Configurer des règles de révision des commandes

Les règles de révision des commandes définissent si les lignes de commande créées automatiquement (soit par API soit par EOD) passent par une révision manuelle ou si elles sont envoyées immédiatement pour être regroupées. Les règles s'appliquent à tous les types de lignes de commande et à toutes les bibliothèques au sein de l'institution.

Configurez les règles de révision des commandes sur la table de règles Règles de révision des commandes (Menu de configuration > Acquisitions > Commandes > Règles de révision des commandes). Pour plus d'informations sur les tables de révision, voir Règles des tablesRègles des tables.

Les règles sont vérifiées pour chaque ligne de commande créée automatiquement, dès qu'une règle correspond à la ligne de commande. Le champ Résultat (Paramètres de sortie) est vérifié. Si le résultat est Vrai, la ligne de commande est envoyée en révision ; sinon, la ligne de commande continue vers l'étape d'emballage. La règle par défaut est vérifiée en premier. La règle par défaut n'a pas de critère pouvant être configuré ; elle peut uniquement être définie sur vrai ou Faux, comme suit :

• Vrai – Toutes les lignes de commande sont envoyées en révision.
• Faux – Les règles sont vérifiées pour voir si la ligne de commande est envoyée en révision. S'il n'y a pas d'autre règle, ou si aucune des règles ne correspond, la ligne de commande n'est pas envoyée en révision et continue vers le paquetage.

Ajoutez ou modifiez des règles sur la page Règles de révision d'achat (cliquez sur le bouton Ajouter une règle ou sélectionnez Modifier dans la liste des actions possibles sur la ligne).

Consultez le tableau suivant pour une description des critères (paramètres d'entrée). Pour Résultat, Vrai indique que la ligne de commande est envoyée en révision. Faux indique que la ligne de commande n'est pas envoyée en révision et continue vers le paquetage.

Paramètres d'entrée des Règles de révision des commandes

Paramètre	Description
Code d'Assertion	Le type d'alerte générée. Un code d'assertion doit être spécifié pour que les règles d'achat soient invoquées. Ces alertes peuvent s'afficher lorsque vous créez ou enregistrez une ligne de commande manuellement (voir Créer une ligne de commande manuellement), lors de l'importation de notices EOD (voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import) ou lors de l'utilisation de l'API (voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/acq). Les valeurs possibles sont : Le champ de modèle d'accès ne correspond pas au modèle d'accès sur le portfolio. Enregistrer la ligne de commande écrasera le modèle d'accès sur le portfolio. – L'utilisateur a changé la valeur dans le champ Modèle d'accès de la ligne de commande, et ce champ ne correspond actuellement pas à la valeur du Modèle d'accès public du portfolio. Cette alerte s'affiche quand l'utilisateur esssaie d'enregistrer les modifications de la ligne de commande et indique que si l'utilisateur enregistre les modifications, la valeur du champ Modèle d'accès public du portfolio sera mise à jour automatiquement pour correspondre à la valeur indiquée dans le champ Modèle d'accès de la ligne de commande, car ces valeurs doivent obligatoirement concorder. Possède déjà un inventaire – L'exemplaire de ligne de commande existe déjà dans votre inventaire. Au moins un exemplaire comporte une demande utilisateur. Voulez-vous vraiment continuer ? – Quand l'action Enregistrer et réceptionner est sélectionnée sur la page Liste des exemplaires reçus (Acquisitions > Réception et facturation > Réception > Gérer les exemplaires [dans les actions sur la ligne d'une ligne de commande]) pour un exemplaire qui a une ou plusieurs demandes de lecteur ou de bibliothèque associées, cette alerte s'affiche. Au moins un des exemplaires reçus est assigné à une localisation hôte distante – Dans une institution faisant partie d'une Zone Réseau, quand des exemplaires sont réceptionnés et qu'un ou plusieurs de ces exemplaires ont été achetés par l'institution mais vont être placés dans une institution différente sur le réseau (l'hôte distant), cette alerte s'affiche. Il manque au moins un code statistique. – L'institution a configuré Alma pour que le système exige que des valeurs soient sélectionnées pour certains codes statistiques (jusqu'à cinq codes statistiques peuvent être exigés) pour chaque ligne de commande. Cette alerte s'affiche si l'utilisateur enregistre une ligne de commande quand tous les codes statistiques requis ne sont pas sélectionnés. Voir Configurer des codes statistiques. Commandes actives dupliquées – L'exemplaire de la ligne de commande fait déjà partie d'une autre commande active. Dans ce cas, lors de l'enregistrement d'une ligne de commande, le message Il existe une commande active n° <numéro de commande> pour cette ressource s'affiche dans la boîte de dialogue de confirmation. La collection électronique existe déjà dans le répertoire – La collection électronique de la ligne de commande existe déjà dans le répertoire. Le portfolio électronique existe déjà dans le répertoire – Cette alerte s'affiche quand l'utilisateur essaie de créer une commande à partir de la Zone de communauté pour des portfolios qui existent déjà dans l'institution. La ressource électronique n'a pas été activée – La ressource électronique de la ligne de commande n'a pas été activée. Cette alerte peut s'afficher après l'envoi de la ligne de commande. Fund is overencumbered – La ligne de commande ou la facture renvoie à des fonds ayant un excédent d'engagement et le seuil d'avertissement d'une règle active d'excédent de dépenses a été atteint. Cela signifie que le fond approche de sa limite et ne pourra plus accepter de transactions d'engagement ou de dépense supplémentaires. Comptes de différents registres – Les comptes stipulés dans la ligne de commande appartiennent à des registres différents. La facture contient un compte fournisseur différent par rapport à une ou plusieurs lignes de commande liées. – La valeur dans le champ Compte fournisseur de la facture est différente de la valeur dans le champ Compte fournisseur des lignes de commande de la facture.  Statuts de facturation – Pas en service. Les exemplaires existent déjà dans le répertoire – L'exemplaire physique existe déjà dans le répertoire. En d'autres termes, la commande concerne une notice bibliographique qui possède déjà un inventaire physique. Des informations obligatoires sont manquantes ou erronées – Les informations incluses dans la ligne de commande sont soit insuffisantes, soit incorrectes. Marqué manuellement pour examen – Arrête la ligne de commande pour qu'elle soit révisée lorsque la ligne de commande est créée via API ou EOD Pas complètement reçue – La ligne de commande n'a pas été complètement reçue. Par exemple, trois exemplaires ont été commandés mais seuls deux sont arrivés. Si vous ne vous attendez pas à recevoir les exemplaires restants et que vous souhaitez clôturer la ligne de commande, mettez à jour la ligne de commande afin qu'elle indique le nombre réel d'exemplaires reçus. La ligne de commande peut ensuite être clôturée. Des réclamations en cours existent pour cette ligne de commande – Pas en service. Ligne de commande en retard – La date de réception prévue de cette ligne de commande est dépassée. La ligne de commande apparaîtra sur la page Réclamations. Ligne de commande créée par EOD – La ligne de commande a été créée à l'aide d'un fichier EOD. Le type de ligne de commande est désactivé et sa valeur par défaut n'est pas sélectionnée. La ligne de commande a été créée avec le type d'origine – La ligne de commande a été créée automatiquement (via API ou EOD) avec un Type de ligne de commande désactivé dans l'institution. Aucun Type de ligne de commande par défaut n'est configuré pour le type désactivé, et le type désactivé a donc été assigné à la ligne de commande. Voir également Activer/Désactiver des types de ligne de commande. Le type de ligne de commande est désactivé et a été remplacé par la valeur par défaut – La ligne de commande a été créée automatiquement (via API ou EOD) avec un Type de ligne de commande désactivé dans l'institution. Un Type de ligne de commande par défaut est configuré pour le type désactivé, et il a été assigné à la ligne de commande. Voir également Activer/Désactiver des types de ligne de commande. Ressource commandée précédemment annulée – La ligne de commande faisait précédemment partie d'une commande qui a été annulée. La ligne de commande est désormais liée à la notice bibliographique au lieu de l'exemplaire. Si vous voyez ce message dans l'interface utilisateur, vous devez lier la ligne de commande à un exemplaire. Limite de prix atteinte – Le prix de la ligne de commande est plus grand qu'une valeur spécifiée (10000 par défaut). Ce seuil peut être personnalisé pour chaque bibliothèque pertinente dans Configuration > Acquisitions > Commandes > Seuil de prix de ligne de commande. Pour plus de détails, voir Gérer les seuils de prix et de montant pour les lignes de commande et les factures au niveau de la bibliothèque. Cette alerte peut s'afficher après l'envoi de la ligne de commande. Limite de prix atteinte avec la conversion monétaire – Le prix de la ligne de commande, après conversion dans la devise du compte associé à la ligne de commande, est supérieur à une valeur spécifiée (10 000 par défaut). Cette valeur est identique au seuil décrit ci-dessus, pour l'alerte Limite de prix atteinte. Cette alerte s'affiche quand la devise de la ligne de commande est différente de celle du compte, et que la limite de prix a été dépassée dans la devise du compte. Cette alerte peut s'afficher après l'envoi de la ligne de commande. Une décision d'achat existe – Une décision a été prise par le Gestionnaire des tests d'acheter l'exemplaire de la ligne de commande. Statut de réception – Pas en service. La date de rappel est arrivée – La date de rappel de report (si elle existe) pour la ligne de commande (située sur la page Révision reportée) est arrivée. Date de renouvellement ultérieure à la date de fin d'abonnement – La date de renouvellement de la ligne de commande est ultérieure à date de fin d'abonnement. La ligne de commande pour le renouvellement figure dans la liste de tâches Recurring Renewal. Si vous voyez ce message dans l'interface utilisateur, clôturez la ligne de commande ou mettez à jour sa date de renouvellement. Le code statistique est manquant – Un code statistique n'a pas été entré pour la ligne de commande. Le code statistique apparaît dans la partie Détails de la ligne de commande sur l'onglet Résumé. Les codes statistiques sont souvent utilisés comme partie intégrante du processus de création du rapport pour Alma Analytique. Des alertes similaires apparaissent pour les codes statistiques secondaires ou tertiaires, s'ils sont définis dans Alma mais qu'ils ne sont pas attribués à la ligne de commande. Le prix de certaines lignes de facture est différent de celui de leur ligne de commande associée. - Les prix donnés pour une ou plusieurs des lignes de facture de la facture ne correspondent pas aux prix de leurs lignes de commande associées.  L'abonnement est inactif – La date de réception prévue de la ligne de commande est dépassée, mais aucune réclamation n'a été faite sur la ligne de commande. Cette alerte peut s'afficher après l'envoi de la ligne de commande. La notice bibliographique est abrégée – La notice est abrégée et doit être étendue/remplacée. Vous verrez ce message moins souvent si vous abaissez le seuil de niveau de notice abrégée. Voir le paamètre brief_level dans la section Configurer d'autres paramètres (Gestion des ressources). La notice bibliographique fait partie d'une collection/d'un ensemble – La notice fait partie d'une collection. Cela peut indiquer qu'une ligne de commande de type monographie a été utilisée pour la notice bibliographique d'une revue/d'un périodique. Les lignes de commande suivantes ont une demande associée à leur titre. Voulez-vous vraiment continuer ? – Quand plusieurs lignes de commande sont sélectionnées pour être reçues en une seule fois, si une ou plusieurs des lignes de commande ont des demandes associées, cette alerte s'affiche. L'institution est propriétaire de la facture. Une seule bibliothèque possède toutes les lignes de commande associées. Vous pouvez modifier le propriétaire de la facture pour qu'il corresponde au propriétaire de la ligne de commande. – La valeur du champ Propriétaire de la facture est différente des valeurs des champs Propriétaire de toutes les lignes de commande correspondant à la facture, qui sont toutes identiques. La ressource commandée a été annulée dans une commande précédente numéro {0} – Quand une commande est créée manuellement, si une commande pour la même ressource a déjà été annulée auparavant, cette alerte s'affiche. La ressource commandée existe déjà dans l'inventaire ({0} collections électroniques) – Quand une commande est créée manuellement pour une ressource électronique qui existe déjà dans le système, cette alerte s'affiche. La ressource commandée existe déjà dans l'inventaire : {0} copies dans la bibliothèque : {1}. – Quand une commande est créée manuellement pour une ressource physique qui existe déjà dans le système, cette alerte s'affiche. Il existe une commande active #{0} pour cette ressource commandée dans la bibliothèque : {1}. – Quand une commande est créée manuellement, si une commande active existe déjà pour la même ressource, cette alerte s'affiche.
Mode d'acquisition	La méthode utilisée pour acquérir l'article. Voir Configurer des modes d'acquisition.
Code fournisseur	Le fournisseur.
Type de ligne de commande	Le type d'achat (par exemple, livre imprimé, matériel audiovisuel, etc.). Voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande.
Type de source	Le processus qui a créé la ligne de commande. Les options disponibles sont : Exemplaire de sélection Import EOD Import pour mise en rayon API Demande d'achat N'importe lequel