sie: wenn dieser Bestellposten in eine Bestellung gepackt wird, wird er nicht an den Lieferanten gesendet.
- Einkaufs-Mitarbeiter
- Einkaufs-Manager
"Lieferanten in der Bestellung ändern" hat 2 Hauptfunktionen:
- "Nicht senden" - Diese Option "'Einfach' den Lieferantennamen in der Bestellung ändern. Sobald diese Option ausgewählt ist, werden alle Lieferantennamen für Bestellposten unter der ausgewählten Bestellung mit dem neuen Lieferanten geändert.
- "Senden" - Diese Option ändert den Lieferantennamen in der Bestellung und sendet die Bestellung auch an den neuen Lieferanten.
Um die 2 oben genannten Optionen zu erreichen:
- Klicken Sie auf der Seite Lieferant in der Bestellung ändern (Erwerbungen > Erweiterte Tools > Lieferant in der Bestellung ändern) auf Neuer Prozess. Das Dialogfenster Neuer Prozess wird angezeigt:
- Wählen Sie im Feld Ausgangs-Lieferant/Konto den ursprünglichen Lieferanten aus. Nach der Auswahl werden alle Bestellungen und Bestellposten dieses Lieferanten geändert.
- Wählen Sie im Feld in Ziel-Lieferant/Konto den neuen Lieferanten aus. Dies ist der neue Lieferant, der im Feld "Materiallieferant" in allen Bestellposten unter den mit dem Ziellieferanten verknüpften Bestellungen ausgefüllt wird.
- Um die Änderung des Lieferanten auf eine bestimmte Bestellung einzuschränken, wählen Sie eine Bestellung aus. Das Feld Ausgangs-Lieferant/Konto wird deaktiviert und auf den Ausgangs-Lieferanten/das Ausgangs-Konto der ausgewählten Bestellung eingestellt.
Wenn eine Bestellung ausgewählt wurde, wirkt sich die Änderung auf alle aktiven Bestellposten und Bestellungen aus, einschließlich geschlossener Bestellposten. Wenn keine Bestellung ausgewählt wurde, wirkt sich die Änderung auf alle Bestellungen in aktiven Bestellposten für den gewählten Ausgangs-Lieferanten/Kontos aus.
- Wählen Sie Hinzufügen oder Hinzufügen und schließen.
- Falls die Option "Nicht senden" ausgewählt ist, werden die Lieferantenkontodetails für die Bestell-/Bestellposten geändert, ohne den Status der Bestell-/Bestellposten zu ändern.
-
Bei Auswahl der Option "Senden" können Benutzer auswählen, ob sie die Bestellung sofort an den neuen Lieferanten senden "Bestellungen automatisch an neuen Lieferanten senden" oder die Bestellung für einmalige oder fortlaufende Bestellungen zur Überprüfung stoppen möchten "Manuelle Bearbeitung (zur Prüfung unterbrechen)". Es ist wichtig zu beachten, dass bei Auswahl der Option "Senden" nur Bestellposten, die bereits an den Quelllieferanten gesendet wurden, an den Ziellieferanten gesendet werden.
Darüber hinaus wird eine Option zum Senden einer Stornierung an den Quellanbieter bereitgestellt. Dies ist nur relevant, wenn die Bestellungen bereits an den Quelllieferanten gesendet wurden. Wenn ausgewählt, wird ein Stornierungsbrief an den Quelllieferanten gesendet, das alle stornierten Bestellposten enthält (kann 'einmalige' und / oder 'fortlaufende' Bestellposten enthalten).
In Fällen, in denen der Benutzer "Bestellungen automatisch an den neuen Lieferanten senden" ausgewählt hat und der Bestellposten im Arbeitsablauf nicht verarbeitet werden konnte, bleibt der Bestellposten mit den entsprechenden Warnungen "Zur Prüfung".
Detaillierte Workflow-Erklärung bei Verwendung der Funktion "Lieferanten in Bestellung ändern" für "Einmalige" und "Fortlaufende" Bestellungen
Bearbeitung einmaliger Bestellungen
"Bestellungen automatisch an neuen Lieferanten senden" - Für einmalige Bestellposten - Wenn Alle ausgewählt ist, werden Bestellposten, die an den vorherigen Lieferanten gesendet wurden (Status "Gesendet") aus der Bestellung entfernt und starten ihren Arbeitsablauf (durch Ausführen von "Jetzt bestellen", wobei versucht wird, jeden Bestellposten zu einer Bestellung zu packen und an den neuen Lieferanten zu senden). Bei einem Fehler im Arbeitsablauf des Bestellpostens
wird der Bestellposten auf Zur Prüfung gesetzt.
-
Wenn keine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde (nur Quell- und Ziellieferanten wurden ausgewählt).
- Alle Bestellposten mit dem Status "Gesendet" werden aus der Bestellung entfernt und starten ihren Arbeitsablauf (durch Ausführen von "Jetzt bestellen", wobei versucht wird, jeden Bestellposten zu einer Bestellung zu packen und an den neuen Lieferanten zu senden). Bei einem Fehler im Arbeitsablauf des Bestellpostens wird der Bestellposten auf Zur Prüfung gesetzt. Leere Bestellungen werden gelöscht.
- Wenn die Bestellung Bestellposten in mehr als einem Status enthält, geschieht Folgendes:
- Bestellposten mit dem Status "Geschlossen", "Warten auf Rechnung", "Storniert" verbleiben bei der Bestellung und ihr Lieferant wird NICHT geändert. (Bestellung kann den Status ändern)
- Bestellposten (der Bestellung zugeordnet) im Status 'gesendet' werden aus der Bestellung entfernt und im Arbeitsablauf weitergeleitet (verwenden Sie die Funktion "Jetzt bestellen"), bis sie verpackt und an den neuen Lieferanten gesendet werden. (Beachten Sie: wenn der Arbeitsablauf nicht fortgesetzt wird, bleibt der Bestellposten mit den entsprechenden Benachrichtigungen in "Zur Prüfung").
-
Wenn eine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde
- Wenn alle Bestellposten unter der ausgewählten Bestellung den Status "Gesendet" haben, werden alle Bestellposten aus der Bestellung entfernt, ihr Lieferant/Konto geändert und ihr Arbeitsablauf gestartet (der Auftrag wird jetzt ausgeführt, der versucht, jeden Bestellposten zu einer Bestellung zu packen und an den neuen Lieferanten zu senden). Bei einem Fehler im Arbeitsablauf des Bestellpostens wird der Bestellposten auf Zur Prüfung gesetzt.
- Wenn die ausgewählte Bestellung Bestellposten mit mehr als einem Status enthält, geschieht Folgendes:
- Bestellposten mit dem Status "Geschlossen", "Warten auf Rechnung", "Storniert" verbleiben bei der ausgewählten Bestellung und ihr Lieferant wird NICHT geändert.
- Bestellposten (der ausgewählten Bestellung zugeordnet) im Status 'gesendet' werden aus der Bestellung entfernt und im Arbeitsablauf weitergeleitet (verwenden Sie die Funktion "Jetzt bestellen"), bis sie verpackt und an den neuen Lieferanten gesendet werden. (Beachten Sie: wenn der Arbeitsablauf nicht fortgesetzt wird, bleibt der Bestellposten mit den entsprechenden Benachrichtigungen in "Zur Prüfung").
-
Wenn eine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde und den Status 'Geschlossen' hat
- Die Bestellung und die Bestellposten, die der ausgewählten Bestellung zugeordnet sind, werden mit dem neuen Lieferantennamen geändert, aber nicht gesendet.
-
Wenn keine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde (nur Quell- und Ziellieferanten wurden ausgewählt)
- Geschlossene/stornierte Bestellungen und ihre zugehörigen Bestellposten werden nicht mit dem neuen Lieferantennamen geändert und nicht an den neuen Lieferanten gesendet.
"Manuelle Bearbeitung (zur Prüfung unterbrechen)" - Für einmalige Bestellposten, wenn diese Option ausgewählt ist, werden die Bestellposten auf Zur Prüfung gesetzt
-
Wenn eine Bestellung nicht ausgewählt wurde (nur Quell- und Ziellieferanten wurden ausgewählt)
- Bei allen Bestellungen, die nicht storniert/geschlossen sind und den Status „gesendet“ oder „in Prüfung“ aufweisen, werden die Bestellposten aus der Bestellung entfernt und ihr Status wird auf „Zur Prüfung“ geändert und mit dem neuen Lieferanten aktualisiert. Bestellungen, die Bestellposten enthalten, die den Status "Geschlossen/Storniert/Warten auf Rechnung" haben, behalten ihren Status und ihr Lieferant wird NICHT geändert. Bestellungen (nicht Bestellposten) können ihren Status allerdings ändern.
- Wenn keine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde (nur Quell- und Ziellieferanten wurden ausgewählt), werden geschlossene/stornierte Bestellungen und ihre zugehörigen Bestellposten nicht mit dem neuen Lieferantennamen geändert und nicht erneut auf Zur Prüfung gesetzt.
-
Wenn eine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde
- Nur 'gesendete' Bestellungen und deren zugehörige Bestellposten-Status werden in 'Zur Prüfung' geändert.
- Wenn alle Bestellposten unter der Bestellung den Status "Gesendet" haben, werden alle Bestellposten aus der Bestellung entfernt und auf Zur Prüfung gesetzt und ihr Lieferant wird geändert, die (leere) Bestellung wird gelöscht.
- Wenn die Bestellung Bestellposten in mehr als einem Status enthält, geschieht Folgendes:
- Bestellposten mit dem Status "Geschlossen", "Warten auf Rechnung", "Storniert" verbleiben bei der Bestellung und haben KEINE Lieferantenänderung (sie werden nicht auf "zur Prüfung" gesetzt).
- Bestellposten (die der ausgewählten Bestellung zugeordnet sind) im Status 'gesendet' werden aus der Bestellung entfernt, ihr Lieferant wird auf den neuen Lieferanten aktualisiert und sie werden auf zur Prüfung gesetzt.
-
Wenn eine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde und den Status 'Geschlossen' hat
- Die Bestellung und die der Bestellung zugewiesenen Bestellposten werden mit dem neuen Lieferantennamen geändert, aber nicht auf Zur Prüfung gesetzt.
Bearbeitung laufender Bestellungen
"Bestellungen automatisch an neuen Lieferanten senden" - Für fortlaufende Bestellposten, wenn diese Option ausgewählt ist und die Bestellung/Bestellposten bereits an den Quelllieferanten gesendet wurde – Alma sendet sie automatisch an den neuen Lieferanten.
-
Wenn keine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde (nur Quell- und Ziellieferanten wurden ausgewählt)
- Wenn sich alle Bestellposten unter der Bestellung im Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung"/Wartet auf manuelle Verlängerung" befinden, werden die Bestellposten aus der Bestellung entfernt und starten ihren Arbeitsablauf (die Bestellung wird jetzt ausgeführt und versucht, jeden Bestellposten zu einer Bestellung zu packen und an den neuen Lieferanten zu senden). Bei einem Fehler im Arbeitsablauf des Bestellpostens wird der Bestellposten auf Zur Prüfung gesetzt.
- Wenn die Bestellung einige geschlossene/stornierte Bestellposten enthält (zusätzlich zu den Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung"/Warten auf manuelle Verlängerung") geschieht Folgendes:
- Bestellposten mit dem Status "Geschlossen", "Storniert" bleiben bei der Bestellung und ihr Lieferant wird NICHT geändert (der Bestellstatus wird dann auf "Geschlossen"/"Storniert") aktualisiert.
- Bestellposten (der Bestellung zugeordnet) mit dem Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung" /Warten auf manuelle Verlängerung" werden aus der Bestellung entfernt und zum Arbeitsablauf weitergeleitet (benutzen die Funktion "Jetzt bestellen"), bis sie verpackt und an den neuen Lieferanten versendet wurden. (Beachten Sie: wenn der Arbeitsablauf nicht fortgesetzt wird, bleibt der Bestellposten mit den entsprechenden Benachrichtigungen in "Zur Prüfung")
-
Wenn keine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde (nur Quell- und Ziellieferanten wurden ausgewählt)
- Geschlossene/stornierte Bestellungen und ihre zugehörigen Bestellposten werden nicht mit dem neuen Lieferantennamen geändert und nicht an den neuen Lieferanten gesendet.
-
Wenn eine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde
- Wenn sich alle Bestellposten unter der ausgewählten Bestellung im Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung"/Wartet auf manuelle Verlängerung" befinden, werden alle Bestellposten aus der Bestellung entfernt und starten ihren Arbeitsablauf (die Bestellung wird jetzt ausgeführt und versucht, jeden Bestellposten zu einer Bestellung zu packen und an den neuen Lieferanten zu senden). Bei einem Fehler im Arbeitsablauf des Bestellpostens wird der Bestellposten auf Zur Prüfung gesetzt, die alte Bestellung wird gelöscht.
- Wenn die ausgewählte Bestellung einige geschlossene/stornierte Bestellposten enthält (zusätzlich zu den Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung"/Warten auf manuelle Verlängerung") geschieht Folgendes:
- Bestellposten mit dem Status "Geschlossen", "Storniert" bleiben bei der ausgewählten Bestellung und ihr Lieferant wird NICHT geändert (sie werden nicht an den neuen Lieferanten gesendet) (Der Bestellstatus wird dann auf "Geschlossen"/"Storniert" aktualisiert. ).
- Bestellposten (der ausgewählten Bestellung zugeordnet) mit dem Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung" /Warten auf manuelle Verlängerung" werden aus der Bestellung entfernt und zum Arbeitsablauf weitergeleitet (benutzen die Funktion "Jetzt bestellen"), bis sie verpackt und an den neuen Lieferanten versendet wurden. (Beachten Sie: wenn der Arbeitsablauf nicht fortgesetzt wird, bleibt der Bestellposten mit den entsprechenden Benachrichtigungen in "Zur Prüfung")
-
Wenn eine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde und den Status 'Geschlossen' hat
- Die Bestellung und die Bestellposten, die der Bestellung zugeordnet sind, werden mit dem neuen Lieferantennamen geändert, ABER NICHT GESENDET.
Manuelle Bearbeitung (zur Prüfung unterbrechen) - Bei fortlaufenden Bestellposten, wenn diese Option ausgewählt ist, werden die Bestellposten auf In Prüfung gesetzt
- Wenn keine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde (nur Quell- und Ziellieferanten wurden ausgewählt) – Bei allen Bestellungen mit dem Status "Gesendet" oder "Zur Prüfung" werden ihre Bestellposten aus der Bestellung entfernt und ihr Status auf "Zur Prüfung" geändert und mit dem neuen Lieferanten aktualisiert. Geschlossene/Stornierte Bestellposten verbleiben in der Bestellung und ihr Status wird NICHT mit dem Lieferantennamen geändert.
- Wenn keine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde (nur Quell- und Ziellieferanten wurden ausgewählt), werden geschlossene/stornierte Bestellungen und ihre zugehörigen Bestellposten NICHT mit dem neuen Lieferantennamen geändert und nicht auf "zur Prüfung" gesetzt.
- Wenn eine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde:
- Wenn alle Bestellposten unter der ausgewählten Bestellung den Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung"/Warten auf manuelle Verlängerung haben, werden alle Bestellposten aus der ausgewählten Bestellung entfernt und auf Zur Prüfung gesetzt und ihr Lieferant wird geändert. Die (leere) Bestellung wird gelöscht.
- Wenn die ausgewählte Bestellung einige geschlossene/stornierte Bestellposten enthält (zusätzlich zu den Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung"/Warten auf manuelle Verlängerung") geschieht Folgendes:
- Bestellposten mit dem Status "Geschlossen", "Storniert" bleiben bei der ausgewählten Bestellung und haben KEINE Lieferantenänderung (sie werden nicht auf "Zur Prüfung" gesetzt). Der Bestellstatus wird dann auf „Geschlossen“/„Storniert“ geändert.
- Bestellposten (der ausgewählten Bestellung zugeordnet) mit dem Status "Gesendet"/"Wiederkehrende Verlängerung"/Warten auf manuelle Verlängerung" werden aus der Bestellung entfernt, ihr Lieferant wird auf den neuen Lieferanten aktualisiert und auf Zur Prüfung gesetzt.
- Wenn eine bestimmte Bestellung ausgewählt wurde und sich im Status "Geschlossen" befindet, werden die Bestellung und die der Bestellung zugeordneten Bestellposten mit dem neuen Lieferantennamen geändert, aber nicht auf "Zur Prüfung" gesetzt.
Stornierung an den Lieferanten der Quelle senden
Dies ist nur relevant, wenn die Bestellungen bereits an den Quelllieferanten gesendet wurden. Wenn ausgewählt, wird ein Stornierungsbrief an den Quelllieferanten gesendet, das alle stornierten Bestellposten enthält (kann 'einmalige' und / oder 'fortlaufende' Bestellposten enthalten). Wenn sich der Bestellposten im Status „Warten auf Rechnung“ oder „Geschlossen“ befindet, wird kein Stornierungsschreiben gesendet.
Zuletzt erhaltenes Exemplar bearbeiten
Wenn der Lieferant eines fortlaufenden Bestellpostens geändert wird, verknüpft Alma das "Zuletzt erhaltene Eemplar " mit der Notiz an den Lieferanten. Der folgende Text wird hinzugefügt:
"Zuletzt erhaltenes Exemplar
: <itemDescription> Eingangsdatum: <ReceivingDate>"
Bei Bestellposten mit mehr als einem Bestand wird der letzte eingegangene Artikel für jeden Bestand dem Feld "Notiz
an den Lieferanten" des Bestellpostens hinzugefügt. Wenn der Bestellposten zum Senden an den neuen Kreditor ausgewählt wurde, werden dies die Informationen bezüglich des zuletzt eingegangenen Exemplars an den Lieferanten weitergegeben und helfen dem Lieferanten zu erfahren, welches Abonnementexemplar gesendet werden soll.