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    Arbeitsablauf Einkauf

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    Auf dieser Seite wird der gesamte Einkauf-Arbeitsablauf beschrieben, einschließlich der Schritte, die zum Erstellen der verschiedenen Arten von Bestellungen (physisch/elektronisch/digital) erforderlich sind.

    Eine Liste mit Links zu Seiten mit Anweisungen zum Einkauf in Alma, einschließlich der Erstellung von Bestellposten, Verlängerungen, Arbeit mit Lieferanten usw., finden Sie unter Einkauf.   

     

    Einen Überblick über die Arbeit mit Erwerbungen in Alma, einschließlich Links zu relevanten Abschnitten wie Rechnungsstellung, Verlängerungen, Konfiguration usw., finden Sie unter Einführung in Erwerbungen.

    Arbeitsablauf Einkauf - Allgemeine Erklärung

    Es folgt eine Darstellung des Arbeitsablaufs des Kaufvorgangs, welcher die die Art und Weise darstellt, in der ein Bestellposten von seiner Erstellung bis zum Warten auf Aktivierung oder Eingang behandelt wird. Dieser Arbeitsablauf umfasst keine von Benutzern veranlasste Erwerbungen und er umfasst keine Rialto Arbeitsabläufe Einkauf. Für Rialto Erwerbungs-Arbeitsabläufe siehe Rialto Durchgängige Bestellungslaufzeit.
    Für weitere Informationen sehen Sie sich Bestellvorgangsüberblick an. (4:06 Min.)
    Für eine Erklärung der physischen, elektronischen und digitalen Kauftypen und Bestellpostentypen, die erstellt werden können, und die Auswirkungen der Kauftypen und Bestellpostentypen auf den Arbeitsablauf des Kaufs und das entstehende Inventar, siehe Begründung des Kauftypen-Arbeitsablaufs und -bestands, unten. Für Informationen zur Bestimmung, welchem Arbeitsablauf zu folgen ist, wenn Sie elektronische Ressourcen erwerben, siehe Elektronische Ressourcen – Szenarien und Arbeitsabläufe.
    Purchasing Workflow_New.
    Arbeitsablauf Einkauf

    Nachstehend sehen Sie eine detaillierte Beschreibung der Schritte dieses Arbeitsablaufs (die Nummern entsprechen den Nummern in der Grafik):

    1. Ein Bestellposten gelangt in Alma in der Regel über einen der folgenden Wege:
      • Automatisch, durch Verwendung eines eingebetteten Bestelldaten-Imports (EOD).
      • Echtzeit-API über den Serviceanbieter der Bibliothek (LSP)
      • Manuell als Ergebnis der Erstellung eines Bestellpostens, auch aus Kaufbestellungen (siehe Arbeiten mit Kaufbestellungen).

        Informationen zu den drei Bestelltypen (elektronisch/physisch/digital) und deren Erstellung finden Sie im Abschnitt Erforderliche Schritte zum Erstellen einer Bestellung unten.
        Informationen zu anderen Kaufarten, wie z. B. Pflichtexemplare und vom Benutzer veranlasste Erwerbung (PDA), finden Sie unter Erstellen von Bestellposten.
         
    2. Alma normalisiert, validiert und bearbeitet den Bestellposten, um festzulegen, ob es Elemente gibt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Dieser Prozess basiert auf den von einem Administrator vorkonfigurierten Überprüfungsregeln (siehe Konfiguration der Regeln zur Kaufprüfung).
    3. Wenn es Datenschwierigkeiten gibt (darunter ungültige oder fehlende Informationen) oder Warnungen, die Aufmerksamkeit erfordern, sendet Alma den Bestellposten zur Prüfung (siehe Prüfen von Bestellposten). 

      Manuell erstellte Bestellposten überspringen den Überprüfungsprozess, wenn Sie Jetzt bestellen oder Speichern and Fortfahren wählen. Wenn Sie diese Optionen nicht auswählen (z. B. wenn Sie nur Speichern) auswählen, verbleibt der manuell erstellte Bestellposten in Prüfung.

    4. Der Bestellposten wird in eine Bestellung (PO) gepackt. Die Einkaufskonfiguration, konfiguriert im Abschnitt „Informationen“ des Bestellpostens (siehe Manuelle Erstellung eines Bestellpostens), legt fest, ob die Zusammenfassung automatisch oder manuell erfolgt.
      Falls während des Verpackungsprozesses (manuell oder automatisch), eines der Pflichtfelder (die in diesem Schritt erforderlich sind), unvollständig ist, wird die Bestellung zur Überprüfung geschickt (siehe Bestellungen überprüfen). Nach der Prüfung der Bestellung und Eingabe der fehlenden Information, wird die Bestellung weitergegeben, wo sie genehmigt und an den Lieferanten gesendet wird.
      • Automatisch (Automatic) – Bestellposten werden automatisch gemäß der Regeln in einer Bestellung verpackt (Siehe auch Bestellpostenzusammenfassung).
      • Manuell – Die Bestellposten werden manuell verpackt (siehe Packen von Bestellposten in eine Bestellung). Wenn die Person, die die manuelle Verpackung durchführt, Neues Bestellposten-Paket erstellen im Menü Aktionen der Bestellposten-Aufgabenliste auswählt, wird der Bestellposten in eine Bestellung gepackt.
    5. Die Bestellung geht bei Bedarf zur ERP-Genehmigung über, und dann prüft Alma, ob die automatische oder manuelle Genehmigung implementiert werden soll, wie im nächsten Schritt beschrieben.
    6. Alma entscheidet, ob die Genehmigung und der Versand automatisch oder manuell erfolgen, abhängig von der Einkaufseinrichtung (konfiguriert von Ex Libris).
      Die Bestellung unterliegt einer Genehmigung, abhängig davon, ob die Bestellung manuell oder per EOD erstellt wurde und ob sie mit manuellem oder automatischem Packen konfiguriert wurde. Wenn der Benutzer allerdings für einen Bestellposten Jetzt bestellen wählt, wird die Bestellung automatisch genehmigt, ungeachtet der Einkaufskonfiguration.
      • Automatisch (Automatic) – Die Bestellung wird automatisch genehmigt und an den Lieferanten gesendet.
      • Manuell – Die Bestellung muss manuell genehmigt werden, bevor sie an den Lieferanten gesendet wird. Für Informationen zu dieser Aktivität, siehe Genehmigen und Senden von Bestellungen. Wenn die Person, die die manuelle Genehmigung vornimmt, auf Genehmigen und Senden auf der Seite Bestellungen Genehmigen klickt, wird die genehmigte Bestellung an den Lieferanten gesendet.
    7. Der Bestellposten geht in den letzten Schritt des Arbeitsablaufs für den Kaufvorgang, wo er geprüft wird, um zu bestätigen, ob es sich um einen Bestellposten für elektronisches, physisches oder digitales Material handelt.
      • Elektronisch (Electronic) – Der Bestellposten geht in den Aktivierungsschritt (siehe Aktivierung elektronischer Ressourcen und Aktivierungs-Aufgabenliste).
      • Physisch (Physical) — Der Bestellposten geht an den Eingangsschritt, wo er gemäß seines Typs, wie in Material empfang beschrieben, behandelt wird. Nach-Eingangsbearbeitung kann auch durchgeführt werden, nachdem das Material erhalten wurde (siehe Nach-Eingangsbearbeitung).
      • Digital — Für den Bestellposten gibt es keinen Aktivierungs- oder Eingangsprozess. Die letzten Schritte hängen davon ab, ob es sich um einen einmaligen oder einen laufenden Bestellposten handelt:
        • Einmalig – Der Bestellposten wird geschlossen, wenn die Repräsentation(en) hochgeladen wurde(n) und Speichern und fortfahren ausgewählt wird
        • Laufend – Nachdem eine Repräsentation hochgeladen wurde und Speichern und fortfahren ausgewählt wurde, wird der Bestellposten entweder als Wiederkehrende Verlängerung oder Warten auf manuelle Verlängerung gekennzeichnet, abhängig davon, ob er für die manuelle oder automatische Verlängerung konfiguriert ist (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens). Er wird geschlossen, wenn er entweder manuell geschlossen wird, geschlossen wird, weil sein Abonnement bis Datum angekommen ist, oder er wird durch den Prozess Bestellposten-Status ändern geschlossen.

    Checkliste - Erforderliche Schritte zum Erstellen einer Bestellung

    Es gibt drei Hauptmethoden zum Erstellen einer Bestellung:

    Mit den oben beschriebenen drei Methoden können Bestellungen für die Materialarten physische und elektronische Ressourcen erstellt werden. Für digitale Ressourcen-Materialarten werden die manuellen und API-Methoden unterstützt. Unten finden Sie die Checkliste der Schritte, die zum Erstellen eines Auftrags für jeden Materialtyp erforderlich sind:

    Für elektronische Bestellungen, die von OASIS stammen, wird empfohlen, den API-Ansatz zum Ausfüllen beschreibender Informationen und Zugangsinformationen zu nutzen 

    Die vollständige Liste der Optionen zum Erstellen eines Bestellpostens, einschließlich Pflichtexemplare, Kaufbestellungen und vom Benutzer veranlasste Erwerbung (PDA), finden Sie unter Erstellen von Bestellposten.

    Bestellmethoden für physische Ressourcen

    Physisch – Manuelle Bestellung

    Konfigurationsaktion

    Beschreibung

    Für manuelle Bestellungen ist keine spezielle Konfiguration erforderlich.

     

     

    Physisch – EOD (integrierte Bestelldaten)

    Konfigurationsaktion

    Beschreibung

    Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage

    Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Öffnen Sie Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die Sie als Standard definieren möchten. Wählen Sie Eigenschaften. Als Standard wählen.

    Lieferanteneinstellungen

    Stellen Sie sicher, dass der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. Mehr über Lieferanten-EDI erfahren

    Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten

    Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann:  

    Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein.

    Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer Bibliothek zu ermitteln.

    Standortcode(s) - Der Standort, an dem das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wird (werden). Nur für physische Materialien relevant.

    Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten.

    Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird.

    Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen.

     

    Erstellen eines Importprofils Neue Bestellung oder Kopieren eines bestehenden Profils

    Gehen Sie zu Erwerbungen > Importprofile verwalten. Stellen Sie sicher, dass die Information zur Referenznummer des Lieferanten, die Sie aus der EDI-Rechnung erhalten haben, in Alma zugeordnet ist. Siehe Managing Importprofile.

    Sicherstellen, dass die korrekte Einreichungsformat-Option ausgewählt ist

     

    Konfiguration eines Importprofils Bestand ändern

    Gehen Sie zu Erwerbungen > Importprofile verwalten

    • Wenn die Rechnung für eine mittels EOD erstellte Bestellung erhalten wird, stellt der Lieferant eine vollständige MARC-Satz-Datei auf seinen FTP-Server. 

    • Alma importiert den vollständigen MARC-Satz, nutzt das Importprofil Bestand ändern, um den Datensatz mit dem Bestellposten abzugleichen, und überlagert die Kurztitel. Der Abgleich erfolgt entweder nach der Bestellposten-Nummer oder nach der Referenznummer des Lieferanten.

    Physisch – API

    Konfigurationsaktion

    Beschreibung

    Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage.

    Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Gehen Sie zu Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die als Standard definieren werden soll. Wählen Sie Eigenschaften. Wählen Sie „als Standard“.

    Senden des API-Schlüssels an den Lieferanten (siehe REST-Bestellposten).

    Von der Institution sollte ein API-Schlüssel erstellt und dem Lieferanten bereitgestellt werden.

    Jeder Lieferant sollte einen einzigartigen, eigenständigen API-Schlüssel erhalten.  Auf diese Weise kann der API-Schlüssel über das Developer-Netzwerk deaktiviert werden, falls die Institution die Arbeit mit einem bestimmten Lieferanten einstellen möchte.  Andere API-Schlüssel funktionieren weiterhin wie gewohnt.

    • Melden Sie sich mit dem Institutionskonto im Developer-Netzwerk an.

    • Definieren Sie eine Anwendung mit dem Namen Integration mit Lieferant.

    • Fügen Sie die API Erwerbung mit Lese-/Schreibberechtigungen zur Anwendung hinzu.

    • Fügen Sie die API Konfiguration mit ausschließlicher Leseberechtigung zur Anwendung hinzu.

    Sie können die API mit Ihrer Sandbox oder mit den Produktionsumgebungen definieren.

    • Kopieren Sie den API-Schlüssel der Anwendung. Dies ist der API-Schlüssel, der als Teil der API-Abrufe des Lieferanten genutzt wird, um Ihre Institution zu identifizieren.

    • Wir empfehlen die Definition eines API-Einschränkungsprofils. Für weitere Informationen siehe Arbeiten mit API-Einschränkungsprofilen.

    Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten.

    Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann:  

    Lieferantencode und Lieferantenkonto-Code – Diese beziehen sich auf den Lieferanten-Datensatz in Alma. Der erstellte Bestellposten wird mit diesem Lieferanten und Lieferantenkonto verknüpft. Sie müssen sicherstellen, dass der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. 

    Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein.

    Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer spezifischen Bibliothek zu ermitteln.

    Standortcode(s) – Der Standort, der für das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wurde. Nur für physische Materialien relevant.

    Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten.

    Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird.

    Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen.

    Für weitere Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungseinstellung für Institutionen

    Erstellen eines Integrationsprofils Neue Bestellung.

    Das API-Integrationsprofil Neue Bestellung legt die Übereinstimmungsregeln fest, die angewendet werden sollen. Für weitere Informationen siehe Festlegung des Titelsatzes. Überprüfungen für etatbezogene Probleme können auch anhand der Dokumentation hier (docx) konfiguriert werden.

    Konfiguration eines Importprofils Bestand ändern.

    • Wenn Sie Bestellungen in Alma via API für physische/elektronische Materialien erstellen, wird ein Kurztitel in Alma erstellt, der die Basis-Felder des erstellten MARC-Satzes enthält.

    • Es wird ein Importprofil Bestand ändern genutzt, um den Kurztitel zu suchen (mithilfe der Bestellposten-Nummer oder der Referenznummer des Lieferanten) und mit den vollständigen MARC-Informationen zu überlagern.

    Siehe Überlagern eines Kurztitels.

    Bestellmethoden für elektronische Ressourcen

    Elektronisch – Manuelle Bestellung

    Konfigurationsaktion

    Beschreibung

    Für manuelle Bestellungen ist keine spezielle Konfiguration erforderlich

     

     

    Elektronisch – EOD (integrierte Bestelldaten)

    Konfigurationsaktion

    Beschreibung

    Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage

    Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Gehen Sie zu Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die Sie als Standard definieren möchten. Wählen Sie Eigenschaften. Als Standard wählen.

    Lieferanteneinstellungen

    Überprüfen Sie, ob der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. Mehr über Lieferanten-EDI erfahren

    Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten

    Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann:  

    Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein.

    Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer spezifischen Bibliothek zu ermitteln.

     Standortcode(s) - Der Standort, der für das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wird. Nur für physische Materialien relevant.

    Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten.

    Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird.

    Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen.

    Für weitere Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungseinstellung für Institutionen

    Erstellen eines Importprofils Neue Bestellung oder Kopieren eines bestehenden Profils

    Gehen Sie zu Erwerbungen > Importprofile verwalten. Stellen Sie sicher, dass die Information zur Referenznummer des Lieferanten, die Sie aus der EDI-Rechnung erhalten haben, in Alma zugeordnet ist. Siehe Managing Importprofile.

    Sicherstellen, dass die korrekte Einreichungsformat-Option ausgewählt ist

     

    Konfiguration eines Importprofils Bestand ändern

    Gehen Sie zu Erwerbungen > Importprofile verwalten

    • Wenn die Rechnung für eine mittels EOD erstellte Bestellung erhalten wird, stellt der Lieferant eine vollständige MARC-Datensatz-Datei auf seinen FTP-Server. 

    • Alma importiert den vollständigen MARC-Satz, nutzt das Importprofil Bestand ändern, um den Datensatz mit dem Bestellposten abzugleichen, und überlagert die Kurztitel. Der Abgleich erfolgt entweder nach der Bestellposten-Nummer oder nach der Referenznummer des Lieferanten.

    Elektronisch – API

    Konfigurationsaktion

    Beschreibung

    Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage

    Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Gehen Sie zu Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die als Standard definieren werden soll. Wählen Sie Eigenschaften. Wählen Sie „als Standard“.

    Senden des API-Schlüssels an den Lieferanten

    Von der Institution sollte ein API-Schlüssel erstellt und dem Lieferanten bereitgestellt werden.

    Jeder Lieferant sollte einen einzigartigen, eigenständigen API-Schlüssel erhalten.  Auf diese Weise kann der API-Schlüssel über das Developer-Netzwerk deaktiviert werden, falls die Institution die Arbeit mit einem bestimmten Lieferanten einstellen möchte.  Andere API-Schlüssel funktionieren weiterhin wie gewohnt.

    • Melden Sie sich mit dem Institutionskonto im Developer-Netzwerk an.
    • Definieren Sie eine Anwendung mit dem Namen Integration mit Lieferant.
    • Fügen Sie die API Erwerbung mit Lese-/Schreibberechtigungen zur Anwendung hinzu.
    • Fügen Sie die API Konfiguration mit ausschließlicher Leseberechtigung zur Anwendung hinzu.

    Sie können die API mit Ihrer Sandbox oder mit den Produktionsumgebungen definieren.

    • Kopieren Sie den API-Schlüssel der Anwendung. Dies ist der API-Schlüssel, der als Teil der API-Abrufe des Lieferanten genutzt wird, um Ihre Institution zu identifizieren.
    • Wir empfehlen die Definition eines API-Einschränkungsprofils. Für weitere Informationen siehe Arbeiten mit API-Einschränkungsprofilen.

     

    Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten

    Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann:  

    Lieferantencode und Lieferantenkonto-Code – Diese beziehen sich auf den Lieferanten-Datensatz in Alma. Der erstellte Bestellposten wird mit diesem Lieferanten und Lieferantenkonto verknüpft. Sie müssen sicherstellen, dass der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. 

    Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein.

    Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer spezifischen Bibliothek zu ermitteln.

      Standortcode(s) - Der Standort, der für das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wird. Nur für physische Materialien relevant.

    Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten.

    Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird.

    Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen.

    Für weitere Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungseinstellung für Institutionen

    Erstellen eines Integrationsprofils Neue Bestellung

    Das API-Integrationsprofil Neue Bestellung legt die Übereinstimmungsregeln fest, die angewendet werden sollen. Für weitere Informationen siehe Festlegung des Titelsatzes. Überprüfungen für etatbezogene Probleme können auch anhand der Dokumentation hier (docx) konfiguriert werden.

    Konfiguration eines Importprofils Bestand ändern

    • Wenn Sie Bestellungen in Alma via API für physische/elektronische Materialien erstellen, wird ein Kurztitel in Alma erstellt, der die Basis-Felder des erstellten MARC-Satzes enthält.

    • Es wird ein Importprofil Bestand ändern genutzt, um den Kurztitel zu suchen (mithilfe der Bestellposten-Nummer oder der Referenznummer des Lieferanten) und mit den vollständigen MARC-Informationen zu überlagern.

    Siehe Überlagern eines Kurztitels.

    Bestellmethoden für elektronische Ressourcen durch Bestellungen, die von OASIS/GOBI stammen

    Eine vollständige Liste der Anbieter finden Sie unter Echtzeit-Erwerbungen.

    Elektronisch – API

    Konfigurationsaktion

    Beschreibung

    Konfiguration der Standard-Metadatenvorlage

    Stellen Sie sicher, dass eine Standard-Metadatenvorlage konfiguriert ist (siehe Arbeiten mit Datensatz-Vorlagen). Gehen Sie zu Metadaten-Editor > Vorlage. Wählen Sie die Vorlage, die als Standard definieren werden soll. Wählen Sie Eigenschaften. Wählen Sie „als Standard“.

    Senden des API-Schlüssels an den Lieferanten (siehe REST-Bestellposten).

    Von der Institution sollte ein API-Schlüssel erstellt und dem Lieferanten bereitgestellt werden.

    Kontaktieren Sie OASIS über OASIS-Onboarding@proquest.com

    Für GOBI kontaktieren Sie bitte Ihren GOBI-Vertreter.

    Jeder Lieferant sollte einen einzigartigen, eigenständigen API-Schlüssel erhalten.  Auf diese Weise kann der API-Schlüssel über das Developer-Netzwerk deaktiviert werden, falls die Institution die Arbeit mit einem bestimmten Lieferanten einstellen möchte.  Andere API-Schlüssel funktionieren weiterhin wie gewohnt.

    • Melden Sie sich mit dem Institutionskonto im Developer-Netzwerk an.

    • Definieren Sie eine Anwendung mit dem Namen Integration mit Lieferant.

    • Fügen Sie die API Erwerbung mit Lese-/Schreibberechtigungen zur Anwendung hinzu.

    • Fügen Sie die API Konfiguration mit ausschließlicher Leseberechtigung zur Anwendung hinzu.

    Sie können die API mit Ihrer Sandbox oder mit den Produktionsumgebungen definieren.

    • Kopieren Sie den API-Schlüssel der Anwendung. Dies ist der API-Schlüssel, der als Teil der API-Abrufe des Lieferanten genutzt wird, um Ihre Institution zu identifizieren.

    • Wir empfehlen die Definition eines API-Einschränkungsprofils. Für weitere Informationen siehe Arbeiten mit API-Einschränkungsprofilen.

     

    Übermittlung der entsprechenden Bestellinformationen an den Lieferanten

    Die folgenden Parameter müssen angegeben werden, damit der Lieferant eine Bestellung erstellen kann:

    Lieferantencode und Lieferantenkonto-Code – Diese beziehen sich auf den Lieferanten-Datensatz in Alma. Der erstellte Bestellposten wird mit diesem Lieferanten und Lieferantenkonto verknüpft. Sie müssen sicherstellen, dass der Lieferant in Alma so konfiguriert ist, dass er keine ausgehenden EDI-Meldungen für Bestellposten sendet. Andere EDI-Meldungen (z. B. für Rechnungen) können gesendet werden, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. 

    Code(s) der besitzenden Bibliothek– Die Bibliothek, die dem erstellten Bestellposten zugeordnet ist. Sie müssen dem Lieferanten eine Liste der Codes für eventuell besitzende Bibliotheken bereitstellen. Die Durchführung auf Seite des Lieferanten kann darin bestehen, eine Dropdown-Liste im Bestellformular bereitzustellen, um die entsprechende besitzende Bibliothek auszuwählen. Eine andere Durchführungsmethode kann sein, ein Konto mit einer einzelnen besitzenden Bibliothek zu verbinden. In diesem Fall muss der Operator mit dem entsprechenden Konto angemeldet sein.

    Der Lieferant kann API „Bibliotheken abrufen“ nutzen, um eine vollständige Liste der Bibliotheken zu erhalten, oder API „Bibliothek holen“, um den Code einer spezifischen Bibliothek zu ermitteln.

     Standortcode(s) – Der Standort, der für das (die) verbundene(n) Exemplar(e) erstellt wurde. Nur für physische Materialien relevant.

    Der Lieferant kann API „Standorte ermitteln“ nutzen, um die Liste der Standorte zu erhalten.

    Etatcode(s) – Der Etat, über den die Bezahlung durchgeführt wird.

    Der Lieferant kann die API „Etats abrufen“ nutzen.

    Für weitere Informationen siehe Echtzeit-Erwerbungseinstellung für Institutionen

    Erstellen eines Integrationsprofils Neue Bestellung

    Das API-Integrationsprofil Neue Bestellung legt die Übereinstimmungsregeln fest, die angewendet werden sollen. Für weitere Informationen siehe Festlegung des Titelsatzes. Überprüfungen für etatbezogene Probleme können auch anhand der Dokumentation hier (docx) konfiguriert werden.

    Da dieser Workflow Gemeinschaftszonen-Datensätze aktiviert, werden die Abschnitte Überprüfung und Übereinstimmung des Integrationsprofils nicht berücksichtigt.

    Aktivierung der entsprechenden Sammlung aus der Gemeinschaftszone

    Um erfolgreich eine elektronische Ressource (Portfolio) innerhalb einer Sammlung in Alma zu erstellen, muss die Institution die entsprechende Sammlung aus der Gemeinschaftszone in ihrer Institutionszone aktiviert haben. 

    Derzeit ist die Funktion zur Erstellung der Ressource innerhalb einer Sammlung während des Bestellprozesses nur für Bestellungen möglich, die über die unterstützten E-Book-Plattformen von OASIS und GOBI erfolgen. 

    Siehe Elektronische Ressourcen aktivieren.

     

    Bestellmethoden für digitale Ressourcen

    Digital – Manuelle Bestellung

    Konfigurationsaktion

    Beschreibung

    Aktivieren Sie den entsprechenden digitalen Bestellpostentyp.

    Gehen Sie zu Konfiguration > Erwerbungen > Bestellposten-Typen und wählen Sie im Menü „Zeilenaktionen“ die Option „Anpassen“ für eine oder beide der folgenden Optionen:

    • Digital - Einmalig (DIGITAL_OT)

    • Digital - Laufend (DIGITAL_CO)

    Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

    Erstellen oder suchen Sie den entsprechenden digitalen Titel und bestellen Sie ihn.

    Um einen digitalen Bestellposten zu erstellen, müssen die Bestellpostentypen wie oben beschrieben aktiviert werden.

    Das Erstellen eines digitalen Bestellpostens ist dem Erstellen einer physischen oder elektronischen Bestellung sehr ähnlich (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens).  Ein Hauptunterschied besteht darin, dass digitale Bestellpostentypen ohne Inventar erstellt werden (sowohl einmalig als auch laufend) und Sie dem Bestellposten eine Repräsentation zuordnen müssen. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Repräsentation einem Bestellposten zuzuordnen:

    1. Fügen Sie eine neue Repräsentation hinzu, wenn Sie den Bestellposten erstellen: Die Repräsentation wird automatisch mit dem Bestellposten verknüpft – siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens.

    2. Aus einer bestehenden Repräsentation: Wählen Sie nach Erstellen des Bestellposten im Digitale Repräsentation - Ressource-Editor (siehe Metadaten und Inhalt einer Repräsentation bearbeiten) in der Liste der Repräsentationen Bearbeiten aus der Zeilen-Aktionsliste Repräsentation (oder klicken Sie auf die Repräsentation-ID). Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemeine Informationen unter Bestellposten den Bestellposten aus, der der Repräsentation zugeordnet werden soll. Wenn Sie auf Speichern klicken, versucht Alma automatisch, den Bestellposten zum nächsten Schritt des Arbeutsablaufs zu verschieben. Informationen zum Erstellen einer Repräsentation finden Sie unter Hinzufügen von Repräsentationen.

    Nachdem ein digitaler Bestellposten erstellt, konfiguriert und gespeichert wurde, unterscheiden die Arbeitsabläufe zwischen Einmalig und Laufend:

    • Einmaliger Bestellposten: Der Bestellposten wechselt direkt von Zur Prüfung zu Geschlossen

    • Laufender Bestellposten: Der Bestellposten wechselt von Zur Prüfung entweder zu Wiederkehrende Verlängerung (wenn er zur automatischen Verlängerung konfiguriert ist) oder zu Warten auf manuelle Verlängerung (wenn er zur manuellen Verlängerung konfiguriert ist).

    Die Berechtigung UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ bietet Einkaufsrollen die Möglichkeit, Repräsentationen über den Bestellposten zu bearbeiten.

    Ohne Repräsentation kann ein Bestellposten nicht „gespeichert und fortgeführt“ werden. Wenn Sie Speichern und fortfahren auswählen, obwohl keine Repräsentationen hinzugefügt wurden, wird die Datei nicht gespeichert und es wird eine Warnmeldung angezeigt.

    Erklärung des Arbeitsablaufes und des Bestands von Kauftypen

    Sobald ein Bestellposten mit einem bestimmten Kauftyp erstellt ist, sind die Implikationen für den Arbeitsablauf und die Daten festgelegt und können nicht geändert werden. Es ist daher wichtig, den Effekt der verschiedenen Kauftypen sowohl auf den Arbeitsablauf des Kaufs als auch auf den resultierenden Bestand zu verstehen.

    Die Materialart, wie ein Buch oder elektronisches Zeitschriftenpaket, aus dem ein Exemplar sein Formular entnimmt. Für Informationen zu allen elektronischen Materialarten siehe Elektronische Ressourcen verwalten. Für Informationen zu allen physischen Materialarten siehe Konfiguration von Materialart-Beschreibungen für physische Exemplare.  Die Materialart ist Teil des Exemplar-Datensatzes, der erstellt wird, aber sie kontrolliert nicht den Bestellposten-Arbeitsablauf. Die Materialart kann beim Erstellen/Bearbeiten eines Bestellpostens geändert werden.  Die Materialart kann beim Erstellen/Bearbeiten eines Bestellpostens geändert werden.

    Für digitale Bestellposten wird dieses Materialart-Feld nicht verwendet.

    Kauftypen können entweder physisch, elektronisch oder digital sein und zu einer der folgenden Kontinuitätstypen gehören:

    • Einmalig - Einmalige oder nicht häufige Bestellungen, wie ein gedrucktes Buch, ein E-Book oder eine Partitur, die nicht wiederholt gepublisht wird. Physisches Material wird über die Registerkarte Einmalig auf der Seite Materialeingang empfangen. Bestand und Exemplare werden automatisch erstellt, dabei wird pro einzigartigem Standort ein Bestand erstellt und für jede Kopie ein Exemplar. Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und bleibt unbeschränkt aktiviert. Digitale Bestellposten werden ohne Bestand erstellt. Sobald der Bestellposten in Rechnung gestellt wurde und empfangen/aktiviert wurde, wird er geschlossen.
       

      Digitale Repräsentationen (Digital - Keine Archivierung und Digital - Einmalig) werden so betrachtet, als ob das „Exemplar“ eingegangen wäre, und verschieben den Bestellposten im Arbeitsablauf nach vorne.
    • Laufende - Bestellungen, die auf regulärer Basis wiederholt werden, zum Beispiel monatliche Abonnements für physisches oder elektronisches Material wie Zeitschriften. Physisches Material wird über die Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen. Bestände werden bei Erstellung des physischen Bestellpostens erstellt (für jede Ausführung der Serie an einem Standort) und Exemplare werden erstellt: Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und kann während des Evaluierungsprozesses deaktiviert werden. Der Bestellposten bleibt offen sobald er in Rechnung gestellt und empfangen/aktiviert wurde (allerdings kann er manuell geschlossen werden).

      Digitale Repräsentationen (digitales Abonnement) werden betrachtet, ob das „Exemplar“ eingegangen wäre, und schieben den Bestellposten im Arbeitsablauf Verlängerung nach vorne. Digitale Bestellposten werden ohne Bestand erstellt.

      Zusätzliche Beispiele und Arbeitsablauf-Informationen:

      • Wenn ein Vorhersagemuster verwendet wird: Nachdem Sie im MD-Editor Vorhergesagtes Exemplar öffnen ausgewählt haben. Siehe Vorhersagemuster.

      • Andernfalls: Nach Erhalt der Ausgabe oder des gebundenen Bandes.

      • Eine Zeitschrift, für die Sie vierteljährlich Exemplar erhalten - Die Hefte werden vom Titelsatz der Zeitschrift beschrieben, die der Bestellung beigefügt sind. Sie müssen ein Exemplar für jedes Heft erstellen; es sind unabhängige Exemplare, bis sie gebunden werden. Hefte können ausgeliehen werden oder nicht, aber Sie werden Informationen über jedes Heft aufzeichnen wollen, wie etwa, ob es verloren ist, oder bestimmte hausinterne Regeln für bestimmte Hefte. Sie sollten entweder ein Vorhersagemuster für die Lieferung der Ausgaben erstellen, oder neue Ausgaben in der Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen.

      • Eine Monografie aus mehreren Bänden, für die Sie Bände in unvorhersehbaren Intervallen erhalten, wie etwa Lexika-Bände - Die Bände werden vom Titelsatz des der Bestellung beigefügten Lexikons beschrieben. Sie müssen Exemplare für jeden Band erstellen, da die Bände unabhängig voneinander ausgeliehen werden können. Sie sollten neue Bände in der Registerkarte Laufend auf der Seite Materialeingang empfangen.

    Dauerauftrag – Bestellungen, die nicht auf häufiger oder regulärerer Basis wiederholt werden. Wird beispielsweise für den Ankauf aller gedruckter Bücher eines bestimmten Autors verwendet, sobald sie veröffentlicht werden, oder wenn eine Serie von Büchern veröffentlicht wird, allerdings nicht auf regulärer Basis. Physisches Monografiematerial wird nicht über die Seite Empfang neuen Materials empfangen. Stattdessen wird es manuell erstellt, indem Sie einen Titelsatz erstellen oder auswählen, einen Lokalsatz und danach einen Exemplar-Datensatz erstellen, den Sie mit dem Bestellposten des Dauerauftrages verbinden. Sie legen ein Empfangsdatum für das Exemplar im Editor für physische Exemplare fest.

    Für weitere Informationen zur Verwaltung von Daueraufträgen in Alma siehe Erwerbungen - Zur Fortsetzung in Alma [PPT].

    • Sie können Käufe aufzeichnen, die das Kaufmodell für Lizenz-Upgrades widerspiegeln. Darüber hinaus kann ein Bestellposten ohne Etat und Preis für das Szenario erstellt werden, in dem ein Lizenz-Upgrade kostenlos ist und im System aufgezeichnet werden muss. Die Option, einen Bestellposten als gebührenfrei festzulegen, ist mit den folgenden Erwerbungsarten kompatibel: Kauf, Genehmigungsplan und Kauf im Lieferantensystem Wenn Sie einen dieser Werte in der Erwerbungsart des Bestellpostens auswählen, wird das Kontrollkästchen Keine Gebühr angezeigt. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die Abschnitte Finanzierung und Preise ausgeblendet.

    • Nicht-monografisches Material wird in der gleichen Weise bearbeitet wie physisches laufendes Material, allerdings ohne festgelegte Sequenz oder Häufigkeit. Elektronisches Material durchläuft den Standard-Aktivierungsprozess und kann während des Evaluierungsprozesses deaktiviert werden. Der Bestellposten bleibt offen sobald er in Rechnung gestellt und empfangen/aktiviert wurde (allerdings kann er manuell geschlossen werden).

      Zusätzliche Beispiele und Informationen:

      • Eine monografische Serie, für die Sie in unerwarteten Intervallen Titel erhalten - Die Titel können von unterschiedlichen Verfassern veröffentlicht werden, aber sie erscheinen unter derselben Serie und Sie abonnieren die Serie. Die Bestellung ist mit einem unterdrückten Titelsatz für die Serie verknüpft; Exemplare werden nicht von diesem Titelsatz beschrieben. Jedes Exemplar wird unter einem unterschiedlichen Titel herausgegeben und sollte separat mit einem eigenen Titelsatz katalogisiert werden, der mit der Bestellung der Serie verknüpft ist. Jedes Exemplar wird unabhängig voneinander ausgeliehen.

      • Ein Abonnement einer ergänzenden Ressource, wie etwa Loseblatt-Materialien, die geliefert und dann einem bestehenden physischen Exemplar hinzugefügt werden - Die Materialien werden vom Titelsatz des physischen Exemplars beschrieben, das der Bestellung beigefügt ist; jedes stellt eine Änderung dieses Exemplars dar. Sie müssen keine neuen Exemplare für jedes Material erstellen, das geliefert wird, da sie nicht unabhängig voneinander ausgeliehen werden. Wenn die Materialien in einem vorhersehbaren Intervall erhalten werden, ändern Sie das voraussichtliche Eingangsdatum der Bestellung bei jedem Materialeingang.

    Die nachfolgende Tabelle stellt die empfohlenen Kauftypen dar, die für jede Art der Bestandssuche verfügbar sind (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens für eine Erklärung der Suche und des Prozesses zur Bestellposten-Erstellung). 

    Bestandssuche, empfohlene Kauftypen, Arbeitsablauf & Bestand
    Suchen Typ auswählen Empfohlener Kauftyp Bestelldauerhaftigkeit Bestellposten-Arbeitsablauf ändern erstellter Bestand
    Alle Titel Zeitschrift (ISSN) elektronische Zeitschrift Einmalig Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Selbständiges Portfolio
    Laufend Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Selbständiges Portfolio
    gedruckte Zeitschrift Einmalig Empfangen auf der Neumaterialeingangsseite Exemplar-Typ - Zeitschrift
    Laufend Empfangen in der Registerkarte Laufend auf der Neumaterialeingangsseite Exemplar wurde nach Empfang erstellt. Bestand
    Buch (ISBN) Elektronisches Buch (Titel) Einmalig Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Selbständiges Portfolio (E-Book)
    Laufend Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Selbständiges Portfolio (E-Book)
    Lizenz-Upgrade Einmalig Keine Keine
    Gedrucktes Buch
    Wenn die einzigen von Ihnen bestellten Exemplare Bücher sind, ist jeder "Gedrucktes Buch"-Bestelltyp (wie zum Beispiel Gedrucktes Buch - einmalig) im Wesentlichen das gleiche wie sein physischer Typ (wie zum Beispiel Physisch - einmalig).
    Einmalig Empfangen auf der Neumaterialeingangsseite Exemplar-Typ - Buch
    Zur Fortsetzung
    (Monografie; Nicht-Monografie verhält sich wie Laufend)
    Material wird nicht auf der Seite Materialeingang erhalten, sondern durch einen einzigartigen Arbeitsablauf. Für Details siehe Empfang von monografischem Dauerauftragsmaterial. Bestand
    Elektronische Sammlung Zeitschriften Paket Elektronische Sammlung Einmalig, Laufend Eine'Aktivieren (Activate) Aufgabe wird erstellt, wenn der Bestellposten gesendet wird. Elektronische Sammlung (Central Knowledge Base-basierend)
    Buchpaket Elektronische Sammlung Einmalig, Laufend
    Gemischt Elektronische Sammlung Einmalig, Laufend
    Datenbank Elektronische Sammlung Einmalig, Laufend
    Lizenz-Upgrade - nur als „Zusätzliche Bestellung“ verfügbar Einmalig Keine Keine
    Reihenfolge der Services (ohne Bestand) Zugriffsdienst Es wurde kein Bestand erstellt. Der Bestellpostenarbeitsablauf hängt von der Beständigkeit ab (eine Verlängerung ist für Abonnementbestelltypen erforderlich).
    • Diese Bestellpostentypen können nicht der Hauptbestellposten einer Bestellung sein, sondern können als zusätzliche Bestellpositionen zum Inventar hinzugefügt werden. Siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens für weitere Informationen.
    Datenbankdienst
    Anderer Service
    Wenn Sie ein Exemplar auf Titelebene bestellen, wird in der gesamten Titelsuche nur der Bestelllink für dieses Exemplar angezeigt. Wenn Sie ein Exemplar auf Ebene der elektronischen Sammlung bestellen, wird in der Suche der elektronischen Sammlung nur der Bestelllink für dieses Exemplar angezeigt.
    Weitere Informationen zu Einkauf-Arbeitsabläufen finden Sie hier:
    Für Informationen zu diesenBestellposten-Typen, die für jede Materialart und für jeden Kontext in Alma erstellt werden können, siehe Aktivieren/Deaktivierenvon Bestellposten-Typen.
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