Fechamento de Período Fiscal
Esta página fornece instruções para o encerramento do período fiscal no Alma, incluindo transferência de orçamentos, itens de pedido de aquisição e solicitações de recursos compartilhados. Para uma visão geral de como trabalhar com aquisições no Alma, incluindo links para seções relevantes, como Faturas, Trabalhando com Pedidos/Itens de Pedidos de Aquisição, Renovações, Configurações etc., consulte Introdução a Aquisições.
Para realizar o fechamento de período fiscal, você deve ter a seguinte função:
- Gerente de Períodos Fiscais
Para fechar um período fiscal e seguir para o próximo, você deve executar os seguintes serviços:
- Transferência de orçamentos - Copia os orçamentos de um período fiscal em fechamento para o próximo período fiscal (veja Transferir Orçamentos)
- Transferência de item de pedido de aquisição - Copia os itens de pedido de aquisição do período fiscal em fechamento para o próximo período fiscal (veja Transferir Itens de Pedido de Aquisição)
- Transferência de solicitação de recurso compartilhado - Copia transações de recurso compartilhado do período fiscal em fechamento para o próximo período fiscal (veja Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados)
Os seguintes tipos de pedidos são transferidos durante o fechamento do período fiscal:
- Pedidos de assinatura
- Pedidos abertos
- Itens de pedido de aquisição que não foram totalmente faturados ou pagos no final do período fiscal
- Solicitações de recursos compartilhados que ainda não foram recebidas
Alguns parâmetros do orçamento poderão afetar sua capacidade de ser empenhado ou de processar despesas fora do seu período fiscal. Veja Adicionar um Orçamento.
Assista aos vídeos do kit de treinamento Fechamento de Período Fiscal (em inglês).
Transferir Orçamentos
Para realizar uma transferência de orçamento, você deve ter a seguinte função:
- Gerente de Períodos Fiscais
Esta é a primeira etapa do processo de fechamento de período fiscal.
Como parte do fechamento de período fiscal, o Gerenciamento de Orçamentos executa um serviço manual que copia o orçamento do período fiscal atual, com todos os detalhes do orçamento/verba e de verbas alocadas, para o novo período fiscal, se necessário. Nenhuma alteração é feita no orçamento ou nas alocações durante este período. Se ainda não existir um período fiscal futuro, o Alma criará um novo, que poderá ser editado (veja Configurar Períodos Fiscais de Orçamentos e Verbas).
Se você deseja alterar o nome ou o código do orçamento, certifique-se de transferi-lo como rascunho.
Orçamentos são transferidos na página Transferir Orçamentos (Aquisições > Ferramentas Avançadas > Transferir Orçamentos).
Página Transferir Orçamentos
A página Transferir Orçamentos exibe as seguintes informações para cada serviço de transferência:
- Número de ID do Serviço
- Status
- Usuário que adicionou o serviço
- Hora em que o serviço começou
- Hora em que o serviço terminou
- Número de orçamentos transferidos pelo serviço (Número Finalizado)
- Número de transferências com falha no serviço
Para realizar uma transferência de orçamento:
- Na página Transferir Orçamentos (Aquisições > Ferramentas Avançadas > Transferir Orçamentos), selecione Adicionar Serviço. A caixa de diálogo Adicionar Serviço será aberta.
Caixa de Diálogo Adicionar Serviço de Transferência de Orçamento - Insira as informações do serviço conforme necessário. Veja uma descrição dos campos na tabela abaixo:
Campos do Serviço de Transferência de Orçamentos Campo Descrição Criar alocação Selecione se deseja copiar as verbas alocadas e suas alocações para o orçamento do novo período fiscal. As opções são: - Soma de Alocações - As verbas alocadas são copiadas com suas alocações para o orçamento do novo período fiscal.
- Nenhum - Nenhuma alocação é criada para o novo período fiscal.
- Saldo de Caixa - O saldo de caixa da verba do orçamento preenche a soma de alocações do novo período fiscal.
- Ambos - O saldo de caixa da verba do orçamento e a soma de alocações são adicionados à soma de alocações do novo período fiscal.
Se as opções Soma de Alocações ou Ambos estiverem selecionadas, o Fator FPC (%) será exibido. Insira um valor que represente o aumento/diminuição do percentual das novas verbas alocadas quando copiadas do orçamento original. O Fator FPC (%) será multiplicado pela soma da alocação original para determinar o valor de alocação. Se Ambos estiver selecionado e o fator FPC estiver preenchido, o fator será aplicado somente à soma de alocações do período fiscal atual, não ao saldo de caixa.
O campo Criar alocação não aparecerá se Excluir estiver selecionado no campo Ação.Orçamento Selecione se deseja copiar todos os orçamentos ou um orçamento específico da lista dropdown. Somente orçamentos existentes no período fiscal exibido e que não foram transferidos aparecerão. Observe que, se você selecionar Todos, todos os orçamentos do período fiscal serão transferidos, incluindo orçamentos inativos ou em rascunho. Veja o campo Criar Status, abaixo.Ação Selecionar uma ação: - Copiar - Copia o(s) orçamento(s) para o novo período fiscal. Se o período fiscal não existir, um novo período será criado.
- Excluir - Exclui o(s) orçamento(s) do novo período fiscal. Se o orçamento não existir, o serviço será concluído com sucesso. Se o orçamento existir, o serviço verificará se existem transações (além de alocações). Se uma transação (empenho ou despesa) for encontrada, o serviço será concluído com o erro Orçamento <ledgerid> não pode ser excluído - orçamento possui transações. Para mais informações, veja Excluir Verbas e Orçamentos.
Fator FPC (%) O percentual de aumento/diminuição das novas verbas alocadas quando elas são copiadas do orçamento de origem. Se nenhum percentual for inserido, o valor padrão será 0%. Este campo aparecerá somente se você selecionar Sim no campo Criar alocação e Copiar no campo Ação.Criar status Defina o status do(s) orçamento(s) selecionado(s) no novo período fiscal. Selecione entre: - Rascunho - Os novos orçamentos e todas as suas verbas - incluindo Grupo de verbas e Verbas alocadas - são criados com status Rascunho (que é praticamente o mesmo que Inativo; veja informações em Status do orçamento).
- Ativo - Os novos orçamentos e todas as suas verbas são criadas com status Ativo.
- Este campo não aparecerá se Excluir estiver selecionado no campo Ação.
- Se todos os orçamentos estiverem selecionados no campo Orçamento, todos os orçamentos transferidos serão configurados com o valor selecionado aqui no novo período fiscal.
- Todas as verbas transferidas terão seu status alterado para o status do orçamento, independente dos seus status originais.
Copiar do ano O ano do qual o orçamento será copiado. Selecione o período fiscal atual ou períodos anteriores. - Este campo não aparecerá se Excluir estiver selecionado no campo Ação.
- O status do período fiscal não afeta as opções deste campo. Veja Configurar Períodos Fiscais de Orçamentos e Verbas.
Copiar Notas Quando selecionado, todas as notas são copiadas para o novo ano fiscal. Copiar Anexos Quando selecionado, todo o conteúdo da aba anexos é copiado para o novo ano fiscal. Quando o novo ano fiscal é criado, o conteúdo do campo Descrição, na aba Resumo, é copiado automaticamente. - Selecione Adicionar para transferir os orçamentos. Selecione Adicionar e Fechar para transferir os orçamentos e fechar a caixa de diálogo. O Alma executará o serviço de transferência. O serviço será adicionado à página Transferir Orçamentos e executado imediatamente.
Selecione Ver na lista de ações da linha para visualizar os detalhes do serviço. Veja Relatório do Serviço para Transferir Orçamentos.
Selecione Atividades na lista de ações da linha para visualizar as atividades do serviço. Acesse Visualizar Atividades do Serviço.
Transferir Itens de Pedido de Aquisição
Para realizar uma transferência de item de pedido de aquisição, você deve ter a seguinte função:
- Gerente de Períodos Fiscais
Esta é a segunda etapa do processo de fechamento de período fiscal.
Execute um serviço para copiar os itens de pedido de aquisição empenhados para o novo período fiscal. Durante o processo de transferência, você pode selecionar se deseja aumentar ou diminuir o valor do item de pedido de aquisição empenhado.
Antes de realizar a transferência de um item de pedido de aquisição, transfira todos os orçamentos. Veja Transferir Orçamentos.
Certifique-se que o período fiscal existe e que as verbas e os orçamentos relevantes estão ativos antes de transferir um item de pedido de aquisição.
A transferência de itens de pedido de aquisição é realizada em todos os itens de pedido de aquisição ativos contínuos e nos avulsos que ainda tenham empenhos. Os itens de pedido de aquisição são atualizados de acordo com a moeda do pedido. A taxa de câmbio é recalculada de acordo com a taxa de câmbio mais recente da moeda, que é extraída da Tabela de Taxas de Câmbio.
Itens de pedido de aquisição são transferidos na página Transferir Itens de Pedido de Aquisição (Aquisições > Ferramentas Avançadas > Transferir Itens de Pedido de Aquisição).
Página Transferir Itens de Pedido de Aquisição
A página Transferir Itens de Pedido de Aquisição exibe as seguintes informações para cada serviço de transferência:
- Número de ID do Serviço
- Status
- Usuário que adicionou o serviço
- Hora em que o serviço começou
- Hora em que o serviço terminou
- Número de itens de pedido de aquisição transferidos pelo serviço (Número finalizado)
- Número de transferências com falha no serviço
Para realizar uma transferência de solicitação de recurso compartilhado:
- Na página Transferir Itens de Pedido de Aquisição (Aquisições > Ferramentas Avançadas > Transferir Itens de Pedido de Aquisição), selecione Adicionar Serviço. A caixa de diálogo Adicionar Serviço será aberta.
Caixa de Diálogo Adicionar Serviço de Transferência de Itens de Pedido de Aquisição - Insira as informações do serviço conforme necessário. Veja na tabela abaixo uma descrição dos campos.
Campos do Serviço de Transferência de Itens de Pedido de Aquisição Campo Descrição Novo cálculo de empenho A maneira em que empenhos serão calculados no novo período fiscal. Ao trabalhar com itens de pedido de aquisição contínuos, este cálculo pode ser baseado em: - Empenho - Adiciona todos os empenhos e move-os para o novo período fiscal (mais ou menos a % do fator FPC). O Alma então realiza a transação de liquidação de empenho para toda a despesa.A liquidação de empenho é calculada da seguinte maneira:
- Para Itens de Pedido de Aquisição Contínuos, as transações de despesa do novo período fiscal serão consideradas.
- Para Itens de Pedido de Aquisição Avulsos, todas as despesas de todos os períodos fiscais relacionadas ao empenho atual serão consideradas.
- Despesa - O cálculo é baseado na soma de todas as despesas relacionadas ao período fiscal (mais ou menos fator FPC). O empenho é relativo para cada verba. Se esta opção estiver selecionada e o item de pedido de aquisição não tiver despesas, o cálculo será baseado no empenho.
Fator FPC (%) O percentual de aumento/diminuição do empenho quando os itens de pedido de aquisição são copiados para o novo período fiscal. Se nenhum percentual for inserido, o valor padrão será 0%. Após a execução do serviço de transferência, o local e a moeda estrangeira da verba do item de pedido de aquisição são atualizados de acordo com este valor.Do ano O ano do qual o item de pedido de aquisição será copiado. Selecione o período fiscal atual ou períodos anteriores. Bibliotecas A biblioteca ou as bibliotecas em que a transferência do item de pedido de aquisição acontecerá. Se nenhum valor for selecionado para este campo, a transferência será realizada para toda a instituição.As caixas de seleção Incluir subunidade da caixa de diálogo não estão em funcionamento.Item de Pedido de Aquisição Você pode selecionar um único item de pedido de aquisição. Se nenhum item for selecionado, todos os itens de pedido de aquisição serão transferidos. Verificação de empenho acima do limite Certificar se a verificação das regras de empenhos acima do limite da verba/orçamento será executada. Desmarque esta opção se você não deseja que as regras de empenhos acima do limite sejam verificadas (para instituições cujas verbas não têm dinheiro porque a transferência do orçamento foi executada sem alocação, por exemplo). Modo de relatório Recomendamos que você selecione esta opção para simular uma transferência de item de pedido de aquisição em modo de teste antes de criar uma transferência real. Esta opção gera um relatório identificando erros que precisem ser resolvidos. A transferência é simulada, mas nenhuma alteração é feita no repositório. Somente Pedidos ContínuosSomente Pedidos AbertosSomente Pedidos AvulsosSe nenhuma dessas opções estiver selecionada ou se todas elas estiverem, os empenhos de todos os tipos de itens de pedido de aquisição serão transferidos. Caso contrário, somente o(s) tipo(s) selecionado(s) será(ão) transferidos. - Empenho - Adiciona todos os empenhos e move-os para o novo período fiscal (mais ou menos a % do fator FPC). O Alma então realiza a transação de liquidação de empenho para toda a despesa.
- Selecione Adicionar para transferir os itens de pedido de aquisição. Selecione Adicionar e Fechar para transferir os itens de pedido de aquisição e fechar a caixa de diálogo. O Alma executará o serviço de transferência. O serviço será adicionado à página Transferir Itens de Pedido de Aquisição e será executado imediatamente.
Selecione Ver na lista de ações da linha para visualizar os detalhes do serviço. Veja Relatório do Serviço de Transferência de Itens de Pedido de Aquisição.
Selecione Atividades ou Relatório na lista de ações da linha para visualizar a lista de atividades do serviço. Acesse Visualizar Atividades do Serviço.
Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados
Para realizar uma transferência de orçamento, você deve ter a seguinte função:
- Gerente de Períodos Fiscais
Esta é a terceira etapa do processo de fechamento de período fiscal.
Você deve executar um serviço para copiar as solicitações de recurso compartilhado empenhadas para o novo período fiscal. Somente solicitações de recurso compartilhado associadas a uma verba poderão ser empenhadas; veja Solicitações de Empréstimo Associadas a Verbas.
Antes de realizar a transferência de uma solicitação de recurso compartilhado, transfira todos os orçamentos. Veja Transferir Orçamentos.
Certifique-se que o período fiscal subsequente existe e que as verbas e orçamentos relevantes estão ativos antes de transferir uma solicitação de recurso compartilhado.
A transferência de solicitações de recursos compartilhados é realizada em todas as solicitações ativas que ainda tenham empenhos.
Solicitações de transferência de recursos compartilhados são realizadas na página Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados (Aquisições > Ferramentas Avançadas > Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados).
Lista de Transferências de Solicitações de Recursos Compartilhados
A página Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados exibe as seguintes informações para cada serviço de transferência:
- Número de ID do Serviço
- Status
- Usuário que adicionou o serviço
- Hora em que o serviço começou
- Hora em que o serviço terminou
- Número de solicitações transferidas pelo serviço (Número finalizado)
- Número de transferências com falha no serviço
Para realizar uma transferência de solicitação de recurso compartilhado:
- Na página Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados (Aquisições > Ferramentas Avançadas > Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados), selecione Adicionar Serviço. A caixa de diálogo Adicionar Serviço será aberta.
Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados - Insira as informações do serviço conforme necessário. Veja na tabela abaixo uma descrição dos campos.
Campos do Serviço de Transferências de Solicitações de Recursos Compartilhados Campo Descrição Novo cálculo de empenho A maneira em que empenhos serão calculados no novo período fiscal. No momento, a única opção é Empenho, que adiciona todos os empenhos e os move para o novo período fiscal. Do ano O ano do qual as solicitações de recursos compartilhados serão transferidas. Selecione o período fiscal atual ou períodos anteriores. Bibliotecas A biblioteca ou as bibliotecas em que a transferência da solicitação de recurso compartilhado acontecerá. Se nenhum valor for selecionado para este campo, a transferência será realizada para toda a instituição. Verificação de empenho acima do limite Certificar se a verificação das regras de empenhos acima do limite da verba/orçamento será executada. Desmarque esta opção se você não deseja que as regras de empenhos acima do limite sejam verificadas (para instituições cujas verbas não têm dinheiro porque a transferência do orçamento foi executada sem alocação, por exemplo). Modo de relatório Recomendamos que você selecione esta opção para simular uma transferência de solicitação de recurso compartilhado em modo de teste antes de gerar uma transferência real. Esta opção gera um relatório identificando erros que precisem ser resolvidos. A transferência é simulada, mas nenhuma alteração é feita no repositório. - Selecione Adicionar para transferir as solicitações de recursos compartilhados. Selecione Adicionar e Fechar para transferir as solicitações de recursos compartilhados e fechar a caixa de diálogo. O Alma executará o serviço de transferência. O serviço será adicionado à página Transferir Solicitações de Recursos Compartilhados e será executado imediatamente.
Selecione Ver na lista de ações da linha para visualizar os detalhes do serviço. Veja Relatório do Serviço de Transferência de Itens de Pedido de Aquisição.
Selecione Atividades ou Relatório na lista de ações da linha para visualizar a lista de atividades do serviço. Acesse Visualizar Atividades do Serviço.