Téléchargement automatique des holdings électroniques
Le processus de téléchargement de holdings électroniques est configuré pour automatiser la procédure de réception de mises à jour continues (envoyées par les éditeurs) pour les holdings électroniques de la bibliothèque. Le processus automatique se base sur des fichiers KBART récupérés automatiquement auprès de l'éditeur et ajoutés dans Alma. Le fichier KBART contenant les holdings de la bibliothèque est mis en correspondance avec une collection existante de la Zone de communauté (qui doit être activée dans l'institution pour que l'intégration automatique fonctionne), et un portfolio activé par la Zone de communauté est créé/supprimé, en fonction du contenu du fichier KBART. Ex Libris travaille avec un nombre croissant d'éditeurs afin de les ajouter et de les intégrer à Alma, pour poursuivre l'automatisation des processus de la bibliothèque. Vous trouverez ci-dessous un graphique montrant le processus général :
Ex Libris vous recommande de configurer les collections de holdings automatiques de manière à ce qu’elles n’activent pas automatiquement les nouveaux portfolios (auto-activation désactivée). L’activation de tous les portfolios pertinents est effectuée par le traitement de holdings automatiques. Utilisez uniquement ‘Activer automatiquement les nouveaux portfolios’ quand vous vous abonnez à l’ensemble du contenu d’une collection spécifique et souhaitez que tous les nouveaux portfolios soient automatiquement activés.
| 1 | Un profil d'intégration de type Télécharger collection électronique doit être configuré. |
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Il est nécessaire qu'une collection de Zone de communauté adaptée soit activée. Chaque éditeur dispose de ses propres collections adaptées, voir ci-dessous pour plus d'informations. Les flèches bleues situées au-dessus indiquent le processus automatisé. |
| 3 | Une fois votre jeton obtenu auprès d’un fournisseur, nous vous recommandons d’attendre une semaine avant d’exécuter le traitement de holdings automatiques. Cela donne au fournisseur le temps de gérer le fichier de holdings de votre bibliothèque, qu’Alma récupérera. Si le traitement est déclenché avant que ce fichier soit disponible, il rencontrera des erreurs et affichera le message : « The holdings file is missing for the institution unique ID. » |
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Alma activera les portfolios à partir de la Zone de communauté. Si le fichier KBART ne contenait aucun portfolio déjà activé dans Alma (accès aux holdings supprimés par l'éditeur), Alma supprimera ses portfolios de la collection concernée. Pour la plupart des fournisseurs, la correspondance avec les portfolios de collection de la Zone de communauté s'effectue sur la base de l'ISSN/ISBN. Il arrive parfois que la collection contienne plusieurs portfolios avec le même ISBN/ISSN, pour différentes raisons, telles que différentes versions (par exemple, la copie principale et celle de rechange). À l'heure actuelle, en cas de correspondance multiple, le portfolio pertinent (ou les deux) peut être activé manuellement. Pour plus d'informations, voir : Surveiller le traitement Télécharger collection électronique. Dans la version de mai 2024, les holdings automatiques Taylor & Francis sont passées de la mise en correspondance avec ISSN/ISBN à une mise en correspondance basée sur une clé unique. Ce changement vise à réduire le nombre de correspondances multiples et à améliorer l'automatisation des processus de holdings automatiques. Dans les prochaines versions, nous prévoyons d'étendre cette approche aux autres fournisseurs. |
La planification spécifique du chargement est déterminée dans chaque profil d'intégration de fournisseur. Même s'il y a plusieurs options de planification pour chaque intégration, la mise à jour réelle n'est effectuée que si le fournisseur dispose des fichiers mis à jour de son côté. Lorsque le traitement planifié a été exécuté, mais qu'aucune mise à jour n'a été enregistrée du côté du fournisseur, aucune mise à jour n'est appliquée à la collection dans Alma.
Toutes les holdings, y compris celles de couverture locale, seront écrasées par la couverture dans le fichier du fournisseur.
| Fournisseur | Fréquence de téléchargement * | Voir plus |
|---|---|---|
| Springer | Hebdomadaire |
Télécharger des collections électroniques depuis SPRINGER
La Zone de communauté propose les collections électroniques Springer suivantes :
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| Sage | Hebdomadaire |
Télécharger des holdings électroniques sur Sage
La Zone de communauté propose les collections électroniques Sage suivantes :
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| Elsevier | Hebdomadaire |
Télécharger les collections électroniques depuis Elsevier
La Zone de communauté consolide les collections de la Zone de communauté Elsevier dans les collections « Complete » suivantes :
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| ProQuest Livre électronique central | Quotidien |
Télécharger des holdings électroniques depuis ProQuest Ebook Central pour les titres sur abonnement/détenus/DDA
La Zone de communauté fournit la collection électronique ProQuest Ebook Central suivante :
L'intégration du téléchargement des holdings électroniques ProQuest Ebook Central gère les titres ProQuest Ebook Central suivants :
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| Ovid | Hebdomadaire |
Télécharger des collections électroniques
La Zone de communauté propose les collections électroniques Ovid suivantes :
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| Wiley | Hebdomadaire |
Télécharger des holdings électroniques depuis Wiley
Le téléchargement automatique de holdings électroniques permet désormais aux bibliothèques de mettre à jour leurs holdings au sein des offres de revues et livres Wiley à l'aide d'un processus automatisé unique. Une fois activé, le processus télécharge automatiquement un fichier de holdings au format KBART depuis la plateforme Wiley, charge le fichier et met à jour vos holdings dans les collections Wiley. Dans cet objectif, les collections dédiées suivantes ont été ajoutées à la Zone de communauté. Elles contiennent tous les livres et toutes les revues disponibles auprès de Wiley :
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| Taylor and Francis | Hebdomadaire |
Télécharger des holdings électroniques depuis Taylor and Francis
Le téléchargement automatique des holdings électroniques permet aux bibliothèques de mettre à jour leurs holdings appartenant à la collection de livres et de revues Taylor and Francis. Une fois activé, le processus télécharge automatiquement un fichier de holdings au format KBART depuis la plateforme Taylor &Francis, charge le fichier et met à jour vos holdings dans la collection Taylor and Francis. Cette intégration évite aux utilisateurs d'avoir besoin de mettre à jour manuellement les portfolios qui ont été mis à jour par Taylor and Francis. La Zone de communauté propose les collections électroniques Taylor and Francis suivantes :
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| Project MUSE | Hebdomadaire |
Charger des holdings électroniques de Project MUSE
Identifiants de collection pour Project MUSE :
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| JSTOR | Quotidien
L'exécution au Quotidien de ce traitement nécessite plus de ressources. Ex Libris ne bloquera pas cette option si elle est choisie. |
Télécharger des holdings électroniques de JSTOR
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| Preselect | Hebdomadaire |
Télécharger des holdings électroniques sur Preselect La Zone de communauté propose les collections électroniques Preselect suivantes :
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Surveiller le traitement Télécharger collection électronique.
Le rapport du traitement Télécharger collection électronique comprend des informations générales, telles que le nombre de titres qui viennent d'être activés et le nombre de titres supprimés (portfolios). Cela comprend également les éléments suivants (pour tous les fournisseurs sauf EBC) :
- Un lien vers une liste Excel de tous les titres du fichier du fournisseur pour l'institution spécifique et leur statut de traitement.
- Un lien vers la page Gérer le répertoire supprimé pour voir des informations sur les notices bibliographiques et les portfolios supprimés.
Pour plus d'informations sur la page Gérer le répertoire supprimé, voir Restaurer des notices supprimées.La page Gérer le répertoire supprimé est disponible en lecture seule pour tous les utilisateurs, sauf ceux ayant le rôle « REPOSITORY_MANAGER ». Les gestionnaires de répertoire peuvent utiliser l'action Restaurer. Les exemplaires restaurés sont supprimés de la liste des holdings supprimées. - Les compteurs du nombre de Correspondances multiples et d'erreurs de MMS manquant (Aucun MMS trouvé).
Les portfolios contenant des lignes de commande ne seront supprimés dans aucun traitement Télécharger collection électronique. Ils s'afficheront sous Suppressions ignorées dans le rapport.
Rapport de traitement - traitement de holdings électroniquesEn cas d'erreur de correspondance (correspondances multiples ou absence de MMS), il est recommandé de télécharger le fichier et de l'examiner.
Si le traitement Télécharger collection électronique renvoie un message « Terminé avec un échec », le traitement est annulé et aucune notice n’est traitée. Les données seront traitées à la prochaine exécution du traitement, et les notices seront correctement traitées.
Structure du fichier Excel
Le fichier comprend des informations bibliographiques sur le titre – dans les colonnes Titre, ISBN/ISSN.
Le fichier contient également 2 colonnes importantes pour chaque titre :
- Action – ce qui est arrivé au titre dans Alma
- Erreurs/Avertissements – s'il y a eu un problème avec le titre
Par exemple :
Dans la plupart des cas, la colonne Erreurs/Avertissements est vide et la colonne d'action correspondante est Localiser et Activer ou Mettre à jour le portfolio. Cela signifie que le titre a été trouvé et que le portfolio a bien été activé ou que le portfolio existant a bien été mis à jour. S'il y a eu un problème avec un titre spécifique, il s'affiche dans la colonne Erreurs/Avertissements.
Deux scénarios nécessitent votre attention :
- Plusieurs correspondances – le traitement de holdings automatiques établit des correspondances basées sur l'ISBN/ISSN pour la plupart des fournisseurs. Si plusieurs portfolios dans la collection de la CZ pertinente ont le même ISSN/ISBN, une correspondance multiple est trouvée et le traitement n'active pas automatiquement le portfolio, car il ne sait pas lequel activer. Dans ce cas, vous devez accéder directement à la collection de la Zone de communauté et activer manuellement le bon portfolio. Vous n'aurez à le faire qu'une fois. L'exécution suivante du traitement ne désactive pas le portfolio que vous avez activé manuellement, car son ISSN/ISBN existe dans le fichier d'entrée.
- Titre non trouvé – aucune correspondance n'a été trouvée dans la collection de la Zone de communauté pertinente. Cela peut être le cas pour les nouveaux titres qui se trouvent déjà dans le fichier d'une institution spécifique, mais qui n'ont pas encore été chargés dans la Zone de communauté. Dans ce cas, nous vous recommandons d'attendre la prochaine exécution du traitement. Si, après une semaine, le titre ne se trouve toujours pas dans la Zone de communauté, vous pourrez alors ouvrir un ticket auprès de l'assistance.