Trabajar con recursos físicos - Reseña

Roles

Los siguientes roles pueden realizar diversas actividades relacionadas con los recursos físicos:

• Operador de inventario físico – Necesario para añadir y editar recursos físicos.
• Operador de inventario físico limitado - Igual que el operador de inventario físico, pero no puede mover el inventario de un registro bibliográfico a otro. 
• Operador de inventario físico extendido – Necesario para operaciones de borrado.
• Gestor de repositorio – Necesario para enlazar ejemplares a registros bibliográficos.

Modelo de datos 

Los recursos físicos en Alma están organizados en una jerarquía de tres niveles:

• Registro bibliográfico– El registro bibliográfico, que contiene los metadatos del recurso. (Esto también es válido para los recursos digitales y electrónicos).
• Existencias– Las existencias actúan como un contenedor para los ejemplares físicos. Los registros de existencias contienen la siguiente información: ubicación, ejemplares reservados, patrón de publicación (cuando sea aplicable) y notas. Los registros de existencias dependen de los registros bibliográficos y están enlazados a estos.
• Ejemplares– Inventario que corresponde a los ejemplares físicos reales de su biblioteca. Los registros de ejemplares contienen la información que describe el registro físico, como la ubicación del estante. Puede haber varios ejemplares en cada existencia.

Gestión de existencias

En Alma, los registros de existencias se pueden crear y editar con el Editor MD, un tarea de perfil de importación o la tarea Cambiar información de existencia. Se pueden mover existencias entre registros bibliográficos, mover ejemplares entre existencias, asociar una Línea de orden de compra con las existencias y realizar otros cambios generales en los registros de existencias: actualizar los números de clasificación, corregir datos utilizando reglas de normalización predefinidas y también publicar/suprimir las existencias en sistemas de descubrimiento externos, como Primo.

Para obtener más detalles, véase Trabajar con registros de existencias.

Gestionar ejemplares

Puede crear, editar y borrar elementos físicos en su biblioteca al utilizar varios editores y tareas. Los ejemplares se pueden agregar de una de las siguientes formas:

• Nuevos ejemplares para registros de existencias existentes
• Nuevos ejemplares junto con nuevos registros de existencias y bibliográficos

Se pueden mover ejemplares entre existencias, enviar una solicitud de movimiento de ejemplar permanente o temporal, unir varios ejemplares en uno y retirar ejemplares obsoletos del catálogo para asegurarse de que el catálogo esté actualizado. También se pueden crear conjuntos detallados de varios ejemplares para realizar cambios globales en ellos.

Para obtener más detalles, véase Gestionar recursos físicos y Retiros.

Gestionar el inventario de ejemplares físicos por medio de informes de estantería

El Informe de estantería ofrece un proceso eficiente para gestionar el inventario de la biblioteca. Con el Informe de estantería, se puede tomar un archivo de Excel o un archivo .txt que contenga códigos de barras y comparar esa información con la información almacenada en la base de datos de Alma, para identificar los elementos que están en su lugar, mal almacenados o faltantes.

Para obtener más detalles, véase Gestionar el inventario de ejemplares físicos con informes de estantería. 

Hacer cambios globales en ejemplares físicos

Se puede actualizar la información a nivel de ejemplar para un conjunto de varios ejemplares físicos. Nota: primero se deben agregar los elementos a un conjunto.

Para obtener más detalles, véase Hacer cambios globales en registros de ejemplares físicos.

Gestionar publicaciones seriadas mediante patrones de predicción

Alma es compatible con los patrones de predicción para permitirle gestionar las publicaciones seriadas de forma más sencilla. Con la compatibilidad con el patrón de predicción, es posible crear publicaciones seriadas antes de su fecha de recepción, según una plantilla de predicción.

Esta capacidad utiliza los campos de registro de existencias 853-855 para la información predictiva del ejemplar. Alma proporciona muchas plantillas de patrones predictivos desde las cuales puede ingresar la información del campo 853-855. También se pueden personalizar estas plantillas para crear su propia Plantilla de existencias de patrones de predicción.

Una vez que se hayan creado los ejemplares predictivos, se pueden ver para administrar su recepción.

Para obtener más detalles, véase Patrones de predicción.

Configurar Registros relacionados para inventario físico

Se pueden crear enlaces entre registros bibliográficos y diferenciar sus relaciones con los usuarios mediante campos de enlace MARC. Esto muestra información de disponibilidad para las existencias del registro servidor (registros relacionados) en el registro constituyente de los resultados de búsqueda de Alma.

También se pueden configurar las relaciones de servidor y constituyentes en los siguientes niveles para el descubrimiento en la pestaña Primo Get It:

• Bibliográfico-a-Bibliográfico – Dos o más títulos que se encuentran unidos entre sí.
• Bibliográfico-a-Ejemplar – Este tipo de relación se utiliza en catalogaciones analíticas para vincular a un registro bibliográfico con ejemplares específicos de otro título.

Para obtener más detalles, véase Configurar registros relacionados para inventario físico.