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    开具发票工作流程

    可译的
    以下是发票工作流程的说明,其中规定了从发票创建到关闭的处理方式。 当订单行完全开具发票时,其关联的订单行关闭。 如果由于某些原因,您不需要发票,请使用不需要价格和经费的采购订单,比如 技术;见手动创建订单行
    观看开具发票流程系列视频(4个视频)。
    Invoicing_WK.gif
    开具发票工作流程
    以下是此工作流程详细的步骤说明(编号对应图中的编号): 有关发票状态的完整列表,见发票状态
    1. 可以按以下方式创建发票: 导入的发票与机构相关联。 根据用户角色权限,使用订单或手动创建的发票可以分配给机构或特定图书馆。
    2. 处理发票以根据管理员预先配置的规则确定是否需要特别注意。 该过程由系统自动执行。
      如果有数据问题需要注意, 发票状态被设置为 复核中并发送到复核(步骤3)。 有关此手动活动的信息,见 复核中的发票。 如果没有数据问题,并且预先配置的规则确定可以自动处理发票,发票将转到步骤4。
      • 如果用户参数映射表页面的 invoice_skip_erp = true(说明发票不发送到ERP;见 配置其它设置),发票进入付款阶段(步骤5)。
      • 如果用户参数映射表页面的 invoice_skip_erp = false (见 配置其它设置),发票设置为“准备付款”并继续工作流程。
      如果在手动创建发票期间选择了 提前支付 或者 内部复制(即发票不会导出到ERP系统),当创建者点击 保存并继续后(假设没有需要注意的数据问题)发票关闭(步骤6).
    3. 工作流程中的复核阶段使审核人能够向发票添加缺少的信息,或更正发票上的错误信息。 当审核人在复核发票页面点击保存并继续时,发票返回到工作流程中的步骤2,在其中进行重新处理,以确定是否存在需要特别注意的元素。 如果数据问题仍然存在,发票将返回复核。 如果所有数据问题都已解决,发票状态设置为批准中 并转到步骤4。 已经关闭或发送到ERP的发票可以发回到复核阶段,以便能够编辑发票(见设置发票返回到复核)。
    4. 发票要么自动被批准并发送到工作流的下一个阶段(准备支付),要么在继续工作流程之前等待相应的图书馆工作人员的手动批准。
      1. 如果管理员预先配置的批准规则确定可以自动批准发票,发票将转到步骤5。
      2. 如果由管理员预先配置的批准规则确定需要手动批准,则发送发票至手动批准。 有关此手动活动的信息,见 审批中的发票。 执行手动批准的人员在发票信息页面(从批准发票页面访问)点击批准,发票状态设置为 准备付款 且批准的发票已准备好发送到支付系统或ERP。 (如果拒绝发票,则返回复核阶段 - 见步骤3)。
    5. 发票到达付款阶段,等待通过Alma或通过机构的ERP系统付款。 (有关设置外部系统以接收Alma的发票,和运行从Alma导出发票到该外部系统的作业的信息,见财务系统)。
      • 如果采访配置其他设置菜单中的handle_invoice_payment参数设置为true,发票状态设置为等待付款使机构本身可以管理发票的支付,可自动通过导入流程(见https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance)或通过操作员手动操作(见处理等待付款的发票)。
      • 如果在采访配置其他设置菜单里的 handle_invoice_payment 参数设置为 false,发票不等待付款直接关闭(状态为关闭)。
      当为发票金额输入负数时,将向用户给予退款(见发票详情页面总金额描述字段)。
    6. Alma检查与发票相关联的采购订单是否完全开具发票和付款。 然后发票关闭(状态关闭)。
      如果已经被接收/激活并且发票已关闭,则与发票相关联的采购订单行将关闭。 如果订单行的单册尚未被接收/激活,将保持打开状态。

    发票状态

    发票可以具有以下状态:
    • 复核中 - 发票已创建,但尚未复核。
    • 批准中 - 发票正在等待手动批准。
    • 准备付款 - 发票已获得批准,并准备发送到ERP。
    • 等待付款 - 发票已批准并发送到ERP(如果机构不使用ERP,则跳过ERP)。
    • 关闭 - 发票已支付并关闭。
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