Gérer le rayon des réservations

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Cette page explique comment gérer le rayon des réservations, y compris comment scanner des exemplaires sur le rayon des réservations, annuler des demandes de réservation, gérer les demandes expirées, etc. Pour avoir une vue complète du workflow des demandes, depuis les différentes manières dont une demande peut être enregistrée dans le système Alma jusqu'au scan et au traitement final, consultez Flux de travail des demandes de ressource.

Pour obtenir des liens redirigeant vers les principales pages de documentation concernant les services aux usagers, consultez Services aux usagers.

Pour gérer le rayon des réservations, vous devez avoir le rôle suivant :

Opérateur des demandes

Une fois qu'un exemplaire physique qui a été demandé par un lecteur est récupéré sur une étagère en rayon (voir Prendre en rayon), il est envoyé vers le rayon des réservations du bureau de prêt. Quand l'exemplaire arrive, son code-barres est scanné (voir Scanner des exemplaires sur le rayon des réservations) pour que l'opérateur du bureau de prêt puisse le gérer (voir Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations actives) et un e-mail est envoyé au lecteur à l'origine de la demande, indiquant la date jusqu'à laquelle l'exemplaire restera sur le rayon des réservations.

Les exemplaires restent sur le rayon des réservations jusqu'à la date spécifiée dans le champ Détenu jusqu'à . La date est déterminée par la règle Période au rayon des réservations sur la base des conditions d'utilisation de la demande (voir Ajouter des règles de services aux usagers) et la définition Durée maximale sur le rayon des réservations du bureau de prêt (voir Ajouter un bureau de prêt). La valeur la plus proche dans le temps est utilisée. Seuls les jours d'ouverture de la bibliothèque sont pris en compte dans la détermination de la date.

Pour les demandes PEB, la période au rayon des réservations peut être déterminée comme pour une demande normale ou bien en calculant la Date limite de la demande moins le Retard de livraison (en jours), qui peut être consulté dans Services aux usagers > Partenaires > Edit a Partner > Informations générales. Il s'agit de l'option par défaut. Vous pouvez changer l'option par défaut dans le paramètre rs_hold_shelf_expiration situé dans Configuration > Services aux usagers > Autres paramètres (voir Configurer d'autres paramètres pour les services aux usagers).

Tant que l'exemplaire est sur le rayon des réservations, l'Opérateur des demandes peut demander la mise à jour de la date d'expiration de la demande ou annuler la demande (voir Gérer des exemplaires sur le rayon des réservation actives).

Si le lecteur ne récupère pas l'exemplaire avant la date d'expiration :

La demande concernant l'exemplaire expire (voir Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations expirées) et l'exemplaire est renvoyé vers sa localisation permanente.
Une notification est envoyée au lecteur à l'origine de la demande.

Scanner des exemplaires sur le rayon des réservations

Pour plus de détails sur le scan des exemplaires, voir Scanner les exemplaires.

Une fois l'exemplaire scanné, un email est envoyé à celui qui en a fait la demande, dans lequel est indiqué que l'exemplaire peut être retiré au bureau de prêt.

Ci-dessous se trouve un exemple d'e-mail envoyé au demandeur, dans lequel sont listés les détails de l'exemplaire demandé. L'e-mail est également placé sur l'onglet Pièces jointes de la page Détails utilisateur.

Email Exemplaire sur le rayon des réservations

Les emails peuvent être personnalisés sur la page Configuration générale par l'Administrateur général du système (voir Configurer des lettres Alma).

Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations actives

Entre le moment où l'exemplaire arrive au rayon des réservations et celui où il est retiré, il est considéré comme étant sur le rayon des réservations actives du bureau de prêt. Tant que l'exemplaire n'a pas été retiré du rayon des réservations, il continuera d'apparaître dans la liste du rayon des réservations actives, même si la demande a expiré. La liste active est destinée à indiquer tous les exemplaires qui sont physiquement en rayon, que leurs demandes aient expiré ou non ou qu'ils doivent être supprimés ou non.

Pour plus d'informations, voir Hold Shelf. (3:01 min)

L'option Rayon des réservations actives apparaît seulement lorsque vous êtes dans un bureau de prêt ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Bureau dans le Menu permanent.

Dans le cas d'un bureau de prêt qui n'est pas défini comme une salle de lecture, la page Exemplaires sur le rayon des réservations actives (Services aux usagers > Demandes de ressource > Rayon des réservations actives) contient un onglet qui affiche les options suivantes pour chaque exemplaire présent sur le rayon des réservations en cours et en attente de retrait par un lecteur :

Placer dans la file d'attente - Indique l'emplacement de l'exemplaire dans la file d'attente des demandes. Cliquez sur le numéro pour ouvrir la page File d'attente de la demande (voir Consulter et traiter les processus et les demandes).
Annuler une demande – Voir Pour annuler une demande :. Lors de l'annulation des demandes d'exemplaires sur le rayon des réservations, les demandes sont marquées comme expirées et s'affichent sur la page Exemplaires sur le rayon des réservations expirées (voir Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations expirées), à moins qu'il exiset une autre demande dans la file d'attente qui puisse être activée. Lors de l'annulation d'une demande PEB sortante sur le rayon des réservations, la demande apparaît toujours dans la liste Demandes PEB sortantes si l'exemplaire est en cours de traitement (voir Gérer les demandes PEB sortantes).
Modifier date d'expiration – Ouvre la boîte de dialogue Mettre à jour la date d'expiration, dans laquelle vous pouvez modifier la date d'expiration de la demande.
(Nouveau en novembre) Si la case Avertir le lecteur est cochée (comme c'est le cas par défaut), la Lettre de mise à jour de la date d'expiration du rayon des réservations est envoyée (voir Lettres).
Indiquer comme manquant – Ouvre la page Indiquer comme manquant, sur laquelle vous pouvez marquer un exemplaire comme manquant. Si la demande n'est pas connectée à un exemplaire, tous les exemplaires de cette holding seront marqués comme manquants.

Après avoir effectué l'une des actions ci-dessus, cliquez sur Retour pour revenir sur la page Exemplaires sur le rayon des réservations actives.

Si le bureau de prêt est défini comme une salle de lecture, trois onglets s'affichent :

En attente de ramassage – Les exemplaires sur le rayon des réservations actives qui sont en attente de retrait par un lecteur, comme décrit ci-dessus. Veuillez noter que si vous modifiez une demande pour changer d'emplacement Retrait à, il n'est pas indiqué que l'exemplaire doit être déplacé vers un nouvel emplacement.
Détenu par le lecteur – Cela concerne les exemplaires demandés qui sont actuellement détenus par un lecteur. Lorsque vous sélectionnez cet onglet, le nom de la page change et devient Exemplaires en salle de lecture. Sélectionnez parmi les options suivantes :
- Recevoir du lecteur – Permet de recevoir l'exemplaire du lecteur. L'exemplaire est transféré vers l'onglet En rayon (pas final).
- Imprimer l'avis – Le bouton Imprimer l'avis et les liens sur cet onglet ne sont pas utilisés à l'heure actuelle.
- Reçu du lecteur – Sélectionnez plusieurs exemplaires sur la liste à replacer sur le rayon des réservations de manière groupée.
En rayon (pas final) – Cela concerne les exemplaires qui ont été prêtés à un lecteur mais qui sont toujours sur le rayon en salle de lecture. Sélectionnez parmi les options suivantes :
- Prêt au lecteur – Transfère l'exemplaire au lecteur. L'exemplaire est déplacé vers l'onglet Détenu par le lecteur.
- Imprimer l'avis – Le bouton Imprimer l'avis et les liens sur cet onglet ne sont pas utilisés à l'heure actuelle.
- Prêt au lecteur – Sélectionnez plusieurs exemplaires sur la liste, situés sur le rayon des réservations, à prêter au lecteur de manière groupée.

Dans la liste déroulante Trier par, vous pouvez choisir de trier les résultats selon des critères spécifiques. Les options affichées varient en fonction de l'onglet actuellement sélectionné.

L'option affichée par défaut correspond à celle que vous avez choisie pour trier le rayon des réservations du bureau de prêt, dans le champ Tri du rayon des réservations sur la page Bureau de prêt – Informations générales (voir la description A un rayon des réservations sur la page Bureau de prêt – Champs Informations générales).

Annulation d'une réservation

Vous pouvez annuler une demande de réservation, selon le besoin. Le cas échéant, vous devez sélectionner une raison pour l'annulation dans une liste de raisons prédéfinie.

Pour annuler une demande :

Sélectionnez Annulation pour l'exemplaire concerné. La page Confirmer l'annulation de la demande s'ouvre.

Page Confirmer l'annulation de la demande
Dans la liste déroulante Raison d'annulation, sélectionnez une raison pour l'annulation. Pour plus d'informations sur les options dans cette liste, ainsi que sur la personnalisation de la liste pour votre institution, consultez Configurer les raisons d'annulation d'une demande.
Ajouter une raison d'annulation ne déclenche aucune autre action que la demande d'annulation elle-même. Par exemple, cela ne marque pas l'exemplaire comme « manquant ».
Dans le champ Note d'annulation, saisissez des notes, selon le besoin.
Pour envoyer un e-mail afin d'avertir le demandeur que sa demande a été annulée et que l'exemplaire a été renvoyé vers sa localisation permanente, cochez la case Avertir l'utilisateur. La lettre par e-mail envoyée correspond à la Lettre d'annulation d'une demande de réservation. Pour configurer l'e-mail, voir Configurer des lettres Alma.
Si la date à laquelle la demande est requise est dépassée, aucune lettre n'est envoyée.
Cliquez sur Confirmer. La demande est annulée et l'exemplaire est renvoyé vers sa localisation permanente. L'étape suivante concernant l'exemplaire s'affiche en haut de la page.

Ci-dessous se trouve un exemple d'e-mail envoyé au demandeur, dans lequel sont listés les détails de l'exemplaire annulé. L'e-mail est également placé sur l'onglet Pièces jointes de la page Détails utilisateur.

Email de notification de l'annulation

Gérer des exemplaires sur le rayon des réservations expirées

Lorsque la date d'expiration d'un exemplaire arrive à échéance, l'exemplaire est répertorié sur la page Rayon des réservations expirées. L'exemplaire s'affiche sur les deux pages Rayon des réservations actives et Rayon des réservation expirées jusqu'à ce qu'il soit rejeté. À ce moment, il est retiré de la page Rayon des réservations actives. Si l'exemplaire n'est pas récupéré dans le délai imparti, il est supprimé du rayon des réservations du bureau de prêt et renvoyé vers sa localisation permanente.

Pour plus d'informations, voir Hold Shelf. (3:01 min)

Pour gérer un exemplaire sur le rayon des réservations expirées :

Sur la page Exemplaires sur le rayon des réservations expirées (Services aux usagers > Demandes de ressource> Rayon des réservations expirées), sélectionnez les critères de tri des résultats dans le champ Trier par.

L'option par défaut affichée dans le champ Trier par correspond à l'option que vous avez sélectionnée pour le tri du rayon des réservations du bureau de prêt, dans le champ Tri du rayon des réservations sur la page Bureau de prêt – Informations générales (voir la description de A un rayon des réservations dans la table des champs Bureau de prêt – Informations générales dans Ajouter un bureau de prêt).

L'option Rayon des réservations expirées apparaît seulement lorsque vous êtes dans un bureau de prêt ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Bureau dans le Menu permanent.

Quand le bureau de prêt est aussi une salle de lecture, la liste déroulante Exemplaires s'affiche, dans laquelle vous pouvez sélectionner le type d'exemplaires que vous souhaitez consulter : Retiré par l'utilisateur ou En attente de ramassage.
Sélectionnez un des onglets suivants :

Onglets du Rayon des réservations expirées
- Remettre en rayon – Affiche toutes les demandes d'exemplaires expirées du bureau de prêt actuel et pour lequel il n'y a pas d'autre demande dans la file d'attente.
  
  Pour remettre un exemplaire en rayon, cliquez sur le lien Remettre en rayon sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Remettre en rayon.
- Envoyer au bureau de prêt – Liste toutes les demandes d'exemplaires appartenant à un bureau de prêt différent au sein de la même bibliothèque ou dont le retrait est souhaité dans un autre bureau au sein de la même bibliothèque.
  
  Pour envoyer un exemplaire vers un autre bureau de prêt, cliquez sur le lien Transfert sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Transfert. La Lettre Avis de transfert est imprimée et l'exemplaire est placé en transit.
- Envoyer à la bibliothèque – Liste toutes les demandes d'exemplaires appartenant à une bibliothèque différente ou dont le retrait est souhaité dans une autre bibliothèque.
  
  Pour envoyer un exemplaire vers une autre bibliothèque, cliquez sur le lien Transfert sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Transfert. La Lettre Avis de transfert est imprimée et l'exemplaire est placé en transit.
- Activer la suivante – Active la demande suivante dans la file d'attente. La première demande est de ce fait annulée et l'exemplaire est ainsi disponible pour le demandeur suivant.
  
  Pour rendre un exemplaire disponible pour le lecteur suivant, cliquez sur le lien Activer la suivante sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Activer la suivante. Les événements suivants se produisent :
  - Un message d'annulation est envoyé au demandeur actuel et la demande est supprimée.
  - L'exemplaire est placé sur le rayon des réservations actives pour le lecteur suivant qui l'a demandé.
  - Un bulletin de cotes de l'exemplaire est imprimé avec les détails du nouveau demandeur.
- Envoyer à l'institution – Liste toutes les demandes d'exemplaires appartenant à une institution différente ou dont le retrait est souhaité dans une autre institution.

Pour envoyer un exemplaire vers une autre institution, cliquez sur le lien Transfert sous l'exemplaire ou, si plusieurs exemplaires sont concernés, sélectionnez-les et cliquez sur Transfert. La Lettre Avis de transfert est imprimée et l'exemplaire est placé en transit.

Pour modifier un exemplaire dans un onglet quelconque, cliquez sur le numéro de l'exemplaire ou sur le lien Modifier une demande sous l'exemplaire. La page Créer une demande s'affiche et vous pouvez modifier les champs décrits dans la table Attributs de la demande dans Créer une demande. Ce lien est masqué pour les salles de lecture.

Pour mettre à jour la date d'expiration pour un exemplaire dans n'importe quel onglet, sélectionnez le lien Mettre à jour la date d'expiration sous la demande et modifiez la date d'expiration dans la boîte de dialogue Mettre à jour la date d'expiration.

Les demandes PEB sortantes avec plusieurs exemplaires répertorient chaque exemplaire séparément. En revanche, la liste des demandes sur Mon compte de Primo n'affiche qu'une ligne par demande. Cela est dû au fait que Primo n'affiche que la demande de document, quel que soit le nombre d'exemplaires envoyés pour satisfaire la demande, tandis qu'Alma affiche tous les exemplaires qui sont en rayon ou en transit. Pour plus d'informations, voir Demandes PEB avec plusieurs exemplaires.