Independência dos Serviços ao Usuário das Bibliotecas

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A Independência dos Serviços ao Usuário das Bibliotecas suporta uma melhor separação das atividades de serviços ao usuário entre múltiplas bibliotecas agrupadas em uma instituição do Alma, por exemplo:

Pequenas universidades ou outras organizações agrupadas em uma única instituição do Alma
Isso pode acontecer para considerações que tenham a ver com o tamanho das bibliotecas e a capacidade de manter uma instituição completa do Alma. Sendo bibliotecas independentes, seus fluxos e configurações devem ser separados ao máximo de outras bibliotecas. Isso vale principalmente para fluxos de serviços ao usuário em que a privacidade dos usuários é afetada de maneira indesejada ao ter dados compartilhados com outras bibliotecas agrupadas na mesma instituição do Alma. Por outro lado, sendo uma pequena biblioteca com poucos funcionários, manter uma instituição completa do Alma para cada biblioteca pode ser um incômodo.
Faculdades independentes que fazem parte de uma única instituição
Embora a instituição possa ter configurações, fluxos e dados compartilhados que façam com que a topologia recomendada do Alma seja uma única instituição, ela pode ser formada por faculdades historicamente independentes. Por exemplo, essas faculdades podem administrar as mesmas verbas e o mesmo esquema de aquisições, mas são totalmente independentes quando se trata de seu ensino e, portanto, dos aspectos dos serviços ao usuário de seus fluxos de trabalho.
Instituições organizadas como campi independentes
Semelhante ao caso de múltiplas faculdades, uma instituição pode ser composta de vários campi que podem estar muito distantes um do outro. Essa simples consideração geográfica faz com que seu ensino e, portanto, seus fluxos e políticas de serviços ao usuário sejam independentes uns dos outros.

Em todos os casos acima, manter uma única instituição do Alma, mas ainda permitir maior independência das bibliotecas, equilibra corretamente o requisito de uma única instituição do Alma com a necessidade das bibliotecas de manter sua independência.

A Independência dos Serviços ao Usuário das Bibliotecas permite separar as atividades de serviços ao usuário em um dos dois modelos:

O Modelo Completo de Independência de Serviços ao Usuário
Esse modelo restringe ao máximo o acesso aos dados de serviços ao usuário, permitindo o acesso à atividade dos usuários somente para operadores com funções na biblioteca proprietária do recurso. Por exemplo, neste modelo, os operadores do balcão de circulação em uma biblioteca têm acesso às informações de empréstimos de usuários somente se o item emprestado pertencer à sua biblioteca.
O Modelo Parcial de Independência de Serviços ao Usuário
Este modelo equilibra a privacidade dos usuários com a melhor experiência de serviço. É semelhante ao modelo Completo em todos os aspectos, exceto que dá maior acesso aos operadores da biblioteca de retirada, pois são eles que estão em contato direto com o usuário e precisam acessar os dados de serviços ao usuário relevantes para fornecer melhores serviços. Por exemplo, neste modelo, os operadores de balcão de circulação em uma biblioteca têm acesso às informações não apenas dos empréstimos de itens que pertençam à sua biblioteca, mas também dos empréstimos que são retirados nesta biblioteca.

A configuração do modelo solicitado de separação de biblioteca é feita pela Ex Libris. Por favor, entre em contato com o suporte da Ex Libris para ativar o modelo desejado.

As seções a seguir detalham como a implementação de cada modelo afeta as diferentes partes interessadas nos Serviços ao Usuário.

Usuários

A autorização do usuário e a elegibilidade do serviço são baseadas na função do usuário e nas regras de serviços ao usuário. Ambos os elementos podem ser gerenciados no nível da biblioteca, por exemplo:

Funções de usuário podem ser atribuídas em uma biblioteca específica. Nesse caso, os usuários podem solicitar e fazer empréstimo somente de itens que sejam de propriedade da biblioteca na qual eles receberam a função.
O registro de usuário em um balcão de circulação pode ser feito de forma a criar uma função de usuário somente para a biblioteca onde o registro está ocorrendo (localização “Atualmente em” do balcão). Isso é obtido ao configurar Regras de Registro de Usuário que determinem que a função de usuário atribuída será exercida no escopo de uma biblioteca (e não da instituição). Também é possível atribuir taxas de registro separadas para cada biblioteca. O registro de usuários em bibliotecas específicas (e ativação das regras de registro relevantes) também é possível usando a API para Criar Usuários.

É possível limitar a capacidade de busca de contas de usuários, de maneira que os operadores recuperarão somente contas de usuários com escopo na biblioteca igual ao escopo das suas funções de operador. A configuração dessa opção é feita usando o menu de configuração de Gerenciamento de Usuários > Geral > Outras Configurações para definir o parâmetro limit_user_search_by_library_scope como true.

Operador de Balcão de Circulação

A implementação de qualquer um dos Modelos de Independência de Serviços ao Usuário limita o acesso do operador de balcão de circulação às atividades relacionadas aos serviços ao usuário.

Os operadores de balcão de circulação podem renovar funções de usuário somente para as bibliotecas que estão em seu escopo. Para informações gerais sobre balcões de circulação, veja Gerenciar Serviços ao Usuário em um Balcão de Circulação)

Notificações a Usuários

Ao trabalhar com qualquer um dos Modelos de Independência de Serviços ao Usuário, tanto anexos para usuários no nível da instituição como no nível da biblioteca são suportados. Quando uma notificação é enviada a um usuário, é criado um anexo no registro do usuário de acordo com o proprietário, por exemplo; um recibo de empréstimo pertence à biblioteca de retirada, uma notificação de atraso pertence à biblioteca proprietária do item e uma notificação geral ao usuário pertence à instituição.

É recomendável ativar o parâmetro do cliente separate_patron_notifications_by_library ao trabalhar em um Modelo de Independência de Serviços ao Usuário, para que as notificações de atendimento agregadas sejam agrupadas por biblioteca e não em toda a instituição.

Antes de ativar este parâmetro, há considerações importantes que estão descritas na documentação do parâmetro separate_patron_notifications_by_library (Menu de Configuração > Serviços ao Usuário > Geral > Outras Configurações).

Veja também Configurar Informações de Contato da Instituição/Biblioteca.

Cartas/e-mails de usuários específicos de uma biblioteca podem ter um endereço Responder para próprio. Isso permite que os usuários respondam para a biblioteca apropriada.
Veja abaixo as cartas que são afetadas por esta função.

Recibo de Pagamento de Multa/Taxa
Carta de Empréstimo por Procurador
SAU - Carta de Cancelamento de Solicitação
Notificação de Entrega de Documento
SAU - Notificação de Digitalização de Item
SAU - Notificação de Multas/Taxas
Aviso de Status do Empréstimo
Recibo de Empréstimo
SAU - Carta de Empréstimo Perdido
SAU - Notificação de Empréstimo Perdido
SAU - Carta de Reembolso de Taxa por Empréstimo Perdido
Lembrete de Reserva Disponível
SAU - Carta de Empréstimo Atrasado e Perdido
SAU - Notificação de Empréstimo Atrasado e Perdido
SAU - Carta de Entrega Pessoal
Carta de Reserva Disponível
SAU - Relatório de Solicitações
Recibo de Devolução
Carta de Data para Devolução Antecipada
Carta de Empréstimo de Curto Prazo
Carta de Aviso de Vencimento de Empréstimos
Notificação de Atraso
Carta de Atividade de Empréstimo

Operadores de Solicitações

Operadores de solicitações, como operadores de balcão de circulação, recebem funções no nível da biblioteca e só têm acesso aos balcões de circulação autorizados por esta determinada biblioteca. A seleção de tarefas de retirada da estante às quais esses operadores têm acesso é limitada àquelas gerenciadas pela biblioteca na qual eles receberam uma função.

Ao trabalhar em qualquer um dos Modelos de Independência de Serviços ao Usuário, o Monitor de Solicitações é filtrado por propriedade da biblioteca. As considerações que determinam a propriedade de uma solicitação ativa são as mesmas do operador de balcão de circulação. Em relação a solicitações inativas, como solicitações concluídas ou canceladas:

Gerentes de Usuários

Gerentes de Usuários com funções que estão no escopo de uma biblioteca têm acesso somente a empréstimos, devoluções, solicitações, bloqueios, notas, taxas, categorias de estatísticas e notificações de sua biblioteca ou bibliotecas. As considerações sobre o que eles podem visualizar são as mesmas dos operadores de balcão de circulação. Gerentes de Usuários com funções que estão no escopo da instituição têm acesso a todas as atividades do usuário, independentemente da propriedade da biblioteca.

Administradores de Serviços ao Usuário

É possível limitar os usuários com função de Administrador de Serviços ao Usuário para gerenciar apenas bibliotecas específicas. Administradores limitados podem acessar e atualizar apenas as configurações que afetam sua biblioteca.

Empréstimos - Operadores de balcão verão apenas empréstimos de usuários cujos itens estiverem habilitados de acordo com o escopo de suas funções e o modelo selecionado:
- No Modelo Completo de Independência de Serviços ao Usuário, os empréstimos ativos são visíveis apenas para os operadores com uma função de circulação na biblioteca proprietária do item.
  Um operador em uma biblioteca de retirada só vê os empréstimos realizados na sessão atual. Quaisquer ações adicionais sobre o empréstimo (como renovação) requerem o contato com a biblioteca proprietária.
- Além dos empréstimos visíveis ao usar o Modelo Completo de Independência de Serviços ao Usuário, no Modelo Parcial de Independência de Serviços ao Usuário, o operador também visualiza os empréstimos feitos nas bibliotecas permitidas.
Devoluções - Quanto aos empréstimos, os Operadores de balcão podem ver os empréstimos de usuários apenas se os itens emprestados estiverem habilitados de acordo com o escopo de suas funções e o modelo selecionado (ou seja, somente empréstimos de itens pertencentes à ou devolvidos na biblioteca do operador).
Solicitações - Operadores de balcão podem ver as solicitações de usuários apenas se o escopo da sua função for um dos seguintes:
- Uma biblioteca que possui um item que pode atender à solicitação. Quando uma solicitação é itemizada, isso limita apenas à biblioteca proprietária do item selecionado.
- A biblioteca para retirada selecionada na solicitação.
- A biblioteca de gerenciamento da solicitação em um determinado momento. Por exemplo, se um item estiver em trânsito de uma biblioteca específica para atender a uma solicitação, o operador dessa biblioteca poderá ver a solicitação para processá-la até que seja recebida na biblioteca de retirada.

Somente solicitações de usuários da biblioteca são afetadas pelo escopo da função do operador. Assim, por exemplo, solicitações de Ordem de Serviço ou solicitações de Trânsito para Arquivamento fora do escopo do operador permanecem visíveis para o mesmo.
No Modelo Completo de Independência de Serviços ao Usuário, as solicitações são visíveis somente para operadores com uma função relevante na biblioteca proprietária do item que atendeu à solicitação (para solicitações concluídas), na biblioteca de retirada (para solicitações ativas) ou que possam ter atendido à solicitação no momento do cancelamento (para solicitações canceladas).
No Modelo Parcial de Independência de Serviços ao Usuário, as solicitações são visíveis para operadores com função relevante na biblioteca proprietária do item que atendeu à solicitação (para solicitações concluídas), ou que possa ter atendido à solicitação no momento do cancelamento (para solicitações canceladas) e, também, na biblioteca de retirada

Taxas - Operadores de Balcão podem ver o saldo apenas das taxas pertencentes a uma biblioteca que está em seu escopo (ou pertencentes à instituição). Da mesma forma, eles são capazes de processar (receber pagamentos ou abonar) somente taxas pertencentes a uma biblioteca que esteja em seu escopo (ou pertencentes à instituição).
Bloqueios - É possível criar bloqueios para uma determinada biblioteca. Operadores de balcão só podem visualizar e gerenciar bloqueios pertencentes a uma biblioteca que esteja em seu escopo (ou pertencentes à instituição).

Os bloqueios no nível da biblioteca afetam somente os empréstimos de itens da mesma biblioteca.
Notas - É possível criar notas para uma determinada biblioteca. Operadores de balcão só podem visualizar e gerenciar notas pertencentes a uma biblioteca que esteja em seu escopo (ou pertencentes à instituição).
Categorias de Estatísticas - É possível criar categorias de estatísticas do usuário para uma determinada biblioteca. Operadores de balcão só podem visualizar e gerenciar categorias de estatísticas pertencentes a uma biblioteca que esteja em seu escopo (ou pertencentes à instituição).

Onde categorias de estatísticas foram usadas como entrada para regras de serviços ao usuário, elas afetam somente empréstimos e solicitações de itens da mesma biblioteca
Notificações - Operadores de balcão só podem visualizar notificações enviadas por uma biblioteca que esteja em seu escopo (ou enviadas pela instituição).
- Anexos da instituição são visíveis para todos os operadores com acesso aos anexos do usuário.
- Anexos da biblioteca são visíveis para os operadores com uma função na biblioteca proprietária do anexo.