Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Last updated
Save as PDF
Share
1. Share
2. Tweet
3. Share

Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie die EDI-Kommunikation mit Lieferanten konfigurieren und verwalten. Informationen zum gesamten Arbeitsablauf Einkauf, einschließlich der zum Erstellen von Bestellungen erforderlichen Schritte (ob EOD verwenden, manuelle Bestellung usw.) finden Sie unter Arbeitsablauf Einkauf . Für einen allgemeinen Überblick siehe auch Best Practice Toolkit: EDI.

Zur Konfiguration der EDI-Kommunikation mit Lieferanten müssen Sie über die folgende Rolle verfügen:

Lieferanten-Manager

Electronic Data Interchange (EDI) ist eine automatisierte Kommunikationsmethode zwischen einer Institution und ihren Lieferanten.

Dateidaten sollten im EDI-Format vorliegen. Andernfalls kann die Datei nicht geladen werden, sie wird jedoch weiterhin an den Lieferantendatensatz angehängt. Darüber hinaus wird dringend empfohlen, die Benennungskonvention „Standard“ zu verwenden, da diese die Bestellnummer und Millisekunden im Dateinamen enthält, um die Eindeutigkeit zu gewährleisten.

EDI erfordert, dass Dateien in einem bestimmten Verzeichnis gespeichert werden. Dateien, die an einen EDI-aktivierten Lieferanten gesendet werden sollen, werden von Alma automatisch an den FTP-Speicherort exportiert, wo sie dann von einem Lieferantensystem erfasst werden. Dateien, die von einem EDI-aktivierten Lieferanten am FTP-Speicherort gespeichert werden, werden von Alma automatisch geladen und geparst. Für weitere Informationen siehe Konfiguration zulässiger S/FTP-Verbindungen.

Die folgenden Erwerbsaktivitäten werden für EDI-aktivierte Lieferanten unterstützt:

Von Alma an den Lieferanten gesendet:
- Bestellungen
- Mahnungen – Mahnungen, die wegen fehlender Exemplare an den Lieferanten geschickt worden sind. An Lieferanten, die diese Funktion unterstützen, werden Mahnungen mittels EDI statt per E-Mail gesendet EDI-Mahnungen können sowohl für einmalige als auch für laufende Bestellungen verwendet werden.
  Anders als bei Bestellungen enthält jedes EDI-Mahnschreiben für jeden einzelnen Bestellposten eine Mahnung.
- Bestellstornierungen – Für Lieferanten, die diese Funktion unterstützen, werden Stornierungen mittels EDI statt per E-Mail gesendet.
  Anders als bei Bestellungen enthält jede EDI-Stornierungsmeldung eine Stornierung für jeden einzelnen Bestellposten.
Vom Lieferanten an Alma gesendet:
- Rechnungen
- Bestellbestätigungen: Shelf-Ready (Regal bereit) – Diese Bestätigungen enthalten Strichcodes und andere Exemplar-Informationen für gelieferte Exemplare. Nach Eingang der Bestellbestätigung ändert Alma die relevanten Bestellposten.
  Für weitere Details zur Shelf-Ready-Verarbeitung und zu EDI-Bestellbestätigungen siehe das Video Shelf-Ready-Verarbeitung unter Verwendung von EDI (1:49 min).
- Bestellbestätigungen: Bestellbericht – Diese Bestätigungen enthalten Statusinformationen zu Bestellungen: ob diese versendet wurden, in Rückstand sind oder storniert wurden, Benutzungsprobleme, wenn das Lieferdatum geändert wurde, usw. Bestellberichte werden üblicherweise täglich vom Lieferanten übermittelt. Der Lieferant und die Institution können eine andere Frequenz vereinbaren, wie etwa wöchentlich oder wenn es Probleme mit der Bestellung gibt.
  Wenn ein Bestellbericht erhalten wird, wird die Übersicht im Bericht als Notiz zu den betreffenden Bestellposten hinzugefügt. Der Status von Exemplar im Bericht kann anzeigen, dass ein Bestellposten besonderer Aufmerksamkeit durch den Benutzer erfordert.
- Bestellbestätigungen: Mahnschreiben – Diese Antworten werden als Antwort auf von Alma gesendete Mahnschreiben geschickt. Sie erscheinen im Abschnitt Bestellbestätigung Zeitschriften-Mahnung des Prozessberichts und in der Registerkarte Notizen des relevanten Bestellpostens.

Die Seite EDI-Prozesse verwalten enthält eine Aufgabenliste mit Bestellantworten, die Aufmerksamkeit erfordern. Siehe EDI-Bestellantworten verwalten.

Die EDI-Dateien, die für die EDI-Kommunikation erstellt sind, basieren auf den internationalen Standards für die EDI-Übertragung und sollten von jedem Lieferanten vor der Eingabe der Information in Alma zugestimmt werden. Für eine Beschreibung der EDI-Standards, mit denen Alma arbeitet, siehe https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/edi.

Für die Zwecke der EDI-Kommunikation sucht Alma nach übereinstimmenden Bestellposten und Bestellposten-Nummern mit einer Suche, bei der die Groß- und Kleinschreibung nicht berücksichtigt wird. Da bei Bestellposten in Alma normalerweise zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird, können bei dieser Suche mehrere Übereinstimmungen gefunden werden (z. B. pol111 und POL111). In diesem Fall kann Alma der Rechnung keinen Bestellposten hinzufügen. Stellen Sie daher bitte sicher, dass dies nicht auftritt, wenn Sie EDI verwenden.

Eine vollständige Liste der Anbieter, die die EDI-Kommunikation erfolgreich getestet haben, finden Sie unter Developer-Netzwerk. Die EDI-Kommunikation sollte mit jedem Lieferanten funktionieren, der die von Alma verwendeten EDI-Meldungstypen verwendet, aber die Liste beinhaltet nur die, die getestet wurden.

EDI für einen Lieferanten konfigurieren

Bei der Konfiguration der EDI-Kommunikation mit einem Lieferanten müssen Sie zurätzlich zu dem Lieferanten-EDI-Code und dem EDI-Typ den EDI-Code und EDI-Typ angeben, den der Lieferant für Ihre Institution verwendet. Wenn ein EDO nach dem Laden eines EDI empfangen wird können SIe die EDI erneut laden.

Es ist auch möglich, mehrere unterschiedliche Organisationseinheiten (die Institution und einzelne Bibliotheken darin) zur EDI-Konfiguration eines einzelnen Anbieters hinzuzufügen. Dazu geben Sie eindeutige EDI-Codes für jede Organisationseinheit in der Institution an, die direkt mit dem Lieferanten über EDI interagiert. Auf diese Weise kann derselbe Lieferant für EDI-Transaktionen verwendet werden, die mit verschiedenen Bibliotheken verknüpft sind. Es werden die gleichen FTP-Ordner und Verbindungseinstellungen, jedoch unterschiedliche EDI-Codes für die verschiedenen Bibliotheken verwendet (siehe EDI pro Organisationseinheit unten).

EDI-Code

Wenn ein Lieferant als EDI-Lieferant für ausgehende Nachrichten definiert ist, werden alle Bestellungen für Lieferantenkonten über EDI gesendet. POLs sollten über die Erwerbungsart "Kaufen" verfügen, um per EDI versendet zu werden. Wenn Sie denselben Lieferanten zum Senden von Nicht-EDI-Nachrichten verwenden möchten, müssen Sie einen anderen Nicht-EDI-Lieferanten dafür definieren und die entsprechenden Konten zu dem zusätzlichen Lieferanten hinzufügen.

Zur Konfiguration einer EDI-Kommunikation mit einem Lieferanten:

Wählen Sie auf der Seite Lieferanten suchen (Erwerbungen > Erwerbungs-Infrastruktur > Lieferanten) einen Lieferanten aus. Die Seite Lieferanten-Details erscheint.
Klicken Sie auf die Registerkarte EDI-Informationen.

Geben Sie die erforderlichen EDI-Informationen ein. Eine Beschreibung der Felder befindet sich in der folgenden Tabelle.

Registerkartenfelder EDI-Informationen
Abschnitt	Feld	Beschreibung
Lieferanten EDI Attribute	EDI-Code	Ein eindeutiger Code für den Lieferanten, pro Institution. Wenn der an EDI-Code eingegeben wird werden die Pflichtfelder in dieser Registerkarte mit einem roten Sternchen gekennzeichnet und müssen vor dem Speichern vervollständigt werden.
	EDI-Typ	Die Liste wird von Ex Libris vordefiniert. Sie können aus folgendem auswählen: 014 - EAN-13 091 - ID von Lieferant zugeordnet 092 - ID von Kunden zugeordnet 31B - US-SAN
	EDI-Benennungskonvention	Die Liste wird von Ex Libris vordefiniert. Sie können die Alma-Standard-Dateinamenskonvention wählen (Standard, welches der Standard ist), oder einer der folgendenLieferanten-Namenskonventionen: Ebsco, Ingram, Harrassowitz, Brodart. Diese Auswahl definiert den Ausgabe-Dateinamen. Standard erstellt den Dateinamen als edi.aaaaaa.YYYYMMDD.HHMMSS.MS.N.XXXXXX, wobei aaaaaa die normalisierte Bestellnummer („/“ entfernt), N ein Zähler ist und XXXXXX aus den ersten sechs Zeichen des Lieferantenkonto-Codes entnommen wird. Der Lieferantenkonto-Code sollte in den ersten sechs Zeichen keine Schrägstriche oder Punkte enthalten, da dies zu Problemen mit dem Dateinamen führen kann. Proquest und YBP verwenden die Standard-Namenskonvention. EBSCO erstellt den Dateinamen CLAIMS.FIL. Ingram erstellt den Dateinamen HHmmSSSSXXX, wobei die ersten 8 Stellen der Uhr des Computers entnommen werden. Die verbleibenden drei Zeichen verweisen auf den Meldungstyp: epo - Bestellungen epc - OSTENQ (Statusabfrage der Bestellung) eph - ORDCHG (Änderung der Bestellung) Harrassowitz erstellt den Dateinamen JJJJMMTTHHMMSS.EDI_VENDOR_CODE_edi.XXXXXX. EDI_VENDOR_CODE ist der EDI-Lieferantencode, Z70-EDI-VENDOR_CODE und XXXXXX ist der Meldungstyp: ORDERS OSTENQ - Statusabfrage der Bestellung ORDCHG - Änderung der Bestellung Bordart erstellt den Dateinamen JJJJMMTTHHMMSS.XXX.edi.orders, wobei das Datum und die Uhrzeit der Uhr des Computers entnommen werden. Wenn Sie beispielsweise am 13. September 2011 um 15:31:33 eine Datei vom Lieferantenkonto SWT_EDI gesendet haben, wäre der Dateiname 20110913153133.SWT.edi.orders - SWT sind die ersten drei Zeichen im EDI-Code des Lieferanten.
	EDI-Lieferantenformat	Auswählen Harrassowitz – Entfernt Zeilenumbrüche, so dass alle Informationen in einer einzelnen Zeile bereitgestellt werden. Kann auch für ähnliche Lieferanten wie Harrassowtiz ausgewählt werden. Baker & Taylor Enriched – Enthält enriched Daten, die für Baker & Taylor angepasst sind. Das GIR Segment beinhaltet Bibliothek und Standortinformation in zwei separaten Feldern, selbst wenn der Bestellposten diese Daten nicht enthält. Baker & Taylor not Enriched – Beinhaltet keine GIR-Segmente. ProQuest Chinesisch Japanisch Koreanisch (CJK) Yankee Book Peddler EBSCO – Wenn der Bestellposten vom Typ „Physischer Dauerauftrag“ ist, wird die Standort-ID vom Bestellposten abgerufen und die Menge pro Standort festgelegt. In allen anderen Fällen werden Ort und Menge nicht zur Fortsetzung (SO) POL gesendet. Wenn Sie mit keinem dieser Lieferanten arbeiten wählen Sie Andere.
	Eingehend	Ob der Lieferant EDI-Dateien übermittelt, wie etwa Rechnungen oder Bestellantworten. Sowohl Rechnungs- als auch Bestellbestätigungsdateien werden von Alma verarbeitet, nachdem sie in das Verzeichnis platziert wurden, das im Feld Eingabeverzeichnis spezifiziert wird. Beide Dateitypen werden von demselben Alma-Dienst abgerufen.
	Shelf Ready Parameter	Wenn der Lieferant Bestellantworten übermittelt, können Sie zusätzliche Parameter konfigurieren, um die Beharbeitung der Bestellantworten zu steuern. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erscheinen die Felder Exemplareingang, In der Abteilung behalten und Nächster Schritt. Gibt es Änderungen bei den Exemplarinformationen, z. B. Strichcode oder Richtlinie, werden diese in Alma geändert.
	Exemplare erhalten	Legt die durch eine Bestellbestätigung spezifizierten Exemplare als erhalten fest. Damit wird das Eingangsdatum des Exemplars auf das Tagesdatum aktualisiert.
	In der Abteilung behalten	Wenn Sie Exemplar erhalten ausgewählt haben, geben Sie an, dass eine weitere Bearbeitung erforderlich ist, ehe das Material für eine Bibliothek verfügbar gemacht werden kann. Der Schritt in Nächster Schritt spezifizierte Schritt wird dann auf das Exemplar angewendet. Für weitere Informationen siehe Physisches Material empfangen.
	Nächster Schritt	Der Schritt, der auf Exemplare anzuwenden ist, die Sie in der Abteilung behalten (siehe oben). Für die verfügbaren Optionen siehe Physisches Material empfangen.
Ausgehend	Bestellungen	Ob EDI-Bestellungen für den Lieferanten aktiviert werden sollen.
	Mahnungen	Ob EDI-Mahnungen für den Lieferanten aktiviert werden sollen. Wenn eingestellt, schickt Alma Mahnungen nicht per E-Mail.
	Bestellstornierungen	Ob EDI-Stornierungen für den Lieferanten aktiviert werden sollen. Wenn eingestellt, schickt Alma Stornierungen nicht per E-Mail.
	EDI-Lieferantennotiz-Felder	Wenn Bestellposten im Abschnitt Ausgehend ausgewählt ist, bietet diese Liste die folgenden Optionen, die zum Feld Notiz an Lieferanten in der EDI-Datei BESTELLUNGEN und MAHNUNGEN hinzugefügt werden können: Zugriffsmodell Etat-Beschreibung Bestellposten-Typ Eingangs-Notiz Eilt Berichtscode Sekundärer Berichtscode Tertiärer Berichtscode Siehe Konfiguration von EDI-Lieferantennotiz-Feldern.
Eingabeprozess-Parameter – Prozess-Planung	Status	Ob die EDI-Kommunikation aktiv oder inaktiv ist. Standardmäßig ist Aktiv ausgewählt.
	Häufigkeit	Die Zeit, zu der der EDI-Prozess ausgeführt wird. Dies ist nur für Rechnungen und nicht für Bestellungen relevant. Zum sofortigen Ausführen des EDI-Prozesses (sobald das Alma-System diesen aufnehmen kann), klicken Sie auf Jetzt ausführen rechts vom Feld Häufigkeit.
	Jetzt ausführen	Klicken Sie, um den EDI-Prozess sofort auszuführen.
	E-Mail-Benachrichtigung	Konfigurieren Sie, wer nach den EDI-Prozessen benachrichtigt werden soll. Öffnet die Seite E-Mail-Benachrichtigungen für planmäßige Prozesse. Für weitere Informationen siehe Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen für angesetzte Prozesse.
Prozess-Parameter eingeben - Prozess-Parameter	EDI hochladen	Die hochzuladende EDI - Datei. Zum Datei-Upload klicken Sie auf Hinzufügen und ausführen.
	Vom Etat aufgewendete MwSt	Ob die MwSt in EDI-Rechnungen, die von Etats aufgewendet werden, auf Rechnungsebene angegeben werden soll. Das Feld Vom Etat aufgewendet auf der Seite Rechnungsdetails bleibt ausgewählt. Das Feld ist standardmäßig ausgewählt. Löschen, um Vom Etat aufgewendet auf der Seite Rechnungsdetails nicht auszuwählen. Ein anteiliger Betrag der MwSt wird für jedes Rechnungsexemplar in der Zeile Anpassung hinzugefügt.
	MwSt-Code verwenden	Auswählen, um den MwSt-Code beim Verwenden von EDI zu importieren. Wenn Ihre Institution die Tabelle MwSt-Codes nicht ausgefüllt hat, ist dieses Feld deaktiviert.
	MwSt-Typ	Wählen Sie Inklusive, Exklusive, Posten exklusive. Exklusive - Der Gesamtpreis der Rechnung enthält keine MwSt. Die Berechnung der MwSt lautet: Gesamter Postenbetrag = Gesamtpreis + MwSt. Wenn der gesamte Rechnungspreis beispielsweise 100 USD und die MwSt 10% exklusive beträgt, ist der Preis 100 USD und die MwSt 10 USD. Der gesamte Postenbetrag ist 110 USD. Posten exklusive - Der Gesamtpreis der Rechnung enthält MwSt, während der gesamte Postenbetrag keine MwSt enthält. Alma berechnet die MwSt für jeden Rechnungsposten und fügt den Betrag zu den Posten hinzu. Inklusive - Der Gesamtpreis der Rechnung enthält MwSt. Die Berechnung der MwSt lautet: Gesamtbetrag - (Gesamtbetrag/(1 + MwSt-Prozentsatz)). Wenn der gesamte Rechnungspreis beispielsweise 100 USD und die MwSt 10% beträgt, ist die MwSt = 100 - (100/(1,1)) = 9,9. Der Preis ist 90,1 und der MwSt-Anteil beträgt 9,9.
	Nicht aufteilen	Ob, wenn eine Rechnung von einer EDI-Datei geladen wird, Betriebskosten und Rabattbetrag deren eigenen Rechnungsposten hinzugefügt werden, anstatt allen Rechnungsposten zugeteilt zu werden.
	Etat	Der Etat, von dem die Betriebskosten und der Rabattbetrag berechnet werden. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Nicht aufteilen ausgewählt ist.
S/FTP-Verbindung Diese Einstellungen sollten mit den Einstellungen im FTP-Server übereinstimmen. Die S/FTP-Verbindung erfordert volle Lese- und Schreibberechtigungen am FTP-Server des Lieferanten, andernfalls wird der Test (und der Prozess) fehlschlagen.	Beschreibung	Eine optionale Beschreibung der EDI-Übertragungsdetails.
	Maximale Anzahl an Dateien	Nicht in Verwendung. Akzeptieren Sie den Standard-Wert.
	Max. Dateigröße	Nicht in Verwendung. Akzeptieren Sie den Standard-Wert.
	Server	Die IP-Adresse des FTP-Servers, der die EDI-Dateien empfängt.
	Benutzername	Der Benutzername für den FTP-Server.
	Anschluss	Der Anschluss, der für den FTP-Server verwendet wird, wenn die Verbindung nicht sicher ist. Dies ist normalerweise der Anschluss 21.
	Passwort	Das Passwort für den FTP-Server.
	Eingabeverzeichnis	Der Name des Unterverzeichnisses, in dem eingehende EDI-Dateien gespeichert werden. Wenn Sie / (einen Vorwärtsschrägstrich) eingeben, sucht Alma im Root-Verzeichnis nach eingehenden Dateien. Der Standard ist /. Der Lieferant muss ein Eingabeverzeichnis pro Institution definieren. Das Eingabeverzeichnis muss ein anderes als das Ausgabe-Verzeichnis sein. Alma überprüft dies nicht. Außerdem ist "/" kein unterstütztes Zeichen für dieses Feld. Die maximale Länge des vollständigen Pfades zur Datei, einschließlich des Pfades vom FTP-Root-Verzeichnis + der Dateiname beträgt 100 Zeichen.
	Ausgabeverzeichnis	Der Name des Unterverzeichnisses, in dem ausgehende EDI-Dateien gespeichert werden. Standardmößig zeigt Alma in diesem Feld Bestellungenan. Das Ausabeverzeichnis muss ein anderes als das Eingabe-Verzeichnis sein. Wenn Sie ein nicht sicheres FTP verwenden und das Zeichen „/“ eingeben, legt Alma die EDI-Dateien im Stammverzeichnis ab. Bei Verwendung eines nicht sicheren FTP muss ein Verzeichnisname verwendet werden und dieser darf nicht mit „/“ beginnen. Verwenden Sie beispielsweise directory_name/sub_directory_name anstatt /directory_name/sub_directory_name. Die maximale Länge des vollständigen Pfades zur Datei, einschließlich des Pfades vom FTP-Root-Verzeichnis + der Dateiname beträgt 100 Zeichen.
	Max. Dateigröße	Nicht in Verwendung. Akzeptieren Sie den Standard-Wert.
	Navigation zulassen	Ob der Zugriff auf andere Bereiche auf der FTP-Website aktiviert werden soll. Der Standard ist Navigation zulassen (Kontrollkästchen ausgewählt).
	Gesicherter FTP-Server	Auswählen, wenn der FTP-Server nicht gesichert ist. Die Authentifizierungsmethode erscheint, wenn diese Option ausgewählt ist.
	Authentifizierungsmethode	Erscheint, wenn Gesicherter FTP-Server aktiviert ist. Wählen Sie aus: Benutzername/Passwort-Authentifizierung - Benutzernamen und Passwort verwenden. Schlüssel-Authentifizierung (öffentliche Verschlüsselung) - Wenn Sie diese auswählen, erscheint ein öffentlicher Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel wird verwendet, um Dateien zu authentifizieren, die Sie von Alma erhalten. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Feld Passwort entfernt.
	FTP-Modus	Der Modus für das Versenden von ausgehenden EDI-Dateien aus einer von Ex Libris vordefinierten Liste: ASCII – Jede EDI-Datei enthält mehrere Zeilen, eine für jedes Segment (Standard). Binär – Jede EDI-Datei enthält eine lange Zeile.
	Sendebefehl	Der Sendebefehl: Anhängen – Überschreibt eine Datei auf dem FTP-Server nicht, wenn die bestehende Datei den gleichen Namen als die neue Datei hat (Standard). Legen – Überschreibt eine Datei auf dem FTP-Server, wenn die bestehende Datei den gleichen Namen als die neue Datei hat.
	Passiver FTP-Modus.	Ob die Client-IP im Passiv-Modus arbeitet.
	FTP testen	Zur Bestätigung klicken, dass die eingegebenen S/FTP Parameter gültig sind. Im Falle von ungültigen Daten wird oben auf der Seite eine Fehlermeldung angezeigt.
EDI pro Organisationseinheit		In diesem Abschnitt müssen Sie den EDI-Code angeben, den der Lieferant für EDI-Transaktionen mit der Institution verwendet. Optional können Sie separate EDI-Codes angeben, die der Lieferant für EDI-Transaktionen mit einzelnen Bibliotheken innerhalb der Institution verwendet. Klicken Sie auf Neue Organisationseinheit, füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Hinzufügen um die EDI-Details für die Institution/Bibliothek hinzuzufügen.
	Organisationseinheit	Die Institution oder eine ihrer Bibliotheken.
	EDI-Code	Der Code, den der Lieferant für die Organisationseinheit verwendet.
	EDI-Typ	EDI-Typ 014 - EAN-13 091 - ID von Lieferant zugeordnet 092 - ID von Kunden zugeordnet 31B - US-SAN
EAN pro Konto-Code		Dieser Abschnitt ordnet den EAN-Code (Umschlagadress-Knoten) dem Lieferantenkonto zu. Klicken Sie auf Neue EAN und füllen Sie die Felder aus. Dies wirkt sich auf ausgehende Bestellposten aus, die an den Lieferanten gesendet werden und in den Eingangsrechnungen von Alma für das Lieferantenkonto aufgeführt sind, wenn das Eingabefeld in der eingehenden EDI-Rechnung, RFF + API, nicht leer ist.
	Konto-Code	Lieferantenkonto-Code.
	EAN-Code	Der EAN-Code, der einem vorher ausgewählten Konto-Code zugewiesen werden soll. Klicken Sie auf EAN hinzufügen, um den Code hinzuzufügen.

Vor einem erneuten Versuch versucht ein FTP-Prozess versucht eine Minute lang, eine Verbindung mit einem externen System herzustellen. Der Prozess versucht es fünf Mal, in Schritten von jeweils einer Minute, ehe er fehlschlägt. Alle Dateien verbleiben wo sie sind, um zum nächsten geplanten Zeitpunkt bearbeitet zu werden.

Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Informationen zu speichern.

Zur Verwendung einer von Ihnen definierten S/FTP-Verbindung für Alma müssen Sie den FTP-Serverzugriff zu Alma erlauben. Für Details siehe Konfiguration zulässiger S/FTP-Verbindungen während des Testens.

Siehe den Kundenparameter Erwerbungeninvoice_split_additional_charges für Informationen darüber, wie zusätzliche Kosten in EDI-Rechnungen bearbeitet werden.

Überwachung der EDI-Prozesse

Die folgende Rolle kann die EDI-Prozesse eines Lieferanten überwachen:

Lieferanten-Manager

Zur Überwachung der EDI-Prozesse:

Lokalisieren Sie auf der Seite Lieferanten suchen den Lieferanten, dessen EDI-Prozesse Sie überwachen möchten, und wählen Sie Historie ansehen in der Zeilen-Aktionsliste (nur verfügbar für Lieferanten mit aktiviertem EDI). Die Seite Prozesse überwachen erscheint.

Für weitere Informationen siehe EDI-Prozessberichte.

Arbeiten mit EDI-Dateien

Um mit EDI-Dateien zu arbeiten:

Lokalisieren Sie auf der Seite Lieferanten suchen den Lieferanten, dessen EDI-Eingangsdateien Sie bearbeiten, löschen, herunterladen oder neu laden möchten, oder für die Sie einen Bericht ansehen möchten und wählen Sie EDI-Dateien ansehen in der Zeilen-Aktionsliste (nur für Lieferanten mit aktiviertem EDI verfügbar).
Wählen Sie auf der Seite Anhänge eine der folgenden Aktionen:
- Bearbeiten – Hinzufügen einer URL als Anhang an die EDI-Datei.
- Löschen – EDI-Datei aus der Liste der Dateien löschen.
- Download – EDI-Datei herunterladen
- Neu laden – EDI-Datei neu laden, nachdem bestätigt wurde, dass der EOD geladen wurde. Sie müssen sicherstellen, dass die EDI-Datei empfangen wurde, bevor die EOD verarbeitet wurden und die EDI-Datei keine eingehenden Übereinstimmungen gefunden hat. Wenn Sie eine Rechnungs-EDI-Datei erneut laden, erhalten Sie eine Nachricht, dass die Rechnung gelöscht wird. Klicken Sie auf Ja, um zu löschen, oder auf Nein, um ohne Löschen fortzufahren.
- Bericht – Ansicht eines Berichts für die EDI-Datei.

EDI-Bestellbestätigungen verwalten.

Um EDI-Bestellbestätigungen zu verwalten, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:

Einkaufs-Manager
Einkaufs-Mitarbeiter

Sie können EDI-Bestellbestätigungen der Typen Mahnschreiben oder Bestellbericht auf der Seite EDI-Prozesse verwalten (Erwerbungen > Bestellposten > EDI-Aufgaben verwalten) verwalten. Für Regal bereit Bestellbestätigungen siehe Prozessberichte: EDI.

Seite EDI-Berichte verwalten

Die Seite enthält die Liste der Bestellposten, für die am letzten Tag Bestellbestätigungen erhalten wurden. Es gibt zwei Tabs:

Überprüfen – Bestellposten, die besonderer Aufmerksamkeit erfordern. Eine Liste der Antworttypen in dieser Registerkarte finden Sie unter Antworttypen zur Prüfung.
Alle – Alle Bestellposten, für die Bestellbestätigungen erhalten wurden.

Sie können die Liste der Bestellposten nach den folgenden Kriterien filtern:

Bestätigungstyp – Der Status der Bestellung beim Lieferanten
Bestätigungsdatum – Das Datum der Meldung der Bestätigung. Üblicherweise ist dies das Datum, zu dem die Bestätigung erstellt wurde, aber es kann auch ein künftiges oder vergangenes Datum sein.

Die folgenden Felder werden für jeden Bestellposten angezeigt:

Besitzer - Diese Spalte, die sortierbar ist, zeigt die besitzende Bibliothek für jeden Bestellposten an. Siehe auch den Hinweis zu Eigentümern für EDI.
Bestellnummer – Die Bestellposten-Nummer; klicken, um die Seite Bestellposten anzuzeigen.
Beschreibung der Bestellung – Die Bestellposten-Beschreibung; klicken, um die Seite MARC-Satz - einfache Ansicht anzuzeigen
Lieferant – (Sortierbare Spalte) Klicken, um die Seite Lieferanten-Details anzuzeigen.
Bestätigungsübersicht – Eine Übersicht zum Bestellstatus in Freitext
Bestätigungstyp – Der Status der Bestellung beim Lieferanten
Bestellte Exemplare – Die Anzahl der bestellten Exemplare
Einzelne Exemplare – Die Anzahl der bestellten Exemplare, ausgenommen mehrfacher Bestellungen derselben Exemplare
Exemplare in geteilter Lieferung – Die Anzahl der Exemplare, die auf mehrere Lieferungen aufgeteilt wurden
Versendete Exemplare – Die Anzahl der versendeten Exemplare
Rückständige Exemplare – Die Anzahl der rückständigen Exemplare
Gelieferte Stückzahl – Die Anzahl der gesendeten physischen Objekte; eine Enzyklopädie kann beispielsweise 30 physische Bücher enthalten.
Voraussichtliche Lieferung – Das voraussichtliche Lieferdatum

In der Registerkarte Überprüfen können Sie die folgenden Aufgaben durchführen.

Einen Bestellposten bearbeiten:

Wählen Sie Bestellposten bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste.

Die Seite Bestellposten-Übersicht erscheint.

Das voraussichtliche Datum eines Bestellpostens ändern:

Wählen Sie Voraussichtliches Eingangsdatum ändern in der Zeilen-Aktionsliste.
Dies ist eine Verknüpfung, die es Ihnen erspart, den gesamten Bestellposten zu bearbeiten. Ein Dialogfenster erscheint.

Dialogfenster Voraussichtliches Erscheinungsdatum ändern
Geben Sie ein neues voraussichtliches Veröffentlichungsdatum ein, geben Sie eine optionale Notiz ein und wählen Sie Speichern und entfernen, um die Aufgabe zu entfernen, oder Speichern, um das Datum zu ändern, aber die Aufgabe beizubehalten. Das voraussichtliche Eingangsdatum wird im Bestellposten und beim Exemplar geändert.

Einen Bestellposten stornieren:

Wählen Sie Bestellposten stornieren in der Zeilen-Aktionsliste.

Einen Bestellposten aufschieben:

Wählen Sie Bestellposten verschieben in der Zeilen-Aktionsliste.

Eine oder mehrere Benachrichtigungen entfernen:

Um einen Einzelposten zu entfernen, wählen Sie Entfernen in der Zeilen-Aktionsliste.
Um mehrere Benachrichtigungen gleichzeitig zu entfernen, wählen Sie die Exemplare aus, wählen Sie Auswahl entfernen aus der Dropdown-Liste neben dem Button Ausführen und klicken Sie auf Ausführen.
Um alle Warnungen zu entfernen, wählen Sie Alle entfernen aus der Dropdown-Liste neben dem Button Ausführen und klicken Sie auf Ausführen.

Ein Exemplar bearbeiten:

Wählen Sie Ressource bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste.

Dies bringt Sie zur Seite des entsprechenden Editors. Für physische Exemplare bringt es sie beispielsweise zur Seite Editor für physische Exemplare.

Antworttypen zur Prüfung

Die folgende Tabelle beschreibt die Antworttypen in der Registerkarte Prüfung .

Antworttypen
Code	Beschreibung
04	Vorzeitige Mahnung, erneute Mahnung nach
07	Nie veröffentlicht
08	Keine solche Ausgabe
09	Veröffentlichung unterbrochen
10	Veröffentlichung ausgesetzt, Wiederaufnahme unbekannt
11	Nicht verfügbar, Abonnement erweitert
16	Teilweise erfüllt
17	Versendet, bitte erneut überprüfen
18	Nicht lieferbar, rückständig
19	Nach Ablauf der akzeptablen Mahnfrist kann die Ausgabe gekauft werden
20	Nach Ablauf der akzeptablen Mahnfrist kann sie als Teil eines Bandes gekauft werden
200	Bestellposten nicht akzeptiert
201	Preisanfrage: Bestellposten nicht akzeptiert
202	Rabattanfrage: Bestellposten nicht akzeptiert
203	Mindestbestellwert nicht erreicht: Bestellposten nicht akzeptiert
21	Ausgabe wurde aufgrund einer Frequenzänderung nie veröffentlicht
22	Exemplar ist nicht im Abonnement-Paket enthalten
220	Ausstehender Bestellposten wurde storniert: Grund nicht spezifiziert - Bericht über ausstehenden Bestellposten
221	Ausstehender Bestellposten wurde storniert: Ablaufdatum der Bestellung überschritten
222	Ausstehender Bestellposten wurde durch Kundenanfrage storniert - Antwort auf Stornierung der Bestellung, Bericht über ausstehenden Bestellposten
223	Ausstehender Bestellposten wurde storniert, Lieferung nicht möglich
23	Ausgabe ist nicht im Abonnement-Zeitraum enthalten
26	Keine Zahlung erfasst, Bestellnummer und Zahlungsnachweis bereitstellen
27	Keine Bestellung erfasst, Bestellinformationen bereitstellen
28	Nicht unsere Veröffentlichung
29	Nicht mehr unsere Veröffentlichung
30	Gemahnte Menge übersteigt die bestellte Menge
31	Unterbrochene Lieferung, zusätzliche Zahlung erforderlich
32	Mahnung in Prüfung, Antwort erfolgt manuell
406	Unser Lieferant hat zu wenig geliefert, nachbestellt
407	Unser Lieferant hat ein beschädigtes Exemplar/beschädigte Exemplare geliefert, nachbestellt
408	Unser Lieferant hat ein fehlerhaftes Exemplar/fehlerhafte Exemplare geliefert, nachbestellt
409	Unser Lieferant kann die Bestellung nicht nachverfolgen, nachbestellt
900	Kann Bestellposten nicht nachverfolgen
AB	Veröffentlichung aufgegeben (Publication abandoned) (abgebrochen durch den Verlag)
AD	Direkt übernehmen (Apply direct): Exemplar ist nicht für den Handel verfügbar
AU	Adresse des Verlages unbekannt
CS	Status unsicher: Wenden Sie sich an den Kundenservice
HK	Paperback vergriffen: Hardback verfügbar
NN	Wir liefern dieses Exemplar nicht
NP	Noch nicht veröffentlicht (Not yet published)- mit voraussichtlichem Verfügbarkeitsdatum in DTM-Segment 44
NQ	Nicht auf Lager (Not stocked)
NS	Wird nicht separat verkauft (Not sold separately)
OB	Temporär nicht lieferbar (Temporarily out of stock) (beim Großhändler oder Buchhändler) - mit voraussichtlichem Verfügbarkeitsdatum in DTM-Segment 44
OP	Vergriffen
PK	Hardback vergriffen: Paperback verfügbar
PN	Herausgeber ist nicht mehr im Geschäft (Publisher no longer in business)
RE	Warten auf Neuausgabe (Awaiting Reissue) - mit voraussichtlichem Verfügbarkeitsdatum in DTM-Segment 44
RP	Nachdruck (Reprinting) - mit veoraussichtlichem Verfügbarkeitsdatum in DTM-Segment 44
RR	Rechte eingeschränkt (Rights restricted) (kann auf diesem Markt nicht geliefert werden)
SD	Verkauft (Sold) (für einmalige Ausgaben von Secondhand-/antiquarischen Exemplaren)
SN	Keine Nachverfolgung durch unseren Lieferanten möglich (Our supplier cannot trace)
SO	Verpackung/Set ist nicht verfügbar: nur als Einzelexemplare verfügbar (Pack/set not available: available as single items only)
ST	Bestandsaufnahme: vorübergehend nicht verfügbar (Stocktaking: temporarily unavailable)
TU	Vorübergehend nicht verfügbar (Temporarily unavailable), Grund nicht spezifiziert - mit voraussichtlichem Verfügbarkeitsdatum in DTM-Segment 44
UB	Exemplar ist bei unseren Lieferanten nicht erhältlich (Item unobtainable from our suppliers)
UC	Nicht verfügbar; kann, muss aber nicht wieder verfügbar sein („Nachdruck in Erwägung“) (Unavailable; may or may not become available again („reprint under consideration“))