Travailler avec des ressources électroniques : aperçu
Cette section décrit les concepts et les éléments concernés par le travail avec les ressources électroniques et fournit des liens vers les endroits où chaque élément est abordé en détail dans l'aide en ligne.
Rôles et modèle de données
Rôles
Pour gérer les ressources électroniques dans Alma, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
- Opérateur d'inventaire électronique OU Gestionnaire du répertoire– requis pour activer les ressources électroniques
- Opérateur d'inventaire électronique étendu (requis pour les opérations de suppression)
- Opérateur d'inventaire CDI – requis pour travailler avec l'index de découverte centralisé (CDI).
Modèle de Données
Les ressources électroniques sont organisées dans Alma selon trois niveaux hiérarchiques :
- Collection électronique – Une collection de ressources électroniques correspondant soit à un bouquet de portfolios électroniques (c'est-à-dire un bouquet agrégateur ou un bouquet sélectif) soit à une base de données (qui ne comprend pas de portfolio ni de service de texte intégral et dont les ressources ne peuvent pas être gérées de manière individuelle à l'aide d'une interface).
- Services électroniques – Différents types d'accès à la ressource électronique, par exemple, texte intégral ou texte intégral sélectionné et informations de connexion/liaison. Par exemple un service de texte intégral donne à l'utilisateur accès au texte intégral de la ressource électronique.
- Portfolios électroniques – Publications en série ou monographies qui peuvent correspondre à des entités autonomes ou faire partie d'une collection électronique. Les portfolios électroniques comprennent des informations spécifiques sur la couverture (locale ou globale), les services et le lien pour un titre électronique particulier. Les portfolios électroniques peuvent contenir différents types de documents (revue en ligne, livre électronique, vidéo en streaming, etc.).
Pour plus d'informations sur le modèle de données de ressources électroniques, regardez la vidéo Ressources électroniques dans Alma : terminologie et modèle d’inventaire (4:45)
Aperçu de la Zone de communauté
La Zone de communauté Alma correspond au catalogue central de la communauté d'Alma, partagé entre tous les utilisateurs d'Alma. Les institutions peuvent accéder facilement aux notices qu'elles souhaitent ajouter à leurs catalogues locaux.
Pour plus d'informations sur la Zone de communauté, la Zone Institution et la Zone Réseau, voir Ressources électroniques dans Alma : les trois zones (6:17)
Composants de la Zone de communauté
- Catalogue de la communauté
Notices bibliographiques décrivant les ressources électroniques, notices MARC venant des éditeurs/partenaires, chargées par Ex Libris. Le catalogue permet aux bibliothèques de travailler directement dans un environnement collaboratif de gestion des métadonnées. Les institutions peuvent lier des collections directement à une notice communauté, copier des notices de communauté à un catalogue local, ou modifier et mettre à jour des notices communauté. Elles peuvent également contribuer leurs collections locales et ajouter des portfolios de certains types au catalogue de la communauté.
- Base de connaissances centrale (inventaire électronique)
Collections électroniques de ressources électroniques mises à disposition par des fournisseurs, avec des informations de liaison et des titres individuels dans les collections électroniques
- Autorités globales
Fichiers d'autorité de nombreux vocabulaires différents, tels que les noms et sujets LC, MESH et GND de la Deutsche Nationalbibliothek. Les autorités sont synchronisées avec l'agence d'autorisation correspondante, permettant ainsi à chaque institution d'accéder aux avantages du contrôle d'autorité sans avoir à utiliser leurs ressources locales pour synchroniser elles-mêmes les fichiers d'autorité.
Activer un inventaire électronique depuis la Zone de communauté
Le processus de gestion de l'inventaire électronique depuis la Zone de communauté commence par l'activation d'une collection électronique agrégatrice ou sélective à partir de la Zone de communauté. Cela déclenche la création des entités suivantes au sein de la Zone Institution :
- La création d'une copie locale (au sein de l'institution) de la notice d'inventaire, avec un lien vers la Zone de communauté.
- La création d'une copie locale de la notice bibliographique, liée à la Zone de communauté.
Désormais, lorsqu'un changement est apporté à l'inventaire ou à la notice bibliographique dans la Zone de communauté, ce changement est également automatiquement reflété dans l'institution.
Cela comporte les avantages suivants :
- Cela permet aux bibliothécaires d'économiser un temps précieux.
- Cela permet de garantir que les données soient toujours à jour.
Voir Activer des ressources électroniques depuis la Zone de communauté.
De plus, vous pouvez activer des portfolios électroniques spécifiques (et non des collections entières). Cela crée une copie locale du portfolio. Voir Using Portfolio Loader to activate Community Zone Electronic Resources.
Liste des tâches de mise à jour de la Zone de communauté
Les collections et portfolios électroniques sont ajoutés et mis à jour de manière hebdomadaire dans la base de connaissances de la communauté (CKB) Alma et sont ensuite disponibles pour être activées à partir de la Zone de communauté.
Chaque mise à jour hebdomadaire du dimanche est ajoutée à la base de connaissances. Chaque institution ayant activé des collections électroniques dans la base de connaissances reçoit automatiquement les notifications de mise à jour via la liste de tâches de mise à jour de la Zone de communauté. La liste de tâches de la Zone de communauté permet aux institutions de consulter les changements et de prendre des mesures supplémentaires.
Pour plus de détails, voir Travailler avec la liste des tâches de mise à jour de la Zone de communauté.
Téléchargement automatique de holdings électroniques sur Alma
Vous pouvez mettre à jour les holdings électroniques pour des revues et des livres à partir de nombreux fournisseurs en récupérant automatiquement les holdings spécifiques à l'institution. Vous pouvez le faire selon un calendrier adapté à vos besoins, en utilisant un traitement planifié.
Pour plus de détails, voir Téléchargement automatique des holdings électroniques.
Notices bibliographiques et URL de collection électronique ajoutées à la Zone de communauté
Les notices bibliographiques pour des collections électroniques et les URL sont disponibles dans la Zone de communauté. Elles sont mises à jour dans la Zone de communauté dans le cadre du processus de mise à jour CKB de manière hebdomadaire.
Vous pouvez exposer et fournir l'accès à ces notices bibliographiques et URL aux lecteurs via le système de découverte.
Aperçu de la Zone Institution
La Zone Institution est le niveau basique de données et de gestion de workflow dans Alma, dans lequel les notices sont gérées par l'institution. Une institution peut lier ses notices d'inventaire aux notices de métadonnées dans la zone Communauté ou la zone réseau, qui permettent toutes les deux de ne pas avoir à télécharger ces notices dans le catalogue local. De plus, une institution peut copier (ou télécharger) des notices de catalogue depuis des catalogues partagés (en communauté ou réseau) dans le catalogue de la zone Institution locale.
La Zone Institution (catalogue local) contient des notices bibliographiques locales qui ont été créées, copiées ou importées localement par l'institution. L'inventaire est lié à la notice MMS (système de gestion des métadonnées).
Le processus de publication (par exemple, sur Primo) permet à l'utilisateur final d'accéder à l'inventaire.
L'inventaire de la Zone Institution contient tout le matériel qui a été acquis et géré de manière locale par l'institution et mis à disposition des lecteurs :
- Physique - holdings et exemplaires
- Électronique - portfolios et collections électroniques
- Numérique - représentations et fichiers
Les ressources peuvent rediriger vers le catalogue de la Zone Institution ou vers le catalogue de la Zone de communauté.
Gérer les ressources électroniques
- La gestion de collection électronique comprend l'ajout, la modification et la suppression des collections électroniques, la liaison de la collection électronique locale à la Zone de communauté, ainsi que la modification des services électroniques.
- La gestion du portfolio électronique comprend l'ajout, la modification et la suppression des portfolios autonomes, des portfolios qui font partie d'une collection électronique, ou d'un ensemble de portfolios autonomes sur une collection électronique, le déplacement de portfolios entre les collections, l'utilisation du chargeur de portfolio pour modifier les informations du portfolio par lot, la réalisation de modifications globales sur les portfolios et l'association d'une licence à un portfolio.
Pour plus de détails, voir Gérer des ressources électroniques.
Contribuer des ressources locales à la Zone de communauté
Toutes les institutions peuvent :
- Mettre à jour des notices bibliographiques de la Zone de communauté
- Ajouter, dans les collections de la Zone de communauté, des portfolios de divers types (revues électroniques gratuites, revues électroniques diverses, livres électroniques gratuits divers et documents officiels des États-Unis)
- Contribuer des collections dans la Zone de communauté
Votre Alma doit se trouver en production pour pouvoir participer.
Pour plus de détails, voir Contribution de ressources locales.
Liste des tâches d'activation des ressources électroniques
Après l'ajout d'une ressource électronique à l'inventaire, la bibliothèque peut souhaiter effectuer d'autres tâches avant de rendre la ressource visible par les lecteurs. Par exemple, la bibliothèque peut vouloir tester l'accès à la ressource électronique pour confirmer qu'il fonctionne correctement.
Sur Alma, ces tâches sont gérées grâce aux options fournies par la liste des tâches d'activation des ressources électroniques. Les ressources qui ont été commandées à partir de la Zone de communauté sont automatiquement ajoutées à la page Liste des tâches d'activation des ressources électroniques.
Pour plus d'informations, voir Activation des ressources électroniques et liste de tâches d'activation.
Résolveur de liens
Le résolveur de liens Alma (URL de page de service) est un élément d'Alma qui permet la liaison vers des ressources électroniques à partir de n'importe quelle source conforme à la norme OpenURL (EBSCO, ProQuest, Pubmed etc.). Le résolveur de liens Alma garantit que les lecteurs de la bibliothèque puissent accéder aux liens corrects vers le contenu électronique détenu par la bibliothèque.
Voir Résolveur de liens.
Index de découverte centralisé (CDI)
L'index de découverte centralisé (CDI) vous permet de gérer vos collections électroniques en vue de la découverte dans Alma.
Pour un article complet concernant le CDI et ses avantages, consultez The Ex Libris Central Discovery Index (CDI) - An Overview.
Partager des ressources électroniques avec des systèmes tiers
Alma permet d'exporter des notices bibliographiques, d'inventaire et d'autorité dans leur format de base (y compris MARC 21 XML ou binaire et Dublin Core XML) vers des systèmes tiers. Vous pouvez déterminer les notices à exporter, le calendrier d'exportation et les services supplémentaires à exécuter lors de l'exportation :
- Des données publiées progressivement via des fichiers ou via OAI-PMH (protocole pour la collecte de métadonnées de l'Initiative pour les Archives ouvertes).
- Facultatif : enrichissement des données avec des données de notice non-bibliographique (telles que des données liées à l'inventaire).
- Une normalisation (reformatage) des données publiées.
- Une notification à propos de la suppression d'inventaire.
Voir Profils de publication.
Gérer vos ressources électroniques par fournisseur
Alma vous permet de voir facilement vos abonnements auprès des fournisseurs et leur statut de disponibilité dans Alma. Cette fonction vous permet de garantir que les ressources acquises auprès du fournisseur sont activées dans l'institution et d'empêcher les situations dans lesquelles l'institution a accès à des collections électroniques spécifiques mais ne les active pas. Cela vous permet de réduire l'écart entre ce qui a été acquis et ce qui est réellement activé.
Pour plus de détails, voir Mes ressources électroniques par fournisseur.
Analyse de chevauchement et de collection
Alma offre la possibilité de réaliser des analyses de chevauchement pour les ressources électroniques. Lorsque vous prenez des décisions en matière d'acquisitions, cette fonction vous permet de comparer le contenu des collections électroniques afin de détecter les abonnements qui pourraient éventuellement se chevaucher. Si la collection/les titres sont inclus dans d'autres collections différentes, il peut être judicieux de les annuler/ne pas les renouveler.
Pour plus de détails, voir Travailler avec une analyse de chevauchement et de collection