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Créer des ensembles d'exemplaires

1. Sur la page Gérer les jeux de résultats (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les jeux de résultats), cliquez sur Ajouter un ensemble > Exemplarisé. La page Détails du jeu de résultats s'ouvre.
   
   Page Détails du jeu de résultats pour des ensembles d'exemplaires
2. Entrez les détails du jeu de résultats dans les champs respectifs. Le champ Nom de l'ensemble est obligatoire et doit être unique.
   Le nom de l'ensemble ne peut contenir de caractères spéciaux (par exemple : &, #, $, %).
3. Les options qui sont disponibles pour le champ Type de contenu de l'ensemble dépendent de vos droits comme cela est décrit en haut de cette page. Pour les environnements Primo VE, ce champ est défini sur Tous les titres si vous sélectionnez Découverte dans le champ Origine du contenu.
4. Par défaut, l'ensemble est conçu comme un ensemble Privé (Oui). Cela signifie que vous seul avez accès à l'ensemble. Si vous sélectionnez Non, l'ensemble devient un ensemble public et est accessible à tous les autres utilisateurs.
5. Par défaut, le Statut est défini sur Actif. De manière facultative, sélectionnez Inactif. Les ensembles inactifs ne peuvent pas être sélectionnés par les utilisateurs lors de l'exécution d'un traitement manuel.
6. Le champ Origine du contenu indique l'origine des notices sources, qui est définie sur Institution uniquement. Pour les environnements Primo VE, vous pouvez également sélectionner l'option Découverte, qui vous permet de créer des jeux de résultats consistant en des notices non supprimées et basées sur les métadonnées utilisées par l'index Primo VE (tel que Type de ressource = Journaux).
7. Ajouter des notices à un ensemble à l'aide d'une des deux méthodes suivantes :

   Méthode	Description
   Télécharger un fichier	Sélectionnez un fichier dans la section Ajouter les contenus du fichier au jeu qui contient les identifiants (MMS ID, ISSN, ISBN, etc). Ne cliquez pas sur Ajouter des membres à l'ensemble car cette option n'est pas fonctionnelle lors de l'ajout de notices à l'ensemble en téléchargeant un fichier. Le fichier importé doit être un fichier texte (.txt ou .csv ou les fichiers doivent être encodés enUTF-8) ou un fichier Excel (.xls ou .xlsx). Pour que les données soient lues, le fichier doit avoir le bon en-tête en haut de la colonne. Si le fichier Excel a plus d'une colonne, il utilise la première colonne de données qui a un type d'en-tête valide. Voir la table suivante pour les types d'en-tête acceptés. Il n'est pas tenu compte de toutes les autres informations du fichier. La création d'ensembles exemplarisés avec les MMS de la Zone Réseau pour les notices gérées sur la Zone Réseau n'est pas prise en charge. Les MMS de la Zone Institution doivent être utilisés à la place. Le fichier ne doit contenir aucun code-barres en double. Si le fichier contient des codes-carres en double, Alma ignore toutes les instances de ces codes-barres (par exemple, si le même code-barres est mentionné deux fois dans le fichier, Alma ignore les deux instances).  La création d'ensembles à partir de représentations numériques n'est pas prise en charge. Types d'en-tête Type de contenu En-tête Préfix d'identifiant Lorsque vous utilisez l'option de champ 035 dans un fichier (voir ci-dessous), le processus de mise en correspondance pour développer votre ensemble exemplarisé n'utilise que le champ 035 $a pour créer l'ensemble. Veuillez noter que cela diffère de la méthode de mise en correspondance utilisée dans une recherche avancée avec le paramètre Autre Numéro de système : le champ 035 $9 est compris, mais ce champ n'est pas accepté lors de la création d'un ensemble exemplarisé. La colonne d'en-tête ne doit comporter qu'une valeur pour chaque ligne, c'est-à-dire un seul identifiant par ligne. Par exemple, si une notice MMS possède plusieurs valeurs ISSN, seule l'une d'elles doit être incluse dans le fichier importé. Tous les titres Identifiant MMS ISSN (correspondances sur les champs actifs et non actifs (022 $a,z)) ISSN_A (correspondances uniquement sur les champs actifs (022 $a)) ISBN (correspondances sur les champs actifs et non actifs (020 $a,z)) ISBN_A (correspondances uniquement sur les champs actifs (020 $a)) Numéro OCLC 035 field 99 Autorités Identifiant MMS 98 Références Identifiant de la référence   Collections PID 81 Cours Course_ID. Pour plus d'informations, voir Gérer des cours.   Fichiers numériques PID Lors de la création d'ensembles d'exemplaires à partir des rapports analytiques, il s'agit de l'IED (non de l'ID Rep). 13 Titres numériques PID Lors de la création d'ensembles d'exemplaires à partir des rapports analytiques, il s'agit de l'IED (non de l'ID Rep). ISSN ISBN Numéro OCLC 035 field 11 Collections électroniques PID 61 Ressources électroniques PID Identifiant de la ressource électronique 53 Titres électroniques PID ISSN ISBN Numéro OCLC 035 field 51 Ligne de commande Référence de ligne de commande   Exemplaires physiques Identifiant du document (ou PID ou PID de l'exemplaire) Quand vous créez des ensembles exemplarisés à partir de rapports analytiques, il s'agit de l'IEP (21) ou de l'identifiant d'exemplaire physique (23) (et non l'identifiant MMS bibliographique). Pour plus d'informations, voir Numéros de notices. Code-barres 21, 23 Titres physiques PID Quand vous créez des ensembles exemplarisés à partir de rapports analytiques, il s'agit de l'IEP (21) ou de l'identifiant d'exemplaire physique (23) (et non l'identifiant MMS bibliographique). Pour plus d'informations, voir Numéros de notices. ISSN ISBN Numéro OCLC 035 field 21, 23 Liste de lecture READING_LIST_CODE   Usager Code-barres Nom d'utilisateur (Identifiant principal par défaut) PRIMARYIDENTIFIER ID Institution Facebook Google Twitter   Fournisseur Code fournisseur   Les ensembles dont l'entête est constitué d'un PID seront correctement importés. Cependant, en raison d'un problème connu, vous ne pouvez accéder aux membres de tels ensembles. Pour plus d'informations, voir la vidéo Créer des ensembles d'exemplaires en téléchargeant des listes d'identifiants (1:53 min). Utilisateurs : Lors du téléchargement d'utilisateurs dans un ensemble d'exemplaires avec un fichier Excel, la cellule A1 doit contenir soit le code du type d'identifiant utilisé dans le fichier (voir Consulter les types d'identifiant utilisateur supplémentaires) soit USERNAME (pour l'identifiant principal), et les cellules suivantes de la colonne A doivent contenir les identifiants utilisateur. De la même façon, quand vous téléchargez un fichier .txt, la première ligne doit contenir soit le code du type d'identifiant utilisé dans le fichier, soit USERNAME ; les lignes suivantes doivent contenir les identifiants des utilisateurs (chacun séparé par un retour chariot). Par exemple, pour télécharger un ensemble de noms d'utilisateurs (identifiant principal par défaut), indiquez USERNAME dans la première ligne de votre fichier Excel/.txt, et renseignez les noms réels des utilisateurs dans les cellules/lignes suivantes. Pour plus de détails sur la consultation des types d'identifiants d'utilisateurs disponibles, voir Gérer les identifiants utilisateur. Exemple de Fichier Excel avec des identifiants utilisateur La validation est effectuée sur les types d'ensemble Utilisateurs, Lignes de commande et Exemplaires physiques. Le traitement Ajouter des membres à l'ensemble est exécuté et crée un ensemble à partir du fichier. Plusieurs instances de ce traitement peuvent être exécutées en parallèle.  Si vous cliquez sur Ajouter des membres à l'ensemble après avoir sélectionné un fichier, le fichier n'est pas chargé. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation pour faire une recherche dans le répertoire pour les notices à inclure dans l'ensemble. Les notices qui sont alors sélectionnées, et non pas celles qui sont dans le fichier sélectionné précédemment, sont incluses dans l'ensemble après que vous cliquez sur Terminé. La taille du fichier d'import ne doit pas excéder 10 MB. Si vous effectuez un import avec des données invalides, chaque cellule invalide sera ignorée. Si vous importez un fichier puis changez le type de contenu, vous devez importer à nouveau le fichier.
   Télécharger un rapport Alma Analytique	Sélectionnez Depuis Analytique. Veuillez noter que vous ne pouvez pas ajouter des membres (exemplaires, utilisateurs, etc.) à un ensemble existant à l'aide de cette méthode. Vous pouvez uniquement utiliser Analytique pour créer un nouvel ensemble.  Les options suivantes s'affichent : Ajouter des contenus depuis Analytique Sélectionnez une option dans la liste déroulante Dossier Analytique : Rapports récents - Les rapports qui ont été récemment utilisés sur l'écran Gérer les jeux (et non les rapports créés récemment dans Analytique). Sélectionnez le rapport dans le champ Nom. Le champ Nom est rempli pour les rapports récents lorsque vous aurez créé un ensemble exemplarisé à partir d'un rapport et enregistré. Mes Rapports - Des rapports pour lesquels vous disposez des droits d'accès (voir Liste d'objets Analytique). Sélectionnez le rapport dans le champ Nom. Cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec les rapports, pas avec les tableaux de bord ni avec la visualisation des données. Cliquez sur Télécharger un rapport pour télécharger le rapport. De même, lorsque vous créez un jeu d'exemplaires à partir d'un fichier, le rapport Analytique doit contenir un en-tête avec un champ valide pour créer le rapport. Si le rapport contient un en-tête Titre en haut du rapport, il doit être supprimé. Pour plus d'informations, voir Analytique - Créer des ensembles dans Alma à partir d'un rapport analytique Alma.pptx. Un traitement crée l'ensemble Alma depuis le rapport Analytique. Pour visionner une vidéo concernant cette fonctionnalité, voir Créer un ensemble dans Alma à partir d'un rapport Alma Analytique.
   Sélectionner des notices à partir du répertoire	Cliquez sur Ajouter des membres à l'ensemble. Une page de recherche s'affiche en fonction du type de contenu sélectionné. Les sections suivantes décrivent la procédure des différents types de contenu.

8. Lorsque vous avez terminé, cliquez Enregistrer
   Si vous avez utilisé la méthode d'entrée de fichier, le système exécute un traitement pour construire votre ensemble qui apparaît dans la liste d'ensembles lorsque cela est effectué. Le nombre de notices/membres dans l'ensemble peut être plus ou moins élevé que le nombre d'éléments dans le fichier entré. Si, par exemple, un ISBN a plusieurs correspondances dans la base de données Alma, toutes les correspondances trouvées sont ajoutées en tant que membres de l'ensemble ; et le contraire est vrai si aucune correspondance n'est trouvée. Comme pour les autres traitements exécutés, vous pouvez consulter le statut/historique du traitement sur la page Gestion des traitements (voir Consulter les traitements en cours et Consulter les traitements terminés).
   • Lorsque le traitement Ajouter des membres au jeu est exécuté à l'aide de la méthode d'entrée de fichier, le rapport de traitement qui en résulte comprendra un fichier de validation, si le fichier envoyé utilise une liste d'identifiants un-à-un, tels qu'un identifiant MMS, un identifiant de portfolio, un identifiant principal, etc.
   • Lorsque le traitement Ajouter des membres au jeu est exécuté en utilisant des identifiants pouvant potentiellement donner lieu à de nombreuses correspondances par identifiant, aucun fichier de validation ne se trouvera dans le rapport de traitement.

Ensembles Gestion des ressources

Pour un ensemble de la Gestion des ressources (un titre, une autorité, une collection ou un type d'inventaire), une page de recherche générique s'ouvre. Recherchez le contenu que vous souhaitez ajouter à l'ensemble à l'aide d'une recherche simple ou avancée. La page s'actualise pour afficher les résultats de la recherche. Pour plus d'informations, voir Recherche dans Alma.

Résultats de la recherche dans le répertoire pour des ensembles d'exemplaires

Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure dans l'ensemble, puis cliquez sur Enregistrer et filtrer la requête. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble. S'il y a beaucoup d'exemplaires, le traitement Gérer les membres d'un ensemble est exécuté pour ajouter les exemplaire à l'ensemble ; pour consulter les résultats, voir Consulter les traitements terminés.

Si vous effectuez une recherche sur Tous les titres, vous pouvez ajouter tous les exemplaires sur toutes les pages des résultats : sélectionnez Tout sélectionner, puis cliquez sur Confirmer dans la boite de dialogue de confirmation.

Pour des ensembles d'exemplaire, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

Ensembles Fournisseur

Pour un ensemble Fournisseur, la page Rechercher des fournisseurs s'ouvre.

Rechercher des fournisseurs

Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure à l'ensemble et cliquez sur Ajouter la sélection. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble.

Pour des ensembles d'exemplaires, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

Ensembles Utilisateur

Pour un ensemble Utilisateur, la page Rechercher et gérer les utilisateurs s'ouvre.

Rechercher et gérer des utilisateurs

Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure à l'ensemble et cliquez sur Ajouter la sélection. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble.

Pour des ensembles d'exemplaires, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

Consulter et supprimer les membres d'ensembles d'exemplaires

Modifier des ensembles d'exemplaires