Configurar Números de Acesso
Para configurar números de acesso, você deve ter uma das seguintes funções:
- Administrador de Catálogo
- Administrador Geral do Sistema
O Alma pode gerar automaticamente números de acesso em registros de coleções físicas para identificar um recurso. Você pode configurar a maneira em que estes números são gerados. Por exemplo, você pode usar um prefixo que inclua o ano em que o recurso foi adquirido e o número do recurso (se recursos duplicados foram adquiridos) ou você pode identificar por localização.
O número de acesso inicia por padrão em 1 e é aumentado em 1 a cada vez que um número de acesso adicional é gerado. É possível configurar um valor inicial que não seja 1. Também é possível pular alguns números e definir um próximo valor sequencial diferente, que deve ser maior que o último valor usado. (Para mais informações, veja Editar um Número de Acesso.)
Após configurar o número de acesso, ele é gerado para um registro de coleções físicas no Editor de MD quando Ações para Registro > Gerar Número de Acesso é selecionado.
Gerar Número de Acesso
Você também pode usar a configuração de Número de Acesso para definir uma sequência numérica para gerar números de chamada alternativos e temporários no nível do item ao editar itens na página Editor de Item Físico. Veja Atualizar Informações no Nível do Item para mais informações.
Gerar Números de Chamada Alternativos e/ou Temporários no Nível do Item
Veja também Acervo Físico - Configurar e Usar o Número de Acesso e o Número de Tombo para mais informações.
Adicionar uma Nova Sequência de Número de Acesso
Para usar números de acesso, você deve definir uma configuração de sequência para identificar a maneira pela qual os números de acesso serão gerados. A configuração de sequenciamento pode ser definida no nível da instituição, da biblioteca e da biblioteca+localização.
Para implementar configurações de sequenciamento no nível da instituição para registros de coleções físicas, você deve configurar o parâmetro do cliente holdings_accession_number_generation_extended como institution. Quando institution é especificado para este parâmetro, não é mais necessário preencher os campos biblioteca ou biblioteca+localização. Deixar esses campos em branco indica que você está criando uma sequência no nível da instituição. Veja Outras Configurações (Gerenciamento de Recursos) para mais informações.
Além disso, você pode implementar configurações de sequenciamento no nível da instituição para registros de itens quando o parâmetro do cliente item_call_numbers_generate_enable estiver configurado como true. Veja Outras Configurações (Gerenciamento de Recursos) para mais informações.
Para adicionar uma nova configuração de sequência:
- Na página Configuração de Acesso (Menu de Configuração > Recursos > Geral > Número de Acesso), selecione Criar uma Nova Sequência e preencha os parâmetros para criar uma nova sequência.
Criar uma Nova Sequência Parâmetro Descrição Nome da Sequência Insira um nome para cada sequência para distinguir suas configurações. Biblioteca Busque por uma biblioteca e selecione-a para que esta seja uma sequência no nível da biblioteca. Isso significa que a sequência configurada estará disponível somente para a biblioteca selecionada. Este parâmetro é opcional quando o seguinte parâmetro do cliente estiver configurado como true:- item_call_numbers_generate_enable
Além disso, para o parâmetro holdings_accession_number_generation_extended, é necessário inserir um dos 3 valores a seguir:
- institution - Gera números de acesso para serem usados por todos os registros de itens/coleções físicas da instituição
- library - Para ser usado por registros de itens/coleções físicas da biblioteca atribuída
- location - Para ser usado por registros de itens/coleções físicas da biblioteca + localização atribuída
Para disponibilizar a sequência no nível da instituição, selecione um valor vazio na lista dropdown:
Localização Navegue para selecionar uma biblioteca e uma localização para tornar esta uma sequência no nível da localização. Isso significa que a sequência configurada estará disponível somente para a localização selecionada. Este parâmetro é opcional quando o parâmetro do cliente item_call_numbers_generate_enable estiver configurado como true:
Além disso, para o parâmetro holdings_accession_number_generation_extended, é necessário inserir um dos 3 valores a seguir:
- institution - Gera números de acesso para serem usados por todos os registros de itens/coleções físicas da instituição
- library - Para ser usado por registros de itens/coleções físicas da biblioteca atribuída
- location - Para ser usado por registros de itens/coleções físicas da biblioteca + localização atribuída
Método Selecione um dos seguintes métodos: - Prefixo + Sequência
- Sequência + Registro de data/hora
Para usar as funções Gerar e/ou Calcular (veja Atualizar Informações no Nível do Item para mais informações) para criar números de chamada alternativos e/ou temporários no nível do item, na página Editor de Item Físico, você deve selecionar a opção Prefixo + Sequência.Prefixo Ao selecionar o método Prefixo + Sequência, você também pode especificar um prefixo para definir melhor a identificação da sequência. O prefixo precede o número de sequência que é gerado. A opção de prefixo pode ser uma combinação de letras, números, pontuação e espaços. Se você deseja usar um espaço para separar o prefixo do número de sequência anexado logo após o prefixo, insira um espaço no final do prefixo criado na sua configuração.Devido a uma limitação técnica, no momento é possível criar duas sequências com o mesmo prefixo para a mesma biblioteca e localização (com uma sequência de nome diferente); recomendamos que você não faça isso. As sequências numéricas (sem prefixo) configuradas com o método Prefixo+Sequência devem ser criadas apenas uma vez em cada instituição (seja como uma sequência no nível da instituição, no nível da biblioteca ou no nível da localização).Mesmo que você defina a geração do número de acesso no nível da instituição ou da biblioteca, o ícone obrigatório sempre aparecerá para ambas as definições na configuração da sequência:
Biblioteca e Localização são marcadas como obrigatórias. No entanto, isso pode ser ignorado. A sequência pode ser salva de acordo com o nível definido. - Selecione Adicionar Linha. Repita esse processo quantas vezes precisar para criar todas as sequências de números de acesso necessárias.
Todas as alterações feitas nesta página são salvas automaticamente. Você receberá uma mensagem sobre cada alteração salva:
Editar um Número de Acesso
O número de acesso inicia por padrão em 1 e é aumentado em 1 a cada vez que um novo número de acesso é gerado. Você pode configurar um valor inicial que não seja 1. Você também pode pular alguns números e definir um próximo valor sequencial diferente, que deve ser maior que o último valor usado.
Para editar o número de acesso:
- Na página Configuração de Acesso, selecione Configurar Próximo Valor Sequencial na lista de ações da linha para a sequência que você deseja alterar. A caixa de diálogo Configurar Próximo Valor Numérico será aberta.
- Insira um valor maior do que o último valor usado.
Todas as alterações feitas nesta página são salvas automaticamente.
Excluir um Número de Acesso
Você pode excluir uma configuração de sequência de número de acesso.
Para excluir uma sequência de número de acesso:
- Selecione Excluir na lista de ações da linha.
Todas as alterações feitas nesta página são salvas automaticamente.
Atribuir Distribuição de Número de Acesso
Para que o número de acesso gerado automaticamente seja indexado e possa ser buscado no repositório, você deve atribuir o número de acesso a um campo MARC. Para mais informações, veja o procedimento em Editar Localizações Físicas.