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    Gérer les requêtes de recherche et les ensembles

    Translatable

    Tous les rôles pouvant effectuer une recherche dans le répertoire peuvent enregistrer une requête afin de créer un ensemble et de gérer des ensembles (un utilisateur peut uniquement gérer des ensembles qu'il a créés lui-même).

    Cela n'est cependant possible que pour les types de contenu avec lesquels un utilisateur a le droit de travailler, selon le rôle qui lui est attribué. 

    Vous avez besoin du rôle Gestionnaire de répertoire pour voir les résultats combinés des ensembles créés par d'autres utilisateurs.

    Les rôles suivants sont requis, en fonction du type de contenu de l'ensemble :

    • Pour les ensembles dont le type de contenu concerne les Acquisitions, l'un des rôles suivants est requis :
      • Opérateur des achats/Gestionnaire des achats (ensemble de ligne de commande uniquement)
      • Gestionnaire des fournisseurs (ensemble de fournisseur uniquement)
      • Administrateur des acquisitions
      • Administrateur général du système
    • Pour les ensembles Utilisateur, l'un des rôles suivants est requis :
      • Gestion des utilisateurs
      • Administrateur des utilisateurs
    • Pour les ensembles de listes de lecture et de cours, un des rôles suivants est requis :
      • Opérateur/Gestionnaire des réserves de cours
      • Opérateur/Gestionnaire des services aux usagers
    • Pour gérer un ensemble d'actifs de recherche, Esploro doit être activé pour votre institution et vous devez avoir le rôle :
      • Gestionnaire d'actif de recherche
    • Pour gérer un ensemble de chercheur, Esploro doit être activé pour votre institution et vous devez avoir le rôle :
      • Gestionnaire de chercheur
    • Pour supprimer des notices d'ensembles créés par d'autres utilisateurs, vous devez avoir le rôle de Gestionnaire des référentiels.
    • Pour voir les résultats combinés des ensembles créés par d'autres utilisateurs, vous devez avoir le rôle Gestionnaire de répertoire.
    Les ensembles sont des collections de notices dans Alma. Ils peuvent être créés manuellement, sous forme de liste alimentée exemplaire après exemplaire par l'utilisateur, ou dynamiquement. Dans ce cas, l'ensemble correspond à une requête de recherche enregistrée dont les résultats sont déterminés à chaque fois que la recherche est lancée. La taille des ensembles n'est pas limitée.
    Les ensembles peuvent être utilisés pour publier des métadonnées par lot, déplacer un groupe de notices ou exécuter des traitements. Pour plus d'informations sur l'exécution de ces traitements, voir Effectuer des traitements manuels sur des ensembles définis.

    Types d'ensembles

    Il existe deux types d'ensemble :
    • Ensembles exemplarisés – Ensembles statiques d'exemplaires individuels qui sont sélectionnés ou chargés manuellement par le bibliothécaire (voir Créer des ensembles d'exemplaires).
    • Ensembles logiques – Il s'agit des résultats d'une requête de recherche enregistrée. Ils sont créés dynamiquement chaque fois que la recherche est lancée (voir Créer des ensembles logiques).

    Définir les types de contenu

    Des ensembles peuvent être créés à partir de plusieurs types de contenu. Votre capacité à créer un ensemble d'un certain type de contenu dépend de vos droits, comme cela est décrit dans la section Droits ci-dessus :

    • Ensembles Acquisition
      • Lignes de commande
      • Fournisseurs
    • Ensembles de cours
    • Ensembles Utilisateur
    • Ensembles Liste de lecture
    • Ensembles Gestion des ressources
      • Tous les titres
      • Autorités
      • Références
      • Collections
      • Fichiers numériques
      • Titres numériques
      • Collection électronique
      • Ressources électroniques
      • Titres électroniques
      • Collections physiques
      • Exemplaires physiques
      • Titres physiques
    • Ensembles Esploro (apparaît seulement si Esploro est configuré pour votre institution) :
      • Ensembles Chercheur (similaires aux ensembles utilisateur)
      • Ensembles d'actifs de recherche (similaires aux Ensembles Gestion des ressources)

    Pour plus d'informations, regardez la vidéo Création de lots de notices dans Alma (Ensembles) (7:14 min).

    Gérer les ensembles

    Les jeux de résultats sont gérés sur la page Gérer les jeux de résultats (Admin > Gérer les traitements et les jeux de résultats > Gérer les jeux de résultats).

    Page Gérer les ensembles affichant les facettes et la barre d'outils
    Page Gérer les jeux de résultats

    Pour plus d'informations sur les facettes, voir Nouvelle mise en page > Facettes.

    Barre d'outils Gérer les ensembles

    La fonctionnalité suivante est affichée dans la barre d'outils Gérer les ensembles :

    Barre d'outils Gérer les ensembles
    Champ/Icône Description
    Bouton Actualiser Rafraîchir Actualise la page Gérer les ensembles.
    Champ Sélectionner/Désélectionner Sélectionne/Désélectionne tous les exemplaires.

    Sélectionne tout ou désélectionne tous les exemplaires uniquement dans la liste affichée. S'il existe de nombreux ensembles sur de nombreuses pages, seuls les exemplaires sur la page actuelle sont sélectionnés/désélectionnés.

    Vous pouvez également sélectionner un ensemble individuel (pas tous) dans la liste en cochant sa case (Case cochée) à gauche de son nom.

    Option de recherche Recherche Faites des recherches dans les résultats de liste par Nom de l'ensemble ou Créé par (identifiant utilisateur, Nouveau en août : prénom de l'utilisateur ou nom de famille de l'utilisateur). Dans le champ déroulant, sélectionnez Nom de l'ensemble ou Créé par et saisissez le texte pour chaque option.

    Utilisez le caractère de remplacement astérisque ( * ) pour chercher une chaîne commençant par les caractères de la recherche. Par exemple, cherchez “sér*” pour chercher "série" mais aussi "sérologie".

    Trier par :

    Bouton Ascendant-Descendant Ascendant/Descendant
    Trier la liste d'ensembles par Nom ou par Date de création. Dans le champ déroulant, sélectionnez l'option à trier.
    Cliquez également sur le bouton Ascendant ou Descendant pour afficher les résultats par ordre croissant ou décroissant, en fonction de l'option choisie (Nom ou Date de création).
    Icône de filtre sur la page Gérer les ensembles Filtre Périmètre :

    Les utilisateurs peuvent filtrer les ensembles affichés de la manière suivante :

    • Tous les jeux de résultats – Toutes les recherches
    • Mes ensembles – Vos requêtes de recherches enregistrées, publiques et privées.
    • Ensembles publics – Les requêtes enregistrées de tous les utilisateurs qui ne sont pas marquées comme privées
    • L'onglet Tous les ensembles est disponible seulement pour les utilisateurs qui ont le rôle de Gestionnaire de répertoire. Ce rôle est également requis pour modifier des ensembles publics.
    • Les ensembles d'exemplaires peuvent inclure des références à des notices supprimées. Les notices supprimées n'apparaissent pas dans les recherches de répertoire ou dans les tâches de normalisation. Utiliser des ensembles d'exemplaires permet d'effectuer des opérations sur des notices supprimées, telles que leur republication vers Primo.
    • Il n'y a pas de limites sur le nombre de lignes de commande qui peuvent être incluses dans un ensemble.
    Statut :

    Affiche l'option de filtrer les ensembles selon s'ils sont actifs, inactifs ou bien tous (pour les ensembles actifs et inactifs). 

    Un ensemble actif signifie que l'ensemble peut être sélectionné lors de l'exécution d'un traitement manuel. 
    Un ensemble inactif signifie que l'ensemble ne peut pas être sélectionné par des utilisateurs lorsqu'ils exécutent un traitement manuel.
    Actions Quand un ou plusieurs ensembles sont sélectionnés et que l'écran n'est pas complètement agrandi, les options du bouton Actions sont activées. Les options d'action sont :

    Cette action peut être utilisée pour activer, désactiver et supprimer des ensembles gérés de manière groupée.

    Bouton Actions - Options du menu déroulant

    • Désactiver la sélection - Tous les ensembles sélectionnés sont désactivés. Aucun message de confirmation ne s'affiche.
    • Activer la sélection - Tous les ensembles sélectionnés sont activés. Aucun message de confirmation ne s'affiche.
    • Supprimer - Tous les ensembles sélectionnés sont supprimés. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation.

    Quand la page Gérer les ensembles est entièrement agrandie, les options ci-dessus s'affichent désactivées, jusqu'à ce qu'un ou plusieurs ensembles soient sélectionnés.

    Options Supprimer, Activer et Désactivées affichées désactivées

    Vous pouvez également activer/désactiver un ensemble individuel (pas tous) dans la liste en utilisant le commutateur d'activation/désactivation (Bouton Activer / Bouton Désactiver) à gauche du nom de l'ensemble.

    Vous ne pouvez supprimer que des ensembles que vous avez créés. Un Gestionnaire du répertoire peut supprimer n'importe quel ensemble.

    Bouton Exporter Exporter Exporte les ensembles sélectionnés vers Excel (*.xlsx).

    Seules les 100 000 premières notices sont exportées.

    Icône Personnaliser Personnaliser Permet aux utilisateurs de personnaliser différents aspects de la page Manage Sets List. Il est par exemple possible de définir la séquence et l'aspect des sections, des tables et des facettes, ainsi que de personnaliser l'affichage des notices (voir Personnalisation de la page Manage Sets List).

    Icône - Passer à la vue du tableau sur la page Gérer les ensembles Passer à la vue du tableau

    Bouton de vue de notice sur la page Gérer les ensembles Passer à la vue de notice

    Icône - Passer à la vue Liste sur la page Gérer les ensembles Passer à la vue Liste

    Icône - Passer à la vue d'écran divisé sur la page Gérer les ensembles Passer à la vue d'écran divisé

    Quand un ensemble est sélectionné sur l'écran Gérer les ensembles, l'écran se divise pour afficher un autre écran indiquant les informations associées à l'ensemble sélectionné. Pour plus d'informations, voir Vue divisée (Icône - Passer à la vue d'écran divisé sur la page Gérer les ensembles).

    Gérer les ensembles - écran divisé

    • Icône - Passer à la vue du tableau sur la page Gérer les ensembles Passer à la vue du tableau - cliquez sur cette icône pour afficher les ensembles gérés dans une vue de tableau.
      Affichage de la vue de tableau sur la page Gérer les ensembles
    • Bouton de vue de notice sur la page Gérer les ensembles Passer à la vue de notice - cliquez sur cette icône pour afficher les ensembles gérés dans une vue de notice.
      Affichage de vue de notice sur la page Gérer les ensembles
    • Icône - Passer à la vue Liste sur la page Gérer les ensembles Passer à la vue Liste - cliquez sur cette icône pour afficher les ensembles gérés dans une vue de de liste (notice ou tableau), sans vue divisée.
    Créer un ensemble exemplarisé Crée un ensemble statique d'exemplaires individuels qui sont sélectionnés ou chargés manuellement par le bibliothécaire (voir Créer des ensembles d'exemplaires).
    Créer un ensemble logique Crée une requête de recherche enregistrée. Elle est mise a jour dynamiquement chaque fois que la recherche est lancée (voir Créer des ensembles logiques).

    Menu Plus d'actions de la page Gérer les ensembles

    Le menu Actions inclut les actions suivantes :
    Les actions décrites ci-dessous sont les actions principales générales. Il peut y avoir des actions/options supplémentaires, en fonction du type de contenu d'un ensemble.
    Ensembles logiques - Menu des options d'actions sur la ligne      Ensembles exemplarisés - Menu des options d'actions sur la ligne
    Options du menu Actions - Ensemble logique
    Action Description
    Contenu Exécute la requête de recherche enregistrée et affiche les résultats.

    Ensemble du catalogue

    Ouvre l'ensemble dans l'éditeur de métadonnées, mais uniquement s'il contient moins de 200 exemplaires. Voir Travailler sur des ensembles du catalogue dans l'Éditeur de métadonnées.  

    Pour les ensembles de la Zone de communauté, cette option est uniquement disponible pour les notices bibliographiques et d'autorité.

    Cette action n'est pas disponible pour les ensembles créés à partir des résultats de recherche d'autorités de la Zone de communauté.

    Dupliquer Copie un ensemble. L'ensemble dupliqué est ajouté à la page Gérer les jeux de résultats avec les termes Copie de ajoutés comme préfixe au nom de l'ensemble.
    Exemplariser Convertit un ensemble logique en un ensemble d'exemplaires. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation ; voir Convertir des ensembles logiques en ensembles d'exemplaires.
    Combiner des ensembles Crée un nouvel ensemble en fonction des membres des deux ensembles existants ; voir Combiner des ensembles.

    Filtrer un ensemble

    Donne l'option de filtrer l'ensemble à l'aide d'une règle d'indication. Les notices sont intégrées à l'ensemble lorsque l'indication est vraie.

    Voir Filtrer des ensembles pour plus d'informations.

    Supprimer Supprime un ensemble. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation.
    Vous ne pouvez supprimer que des ensembles que vous avez créés. Un Gestionnaire du répertoire peut supprimer n'importe quel ensemble.

     

    Options du menu Actions - Ensemble d'exemplaires
    Action Description
    Contenu Affiche les résultats de l'ensemble enregistré.
    Ajouter des membres à l'ensemble Affiche les membres (résultats) de l'ensemble enregistré ; voir Consulter les membres (ensembles d'exemplaires uniquement).
    Dupliquer Copie un ensemble. L'ensemble dupliqué est ajouté à la page Gérer les jeux de résultats avec les termes Copie de ajoutés comme préfixe au nom de l'ensemble.
    Combiner des ensembles Crée un nouvel ensemble en fonction des membres des deux ensembles existants ; voir Combiner des ensembles.
    Supprimer Supprime un ensemble. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation.
    Vous ne pouvez supprimer que des ensembles que vous avez créés. Un Gestionnaire du répertoire peut supprimer n'importe quel ensemble.

     

    Personnalisation de la page Manage Sets List

    Les utilisateurs peuvent personnaliser différents aspects de la page Manage Sets List. Il est par exemple possible de définir la séquence et l'aspect des sections et des facettes, ainsi que de personnaliser l'affichage des notices. Les utilisateurs disposent ainsi d'une large gamme d'options leur permettant de configurer les sections au sein de la vue de modification, de sélectionner les éléments visibles dans la vue de la notice et de sélectionner les facettes disponibles pour la liste.

    Vous pouvez choisir parmi quatre personnalisations :

    Pour personnaliser la page Manage Sets List :
    1. Sur la page Manage Sets List (Admin > Gérer les traitements et les ensembles > Gérer les ensembles), cliquez sur l'icône Personnaliser (Icône Personnaliser) ou sélectionnez Actions > Personnaliser.
      Un panneau latéral contenant les options de personnalisation s'affiche.
      Options du menu Personnaliser - Manage Sets List
      Manage Sets List - Options du menu Personnaliser
    Personnalisation des sections, des tableaux et des facettes :

    La personnalisation des sections et des facettes est similaire.

    1. Dans les options du panneau latéral de personnalisation, choisissez soit Personnalisation des sections, Personnalisation du tableau soit Personnalisation des facettes.
      Les options de personnalisation s'affichent pour chaque sélection.
      Options de personnalisation des sections, du tableau et des facettes
      Options de personnalisation des sections et des facettes
    2. Vous pouvez réorganiser les champs Sections, Tableau ou Facettes de la manière dont vous souhaitez les voir s'afficher.
      Il suffit de glisser et déposer les champs dans l'ordre de votre choix.
      Cliquez sur Appliquer quand vous avez terminé.
      Le champ Description de l'ensemble de la Personnalisation des sections ne peut ni être masqué, ni être réorganisé.
    3. Vous pouvez masquer les champs Sections, Tableau ou Facettes. 
      Désélectionnez (Case non cochée) un champ pour le masquer ou sélectionnez (Case cochée) un champ pour l'afficher. Le ou les champs désélectionnés ne s'affichent pas sur l'interface.
      Cliquez sur Appliquer quand vous avez terminé.
    4. Vous pouvez réinitialiser l'ordre et l'aspect de la liste aux réglages par défaut en sélectionnant Bouton Réinitialiser aux valeurs par défaut Réinitialiser aux valeurs par défaut.
    Personnalisation des notices :
    1. Dans les options du panneau latéral de personnalisation, choisissez Personnalisation des notices.
      Les options de personnalisation des notices s'affichent.
      Options de personnalisation des notices
      Options de personnalisation des notices
    2. Vous pouvez sélectionner les champs à afficher dans l'interface ou à masquer en cochant (Case cochée - Personnalisation des notices) ou décochant (Case non cochée - Personnalisation des notices) la case du champ.
      Cliquez sur Appliquer quand vous avez terminé.
    3. Vous pouvez réorganiser les champs Notices de la manière dont vous souhaitez les voir s'afficher.
      Il suffit de glisser et déposer les champs dans l'ordre de votre choix.
      Cliquez sur Appliquer quand vous avez terminé.
      • Première colonne - les champs de cette colonne sont toujours affichés, même dans les listes étroites (quand l'écran est redimensionné).
      • Deuxième colonne - les champs de cette colonne sont moins importants et ne s'affichent pas dans les listes étroites.
      • Troisième colonne - les champs de cette colonne sont toujours affichés. Dans les listes étroites, ils s'affichent sous forme d'icônes.
      Les champs de la personnalisation des notices peuvent être réorganisés dans la Première ou la Deuxième colonne. Tout champ de chacune de ces deux colonnes peut être déplacé entre ces dernières.
      Les champs de la Troisième colonnes (badges et icônes) ne peuvent être ni réorganisés, ni déplacés, ni masqués.

      Le champ Nom de l'ensemble de la Personnalisation des notices ne peut ni être masqué, ni être réorganisé.
    4. Vous pouvez réinitialiser l'ordre et l'aspect de la liste aux réglages par défaut en sélectionnant Bouton Réinitialiser aux valeurs par défaut Réinitialiser aux valeurs par défaut.

    Module Accès rapide

    Vous pouvez retrouver le module Accès rapide en dessous des liens du panneau coulissant Sections. Ce module permet aux utilisateurs de simplifier leur recherche et de se concentrer sur des sections, champs ou actions spécifiques au sein du panneau des détails (panneau de droite) de la vue d'écran divisée de la page Gérer les ensembles. Les utilisateurs peuvent lancer le module de deux façons :

    Pour ouvrir le module Accès rapide :
    1. Utilisez le raccourci clavier (point '.') ou
    2. Sélectionnez le dernier lien intitulé Accès rapide situé en dessous des liens du panneau coulissant Sections.

    Accéder au module Accès rapide sur la page Gérer les ensembles

    Accéder au module Accès rapide

    Options du module Accès rapide

    En fonction de l'ensemble sélectionné sur la page Gérer les ensembles, les options Action, Champ et Section affichées dans le module Accès rapide sont différentes, car elles font référence à l'ensemble au premier plan. Si le module Accès rapide a déjà été ouvert auparavant, les sélections permanentes choisies (indiquées par une icône Séquence chronologique - Icône de sélection permanente dans Gérer les ensembles ) s'affichent au-dessus des options de menu Action, Champ et Section.

    Options du menu Accès rapide dans Gérer les ensembles

    Options du menu Accès rapide
    Options du menu du module Accès rapide
    Menu Description
    Action Affiche les options dans le menu déroulant Bouton Plus d'actions Plus d'actions pour chaque ensemble. Pour plus d'informations, voir Menu Plus d'actions de la page Gérer les ensembles.
    Champ Redirige directement vers le champ spécifique du panneau de détails de l'ensemble.

    Actions Champ du module Accès rapide

    Options de menu Champ dans le module Accès rapide
    Section Redirige directement vers la section spécifique du panneau de détails de l'ensemble.

    Actions Section du module Accès rapide

    Options de menu Section dans le module Accès rapide

     

    Créer des ensembles d'exemplaires

    Un ensemble d'exemplaires est une collection statique de notices individuelles dans le répertoire. 
    Pour plus d'informations sur la création d'un ensemble basé sur le statut du prêt, voir Créer un ensemble exemplarisé basé sur le statut du prêt ci-dessous.
    Pour créer un ensemble d'exemplaires :
    1. Sur la page Gérer les ensembles (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les ensembles), cliquez sur Créer un ensemble exemplarisé. La page Détails de l’ensemble exemplarisé s'ouvre.
      Page Détails de l’ensemble exemplarisé
      Page Détails de l’ensemble exemplarisé
    2. Entrez les détails du jeu de résultats dans les champs respectifs. Le champ Nom de l'ensemble est obligatoire et doit être unique.
      Le nom de l'ensemble ne peut contenir de caractères spéciaux (par exemple : &, #, $, %).
    3. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires pour l'ensemble, si vous le souhaitez, en ajoutant une Description ou une Note.
    4. Les options qui sont disponibles pour le champ Type de contenu de l'ensemble dépendent de vos droits comme cela est décrit en haut de cette page. Pour les environnements Primo VE, ce champ est défini sur Tous les titres si vous sélectionnez Découverte dans le champ Origine du contenu.
    5. Par défaut, l'ensemble est créé comme privé (SelectedCheckbox_ManageSets.png). Cela signifie que vous seul avez accès à l'ensemble. Si vous décochez la case (UnselectedCheckbox_ManageSets.png), l'ensemble devient un ensemble public et est accessible à tous les autres utilisateurs.
    6. Par défaut, le Statut est défini sur Actif (SelectedCheckbox_ManageSets.png). Vous pouvez décocher la case (UnselectedCheckbox_ManageSets.png) si vous le souhaitez, pour que l'ensemble soit inactif. Les ensembles inactifs ne peuvent pas être sélectionnés par les utilisateurs lors de l'exécution d'un traitement manuel.
    7. Le champ Origine du contenu indique l'origine des notices sources, qui est définie sur Institution uniquement. Pour les environnements Primo VE, vous pouvez également sélectionner l'option Découverte, qui vous permet de créer des jeux de résultats consistant en des notices non supprimées et basées sur les métadonnées utilisées par l'index Primo VE (tel que Type de ressource = Journaux).
    8. Ajouter des notices à un ensemble à l'aide d'une des deux méthodes suivantes :
       
      À partir de la recherche :
      1. Après avoir saisi un nom pour l'ensemble et défini les autres champs, cliquez sur Créer. Une page de recherche s'affiche en fonction du type de contenu sélectionné.
      2. Poursuivez avec l'étape 9.
       
      À partir du fichier :
      1. Sélectionnez un fichier dans la section Ajouter les contenus du fichier au jeu qui contient les identifiants (MMS ID, ISSN, ISBN, etc).
        Ne cliquez pas sur Ajouter des membres à l'ensemble car cette option n'est pas fonctionnelle lors de l'ajout de notices à l'ensemble en téléchargeant un fichier.
        Le fichier importé doit être un fichier texte (.txt ou .csv ou les fichiers doivent être encodés en UTF-8) ou un fichier Excel (.xls ou .xlsx). Pour que les données puissent être lues, elles doivent avoir le bon en-tête en haut de la colonne (voir le tableau des types d'en-tête), par exemple « MMS ID » et pas « MMS Id » ou « MMS_ID ». Si le fichier Excel a plus d'une colonne, il utilise la première colonne de données qui a un type d'en-tête valide. Voir le tableau des types d'en-tête pour connaître les types d'en-tête acceptés. Il n'est pas tenu compte de toutes les autres informations du fichier.
        La création d'ensembles exemplarisés avec les MMS de la Zone Réseau pour les notices gérées sur la Zone Réseau n'est pas prise en charge. Les MMS de la Zone Institution doivent être utilisés à la place.
        Le fichier ne doit contenir aucun code-barres en double. Si le fichier contient des codes-carres en double, Alma ignore toutes les instances de ces codes-barres (par exemple, si le même code-barres est mentionné deux fois dans le fichier, Alma ignore les deux instances).
        La création d'ensembles à partir de fichiers numériques n'est pas prise en charge.
        Les ensembles dont l'entête est constitué d'un PID seront correctement importés. Cependant, en raison d'un problème connu, vous ne pouvez accéder aux membres de tels ensembles.
        Pour plus d'informations, voir la vidéo Créer des ensembles d'exemplaires en téléchargeant des listes d'identifiants (1:53 min).
        Utilisateurs :

        Lors du téléchargement d'utilisateurs dans un ensemble exemplarisé avec un fichier Excel, la cellule A1 doit contenir soit le code du type d'identifiant utilisé dans le fichier (voir Consulter les types d'identifiant utilisateur supplémentaires) soit USERNAME (pour l'identifiant principal), et les cellules suivantes de la colonne A doivent contenir les identifiants utilisateur. De la même façon, quand vous téléchargez un fichier .txt, la première ligne doit contenir soit le code du type d'identifiant utilisé dans le fichier, soit USERNAME ; les lignes suivantes doivent contenir les identifiants des utilisateurs (chacun séparé par un retour chariot). Par exemple, pour télécharger un ensemble de noms d'utilisateurs (identifiant principal par défaut), indiquez USERNAME dans la première ligne de votre fichier Excel/.txt, et renseignez les noms réels des utilisateurs dans les cellules/lignes suivantes.

        Pour plus de détails sur la consultation des types d'identifiants d'utilisateurs disponibles, voir Gérer les identifiants utilisateur.
        user_code_example.jpg
        Exemple de Fichier Excel avec des identifiants utilisateur
        La validation est effectuée sur les types d'ensemble Utilisateurs, Lignes de commande et Exemplaires physiques. Le traitement Ajouter des membres à l'ensemble est exécuté et crée un ensemble à partir du fichier. Plusieurs instances de ce traitement peuvent être exécutées en parallèle. 
        • Si vous cliquez sur Ajouter des membres à l'ensemble après avoir sélectionné un fichier, le fichier n'est pas chargé. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation pour faire une recherche dans le répertoire pour les notices à inclure dans l'ensemble. Les notices qui sont alors sélectionnées, et non pas celles qui sont dans le fichier sélectionné précédemment, sont incluses dans l'ensemble après que vous cliquez sur Terminé.
        • La taille du fichier d'import ne doit pas excéder 10 MB.
        • Si vous effectuez un import avec des données invalides, chaque cellule invalide sera ignorée.
        • Si vous importez un fichier puis changez le type de contenu, vous devez importer à nouveau le fichier.
      2. Poursuivez avec l'étape 9.
       
      Depuis Analytics :
      1. Sélectionnez Depuis Analytics. Veuillez noter que vous ne pouvez pas ajouter des membres (exemplaires, utilisateurs, etc.) à un ensemble existant à l'aide de cette méthode. Vous pouvez uniquement utiliser Analytique pour créer un nouvel ensemble.
        Quand vous créez un ensemble d'analyses, seuls les ensembles de l'institution peuvent être utilisés. Il est impossible d'utiliser des ensembles privés.
        Les options suivantes s'affichent :
        Créer un ensemble exemplarisé - Depuis Analytics
        Ajouter des contenus depuis Analytique
      2. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Dossier Analytics :
        • Rapports récents - Les rapports qui ont été récemment utilisés sur l'écran Gérer les jeux (et non les rapports créés récemment dans Analytics). Sélectionnez le rapport dans le champ Nom. Le champ Nom est rempli pour les rapports récents lorsque vous aurez créé et un ensemble exemplarisé à partir d'un rapport et l'aurez enregistré.
        • Mes Rapports - Des rapports pour lesquels vous disposez des droits d'accès (voir Liste d'objets Analytics). Sélectionnez le rapport dans le champ Nom.
        Cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec les rapports, pas avec les tableaux de bord ni avec la visualisation des données.
        Pour que cette fonctionnalité puisse être utilisée, les rapports doivent se trouver dans un dossier partagé.
      3. Cliquez sur Télécharger un rapport pour télécharger le rapport.
        De même, lorsque vous créez un ensemble exemplarisé à partir d'un fichier, le rapport Analytics doit contenir un en-tête (voir Types d'en-tête avec un champ valide pour créer le rapport. Si le rapport contient un en-tête Titre en haut du rapport, il doit être supprimé. Pour plus d'informations, voir Analytics - Creating sets in Alma from Alma Analytics Reports.pptx.
        Un traitement crée l'ensemble Alma depuis le rapport Analytique.
        Pour visionner une vidéo concernant cette fonctionnalité, voir Créer un ensemble dans Alma à partir d'un rapport Alma Analytique.
      4. Poursuivez avec l'étape 9.
       
      Types d'en-tête
      Type de contenu En-tête Préfix d'identifiant
      Lorsque vous utilisez l'option de champ 035 dans un fichier (voir ci-dessous), le processus de mise en correspondance pour développer votre ensemble exemplarisé n'utilise que le champ 035 $a pour créer l'ensemble. Veuillez noter que cela diffère de la méthode de mise en correspondance utilisée dans une recherche avancée avec le paramètre Autre Numéro de système : le champ 035 $9 est compris, mais ce champ n'est pas accepté lors de la création d'un ensemble exemplarisé.
      La colonne d'en-tête ne doit comporter qu'une valeur pour chaque ligne, c'est-à-dire un seul identifiant par ligne. Par exemple, si une notice MMS possède plusieurs valeurs ISSN, seule l'une d'elles doit être incluse dans le fichier importé.
      Tous les titres
      • Identifiant MMS
      • ISSN (correspondances sur les champs actifs et non actifs (022 $a,z))
      • ISSN_A (correspondances uniquement sur les champs actifs (022 $a))
      • ISBN (correspondances sur les champs actifs et non actifs (020 $a,z))
      • ISBN_A (correspondances uniquement sur les champs actifs (020 $a))
      • Numéro OCLC
      • 035 field
      99
      Autorités Identifiant MMS 98
      Références Identifiant de la référence  
      Collections PID 81
      Cours

      Course_ID. Pour plus d'informations, voir Gérer des cours.

      La valeur Course_ID est uniquement disponible dans Alma Analytics à l'heure actuelle.  La valeur Course_ID n'est pas identique au « Code » de cours trouvé dans Alma.

       
      Fichiers numériques PID
      Lors de la création d'ensembles d'exemplaires à partir des rapports analytiques, il s'agit de l'IED (non de l'ID Rep).
      13
      Titres numériques
      • PID
        Lors de la création d'ensembles d'exemplaires à partir des rapports analytiques, il s'agit de l'IED (non de l'ID Rep).
      • ISSN
      • ISBN
      • Identifiant MMS
      • Numéro OCLC
      • 035 field
      11
      Collections électroniques PID 61
      Ressources électroniques
      • PID
      • Identifiant de la ressource électronique
      53
      Titres électroniques
      • PID
      • ISSN
      • ISBN
      • Identifiant MMS
      • Numéro OCLC
      • 035 field
      51
      Ligne de commande Référence de ligne de commande

      Le numéro de référence de la ligne de commande doit être exactement et complètement identique au numéro de ligne de commande, par ex. POL-1234, plutôt que 1234.

       
      Exemplaires physiques
      • Identifiant du document (ou PID ou PID de l'exemplaire)
        Quand vous créez des ensembles exemplarisés à partir de rapports analytiques, il s'agit de l'identifiant d'exemplaire physique (23) (et non de l'identifiant MMS bibliographique).
        Pour plus d'informations, voir Numéros de notices.
      • Code-barres
      23
      Titres physiques
      • PID
        Quand vous créez des ensembles exemplarisés à partir de rapports analytiques, il s'agit de l'IEP (21) (et non de l'identifiant MMS bibliographique).
        Pour plus d'informations, voir Numéros de notices.
      • ISSN
      • ISBN
      • Identifiant MMS
      • Numéro OCLC
      • 035 field
      21
      Holdings physiques
      • IDENTIFIANT DE HOLDINGS
       
      Liste de lecture READING_LIST_CODE  
      Usager
      • Code-barres
      • Nom d'utilisateur (Identifiant principal par défaut)
      • PRIMARYIDENTIFIER
      • ID Institution
      • Facebook
      • Google
      • Twitter
       
      Fournisseur Code fournisseur  
    9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer.
    10. Si vous avez utilisé la méthode d'entrée de fichier, le système exécute un traitement pour construire votre ensemble qui apparaît dans la liste d'ensembles lorsque cela est effectué. Le nombre de notices/membres dans l'ensemble peut être plus ou moins élevé que le nombre d'éléments dans le fichier entré. Si, par exemple, un ISBN a plusieurs correspondances dans la base de données Alma, toutes les correspondances trouvées sont ajoutées en tant que membres de l'ensemble ; et le contraire est vrai si aucune correspondance n'est trouvée. Comme pour les autres traitements exécutés, vous pouvez consulter le statut/historique du traitement sur la page Gestion des traitements (voir Consulter les traitements en cours et Consulter les traitements terminés).
      • Lorsque le traitement Ajouter des membres au jeu est exécuté à l'aide de la méthode d'entrée de fichier, le rapport de traitement qui en résulte comprendra un fichier de validation, si le fichier envoyé utilise une liste d'identifiants un-à-un, tels qu'un identifiant MMS, un identifiant de portfolio, un identifiant principal, etc.
      • Lorsque le traitement Ajouter des membres au jeu est exécuté en utilisant des identifiants pouvant potentiellement donner lieu à de nombreuses correspondances par identifiant, aucun fichier de validation ne se trouvera dans le rapport de traitement.
      Pour les ensembles exemplarisés : si une notice est associée à une institution réseau et affichée lorsque l'utilisateur clique sur Contenu, l'icône « Réseau » n'est pas active.

    Ensembles Gestion des ressources

    Pour un ensemble de la Gestion des ressources (un titre, une autorité, une collection ou un type d'inventaire), une page de recherche générique s'ouvre. Recherchez le contenu que vous souhaitez ajouter à l'ensemble à l'aide d'une recherche simple ou avancée. La page s'actualise pour afficher les résultats de la recherche. Pour plus d'informations, voir Recherche dans Alma.
    Res_Mngmt_Sets.png
    Résultats de la recherche dans le répertoire pour des ensembles d'exemplaires
    Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure dans l'ensemble, puis cliquez sur Enregistrer et filtrer la requête. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble. S'il y a beaucoup d'exemplaires, le traitement Gérer les membres d'un ensemble est exécuté pour ajouter les exemplaire à l'ensemble ; pour consulter les résultats, voir Consulter les traitements terminés.
    Si vous effectuez une recherche sur Tous les titres, vous pouvez ajouter tous les exemplaires sur toutes les pages des résultats : sélectionnez Tout sélectionner, puis cliquez sur Confirmer dans la boite de dialogue de confirmation.
    Pour des ensembles d'exemplaire, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

    Ensembles Liste de lecture

    Pour un ensemble de listes de lecture, une page de recherche s'affiche avec une recherche pour les listes de lecture présélectionnées ; pour plus d'informations, voir Ensembles Gestion des ressources.

    Ensembles de ligne de commande

    Pour un ensemble de ligne de commande, une page de recherche s'ouvre avec des lignes de recherche pré-sélectionnées ; voir Ensembles Gestion des ressources pour plus d'informations.

    Ensembles Fournisseur

    Pour un ensemble Fournisseur, la page Rechercher des fournisseurs s'ouvre.
    vendor_search.png
    Rechercher des fournisseurs
    Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure à l'ensemble et cliquez sur Ajouter la sélection. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble.
    Pour des ensembles d'exemplaires, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

    Ensembles Utilisateur

    Pour un ensemble Utilisateur, la page Rechercher et gérer les utilisateurs s'ouvre.
    find_and_manage_users.png
    Rechercher et gérer des utilisateurs
    Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure à l'ensemble et cliquez sur Ajouter la sélection. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble.
    Pour des ensembles d'exemplaires, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

    Ensembles Esploro

    Les options pour créer un ensemble Esploro apparaissent seulement si Esploro est configuré pour votre institution. Voir Aperçu Esploro

    Ensembles Chercheur

    La page Trouver et Gérer des ressources s'affiche. Voir Gérer des chercheurs.

    Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure à l'ensemble et cliquez sur Ajouter la sélection. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble.
    Pour des ensembles d'exemplaires, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices ; pour des ensembles logiques, votre requête de recherche actuelle définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

    Ensembles d'actifs de recherche

    Une page de recherche générique vous permettant de chercher des actifs de recherche s'affiche. Recherchez le contenu que vous souhaitez ajouter à l'ensemble à l'aide d'une recherche simple ou avancée. La page s'actualise pour afficher les résultats de la recherche. Pour plus d'informations, voir Gérer les actifs de recherche.

    Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure à l'ensemble puis cliquez sur Ajouter la sélection. Les actifs sélectionnés sont ajoutés à l'ensemble. S'il y a beaucoup d'exemplaires, le traitement Gérer les membres d'un ensemble est exécuté pour ajouter les actifs à l'ensemble ; pour consulter les résultats, voir Consulter les traitements terminés.
    Pour des ensembles d'exemplaires, vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des actifs ; pour des ensembles logiques, votre demande de recherche en cours définit l'ensemble. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'ensemble d'exemplaires est enregistré. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre avec le nouvel ensemble ou celui mis à jour.

    Créer un ensemble exemplarisé basé sur le statut du prêt

    Un Administrateur des services aux usagers ou un Opérateur des demandes peut créer un ensemble exemplarisé d'exemplaires physiques sur la base de leur statut de prêt. Ce processus s'effectue sur la page Gérer des jeux de services aux usagers.

    Seuls les prêts actifs peuvent être inclus dans ce type d'ensemble.

    Manage Fulfillment Sets pg.png

    Page Gérer des jeux de résultats
     
    Pour créer un ensemble exemplarisé d'exemplaires physiques en fonction de leur statut de prêt :
    1. Sur la page Gérer des jeux de services aux usagers (Services aux usagers > Outils avancés - Général > Créer des jeux de services aux usagers), remplissez les champs comme suit :
      Champs de la page Gérer des jeux de services aux usagers
      Champ Description
      Nom
      (requis)
      Nom de l'ensemble.
      Description
      (Requis)
      Description de l'ensemble.
      Note Notes concernant l'ensemble.
      Date de retour après le Les exemplaires prêtés ayant une date de retour ultérieure à la date indiquée sont inclus dans l'ensemble.
      Date de retour avant le Les exemplaires prêtés ayant une date de retour antérieure à la date indiquée sont inclus dans l'ensemble.
      Date de statut après Les exemplaires prêtés dont le statut a changé après la date indiquée sont inclus dans l'ensemble.
      Date de statut avant Les exemplaires prêtés dont le statut a changé avant la date indiquée sont inclus dans l'ensemble.
      Statut du prêt Les exemplaires prêtés dont le statut correspond au statut indiqué sont inclus dans l'ensemble. Les valeurs possibles sont :
      • Normal
      • Rappelé
      • Renouvelé
      • Perdu
      • Réclamation rejetée
      • N'importe lequel
    2. Cliquez sur Enregistrer. L'ensemble est enregistré et les champs de la page Gérer des jeux de services aux usagers sont effacés, vous permettant de créer un autre jeu de services aux usagers.
    Sur la page Gérer des jeux de résultats, cliquez sur Voir mes jeux de résultats.

    Consulter et supprimer les membres d'ensembles d'exemplaires

    Vous pouvez consulter ou supprimer des membres (exemplaires sélectionnés) dans un ensemble d'exemplaires.
    Pour consulter les membres d'un ensemble d'exemplaires :
    1. Sur la page Gérer les ensembles (Admin >Gérer les traitements et les jeux de résultats > Gérer les ensembles), recherchez l'ensemble et sélectionnez Ajouter des membres au jeu dans la liste des actions sur la ligne. Une page de recherche s'affiche en fonction du type de contenu sélectionné. Par exemple, pour un type de contenu Gestion des ressources, la page Recherche dans le répertoire s'ouvre :
      remove_members_itemized_set_new_ux.png
      Recherche dans le répertoire de membres
    Pour supprimer un ou plusieurs membres d'un ensemble exemplarisé :
    1. Consulter des membres.
      • Pour plusieurs membres – Sélectionnez les membres que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer la sélection.
      • Pour un membre – Sélectionnez Supprimer dans la liste des actions possibles sur la ligne.
    2. Cliquez sur Terminé.
      Lors de la suppression de membres d'un ensemble, sélectionner Terminé ou utiliser le bouton de retour enregistre les changements.

    Une autre manière de supprimer des notices est de créer un ensemble de notices non désirées, puis d'utiliser l'opération Combiner des jeux (voir Combiner des ensembles) avec l'opérateur Non.

    Modifier des ensembles d'exemplaires

    Vous pouvez modifier les détails d'un jeu de résultats et ajouter des exemplaires à l'ensemble. Pour supprimer des exemplaires de l'ensemble, voir Consulter et supprimer les membres d'ensembles d'exemplaires.
    Pour modifier un ensemble d'exemplaires :
    1. Sur la page Gérer les ensembles (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les ensembles), faites défiler la page jusqu'à l'ensemble exemplarisé que vous souhaitez modifier, et sélectionnez-le. Le détails de l'ensemble s'affichent dans un écran divisé.
      Modifier l'ensemble exemplarisé sur un écran divisé
      Page Détails du jeu de résultats pour l'ensemble d'exemplaires à modifier
    2. Sur l'écran divisé, survolez la section à modifier, puis cliquez sur l'icône de modification (Icône Modifier - Gérer les ensembles). Modifiez les détails du jeu de résultats si besoin. Le Nom de l'ensemble est un champ obligatoire, et doit être unique (voir Ajouter des ensembles exemplarisés pour une description des champs).
    3. Quand vous quittez la section que vous avez mise à jour, Alma enregistre vos modifications avec l'indication suivante (Notification enregistrée).
    Pour ajouter des exemplaires à un ensemble d'exemplaires :
    1. Sur la page Gérer les ensembles (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les ensembles), faites défiler la page jusqu'à l'ensemble exemplarisé auquel vous voulez ajouter des exemplaires et sélectionnez le bouton Contenu. La page Modifier s'ouvre.
    2. Dans la barre de recherche, saisissez les paramètres de recherche pour l'ensemble auquel vous souhaitez ajouter des exemplaires.
    3. Sélectionnez les exemplaires que vous voulez inclure dans l'ensemble (ou cliquez sur Tout sélectionner).
    4. Cliquez sur Valider. Les notices sélectionnées sont ajoutées à l'ensemble.
      Vous pouvez continuer à rechercher, à sélectionner et à ajouter des notices en suivant les étapes 2 à 4 ci-dessus. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. La page Gérer les jeux de résultats s'ouvre et indique que l'ensemble a été sauvegardé avec succès.

    Identifier des notices correspondant à des notices Alma sur la base d'un ensemble d'exemplaires

    Les institutions reçoivent souvent une liste des identifiants de notice utilisés dans les systèmes externes (dans un système de fournisseur, par exemple). Vous chargez cette liste dans Alma et obtenez facilement une liste de ce dont vous disposez déjà dans Alma et ce dont vous ne disposez pas, pour faciliter vos décisions d'achat. 

    Pour obtenir une liste des notices correspondant ou non à des notices Alma :
    1. Chargez votre fichier d'entrée d'identifiants dans Alma (voir Créer des ensembles d'exemplaires). Alma exécute un traitement pour créer l'ensemble et génère le rapport Ajouter des membres à l'ensemble. 
      add members to set enhanced.jpg
    2. Une des actions suivantes se présente à vous :
    • Pour télécharger un fichier des notices pour lesquelles aucune correspondance n'a été trouvée dans les notices Alma, cliquez sur le compteur Notices non mises en correspondance pour télécharger un fichier .csv des identifiants pour lesquels aucune correspondance n'a été trouvée dans les notices Alma, par exemple :
      example of file 2.jpg
    • Pour télécharger un fichier de notices correspondant à des notices Alma, cliquez sur le compteur Total ajouté à l'ensemble pour télécharger un fichier .csv des identifiants pour lesquels une correspondance à des notices Alma a été trouvée. Le fichier comprend une colonne supplémentaire qui indique l'identifiant des notices pour lesquelles une correspondance a été trouvée, par exemple :
      example of file 1.jpg

      Le fichier fournit l'identifiant Alma suivant pour chaque type de contenu de l'ensemble :
      Type de contenu d'ensemble Identifiant Alma
      Collections PID
      Fichiers numériques PID
      Collections électroniques PID
      Ressources électroniques PID
      Exemplaires physiques Code-barres
      Ligne de commande Numéro de ligne de commande
      Listes de lecture Code de liste de lecture
      Titres Identifiant MMS
      Utilisateurs Identifiant principal
      Fournisseurs Code fournisseur

    Créer des ensembles logiques

    Pour des ensembles Répertoire, un ensemble logique est identique à une requête enregistrée : les exemplaires dans un ensemble logique sont déterminés à chaque fois par l'exécution de la requête.
    Pour d'autres types d'ensembles, un ensemble logique est créé en filtrant les résultats sur la page de recherche.
    Pour créer un ensemble logique :
    1. Sur la page Gérer les ensembles (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les ensembles), cliquez sur le bouton Créer un ensemble logique. La page Détails du jeu de résultats s'ouvre.
      Page Détails de l'ensemble logique
      Page Détails du jeu de résultats pour des ensembles logiques
    2. Entrez les détails du jeu de résultats dans les champs respectifs. Notez que le champ Nom de l'ensemble est obligatoire et doit être unique.
      Le nom de l'ensemble ne peut contenir de caractères spéciaux (par exemple : &, #, $, %).
    3. Les options qui sont disponibles pour le champ Type de contenu de l'ensemble dépendent de vos droits comme cela est décrit en haut de cette page. Pour les environnements Primo VE, ce champ est défini sur Tous les titres si vous sélectionnez Découverte dans le champ Origine du contenu.
    4. Par défaut, l'ensemble est créé comme privé (SelectedCheckbox_ManageSets.png). Cela signifie que vous seul avez accès à l'ensemble. Si vous décochez la case (UnselectedCheckbox_ManageSets.png), l'ensemble devient un ensemble public et est accessible à tous les autres utilisateurs.
    5. Par défaut, le Statut est défini sur Actif (SelectedCheckbox_ManageSets.png). Vous pouvez décocher la case (UnselectedCheckbox_ManageSets.png) si vous le souhaitez, pour que l'ensemble soit inactif. Les ensembles inactifs ne peuvent pas être sélectionnés par les utilisateurs lors de l'exécution d'un traitement manuel.
    6. Le champ Origine du contenu indique l'origine des notices sources, qui est définie sur Institution uniquement. Pour les environnements Primo VE, vous pouvez également sélectionner l'option Découverte, qui vous permet de créer des ensembles consistant en des notices non supprimées et basées sur les métadonnées utilisées par l'index Primo VE (tel que Type de ressource = Journaux).
    7. Cliquez sur Créer. Une page de recherche s'affiche pour le type de contenu sélectionné.
    8. Pour des ensembles Répertoire, renseignez les paramètres de recherche pour l'ensemble. Pour les autres types d'ensembles, filtrez la liste pour déterminer les paramètres de l'ensemble.
      Nous recommandons de ne pas utiliser Keywords contains * comme base pour un ensemble logique. Un terme tel que Étiquette supprimée (Titre) est égale à "Non" est plus efficace.
    9. Cliquez sur Enregistrer. L'ensemble logique est enregistré.

    Modifier les détails d'un ensemble logique

    Vous pouvez modifier les détails d'un ensemble logique. Pour modifier les contenus de l'ensemble, voir Modifier les requêtes d'un ensemble logique.
    Pour modifier un ensemble logique :
    1. Sur la page Gérer les ensembles (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les ensembles), faites défiler la page jusqu'à l'ensemble logique que vous voulez modifier et sélectionnez-le. Le détails de l'ensemble s'affichent dans un écran divisé.
      Modifier les détails d'un ensemble - Ensemble logique
      Page Détails du jeu de résultats pour l'ensemble logique à modifier
    2. Sur l'écran divisé, survolez la section à modifier, puis cliquez sur l'icône de modification (Icône Modifier - Gérer les ensembles). Modifiez les détails du jeu de résultats si besoin. Le champ Nom de l'ensemble est obligatoire et doit être unique. (Voir Créer des ensembles logiques pour une description de ces champs.)
    3. Quand vous quittez la section que vous avez mise à jour, Alma enregistre vos modifications avec l'indication Enregistré suivante (Notification enregistrée).

    Consulter les résultats d'ensembles logiques

    Vous pouvez consulter les résultats d'un ensemble logique (en d'autres mots, les notices retournées lors d'une recherche à l'aide de l'ensemble logique). Le remplissage d'un ensemble logique est déterminé dynamiquement, ce qui reflète les notices qui se trouvent actuellement dans le répertoire.
    Pour consulter les résultats d'un ensemble logique, sur la page Gérer les jeux de résultats (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les jeux de résultats), recherchez l'ensemble logique dont vous voulez voir les résultats et sélectionnez Résultats dans la liste des actions sur la ligne. Une page de recherche s'affiche en fonction du type de contenu sélectionné.

    Modifier les requêtes d'un ensemble logique

    Vous pouvez modifier les requêtes d'un ensemble logique.
    Pour modifier les requêtes d'un ensemble logique de type Gestion des ressources :
    1. Sur la page Gérer les ensembles (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les ensembles), faites défiler la page jusqu'à l'ensemble logique dont vous voulez modifier la requête et sélectionnez le bouton Contenu. La page de recherche concernant la requête s'ouvre.
    2. Modifiez la recherche si besoin.
      Modifier l'ensemble logique
      Page Modifier la recherche avancée
    3. Pour enregistrer l'ensemble, cliquez sur Enregistrer et filtrer la requête. La page Détails du jeu de résultats s'ouvre. Modifiez d'autres informations si besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

    Convertir des ensembles logiques en ensembles d'exemplaires

    Si vous avez un ensemble de résultats parfait dans un ensemble logique, vous pouvez l'enregistrer en tant qu'ensemble exemplarisé. Cela permet de conserver votre ensemble logique d'origine et de créer une capture des résultats actuels sous forme de nouvel ensemble exemplarisé.
    Pour convertir un ensemble logique en un ensemble d'exemplaires :
    1. Sur la page Gérer les jeux de résultats (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les jeux de résultats), recherchez l'ensemble logique que vous souhaitez convertir en un ensemble d'exemplaires et sélectionnez Exemplariser dans la liste des actions sur la ligne. La page Nouvel ensemble exemplarisé s'ouvre, avec le nom de l'ensemble indiqué :
      Nouvel ensemble exemplarisé
      Page Nouvel ensemble exemplarisé convertissant un ensemble logique en ensemble exemplarisé
    2. Modifiez les détails du jeu de résultats si besoin. Voir Créer des ensembles d'exemplaires pour une description de ces champs.
    3. Cliquez sur Créer. Un message de confirmation s'ouvre.
      Confirmation de transformation d'ensemble logique en exemplarisé

    Combiner des ensembles

    Vous pouvez créer un nouvel ensemble en fonction des membres des deux ensembles existants, tant que ces ensembles sont de même type (par exemple, deux ensembles de recherche sur Tous les titres ou deux ensembles de recherche sur Titres physiques, mais pas un seul ensemble Tous les titres ou un seul ensemble Titres physiques). L'ensemble combiné est un ensemble d'exemplaires.
    Vous avez besoin du rôle Gestionnaire de répertoire pour voir les résultats combinés des ensembles créés par d'autres utilisateurs.
    Pour plus d'informations sur les ensembles combinés, voir la vidéo Combiner deux ensembles d'exemplaires (3:42 mins).
    1. Sur la page Gérer les jeux de résultats (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les jeux de résultats), recherchez l'ensemble dont vous voulez combiner les membres avec un autre ensemble et sélectionnez Combiner des ensembles dans la liste des actions sur la ligne. La page Combiner des ensembles s'ouvre.
      Page Combiner des ensembles
      Page Combiner des ensembles
    2. Sélectionnez une opération dans la liste des opérations :
      • Et – Inclut dans le nouvel ensemble combiné uniquement les membres présents dans les deux ensembles.
      • Non – Inclut dans l'ensemble combiné uniquement les membres qui sont dans le premier ensemble mais pas dans le deuxième ensemble.
      • Ou – Inclut dans l'ensemble combiné tous les membres présents dans les deux ensembles.
    3. Dans le champ Avec, sélectionnez l'ensemble que vous voulez combiner avec le premier ensemble sélectionné.
    4. Dans le champ Nom de l'ensemble, tapez un nom pour l'ensemble combiné ou utilisez le nom par défaut fourni par Alma.
    5. Cliquez sur le bouton Combiner. Un message de confirmation s'affiche
      Confirmation Combiner des ensembles
      Un traitement est exécuté pour combiner les ensembles. À la fin du traitement, le nouvel ensemble est ajouté à la liste des ensembles (vous devez rafraîchir la liste pour le voir s'afficher).

    Combiner des ensembles - Exemple

    Ce qui suit est un exemple de combinaison d'ensembles pour créer un ensemble tel que
    (X et Y) ou Z
    Pour créer cet ensemble :
    1. Créez un ensemble X, un ensemble Y et un ensemble Z.
    2. Pour l'ensemble X, sélectionnez Combiner des ensembles dans la liste d'actions sur ligne.
    3. Combinez l'ensemble X avec l'ensemble Y :
      Combiner X et Y
      Combinez l'ensemble X et l'ensemble Y :
    4. Pour les nouveaux ensembles X et Y, sélectionnez Actions > Combiner des ensembles.
    5. Créez l'ensemble (X et Y) ou Z. Cliquez sur le bouton Combiner.
      Combiner X et Y ou Z
      Créer (X et Y) ou Z
      L'ensemble (X et Y) ou Z est désormais disponible :
      Liste Gérer les ensembles - X et Y ou Z - Exemple
      Ensemble (X et Y) ou Z

    Créer un ensemble de titres à partir d'ensembles d'exemplaires, de ressources électroniques ou de fichiers

    Un ensemble de titres est un ensemble de notices bibliographiques, contrairement à un ensemble de notices d'inventaire tels que des exemplaires physiques, des ressources électroniques ou des fichiers numériques. Vous pouvez créer un ensemble de titres à partir d'ensembles d'exemplaires physiques, de ressources électroniques ou de fichiers numériques. Le nouvel ensemble contient les titres des exemplaires dans l'ensemble d'origine.
    • Des ensembles de titres peuvent être créés uniquement à partir des types de contenu Gestion des ressources.
    • Pour créer un ensemble de titres à partir d'un ensemble logique, vous devez d'abord convertir cet ensemble logique en un ensemble d'exemplaires.
    Pour créer des ensembles de titres :
    1. Sur la page Gérer les jeux de résultats (Admin > Gérer les traitements et ensembles > Gérer les jeux de résultats), sélectionnez Créer un ensemble de titres dans la liste des actions pour un ensemble d'exemplaires physiques, de ressources électroniques ou de fichiers numériques. La page Créer un ensemble de titres (exemplarisé) s'ouvre, avec des informations concernant le nouvel ensemble de titres - telles que la date et l'heure auxquelles l'ensemble a été créé - ajoutées au nom de l'ensemble.
      Page Créer un ensemble de titres
      Page Créer un ensemble de titres (exemplarisé)
    2. Remplissez les champs Description et Note (facultatif) et cliquez sur Créer. Un message de confirmation apparaît.
      Le traitement s'exécute et crée un ensemble de titres.

    Filtrer des ensembles

    • Vous ne pouvez filtrer les ensembles que pour les types de contenu Gestion des ressources.
    • Vous ne pouvez filtrer les ensembles que pour les ensembles issus des recherches Titres (Tous les titres, Titres physiques, Titres électroniques, Titres numériques).
    • Les utilisateurs peuvent définir des filtres en fonction de leurs préférences. Les recherches filtrées sont conservées et enregistrées lorsque les utilisateurs reviennent sur la page. Ils n'ont ainsi plus besoin de resélectionner manuellement les paramètres de filtre d'une page déjà consultée.
    Vous pouvez filtrer les ensembles existants pour créer de nouveaux ensembles exemplarisés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous avez besoin d'un ensemble qui est basé sur des éléments de métadonnées qui ne sont pas indexés. Vous pouvez redéfinir n'importe quel ensemble pour inclure uniquement les notices qui ne correspondent pas au contenu de la notice bibliographique, peu importe si les attributs sont indexés ou pas.
    Cette fonctionnalité est implémentée en utilisant les règles d'indication. Similaires aux règles de normalisation, les règles d'indication utilisent la logique flexible Drools pour filtrer des ensembles existants, à la fois privés et publics. Avec la logique Drools, vous pouvez filtrer un ensemble pour créer un nouvel ensemble basé sur des caractéristiques différentes, tel que le montre les exemples suivants qui peuvent inclure des champs non-indexés :
    • Exclusion de documents gouvernementaux (où l'octet 28 du champ 008 est égal à #, vide ou u)
    • Notices bibliographiques qui ne contiennent pas de champ MARC 074 our086
    • Limiter les notices bibliographiques des périodiques imprimés (où le type de label de notice 06 = a ou le niveau bibliographique de label de notice 07 = s)
    En outre, vous pouvez vérifier de courtes notices bibliographiques ou des champs manquants en utilisant la logique Drools.
    Pour plus d'informations concernant le filtrage d'ensembles, voir la vidéo Filtrer des ensembles en utilisant la logique Drools (3:24 mins).
    Pour filtrer des ensembles existants en utilisant des règles d'indication :
    1. Créez la règle d'indication nécessaire et enregistrez-la dans le dossier partagé dans l'Éditeur de métadonnées. Voir Créer des règles d'indication.
    2. Cherchez les exemplaires à inclure dans l'ensemble avec une des recherches Titres dans le répertoire (Tous les titres, Titres physiques, Titres électroniques, Titres numériques).  
    3. Sur l'écran des résultats de recherche, sélectionnez les exemplaires souhaités et cliquez sur « Enregistrer et filtrer la requête ». La page Détails du jeu de résultats s'ouvre. 
    4. Définissez votre ensemble (voir Créer des ensembles logiques) et sélectionnez « Save and Filter ». 
      Une nouvelle page s'ouvre où vous pouvez créer l'ensemble filtré issu de cet ensemble principal, pendant que l'ensemble principal est créé en arrière-plan. Sélectionnez Filtrer pour créer un ensemble exemplarisé.
      OU, si vous préférez travailler sur la page Gérer les ensembles (Admin > Gérer les traitements et les ensembles> Gérer les ensembles) : localisez l'ensemble principal que vous souhaitez définir et sélectionnez Filtrer jeu dans la liste des actions sur la ligne. La page Filtrer ensemble s'affiche.
      Page Filtrer ensemble
      Page Filtrer ensemble
    5. Sélectionnez la règle d'indication. 
    6. Saisissez un nouveau nom d'ensemble ou utilisez le nom généré automatiquement et renseignez les options restantes pour que la règle réponde à vos besoins et sélectionnez Filtrer. Un message de confirmation s'affiche.
      Message de confirmation Filtrer ensemble
      Le traitement Filtrer l'ensemble par indication exécute votre requête de filtrage et crée un nouvel ensemble exemplarisé. Le processus de filtrage concerne toutes les notices dans l'ensemble principal et applique les règles d'indication spécifiées. Les notices qui ne satisfont pas aux conditions des règles d'indication sont filtrées hors de l'ensemble. Lorsque le traitement est terminé, le système envoie un e-mail à l'utilisateur qui a initié la requête.
    7. Sélectionnez « Confirmer » dans le message de confirmation.
    8. Vous pouvez consulter la progression du traitement Filtrer l'ensemble par indication ou ses résultats sur la page Suivi des traitements (voir Consulter les traitements en cours et Consulter les traitements terminés). Sélectionnez Actions > Rapport pour consulter les résultats. Le rapport indique le nombre de notices qui ont été traitées et le nombre de notices qui ont été créées dans le nouvel ensemble filtré. Le nouvel ensemble s'affiche dans la page Détails du jeu de l'ensemble principal ; cliquez sur le lien pour l'ouvrir. Vous pouvez également sélectionner une règle d'indication sur cette page pour créer un autre ensemble filtré. 
      Une section similaire s'affiche sur la page Détails de l'ensemble pour l'ensemble d'origine à partir duquel cet ensemble a été créé. Cette section affiche la liste tous ses ensembles filtrés.
      Le nouvel ensemble et l'ensemble d'origine s'affichent également sur la page Gérer les jeux.

    Enregistrer des ensembles dans la Zone réseau

    Vous pouvez enregistrer un ensemble local de notices bibliographiques dans la Zone réseau, afin d'y apporter des changements par lot plus tard, à l'aide des règles de normalisation. Un ensemble peut uniquement être créé dans la Zone institution, car la requête utilise les critères de recherche issus soit des champs localisés de la notice bibliographique soit de l'inventaire (holdings, exemplaires, portfolio, etc.) Enregistrer un ensemble local sur le réseau vous permet d'appliquer les règles de normalisation nécessaires aux notices bibliographiques.

    Cette action exécute un traitement qui crée un ensemble dans la Zone réseau contenant uniquement les notices liées au réseau. 

    • Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les institutions faisant partie d'un consortium.
    • Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les ensembles bibliographiques et de titres. 
    Pour enregistrer un ensemble local dans la Zone réseau :
    1. Sur la page Gérer les jeux, créez un nouvel ensemble de l'un des types suivants : Titres physiques, Tous les titres, Titres électroniques
      Vous pouvez créer un ensemble logique ou bien exemplarisé. 
    2. Sélectionnez Enregistrer dans le réseau dans la liste des actions sur la ligne. 
    3. Sur l'écran qui s'ouvre, indiquez le nom de l'ensemble qui sera créé dans la Zone réseau. Suivez la convention d'appellation affichée dans le champ. Le nom par défaut est '<nom de l'ensemble d'origine>_<institution_membre> - date/heure'. En ajoutant le nom de l'institution en tant que préfixe au nom de l'ensemble, vous pourrez retrouver plus facilement l'ensemble dans la Zone réseau. 

    save set in network.jpg

    1. Sélectionnez Soumettre, puis Confirmer dans le message de confirmation qui s'affiche. 
      Alma envoie un message indiquant que le traitement a été créé, et un e-mail est envoyé à la fin. 

    Le traitement Save Set in Network est envoyé et s'exécute en arrière-plan dans la Zone institution. Le traitement s'affiche dans l'institution membre à l'origine de l'action. Le rapport Save Set in Network est généré dans l'institution membre. 

    Si le processus échoue, aucun ensemble n'est créé dans la Zone réseau, même si certaines notices ont été traitées correctement.

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