Gérer les requêtes de recherche et les ensembles

Barre d'outils Gérer les ensembles

La fonctionnalité suivante est affichée dans la barre d'outils Gérer les ensembles :

Barre d'outils Gérer les ensembles

Champ/Icône	Description
Rafraîchir	Actualise la page Gérer les ensembles.
Sélectionne/Désélectionne tous les exemplaires.	Sélectionne tout ou désélectionne tous les exemplaires uniquement dans la liste affichée. S'il existe de nombreux ensembles sur de nombreuses pages, seuls les exemplaires sur la page actuelle sont sélectionnés/désélectionnés.
Recherche	Faire une recherche dans les résultats de la liste par Nom ou par l'utilisateur Créé par. Dans le champ déroulant, sélectionnez Nom ou Créé par et saisissez les critères pour chaque option.
Trier par : Ascendant/Descendant	Trier la liste d'ensembles par Nom ou par Date de création. Dans le champ déroulant, sélectionnez l'option à trier. Cliquez également sur le bouton Ascendant ou Descendant pour afficher les résultats par ordre croissant ou décroissant, en fonction de l'option choisie (Nom ou Date de création).
Filtre	Périmètre : Les utilisateurs peuvent filtrer les ensembles affichés de la manière suivante : Tous les jeux de résultats – Toutes les recherches Mes ensembles – Vos requêtes de recherches enregistrées, publiques et privées. Ensembles publics – Les requêtes enregistrées de tous les utilisateurs qui ne sont pas marquées comme privées L'onglet Tous les ensembles est disponible seulement pour les utilisateurs qui ont le rôle de Gestionnaire de répertoire. Ce rôle est également requis pour modifier des ensembles publics. Les ensembles d'exemplaires peuvent inclure des références à des notices supprimées. Les notices supprimées n'apparaissent pas dans les recherches de répertoire ou dans les tâches de normalisation. Utiliser des ensembles d'exemplaires permet d'effectuer des opérations sur des notices supprimées, telles que leur republication vers Primo. Il n'y a pas de limites sur le nombre de lignes de commande qui peuvent être incluses dans un ensemble.
	Statut : Affiche l'option de filtrer les ensembles selon s'ils sont actifs, inactifs ou bien tous (pour les ensembles actifs et inactifs).  Un ensemble actif signifie que l'ensemble peut être sélectionné lors de l'exécution d'un traitement manuel.  Un ensemble inactif signifie que l'ensemble ne peut pas être sélectionné par des utilisateurs lorsqu'ils exécutent un traitement manuel.
Supprimer	Quand un ou plusieurs ensembles sont sélectionnés, le bouton Supprimer s'affiche dans la barre d'outils. Choisissez cette option pour supprimer un ensemble. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation. Vous ne pouvez supprimer que des ensembles que vous avez créés. Un Gestionnaire du répertoire peut supprimer n'importe quel ensemble.
Exporter	Exporte les ensembles sélectionnés vers Excel (*.csv). Seules les 100 000 premières notices sont exportées.
Active/Désactiver l'écran divisé	Quand un ensemble est sélectionné sur l'écran Gérer les ensembles, l'écran se divise pour afficher un autre écran indiquant les informations associées à l'ensemble sélectionné. Les utilisateurs peuvent activer/désactiver la fonctionnalité d'écran divisé en cliquant sur l'un des deux boutons suivants . Pour plus d'informations, voir Vue divisée.
Créer un ensemble exemplarisé	Crée un ensemble statique d'exemplaires individuels qui sont sélectionnés ou chargés manuellement par le bibliothécaire (voir Créer des ensembles d'exemplaires).
Créer un ensemble logique	Crée une requête de recherche enregistrée. Elle est mise a jour dynamiquement chaque fois que la recherche est lancée (voir Créer des ensembles logiques).

Menu d'actions de la page Gérer les ensembles

      

Créer des ensembles d'exemplaires

1. Sur la page Gérer les ensembles (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les ensembles), cliquez sur Créer un ensemble exemplarisé. La page Détails de l’ensemble exemplarisé s'ouvre.
   
   Page Détails de l’ensemble exemplarisé
2. Entrez les détails du jeu de résultats dans les champs respectifs. Le champ Nom de l'ensemble est obligatoire et doit être unique.
   Le nom de l'ensemble ne peut contenir de caractères spéciaux (par exemple : &, #, $, %).
3. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires pour l'ensemble, si vous le souhaitez, en ajoutant une Description ou une Note.
4. Les options qui sont disponibles pour le champ Type de contenu de l'ensemble dépendent de vos droits comme cela est décrit en haut de cette page. Pour les environnements Primo VE, ce champ est défini sur Tous les titres si vous sélectionnez Découverte dans le champ Origine du contenu.
5. Par défaut, l'ensemble est créé comme privé (). Cela signifie que vous seul avez accès à l'ensemble. Si vous décochez la case (), l'ensemble devient un ensemble public et est accessible à tous les autres utilisateurs.
6. Par défaut, le Statut est défini sur Actif (). Vous pouvez décocher la case () si vous le souhaitez, pour que l'ensemble soit inactif. Les ensembles inactifs ne peuvent pas être sélectionnés par les utilisateurs lors de l'exécution d'un traitement manuel.
7. Le champ Origine du contenu indique l'origine des notices sources, qui est définie sur Institution uniquement. Pour les environnements Primo VE, vous pouvez également sélectionner l'option Découverte, qui vous permet de créer des jeux de résultats consistant en des notices non supprimées et basées sur les métadonnées utilisées par l'index Primo VE (tel que Type de ressource = Journaux).
8. Ajouter des notices à un ensemble à l'aide d'une des deux méthodes suivantes :

   Méthode	Description
   À partir de la recherche	Après avoir saisi un nom pour l'ensemble et défini les autres champs, cliquez sur Créer. Une page de recherche s'affiche en fonction du type de contenu sélectionné.
   À partir d'un fichier	Sélectionnez un fichier dans la section Ajouter les contenus du fichier au jeu qui contient les identifiants (MMS ID, ISSN, ISBN, etc). Ne cliquez pas sur Ajouter des membres à l'ensemble car cette option n'est pas fonctionnelle lors de l'ajout de notices à l'ensemble en téléchargeant un fichier. Le fichier importé doit être un fichier texte (.txt ou .csv ou les fichiers doivent être encodés enUTF-8) ou un fichier Excel (.xls ou .xlsx). Pour que les données soient lues, le fichier doit avoir le bon en-tête en haut de la colonne. Si le fichier Excel a plus d'une colonne, il utilise la première colonne de données qui a un type d'en-tête valide. Voir la table suivante pour les types d'en-tête acceptés. Il n'est pas tenu compte de toutes les autres informations du fichier. La création d'ensembles exemplarisés avec les MMS de la Zone Réseau pour les notices gérées sur la Zone Réseau n'est pas prise en charge. Les MMS de la Zone Institution doivent être utilisés à la place. Le fichier ne doit contenir aucun code-barres en double. Si le fichier contient des codes-carres en double, Alma ignore toutes les instances de ces codes-barres (par exemple, si le même code-barres est mentionné deux fois dans le fichier, Alma ignore les deux instances).  La création d'ensembles à partir de représentations numériques n'est pas prise en charge. Types d'en-tête Type de contenu En-tête Préfix d'identifiant Lorsque vous utilisez l'option de champ 035 dans un fichier (voir ci-dessous), le processus de mise en correspondance pour développer votre ensemble exemplarisé n'utilise que le champ 035 $a pour créer l'ensemble. Veuillez noter que cela diffère de la méthode de mise en correspondance utilisée dans une recherche avancée avec le paramètre Autre Numéro de système : le champ 035 $9 est compris, mais ce champ n'est pas accepté lors de la création d'un ensemble exemplarisé. La colonne d'en-tête ne doit comporter qu'une valeur pour chaque ligne, c'est-à-dire un seul identifiant par ligne. Par exemple, si une notice MMS possède plusieurs valeurs ISSN, seule l'une d'elles doit être incluse dans le fichier importé. Tous les titres Identifiant MMS ISSN (correspondances sur les champs actifs et non actifs (022 $a,z)) ISSN_A (correspondances uniquement sur les champs actifs (022 $a)) ISBN (correspondances sur les champs actifs et non actifs (020 $a,z)) ISBN_A (correspondances uniquement sur les champs actifs (020 $a)) Numéro OCLC 035 field 99 Autorités Identifiant MMS 98 Références Identifiant de la référence   Collections PID 81 Cours Course_ID. Pour plus d'informations, voir Gérer des cours. La valeur Course_ID est uniquement disponible dans Alma Analytics à l'heure actuelle.  La valeur Course_ID n'est pas identique au « Code » de cours trouvé dans Alma.   Fichiers numériques PID Lors de la création d'ensembles d'exemplaires à partir des rapports analytiques, il s'agit de l'IED (non de l'ID Rep). 13 Titres numériques PID Lors de la création d'ensembles d'exemplaires à partir des rapports analytiques, il s'agit de l'IED (non de l'ID Rep). ISSN ISBN Numéro OCLC 035 field 11 Collections électroniques PID 61 Ressources électroniques PID Identifiant de la ressource électronique 53 Titres électroniques PID ISSN ISBN Numéro OCLC 035 field 51 Ligne de commande Référence de ligne de commande   Exemplaires physiques Identifiant du document (ou PID ou PID de l'exemplaire) Quand vous créez des ensembles exemplarisés à partir de rapports analytiques, il s'agit de l'IEP (21) ou de l'identifiant d'exemplaire physique (23) (et non l'identifiant MMS bibliographique). Pour plus d'informations, voir Numéros de notices. Code-barres 21, 23 Titres physiques PID Quand vous créez des ensembles exemplarisés à partir de rapports analytiques, il s'agit de l'IEP (21) ou de l'identifiant d'exemplaire physique (23) (et non l'identifiant MMS bibliographique). Pour plus d'informations, voir Numéros de notices. ISSN ISBN Numéro OCLC 035 field 21, 23 Liste de lecture READING_LIST_CODE   Usager Code-barres Nom d'utilisateur (Identifiant principal par défaut) PRIMARYIDENTIFIER ID Institution Facebook Google Twitter   Fournisseur Code fournisseur   Les ensembles dont l'entête est constitué d'un PID seront correctement importés. Cependant, en raison d'un problème connu, vous ne pouvez accéder aux membres de tels ensembles. Pour plus d'informations, voir la vidéo Créer des ensembles d'exemplaires en téléchargeant des listes d'identifiants (1:53 min). Utilisateurs : Lors du téléchargement d'utilisateurs dans un ensemble d'exemplaires avec un fichier Excel, la cellule A1 doit contenir soit le code du type d'identifiant utilisé dans le fichier (voir Consulter les types d'identifiant utilisateur supplémentaires) soit USERNAME (pour l'identifiant principal), et les cellules suivantes de la colonne A doivent contenir les identifiants utilisateur. De la même façon, quand vous téléchargez un fichier .txt, la première ligne doit contenir soit le code du type d'identifiant utilisé dans le fichier, soit USERNAME ; les lignes suivantes doivent contenir les identifiants des utilisateurs (chacun séparé par un retour chariot). Par exemple, pour télécharger un ensemble de noms d'utilisateurs (identifiant principal par défaut), indiquez USERNAME dans la première ligne de votre fichier Excel/.txt, et renseignez les noms réels des utilisateurs dans les cellules/lignes suivantes. Pour plus de détails sur la consultation des types d'identifiants d'utilisateurs disponibles, voir Gérer les identifiants utilisateur. Exemple de Fichier Excel avec des identifiants utilisateur La validation est effectuée sur les types d'ensemble Utilisateurs, Lignes de commande et Exemplaires physiques. Le traitement Ajouter des membres à l'ensemble est exécuté et crée un ensemble à partir du fichier. Plusieurs instances de ce traitement peuvent être exécutées en parallèle.  Si vous cliquez sur Ajouter des membres à l'ensemble après avoir sélectionné un fichier, le fichier n'est pas chargé. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation pour faire une recherche dans le répertoire pour les notices à inclure dans l'ensemble. Les notices qui sont alors sélectionnées, et non pas celles qui sont dans le fichier sélectionné précédemment, sont incluses dans l'ensemble après que vous cliquez sur Terminé. La taille du fichier d'import ne doit pas excéder 10 MB. Si vous effectuez un import avec des données invalides, chaque cellule invalide sera ignorée. Si vous importez un fichier puis changez le type de contenu, vous devez importer à nouveau le fichier.
   Depuis Analytics	Sélectionnez Depuis Analytics. Veuillez noter que vous ne pouvez pas ajouter des membres (exemplaires, utilisateurs, etc.) à un ensemble existant à l'aide de cette méthode. Vous pouvez uniquement utiliser Analytique pour créer un nouvel ensemble.  Les options suivantes s'affichent : Ajouter des contenus depuis Analytique Sélectionnez une option dans la liste déroulante Dossier Analytics : Rapports récents - Les rapports qui ont été récemment utilisés sur l'écran Gérer les ensembles (et non les rapports créés récemment dans Analytics). Sélectionnez le rapport dans le champ Nom. Le champ Nom est rempli pour les rapports récents lorsque vous aurez créé un ensemble exemplarisé à partir d'un rapport et enregistré. Mes Rapports - Des rapports pour lesquels vous disposez des droits d'accès (voir Liste d'objets Analytics). Sélectionnez le rapport dans le champ Nom. Cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec les rapports, pas avec les tableaux de bord ni avec la visualisation des données. Cliquez sur Télécharger un rapport pour télécharger le rapport. De même, lorsque vous créez un jeu d'exemplaires à partir d'un fichier, le rapport Analytique doit contenir un en-tête avec un champ valide pour créer le rapport. Si le rapport contient un en-tête Titre en haut du rapport, il doit être supprimé. Pour plus d'informations, voir Analytique - Créer des ensembles dans Alma à partir d'un rapport analytique Alma.pptx. Un traitement crée l'ensemble Alma depuis le rapport Analytique. Pour visionner une vidéo concernant cette fonctionnalité, voir Créer un ensemble dans Alma à partir d'un rapport Alma Analytique.

9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer.
   Si vous avez utilisé la méthode d'entrée de fichier, le système exécute un traitement pour construire votre ensemble qui apparaît dans la liste d'ensembles lorsque cela est effectué. Le nombre de notices/membres dans l'ensemble peut être plus ou moins élevé que le nombre d'éléments dans le fichier entré. Si, par exemple, un ISBN a plusieurs correspondances dans la base de données Alma, toutes les correspondances trouvées sont ajoutées en tant que membres de l'ensemble ; et le contraire est vrai si aucune correspondance n'est trouvée. Comme pour les autres traitements exécutés, vous pouvez consulter le statut/historique du traitement sur la page Gestion des traitements (voir Consulter les traitements en cours et Consulter les traitements terminés).
   • Lorsque le traitement Ajouter des membres au jeu est exécuté à l'aide de la méthode d'entrée de fichier, le rapport de traitement qui en résulte comprendra un fichier de validation, si le fichier envoyé utilise une liste d'identifiants un-à-un, tels qu'un identifiant MMS, un identifiant de portfolio, un identifiant principal, etc.
   • Lorsque le traitement Ajouter des membres au jeu est exécuté en utilisant des identifiants pouvant potentiellement donner lieu à de nombreuses correspondances par identifiant, aucun fichier de validation ne se trouvera dans le rapport de traitement.

Ensembles Gestion des ressources

Pour un ensemble de la Gestion des ressources (un titre, une autorité, une collection ou un type d'inventaire), une page de recherche générique s'ouvre. Recherchez le contenu que vous souhaitez ajouter à l'ensemble à l'aide d'une recherche simple ou avancée. La page s'actualise pour afficher les résultats de la recherche. Pour plus d'informations, voir Recherche dans Alma.

Résultats de la recherche dans le répertoire pour des ensembles d'exemplaires

Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure dans l'ensemble, puis cliquez sur Enregistrer et filtrer la requête. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble. S'il y a beaucoup d'exemplaires, le traitement Gérer les membres d'un ensemble est exécuté pour ajouter les exemplaire à l'ensemble ; pour consulter les résultats, voir Consulter les traitements terminés.

Si vous effectuez une recherche sur Tous les titres, vous pouvez ajouter tous les exemplaires sur toutes les pages des résultats : sélectionnez Tout sélectionner, puis cliquez sur Confirmer dans la boite de dialogue de confirmation.

Pour des ensembles d'exemplaire, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

Ensembles Fournisseur

Pour un ensemble Fournisseur, la page Rechercher des fournisseurs s'ouvre.

Rechercher des fournisseurs

Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure à l'ensemble et cliquez sur Ajouter la sélection. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble.

Pour des ensembles d'exemplaires, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

Ensembles Utilisateur

Pour un ensemble Utilisateur, la page Rechercher et gérer les utilisateurs s'ouvre.

Rechercher et gérer des utilisateurs

Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure à l'ensemble et cliquez sur Ajouter la sélection. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble.

Pour des ensembles d'exemplaires, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

Consulter et supprimer les membres d'ensembles d'exemplaires

Modifier des ensembles d'exemplaires