Suivre et visualiser les imports
Pour suivre un traitement d'import, voir ci-dessous pour les rôles requis.
Ce chapitre comprend :
- Types de profil d'import
- Gérer des profils d'import
- Importer des notices à l'aide d'un profil d'import
- Suivre et visualiser les traitements d'import (Vous êtes ici)
- Résoudre les problèmes d'import
- Importer des notices avec des fichiers CSV ou Excel
Suivre et visualiser les imports
Vous pouvez suivre la progression d'un traitement d'importation en cours d'exécution et consulter les résultats du traitement après son exécution. Pour plus d'informations sur l'exécution d'un traitement, voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import.
Vous pouvez suivre les traitements d'importation sur l'une des pages suivantes :
| Chemin d’accès | Types de profil | Rôles |
|---|---|---|
|
Acquisitions > Importer > Suivre et visualiser les imports
La page Suivre et visualiser les imports.
|
Nouvel import (données intégrées de commande (EOD), Mettre à jour l'inventaire | Opérateur/Gestionnaire des achats |
|
Ressources > Importer > Suivre et visualiser les imports
La page Suivre et visualiser les imports.
|
Répertoire, Autorité, Autorité (chargement initial), Numérique | Gestionnaire de catalogue, Administrateur de catalogue, Administrateur de répertoire |
|
Ressources > Import > Gérer les profils d'import
Acquisitions > Import > Gérer les profils d'import
Sélectionnez Historique de traitement dans la liste des actions pour un profil afin de consulter la page récapitulant l'historique des traitements associés à ce profil, ou cliquez sur le lien Suivi des traitements.
|
Tout (si vous sélectionnez Historique de traitement dans la liste des actions pour un profil, vous ne pouvez suivre que ce profil) | Administrateur de catalogue |
|
Admin > Gérer les traitements > Suivi des traitements
La page Suivi des traitements. Sélectionnez l'onglet En cours d'exécution pour consulter les traitements en cours ou l'onglet Historique pour consulter les traitements terminés. Sélectionnez Import dans le filtre Catégorie.
Pour plus d'informations, voir Consulter les traitements en cours et Consulter les traitements terminés. Pour plus d'informations sur les traitements en général, voir Gérer les traitements.
|
Tout | Administrateur général du système |
La page Suivre et visualiser les imports liste tous les traitements d'importation du type en question. La page Historique de traitement liste tous les traitements exécutés utilisant un profil spécifique et inclut une brève section indiquant les détails du profil en haut de la page.
Pour consulter l'explication de la convention d'appellation de l'historique de traitement pour les profils d'import configurés avec le FTP Protocole d'import, consultez naming convention of job history for import profiles with import protocol FTP.
Colonnes sur la page Suivre et visualiser les imports :
- Identifiant du traitement - Cliquez dessus pour consulter les détails du fichier (voir Consulter les détails du fichier).
- Statut - L'un des suivants :
- En attente – Le traitement d'import est en attente d'exécution
- En cours d'initialisation – Le traitement d'import commence à s'exécuter
- En cours – Le traitement d'import est en cours
- En cours de finalisation – Le traitement d'import est presque terminé
- Terminé avec succès – Le traitement d'import s'est terminé avec succès
- Terminé avec des erreurs – Le traitement d'import s'est terminé, mais des erreurs se sont produites pendant l'exécution
- Terminé sans traitement global – Le traitement d'import s'est terminé, mais aucun fichier à traiter n'a été trouvé
- Traitement manuel requis – Un problème est survenu durant le traitement d'import, ce qui nécessite un traitement manuel ; cliquez sur ce lien pour ouvrir la page affichant les problèmes d'import concernés (voir Résoudre les problèmes d'import).
- Utilisateur - L'utilisateur qui a exécuté le traitement
- Heure de début
- Heure de fin
- Fichiers traités - Une barre de progression indique le pourcentage de fichiers ayant été traités. Cliquez sur les points de suspension pour afficher plus d'informations.
Actions sur la ligne de la page Suivre et visualiser les imports :
En fonction du statut du traitement, vous pouvez utiliser les actions permettant de consulter :
- Rapport (Consulter un rapport du traitement d'import)
- Détails du fichier (Consulter les détails du fichier)
- Événements (Consulter les événements associés au traitement d'import)
- Notices importées (Consulter les notices importées)
- Lignes de commande importées (Consulter les lignes de commande associées à un traitement d'import)
Veuillez noter que pour les profils d'import configurés pour le protocole d'import FTP, le traitement d'import est composé de deux parties / traitements (le premier correspondant à la collecte des notices et le second au chargement des fichiers). Seul le second traitement apparaît dans l'historique du profil d'import. Lorsqu'aucun fichier ne se trouve sur le FTP ou que la connexion au serveur FTP échoue, le second traitement ne s'exécute pas et aucun historique du profil d'import n'est affiché. Pour voir l'historique d'import dans ces cas, accédez à Admin > Gérer les traitements et les ensembles > Suivi des traitements, puis sélectionnez l'onglet Historique. Voici les noms des deux traitements FTP : 1) Import de métadonnées w/FTP : <nom du profil> et 2) Import de métadonnées : <nom_profil> (FTP).
Consulter un rapport du traitement d'import
Pour plus d'informations sur les rapports de traitement, voir Consulter les traitements terminés.
La page Rapport de traitement (Profil d'import) fournit les informations suivantes pour un traitement d'import :
- Notices traitées, importées et supprimées
- Notices non importées ou supprimées
- Lignes de commandes traitées et importées
- Exemplaires physiques/numériques et ressources électroniques traités et importés
- Notices de collections traitées et importées
Pour plus d'informations, voir la vidéo Section Notices de collections dans le Rapport du traitement d'import (1:04 min).
- Le compteur Total des ressources électroniques importées ne prend pas en compte les ressources électroniques importées dans le premier fichier importé lorsque l'import est divisé en plusieurs fichiers.
- Total des portfolios électroniques activés fait référence aux portfolios activés à partir de la Zone de communauté / associés à la Zone de communauté. Activation fait référence à la Zone de communauté. L'importation peut être locale, non associée à la Zone de communauté.
Le rapport inclut ces informations sous des rubriques repliables.
Ouvrez chaque section pour voir les types spécifiques de notices importées et leur contenu.
La table ci-dessous décrit les informations moins évidentes disponibles dans chacune de ces sections :
| Élément du rapport | Description |
|---|---|
| Correspondances de notice bibliographique | |
| Correspondances trouvées | |
| Correspondances uniques trouvées | Le nombre de notices importées qui correspondent uniquement à une seule notice existante. |
| Doublons trouvés | Le nombre de notices importées qui correspondent à plusieurs notices existantes. Les autres champs dans cette zone sont des sous-ensembles de ce total. |
| Multi-correspondances résolues automatiquement |
Affiche le nombre total de correspondances multiples qui ont été résolues automatiquement, selon toutes les options Multi-correspondances résolues automatiquement ci-dessous. Lors du processus d'importation, si vous intervenez manuellement pour résoudre un problème de correspondance et qu'il existe plus d'une correspondance au final, les notices correspondantes supplémentaires automatiquement traitées ne sont pas comptabilisées dans le nombre total qui s'affiche dans la colonne Compte. |
| Multi-correspondances résolues automatiquement, Ignorer les notices de la Zone de communauté |
Affiche le nombre de correspondances multiples qui ont été résolues en sélectionnant l'option Ignorer les correspondances pour les notices bibliographiques liées à CZ. Lors du processus d'importation, si vous intervenez manuellement pour résoudre un problème de correspondance et qu'il existe plus d'une correspondance au final, les notices correspondantes supplémentaires automatiquement traitées ne sont pas comptabilisées dans le nombre total qui s'affiche dans la colonne Compte. |
| Doublons automatiquement résolus, Ignorer le système invalide/annulé |
Affiche le nombre de correspondances multiples qui ont été résolues en sélectionnant l'option Ignorer les identifiants de numéro de contrôle système invalides/annulés. Lors du processus d'importation, si vous intervenez manuellement pour résoudre un problème de correspondance et qu'il existe plus d'une correspondance au final, les notices correspondantes supplémentaires automatiquement traitées ne sont pas comptabilisées dans le nombre total qui s'affiche dans la colonne Compte. |
| Multi-correspondances résolues automatiquement, préférer la notice avec le même type d'inventaire |
Affiche le nombre de correspondances multiples qui ont été résolues en sélectionnant l'option Préférer la notice avec le même type d'inventaire (électronique/physique). Lors du processus d'importation, si vous intervenez manuellement pour résoudre un problème de correspondance et qu'il existe plus d'une correspondance au final, les notices correspondantes supplémentaires automatiquement traitées ne sont pas comptabilisées dans le nombre total qui s'affiche dans la colonne Compte. |
| Correspondances multiples résolues automatiquement, utiliser la dernière notice créée |
Affiche le nombre de correspondances multiples qui ont été résolues en sélectionnant l'option Use record with latest created date. Lors du processus d'importation, si vous intervenez manuellement pour résoudre un problème de correspondance et qu'il existe plus d'une correspondance au final, les notices correspondantes supplémentaires automatiquement traitées ne sont pas comptabilisées dans le nombre total qui s'affiche dans la colonne Compte. |
| Multi-correspondances ignorées | Si des notices ont été ignorées, voir Résoudre les problèmes d'import pour plus d'informations. |
| Multi-correspondances, trop de résultats trouvés | Si Alma identifie plus de 150 correspondances pour une notice en cours d'importation, Alma ne l'importe pas et la marque comme Correspondances multiples, trop de résultats trouvés et Notices non importées, trop de correspondances multiples ont été trouvées. |
| Notices bibliographiques non importées | |
| Nombre total de notices importées | |
| Exemplaires importés si aucune correspondance | |
| Non-lié à partir de la Zone de communauté | Le nombre de notices importées qui ne sont plus liées à la Zone de communauté. |
| Notices fusionnées | |
| Fusionner les notices (manuellement) | |
| Notices remplacées | |
| Notices remplacées (manuellement) | |
| Notices récemment ajoutées | Le nombre de notices récemment importées avec au moins une correspondance (celles qui pour certaines raisons n'ont pas été remplacées/fusionnées si ces options ont été sélectionnées). |
| Notices récemment ajoutées (manuellement) | |
| En-têtes calculées | Voir Notices de collections Détails du rapport. |
|
Notices non importées Voir également Autres raisons d'échec d'importation de notices. Le fichier Notices non importées peut contenir jusqu'à 1000 fichiers. |
|
| Nombre total de notices non importées/supprimées | |
| Notices non importées si aucune correspondance | |
| Notices non importées, trop de résultats multi-correspondances | |
| Notices non ajoutées (correspondance manuelle) | |
| Notices non ajoutées (validation manuelle) | |
| Notices non ajoutées (correspondance automatique) | |
| Notices non ajoutées (correspondance multiple automatique) | |
| Nombre total de notices correspondantes et ignorées |
Inclut dans le décompte les notices comptées dans la ligne Notices avec une version plus récente dans le répertoire. Voir Notices non importées en raison de la restriction sur les versions dans un rapport de traitement.
|
| Notices verrouillées par un usager/processus | Il est possible que voyiez des notices dans ce compteur, mais les notices ont été importées. Cela se produit quand les notices non importées sont liées à la Zone Réseau, car la notice y existe déjà. Dans ce cas, le mécanisme d'importation crée une version en cache dans la Zone Institution à ajouter à son inventaire. |
|
Notices liées à la Zone de communauté |
Le nombre de notices de la Zone de Communauté correspondantes trouvées, mais ignorées (en raison de l'option « Ignorer notice » sélectionnée dans « Traitement des notices liées de la Zone Communauté » du rapport d'importation, voir Gérer les profils d'import.) Si aucune correspondance n'est trouvée dans la Zone Institution, Alma n'essaiera pas de trouver de correspondance avec la Zone de communauté. |
| Notices dupliquées dans un traitement | |
| Notices non supprimées car le profil ne le permet pas | |
| Notices avec une version plus récente dans le répertoire | Affiche le nombre de notices qui n'ont pas été remplacées ou fusionnées en raison de la sélection de l'option de restriction dans le profil d'importation. Voir Notices non importées en raison de la restriction sur les versions dans un rapport de traitement. |
| Enregistrements avec conflit abrégé/non abrégé | |
| Notices en échec | |
| Notices rejetées | |
| Notices ignorées par le filtre | |
Dans les actions sur la ligne des sections, vous pouvez faire les choses suivantes :
- Pour prévisualiser les notices, sélectionnez Prévisualiser les notices dans la liste des actions possibles sur la ligne. Alma affiche une liste de notices contenant jusqu’à 50 notices bibliographiques auxquelles se réfère la ligne (s’il y a plus de 50 notices et que vous voulez toutes les voir, voir Voir les notices importées).
Lorsque vous prévisualisez des notices, il est possible que le nombre de notices affichées en sélectionnant Prévisualiser les enregistrements soit inférieur au nombre dans le compteur, par exemple :
Cela signifie que le type d'inventaire des autres notices est différent. Cela se produit lorsque l'option « Correspondance unique - Fait correspondre uniquement les notices avec le même type d'inventaire (électronique/physique) » est sélectionnée dans le profil d'importation (voir Gérer les profils d'import). Lorsque cette option est sélectionnée, le rapport du traitement d'importation fournit des informations supplémentaires sur une rangée supplémentaire « Correspondance ignorée - type d'inventaire différent » dans la section Notices bibliographiques correspondantes. Cette ligne montre le total des correspondances passées dues à un type d’inventaire différent.
Cela signifie que le type d'inventaire des autres notices est différent. Cela se produit lorsque l'option « Correspondance unique - Fait correspondre uniquement les notices avec le même type d'inventaire (électronique/physique) » est sélectionnée dans le profil d'importation (voir Gérer les profils d'import). Lorsque cette option est sélectionnée, le rapport du traitement d'importation fournit des informations supplémentaires sur une rangée supplémentaire « Correspondance ignorée - type d'inventaire différent » dans la section Notices bibliographiques correspondantes. Cette ligne montre le total des correspondances passées dues à un type d’inventaire différent.
- Pour créer un ensemble exemplarisé, cliquez sur Créer un ensemble de titres détaillé dans la liste des actions possibles sur la ligne. Complétez les champs comme vous le feriez pour n'importe quel ensemble d'exemplaires (voir Créer des ensembles d'exemplaires).
- Pour télécharger un fichier XML ou binaire contenant les notices, cliquez sur Télécharger les sources (XML) ou sur Télécharger les sources (binaire) dans la liste des actions. Les notices sont téléchargées sous la forme d'un fichier compressé. Pour la consulter ou modifier, dézippez le fichier et ouvrez-le dans un éditeur XML ou de texte simple, ou grâce au programme avec lequel vous aviez l'habitude de travailler avec des fichiers binaires.
Notices non importées en raison de la restriction sur les versions dans un rapport de traitement
Agrandissez la section Notices non importées pour afficher les notices qui n'ont pas pu être remplacées ou fusionnées alors qu'une correspondance avait été détectée lors d'un import. Les options Prendre en compte le système d'origine ou Ignorer le système d'origine sont associées au paramètre Ne pas outrepasser/fusionner une notice avec une version plus ancienne dans le profil d'import (voir Ne pas outrepasser/fusionner une notice avec une version plus ancienne dans la section Créer/Modifier un profil d'import - Étiquettes de gestion d'ensemble pour plus d'informations).
Rapport de notices non importées en raison de la restriction sur les versions
- La ligne Nombre total de notices correspondantes et ignorées inclut ce nombre de notices comptées dans la ligne Notices avec une version plus récente dans le répertoire.
- La ligne Notices avec une version plus récente dans le répertoire affiche le nombre de notices qui n'ont pas été remplacées ou fusionnées en raison de l'option de restriction sélectionnée dans le profil d'import.
Autres raisons d'échec d'importation de notices
Il existe un grand nombre de raisons pour lesquelles des notices peuvent ne pas être importées. La liste ci-dessous n'est donc pas exhaustive :
- La structure du fichier XML n'est pas correcte.
- Taille de la notice. La taille maximale d'une notice est de 1 Mo. La taille maximale d'un champ individuel dans la notice est de 32 Ko (même si la notice à laquelle ce champ appartient pèse moins de 1 Mo). Les notices dépassant cette taille ne sont pas importées.
Notices de collections Détails du rapport
Lorsqu'un profil d'import est configuré pour importer des notices de collections, le rapport du traitement d'import fournit des informations concernant les collections importées.
Section Notices de collections dans le Rapport d'un traitement d'import
Cette section fournit les informations suivantes :
- Nombre total de collections importées – Ce compteur identifie le nombre total de notices importées. Ce nombre correspond au compteur indiquant le nombre total de collections importées dans la section Compteurs du rapport du traitement d'import.
- Collections ajoutées – Ce compteur indique le nombre de nouvelles notices de collections ajoutées suite au traitement d'import.
- Collections mises à jour – Ce compteur indique le nombre de notices de collections existantes mises à jour avec les informations des collections importées.
- Collections non importées – Ce compteur indique le nombre de notices de collections identifiées pour être importées mais qui ne l'ont pas été pour une raison quelconque.
Voir les détails du fichier
La page Import (Profile) Job Details (sur la page Suivre et visualiser les imports, cliquez sur Consulter les détails du fichier dans la liste des actions sur la ligne) affiche les détails du traitement d'importation, notamment son statut, les heures de début et de fin du traitement, le nombre de fichiers traités et le nombre de fichiers rejetés.
Page Détails du traitement d'import
Cette page affiche également des détails sur chaque fichier compris dans le traitement d'import, y compris la taille du fichier, la date de création, le nombre de notices qu'il contient, son statut d'import et des informations sur tous les problèmes survenus pendant l'import. Cliquez sur Retour pour revenir sur la page Suivre et visualiser les imports ou sur la page Historique de traitement.
Lorsque cette option est accessible, vous pouvez télécharger le fichier pour le consulter ou faire des corrections, puis le télécharger/importer à nouveau. Consultez Télécharger des notices non importées pour plus d'informations.
Lorsqu'un traitement d'import échoue en raison d'un problème (comme par exemple Failed in Commit after calling NZ) qui n'est pas dû à une erreur de données, vous pouvez sélectionner Recommencer pour réexécuter facilement l'import avec le fichier se trouvant sur la ligne sur laquelle vous avez sélectionné Recommencer. Voir Recommencer pour plus d'informations.
Télécharger des notices non importées
Pour télécharger les notices non importées, sur la page Import (Profile) Job Details, sélectionnez Télécharger les notices non importées dans la liste des actions sur la ligne. Le fichier est ouvert ou téléchargé sur votre ordinateur. Modifiez le fichier pour corriger les notices invalides, puis réimportez le fichier, comme décrit dans la section Importer des notices à l'aide d'un profil d'import.
Vous pouvez télécharger des notices (jusqu'à 5000) qui n'étaient pas importées dû à des erreurs correspondantes (voir Résoudre les problèmes de correspondance).
Seul un utilisateur ayant le rôle Administrateur catalogue peut Télécharger des notices non importées après un traitement d'importation.
Ce qui suit est un exemple partiel d'un fichier contenant une notice non importée.
Recommencer
Lorsqu'un traitement d'import échoue en raison d'un problème qui n'est pas dû à une erreur de données (comme par exemple Failed in Commit after calling NZ), utilisez l'action Recommencer pour exécuter à nouveau le traitement d'import avec le fichier d'import spécifié dans la ligne sur laquelle vous avez sélectionné l'action Recommencer. Veuillez noter que cette action est disponible pour les traitements d'import de type de profil Répertoire, Nouvelle commande et Mettre à jour l'inventaire qui utilisent le protocole d'import Charger le fichier ou FTP et dont le format de source physique spécifié est XML ou Binaire.
Recommencer l'import
Consulter les événements associés au traitement d'import
Vous pouvez consulter les informations relatives à chaque événement généré lors de l'exécution d'un traitement d'import sur la page Rapport d'événements (Profil d'import) (sur la page Suivre et visualiser les imports, cliquez sur Événements dans la liste des actions), notamment :
- Description de l'événement
- Statut
- Date de l'événement
- Sévérité
- Module
- Créateur
Cliquez sur Retour pour revenir sur la page Suivre et visualiser les imports.
Page Rapport des événements (Traitement d'import)
Consulter les notices importées
Vous pouvez afficher les notices importées sur la page de Recherche de répertoire (sur la page Suivre et visualiser imports, cliquez sur Notices importées dans la liste d’action de la ligne), filtrées en fonction de l'identifiant du traitement d'import (voir Effectuer une recherche dans Alma).
Consulter les lignes de commande associées à un traitement d'import
Pour afficher les lignes de commande créées par l'import : Sur la page Suivre et visualiser les imports, cliquez sur Lignes de commande importées dans la liste d’actions de la ligne. Une liste des notices de lignes de commande s'affiche, filtrées en fonction de l'identifiant du traitement d'import (voir Rechercher des lignes de commande).
Rapport de notification de traitement système
Quand une importation automatique est effectuée, le traitement système génère une notification envoyée aux e-mails des utilisateurs pertinents. Cette notification contient uniquement des informations résumées (à la différence de l'exécution d'une importation manuelle, pour laquelle un rapport complet est généré, contenant le détail des compteurs, des correspondances de notices bibliographiques, des notices bibliographiques importées, des notices non importées, des lignes de commande et des portfolios électroniques). Cela est dû au fait que dans le cas d'un traitement planifié, un traitement unique télécharge les fichiers du STP et déclenche un traitement Importer MD pour traiter les fichiers. Pour cette raison, les rapports pour les traitements système exécutés automatiquement ne peuvent pas être configurés pour afficher des informations supplémentaires.
Pour voir le rapport détaillé, consultez le rapport de traitement Importer MD qui correspond au traitement planifié.