Créer des lignes de commande avec la fonction de commande en temps réel
Cette page explique comment configurer et travailler avec les commandes en temps réel à l'aide d'API. Pour voir une liste des liens redirigeant vers des pages contenant des instructions sur les achats dans Alma, y compris en matière de renouvellements, de collaboration avec les fournisseurs, etc. consultez Achats. Pour connaître le workflow d'achat global, y compris les étapes nécessaires pour créer des commandes (que ce soit en utilisant des EOD, ou manuellement, etc.), voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Facturation, Renouvellements, Configuration, etc. consultez Introduction aux acquisitions.
Alma prend en charge les commandes en temps réel en permettant aux fournisseurs d'intégrer leurs systèmes de commande aux fonctions de commande et au répertoire d'Alma. Cela signifie que les opérateurs Alma peuvent acheter des exemplaires directement dans le système du fournisseur, et que les données de commande sont envoyées automatiquement à Alma depuis le système du fournisseur à l'aide des API d'Alma. Alma crée ensuite automatiquement une ligne de commande pour chaque exemplaire acheté.
La commande en temps réel permet aux ressources d'être disponibles plus rapidement, améliore l'efficacité de l'intégration des notices, réduit les difficultés entraînées par le remplacement ou la fusion de notices en mode manuel et améliore l'enrichissement des données dans Alma.
Le diagramme suivant fournit une vue d'ensemble du workflow d'achat en temps réel :
Mise en place d'un workflow de commande en temps réel avec les fournisseurs participants
Cette section fournit des informations générales concernant la configuration du workflow de commande en temps réel avec des fournisseurs. La configuration doit être effectuée dans Alma et dans le système du fournisseur.
Pour obtenir des instructions spécifiques sur la procédure à suivre pour ProQuest Coutts OASIS, voir Setting up a real-time acquisitions workflow with ProQuest Coutts OASIS. Voir également Créer une ligne de commande manuellement.
Configurations nécessaires dans Alma
La configuration simple comprend les étapes indiquées ci-après :
- Modèle de métadonnées par défaut : vérifiez qu'un modèle de métadonnées par défaut est configuré. (Ouvrez la page Éditeur de métadonnées > Modèle > choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser par défaut> faites un clic droit et sélectionnez Propriétés> sélectionnez comme option par défaut).
-
Profil d'intégration Nouvelle commande API : cette API est utilisée pour créer une ligne de commande dans Alma pour une commande passée dans un système de fournisseur. Dans le cadre des détails de ligne de commande, les métadonnées pertinentes sont envoyées à Alma. Alma essaiera de la mettre en correspondance avec des notices bibliographiques. Si une notice bibliographique correspondante existe, la nouvelle ligne de commande sera reliée à cette notice. Sinon, une nouvelle notice bibliographique sera créée avec les métadonnées fournies. Vous devez décider des règles de correspondance que vous souhaitez appliquer (voir How the bibliographic record is determined).
Vous pouvez également configurer les validations des problèmes liés au compte (comme indiqué dans ce document (docx)). - Ex Libris recommande de définir un profil de restriction d'API (voir ici).
- Configuration Alma spécifique au fournisseur pour GOBI : Le compte fournisseur représentant GOBI doit être configuré avec une remise de 0 %.
Envoyer les informations de configuration au fournisseur
La configuration de la commande en temps réel doit également être effectuée du côté du fournisseur. Les fournisseurs peuvent obtenir des informations sur Setting up a real-time ordering workflow with ExLibris Alma.
- Donnez au fournisseur les informations Alma nécessaires à la configuration, comme indiqué ci-dessous :
| Envoyer au fournisseur | Description |
|---|---|
| Clé API |
Générez une clé API et donnez-la au fournisseur. Si plusieurs fournisseurs sont impliqués dans la commande en temps réel, fournissez à chaque fournisseur une clé API unique distincte. De cette manière, si ou quand l'institution souhaite arrêter de travailler avec un fournisseur spécifique, cette clé API spécifique peut être désactivée grâce au réseau des développeurs. Les autres clés API continueront à fonctionner de manière normale. Pour générer votre clé API :
Vous pouvez définir l'API dans votre environnement Bac à sable ou Production.
Pour plus de détails concernant la génération de clé API et sur la façon de travailler avec des API Alma, consultez Alma APIs. |
| Code fournisseur et code du compte fournisseur |
Vous pourrez trouver des informations concernant la notice fournisseur dans Alma sur Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Fournisseurs. Les lignes de commande créées dans le cadre de la commande en temps réel seront associées à ce fournisseur et à ce compte fournisseur :
Vérifiez que le fournisseur dans Alma est configuré pour ne pas envoyer de messages EDI sortants pour les lignes de commande. D'autres messages EDI (par exemple pour les factures) peuvent être envoyés s'il s'agit de votre workflow. |
| Code(s) de la bibliothèque propriétaire |
La bibliothèque à laquelle la ligne de commande créée dans le cadre de la commande en temps réel sera attribuée. Fournissez une liste des codes de bibliothèque propriétaire possibles au fournisseur. L'implémentation du côté du fournisseur peut consister à ajouter un menu déroulant sur le formulaire de commande, afin de choisir la bibliothèque propriétaire pertinente. Il peut également s'agir d'associer un compte à une seule bibliothèque propriétaire. Dans ce cas, l'opérateur devra être connecté au compte adapté. Veuillez noter que le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve Libraries pour obtenir une liste complète des bibliothèques, ou bien l'API Get library pour vérifier le code d'une bibliothèque spécifique. |
| Code(s) de compte | Le compte à partir duquel le paiement sera effectué. Veuillez noter que le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve funds. |
Réflexions sur le modèle d'accès
Quand la Nouvelle commande API est exécutée, Alma utilise le numéro d'identifiant du fournisseur ou l'ISBN/ISSN pour chercher et mettre la commande entrante en correspondance avec un portfolio existant dans une collection électronique. Cette fonctionnalité est actuellement disponible pour OASIS et GOBI.
- Si une correspondance est trouvée, la ligne de commande est associée au portfolio. La description du modèle d'accès, telle que définie dans la table Modèle d'accès, est ensuite ajoutée au champ Modèle d'accès public (au sein de l'onglet Acquisition de l'éditeur de portfolio) pour être affichée dans Primo.
- Si aucune correspondance n'est trouvée, une recherche est effectuée dans la Zone de communauté, au sein de la collection de Zone de communauté pertinente, à l'aide du code de collection du fournisseur d'accès, qui est transféré à Alma dans le cadre des informations de commande. Une fois une correspondance trouvée dans la Zone de communauté, le portfolio est ajouté dans l'institution et lié à la Zone de communauté. Le modèle d'accès est stocké dans le champ Modèle d'accès de la ligne de commande pour les commandes électroniques et dans le champ Modèle d'accès public du portfolio pour être affiché dans Primo.
Les portfolios qui sont activés à partir de la Zone de communauté en raison de commandes arrivant dans Alma depuis OASIS/GOBI via API sont définis dans Alma comme non disponibles. Pour que le portfolio s'affiche dans le système de découverte, l'institution doit mettre le portfolio à disposition (une fois qu'il est mis à disposition du côté du fournisseur).
Si votre institution aimerait que les commandes venant d'OASIS/GOBI via API créent toutes les ressources qui sont mises en correspondance dans la Zone de communauté Alma comme "Disponibles", réglez le paramètre acq_activate_portfolio_from_API (Menu de configuration > Acquisitions > Autres paramètres) sur 'vrai'. Si le paramètre a été réglé sur vrai et que la ressource n'avait pas de correspondance dans la Zone de communauté, un portfolio local est créé. Ce portfolio local ne sera pas défini comme "Disponible" (une liste de tâches d'activation électroniques sera créée) car les portfolios locaux n'appartenant pas à la CZ ne disposent d'aucune information d'URL.
Consultez plus d'informations dans les notes de version de janvier et sur la page Configurer d'autres paramètres (Acquisitions).
Si une ligne de commande de type Mise à niveau de la licence a été ajoutée au portfolio en tant que ligne de commande supplémentaire, le champ Modèle d'accès public dans le portfolio affiche le modèle d'accès associé à la commande de mise à niveau de la licence.
Informations supplémentaires
Pour plus d'informations, voir ci-dessous :
- Listes des fournisseurs pris en charge pour les commandes venant d'OASIS/GOBI: listes de fournisseurs.
- Aperçu détaillé des achats en temps réel : https://developers.exlibrisgroup.com/blog/Real-time-Acquisitions
- API PO Line (méthode de détermination de la notice bibliographique) : https://developers.exlibrisgroup.com/blog/Create-PO-line-API-how-the-bibliographic-record-is-determined
- API Create PO Line : https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/acq/POST/gwPcGly021rXkIgBNjmJH6pSL6v0plPz/d5b14609-b590-470e-baba-9944682f8c7e
- API Nouvelle commande pour les portfolios faisant partie d'une collection
Vous trouverez ci-dessous une liste des fournisseurs participants.
Si vous souhaitez qu'un fournisseur active cette fonctionnalité, ou s'il le souhaite lui-même, contactez VendorIntegration@exlibrisgroup.com.
Liste de fournisseurs OASIS
| Nom du fournisseur | Nom de collection | Identifiant de collection |
|---|---|---|
| Bloomsbury Collection | Bloomsbury Collections All Titles | 614950000000000416 |
| Brill Online | Brill Online Books | 613170000000000148 |
| Cairn Ebooks | CAIRN eBooks General | 613170000000000198 |
| Cambridge University | Cambridge Core all books | 613820000000000020 |
| De Gruyter | De Gruyter eBooks Complete | 611000000000002268 |
| EBSCO | EBSCOhost Ebooks | 61111000211069000 |
| Elsevier | Livres Elsevier ScienceDirect terminés | 613840000000000009 |
| Gale GVRL | Gale eBooks | 611000000000000731 |
| IGI Global Online | IGI Global InfoSci-Books | 611000000000002255 |
| John Benjamins | John Benjamins Books | 613820000000000062 |
| JSTOR | JSTOR Books | 613170000000000272 |
| Karger | Karger eBooks Collection | 613810000000000333 |
| Manchester University Press | Manchester Hive | 615490000000000250 |
| Oxford Scholarly Editions Online | Oxford Scholarly Editions Online | 613840000000000106 |
| Projet MUSE | Project MUSE - EBA All Single Title Collection | 615410000000000517 |
| ProQuest Ebook Central | EBook Central Perpetual and DDATitles | 614330000000000002 |
| Rittenhouse R2 | R2 Digital Library PDA Discoverable Titles | 614900000000001202 |
| SAGE | SAGE Knowledge A-Z (All Titles) | 613790000000000598 |
| Taylor & Francis | Taylor & Francis eBooks Complete | 611000000000000660 |
| Wiley Online Library (eBooks) | Wiley Online Library Online Books | 611000000000000499 |
| World Scientific Publishing | World Scientific eBooks | 612490000000000003 |
Liste de fournisseurs GOBI
| Nom du fournisseur | Nom de collection | Identifiant de collection |
|---|---|---|
| Al Manhal | Al Manhal eBook Collection | 614910000000001498 |
| Bloomsbury | Bloomsbury Collections All Titles | 614950000000000416 |
| Brill Online | Brill Online Books | 613170000000000148 |
| CAIRN | CAIRN eBooks General | 613170000000000198 |
| Cambridge University Press | Cambridge Core All Books | 613820000000000020 |
| De Gruyter | de Gruyter eBooks Complete | 611000000000002268 |
| Digitalia Hispanica Digitalia |
Digitalia Hispanica | 613840000000000287 |
| Duke University Press | e-Duke All Books | 615410000000000518 |
| EBSCOhost | EBSCOhost Ebooks | 61111000211069000 |
| Edward Elgar Books | Edward Elgar Books | 613170000000000299 |
| Elsevier ScienceDirect | Livres Elsevier ScienceDirect terminés | 613840000000000009 |
| Gale GVRL | Gale eBooks | 611000000000000731 |
| IGI Global Online | IGI Global InfoSci-Books | 611000000000002255 |
| John Benjamins | John Benjamins Books | 613820000000000062 |
| JSTOR | JSTOR Books | 613170000000000272 |
| Karger | Karger eBooks Collection | 613810000000000333 |
| Manchester University Press | Manchester Hive | 615490000000000250 |
| Project MUSE | Project MUSE - EBA All Single Title Collection | 615410000000000517 |
| Oxford Bibliographies Online Oxford University Press |
Oxford Bibliographies | 613170000000000296 |
| Oxford Clinical Psychology Online Oxford University Press |
Oxford Clinical Psychology | 613790000000001102 |
| Oxford Handbooks Online | Oxford Handbooks Online Complete | 611000000000002626 |
| Oxford Medicine Online | Oxford Medicine Online | 613410000000000010 |
| Oxford Scholarly Editions Online | Oxford Scholarly Editions Online | 613840000000000106 |
| Oxford Reference Online | Oxford Reference Library | 613170000000000188 |
| ProQuest Livre électronique central | EBook Central Perpetual and DDATitles | 614330000000000002 |
| Rittenhouse R2 Digital Library Rittenhouse Book Distributors, Inc. |
R2 Digital Library PDA Discoverable Titles | 614900000000001202 |
| SAGE Online Content | SAGE Knowledge A-Z (All Titles) | 613790000000000598 |
| SpringerLink | SpringerLink Books Complete | 611000000000001381 |
| Taylor & Francis eBooks | Taylor & Francis eBooks Complete | 611000000000000660 |
| University Press Scholarship | University Press Scholarship Online Complete | 613450000000000059 |
| Wiley Online Library (eBooks) | Wiley Online Library Online Books | 611000000000000499 |
| Wolters Kluwer | Books@Ovid Purchase | 612430000000000018 |
| World Scientific | World Scientific eBooks | 612490000000000003 |
Commande en temps réel pour les modèles d'achat ATO, STL et EBA
| Modèle d'achat | Description |
|---|---|
| ATO (Access to Own - Accès à la propriété) |
Le modèle ATO est un modèle d'acquisition unique basé sur l'utilisation destiné aux livres électroniques, dans lequel toutes les dépenses sont destinées à acquérir la propriété des titres. Cela permet aux clients de contrôler leur budget tout en offrant potentiellement accès à un plus grand éventail de titres. Ce modèle est adapté aux bibliothèques qui :
Ce modèle est disponible grâce à la plateforme Livre électronique central d'Ex Libris. |
| STL (Short-Term Loan - Prêt de courte durée) |
|
|
EBA (Evidence Based Acquisition - Acquisition factuelle) |
Fonctionnement EBA en 4 étapes
|
STL/ATO et Alma
Alma reçoit la commande via API et l'associe à la ressource adaptée. Si une commande supplémentaire est envoyée à Alma par API dans le cadre du modèle STL/ATO, la nouvelle commande est associée à la ressource existante en tant que « commande principale », tandis que la commande d'origine passe au statut de « commande supplémentaire ». La ressource est associée aux commandes principale et supplémentaire. La ligne de commande principale correspond à la ligne de commande principale et active et tous ses attributs pertinents sont transmis au portfolio (modèle d'accès).
Exemple : le cas d'utilisation ci-dessous décrit la chaîne des évènements qui se produisent lors de l'envoi de commandes STL/ATO à Alma :
- La bibliothèque dispose d'un programme DDA avec ProQuest. Dans le cadre du programme DDA, la ressource électronique AI-Powered IoT for COVID-19 est mise à disposition via ProQuest Ebook Central.
Le portfolio AI-Powered IoT for COVID-19 fait partie d'un programme DDA.L'onglet Acquisitions du portfolio AI-Powered IoT for COVID-19 ne comporte aucune commande.
- ProQuest identifie l'accès à la ressource, qui déclenche une commande STL en temps réel.
Une commande STL en temps réel est envoyée à Alma pour ce portfolio et est associée à ce dernier en tant que commande principale.
- ProQuest identifie un deuxième accès supplémentaire à la ressource, qui déclenche une commande STL en temps réel supplémentaire.
Une deuxième commande STL en temps réel est envoyée à Alma pour ce portfolio. Cette deuxième commande est associée au portfolio en tant que commande principale, et la commande précédente (celle d'origine) est désormais associée au portfolio en tant que ligne de commande supplémentaire.
- Les deux lignes de commande qui ont été créées dans le cadre du processus STL sont associées à la ressource.
La ligne de commande d'origine (la première) est associée au portfolio en tant que ligne de commande supplémentaire.
La deuxième ligne de commande est également associée au portfolio.
EBA et Alma
Le modèle d'achat EBA (Evidence Based Acquisition, acquisition factuelle) correspond à un dépôt unique effectué auprès du fournisseur au début de la période d'abonnement, le paiement réel n'étant effectué qu'à la fin de cette période. Voici les étapes recommandées pour gérer un achat EBA dans Alma :
- Créez un compte EBA dédié pour l'ensemble du montant déposé par la bibliothèque auprès du fournisseur (montant pour la durée de l'abonnement).
- À la fin de la période, quand la bibliothèque utilise son crédit EBA pour acheter un accès permanent aux portfolios sélectionnés, créez une commande (ligne de commande) associée à la collection qui recevra les portfolios détenus.
La ligne de commande ne sera pas associée à tous les portfolios détenus pertinents, mais uniquement à la collection.
- Facultatif : ajoutez une pièce jointe à la ligne de commande, contenant une liste des portfolios qui ont été achetés au terme de cette période d'abonnement EBA.
- Pour la prochaine période d'abonnement avec le même fournisseur, vous pouvez soit créer un nouveau compte, soit ajouter de l'argent au compte existant (il est également possible de procéder à une clôture budgétaire, si applicable), puis répéter le processus ci-dessus.
Le modèle EBA peut également être géré sur Rialto. Pour plus d'informations, consultez Working with Evidence Based Acquisition (EBA).