Flux de travail des demandes de ressource
Cette page décrit le workflow général des demandes dans Alma, depuis les différentes manières dont une demande peut être enregistrée dans le système Alma jusqu'au scan et au traitement final. Pour voir une description générale des demandes dans Alma, y compris les différents types de demandes, les pages d'Alma sur lesquelles vous pouvez accéder aux demandes, la file d'attente des demandes, les demandes PEB et les traitements de demande, consultez Demandes dans Alma.
Pour obtenir des liens redirigeant vers les principales pages de documentation concernant les services aux usagers, consultez Services aux usagers.
Les options concernant les demandes de ressource comprennent :
- L'accès d'un lecteur à un exemplaire physique
- Le déplacement d'un exemplaire
- La numérisation d'un fichier pour un lecteur
Plusieurs processus internes gérés par le personnel sont utilisés pour traiter ces options.
Vous pouvez consulter et gérer les demandes créées relatives à votre département sur la page Exemplaires en cours de traitement (Service aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement ). Pour consulter la liste complète de toutes les demandes pour tous les départements, voir la page Suivi de demande de la ressource (Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement ; voir Suivi de demande de la ressource).
Les types de demande qu'un utilisateur peut soumettre sont :
- Réservation planifiée
- Réservation générale
- Déplacer de façon permanente
- Déplacer de façon temporaire
- Demande de numérisation du lecteur
- Demande d'exemplaire physique du lecteur
- Demande de numérisation du personnel
Pour plus de détails sur les types de demandes, voir Créer une demande.
Ce qui suit est une illustration du flux de travail gouvernant la manière dont une requête de ressources générale utilise des opérations internes gérées par le personnel.
Flux de travail des demandes de ressource
Ce qui suit est une description détaillée des étapes au sein du flux de travail (les numéros correspondent à ceux présents sur le diagramme) :
- Une demande de ressource arrive dans le système Alma par l'intermédiaire d'un lecteur. La demande est faite via une interface de découverte ou par le bibliothécaire au nom du lecteur ou encore manuellement en tant que demande initiée par un membre du personnel (voir Opérations du bureau de prêt). La tâche consistant à localiser l'exemplaire dans l'institution est confiée à un Opérateur des demandes (voir Gérer les demandes et les traitements internes).
- Un bulletin de cotes est imprimé, l'exemplaire est localisé et recherché dans sa localisation permanente (voir Prendre en rayon). Son code-barres est scanné (voir Scanner des exemplaires) et le bulletin de cotes est placé avec l'exemplaire. L'exemplaire fait l'objet d'autres traitements et est déplacé dans la localisation définie en fonction du type de demande.
Seul un avis par demande est automatiquement imprimé. Un avis imprimé lors du retrait d'un exemplaire du rayon peut être réutilisé pour placer l'exemplaire sur le rayon des réservations. Cependant, vous pouvez choisir d'imprimer des avis supplémentaires si besoin (par exemple, si l'avis d'origine est perdu) en cliquant sur Imprimer l'avis sous l'exemplaire concerné.
- Après avoir déplacé l'exemplaire dans sa nouvelle localisation (par exemple, dans le département de numérisation), son code-barres est scanné une nouvelle fois et traité en fonction du type de demande :
- Demande d'exemplaire du lecteur – L'exemplaire est envoyé au bureau de prêt de la bibliothèque d'où la demande a été faite et l'Opérateur du bureau de prêt le prête au lecteur (voir Opérations du bureau de prêt).
- Demande de numérisation du lecteur ou Demande de numérisation du personnel – Le département de numérisation crée un fichier numérique (voir Processus de numérisation).
- Déplacer de façon permanente ou Déplacer de façon temporaire – Une demande interne est émise pour déplacer l'exemplaire d'une localisation à une autre (voir Déplacer des exemplaires).
Lorsque plusieurs demandes concernent le même titre et qu'une seule demande a été traitée, le système recherche l'exemplaire qui satisfait au mieux les demandes suivantes.
Lors de la création d'une demande de ressource, un exemplaire peut suivre différentes étapes dans le flux de travail durant la création de la demande. La table suivante décrit les étapes du flux de travail que vous pouvez rencontrer lors de la création d'une demande de ressource (les étapes du flux de travail ne sont pas dans l'ordre chronologique).
| Étape de l'avancement | Description |
|---|---|
| Attente d'autorisation | La demande est en attente d'autorisation. |
| Déposer un exemplaire | Le matériel numérique est prêt à être déposé, mais le fichier numérique n'a pas encore été créé. |
| Inventaire numérique | L'exemplaire numérisé est en attente d'ajout au répertoire de la bibliothèque en tant qu'inventaire numérique permanent. |
| Numérisation | L'exemplaire est arrivé au département de numérisation et est en attente de numérisation. |
| Numériser un exemplaire | L'exemplaire est prêt au département de numérisation et sa numérisation va commencer sous peu. |
| Service d'accès au document | Le matériel numérique est prêt pour être mis à disposition. |
| Traitement rayon des réservations | L'exemplaire est préparé pour être placé sur le rayon des réservations. Voir Gérer le rayon des réservations. |
| En cours | La demande est en cours de traitement par un département de traitement interne. |
| Sur le rayon des réservations | L'exemplaire est sur le rayon des réservations et attend que le lecteur vienne le chercher. |
| Prendre en rayon | L'exemplaire attend que le personnel vienne le récupérer sur les rayons, dans les piles de la bibliothèque. |
| Demande communiquée à l'entrepôt | La demande sera traitée par le magasin distant et lui a déjà été envoyée. |
| Transférer un exemplaire | L'exemplaire est en transfert entre les bureaux de prêt et/ou les bibliothèques. Lors du transfert d'un exemplaire :
|
| Indéfini | La date à laquelle l'exemplaire est requis n'est pas définie. |
| En attente de stockage distant | La demande est en attente d'envoi vers le magasin distant. |
| Demande communiquée à l'entrepôt | La demande a été envoyée au magasin distant et est en attente de traitement. |
Voir Traitements internes dans la session Kit des fondamentaux d'Alma sur la création et l'exécution des traitements internes.
Lorsqu'un exemplaire lié à une demande active devient indisponible, la demande est réexaminée pour vérifier si elle est toujours pertinente (si elle peut toujours être satisfaite par un autre exemplaire ou si elle peut être satisfaite plus tard lorsque l'exemplaire redevient disponible). Dans le cas positif, la demande retourne au début du flux de travail et est mise en attente jusqu'à ce qu'un exemplaire la satisfasse.
Sinon, la demande est annulée.
Toute modification pouvant influer sur la disponibilité des exemplaires peut provoquer le redémarrage de la demande. Ci-dessous se trouvent des exemples de scenarii dans lesquels un exemplaire est rendu indisponible pour une demande :
- L'exemplaire est prêté à un autre lecteur.
- L'exemplaire est marqué comme manquant.
- L'exemplaire est retiré.
- L'exemplaire est en cours de mise à jour et il ne correspond plus aux critères de la demande.
Pour voir une liste des demandes de ressource, consultez Demandes dans Alma.