采购工作流程
此页面描述整体采购工作流程，包括创建不同类型订单（纸本/电子/数字）所需的步骤。
有关在Alma中采购说明的页面链接列表，包括创建订单行、续借、与供应商合作等，请见采购。
有关在Alma中处理采访的概述，包括相关部分的链接，例如开具发票、续借、配置等，请见采访简介。
采购工作流程常规说明
以下是此工作流详细的步骤说明（编号对应图中的编号）：
- 订单行通常通过以下方式之一进入Alma：
- Alma规范化、验证和处理订单行，以此来确定是否有需要特别关注的元素。此过程基于管理员预先配置的复核规则（请见配置采购复核规则）。
- 如果出现数据问题（包括无效或缺失信息）或需要注意的提示，Alma会对订单行复核（见复核订单行）。
如果您选择现在订购或保存并继续，手动创建的订单行会跳过复核程序。如果您不选择这些选项（例如，如果您只选择保存），则手动创建的订单行仍处于复核中状态。
- 订单行被打包成订单(PO)。在订单行“信息”部分中配置（见手动创建订单行）的采购配置确定自动或手动打包。 如果打包过程中（手动或自动），任何必填项目（本步骤所需）未完成，则订单会被发回复核（见复核订单）。订单复核及录入缺失信息后，订单进入审批流程，然后发给供应商。
- 自动 – 根据订单规则，订单行自动打包（见将采购订单行打包成采购订单）。
- 手动– 订单行手动打包（见将订单行打包成订单）。当执行手动打包的人员在订单行任务列表的操作菜单中选择新建订单资源包时，订单行就会打包成订单。
- 如果需要，订单将进入ERP批准程序，然后Alma验证是否实施自动或手动批准，如下一步所述。
- Alma根据采购设置（由Ex Libris配置）决定批准和发送是自动还是手动执行。 订单审批与手动或EOD创建订单，手动或者自动打包有关。然而，如果使用户选择订单行立即订购，则不管采购配置如何，该订单自动过审。
- 自动 – 订单自动审批通过，并发送给供应商。
- 手动 – 在发送给供应商前，订单必须手动审批。欲知更多信息，见审批和发送采购订单。手动审批订单时在审批采购订单页面选择批准并发送，通过批准的订单会被发送给供应商。
- 订单行继续处理至采访流程最后步骤中，其中订单行会经过确认，明确是电子或者纸本资源。
- 电子 – 订单行进入启用阶段（见启用电子资源和启用任务列表）。
- 纸本资源 — 订单行进入登到流程后，根据订单行类型对其进行处理，见 登到资料。接收后的处理也可在接收资源后进行操作（见接收后处理）。
- 数字 — 订单行没有激活或接收流程。其最后阶段取决于它是单次订单行还是连续订单行：
- 单次 – 表现上传且选择保存并继续时，订单行将关闭。
- 连续 – 表现上传且选择保存并继续时，订单行标记为定期续订或等待手动续订，具体取决于配置为手动续订还是自动续订（请见手动创建订单行）。当手动关闭时，该订单行会关闭，因为其订阅结束日期已到达或由更改订单行状态作业关闭。
创建订单所需步骤列表
创建订单有三种主要的方法：
- 手动 - 有关详情，见手动创建订单行。（对于创建没有馆藏的服务订阅订单行，见创建没有馆藏的服务订阅订单行。）
- EOD - 有关详情，见使用导入配置文件导入记录。
- 实时 - 对于通过API（通过图书馆服务提供商）实时订购，见实时订购。
上文提到的三种方法对创建纸本和电子资源资料类型的订单均可用。对于数字资源资料类型，支持手动和API方法。有关对每种资料类型创建订单所需的步骤见下表：
对于从OASIS生成的电子订单，推荐使用API方法完成描述信息和访问信息。
有关创建订单行的方法的完整列表，包括法定缴送、采购请求和读者驱动采访(PDA)，请见创建订单行。
纸本资源订购方法
纸本 - EOD（嵌入式订单数据）
| 配置操作 | 描述 |
|---|---|
| 配置默认元数据模板 | 确保配置了默认元数据模板（见使用记录模板）。打开元数据编辑器 > 模板。选择要定义为默认的模板。选择属性。选择作为默认。 |
| 供应商设置 | 确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。如果工作流需要，可以发动其他EDI消息（例如，发票）。有关供应商EDI的更多内容 |
| 提供供应商相关的订购信息 | 必须提供以下参数才能使供应商创建订单： 所属图书馆代码 - 分配给创建的订单行的图书馆。您必须向供应商提供可用的所属图书馆的列表。供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。其他实施可能会与单个所属图书馆的账户相关。这种情况下，操作员必须登录进相关账户。 位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。仅与纸本资料相关。 供应商可以使用检索位置API获取位置列表。 经费代码 - 用于生成付款的经费。 供应商可以使用检索经费API。
|
| 创建新订单导入配置文件或复制现有配置文件。 | 访问采访 > 管理导入配置文件。确保从EDI发票中检索的供应商参考编号与Alma匹配。见管理导入配置文件。 |
| 确保选择了正确的提交格式选项 |
|
| 访问采访 > 管理导入配置文件。
|
纸本 - API
| 配置操作 | 描述 |
|---|---|
| 配置默认元数据模板。 | 确保配置了默认元数据模板（见使用记录模板）。访问元数据编辑器 > 模板。选择要定义为默认的模板。选择属性。选择默认。 |
| 向供应商发送API密钥（见REST订单行）。 | API密钥应由机构生成并提供给供应商。 每个供应商应得到唯一的API密钥。这样，当机构想要中止与特定供应商的合作时，可以通过开发者忘了禁用特定的API密钥。其他API密钥继续正常运行。
您可以将API定义到沙盒或生产环境。
|
| 提供供应商相关的订购信息。 | 必须提供以下参数才能使供应商创建订单： 供应商代码和供应商账户代码 - 这些指向Alma中的供应商记录。创建的订单行会与供应商及供应商账户关联。必须确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。如果工作流需要，可以发动其他EDI消息（例如，发票）。 所属图书馆代码 - 分配给创建的订单行的图书馆。您必须向供应商提供可用的所属图书馆代码的列表。供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。其他实施可能会与单个所属图书馆的账户相关。这种情况下，操作员必须登录进相关账户。 位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。仅与纸本资料相关。 供应商可以使用检索位置API获取位置列表。 经费代码 - 用于付款的经费。 供应商可以使用检索经费API。 有关更多信息，见机构的实时采访设置。 |
| 创建新订单集成配置文件。 | 新订单API集成配置文件决定想要实施的匹配规则。有关更多信息，见如何决定书目记录。经费相关问题的验证可以配置为在此归档(docx)。 |
| 配置更新馆藏导入配置文件。 |
见覆盖简要记录。 |
电子资源订购方法
电子 - EOD（嵌入式订单数据）
| 配置操作 | 描述 |
|---|---|
| 配置默认元数据模板 | 确保配置了默认元数据模板（见使用记录模板）。访问元数据编辑器 > 模板。选择要定义为默认的模板。选择属性。选择作为默认。 |
| 供应商设置 | 确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。如果工作流需要，可以发动其他EDI消息（例如，发票）。有关供应商EDI的更多内容 |
| 提供供应商相关的订购信息 | 必须提供以下参数才能使供应商创建订单： 所属图书馆代码 - 分配给创建的订单行的图书馆。您必须向供应商提供可用的所属图书馆代码的列表。供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。其他实施可能会与单个所属图书馆的账户相关。这种情况下，操作员必须登录进相关账户。 位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。仅与纸本资料相关。 供应商可以使用检索位置API获取位置列表。 经费代码 - 用于付款的经费。 供应商可以使用检索经费API。 有关更多信息，见机构的实时采访设置。 |
| 创建新订单导入配置文件或复制现有配置文件。 | 访问采访 > 管理导入配置文件。确保从EDI发票中检索的供应商参考编号与Alma匹配。见管理导入配置文件。 |
| 确保选择了正确的提交格式选项 |
|
| 访问采访 > 管理导入配置文件。
|
电子 - API
| 配置操作 | 描述 |
|---|---|
| 配置默认元数据模板 | 确保配置了默认元数据模板（见使用记录模板）。访问元数据编辑器 > 模板。选择要定义为默认的模板。选择属性。选择默认。 |
| API密钥应由机构生成并提供给供应商。 每个供应商应得到唯一的API密钥。这样，当机构想要中止与特定供应商的合作时，可以通过开发者忘了禁用特定的API密钥。其他API密钥继续正常运行。
您可以将API定义到沙盒或生产环境。
| |
| 提供供应商相关的订购信息 | 必须提供以下参数才能使供应商创建订单： 供应商代码和供应商账户代码 - 这些指向Alma中的供应商记录。创建的订单行会与供应商及供应商账户关联。必须确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。如果工作流需要，可以发动其他EDI消息（例如，发票）。 所属图书馆代码 - 分配给创建的订单行的图书馆。您必须向供应商提供可用的所属图书馆代码的列表。供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。其他实施可能会与单个所属图书馆的账户相关。这种情况下，操作员必须登录进相关账户。 位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。仅与纸本资料相关。 供应商可以使用检索位置API获取位置列表。 经费代码 - 用于付款的经费。 供应商可以使用检索经费API。 有关更多信息，见机构的实时采访设置。 |
| 新订单API集成配置文件决定想要实施的匹配规则。有关更多信息，见如何决定书目记录。经费相关问题的验证可以配置为在此归档(docx)。 | |
见覆盖简要记录。 |
从OASIS/GOBI生成的订单的电子资源订购方法
有关供应商的完整列表，见实时订购。
电子 - API
| 配置操作 | 描述 |
|---|---|
| 配置默认元数据模板 | 确保配置了默认元数据模板（见使用记录模板）。访问元数据编辑器 > 模板。选择要定义为默认的模板。选择属性。选择默认。 |
| 向供应商发送API密钥（见REST订单行）。 | API密钥应由机构生成并提供给供应商。 使用OASIS-Onboarding@proquest.com联系OASIS 有关GOBI的问题，请联系您的GOBI代理。 每个供应商应得到唯一的API密钥。这样，当机构想要中止与特定供应商的合作时，可以通过开发者忘了禁用特定的API密钥。其他API密钥继续正常运行。
您可以将API定义到沙盒或生产环境。
|
| 提供供应商相关的订购信息 | 必须提供以下参数才能使供应商创建订单： 供应商代码和供应商账户代码 - 这些指向Alma中的供应商记录。创建的订单行会与供应商及供应商账户关联。必须确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。如果工作流需要，可以发动其他EDI消息（例如，发票）。 所属图书馆代码 - 分配给创建的订单行的图书馆。您必须向供应商提供可用的所属图书馆代码的列表。供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。其他实施可能会与单个所属图书馆的账户相关。这种情况下，操作员必须登录进相关账户。 位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。仅与纸本资料相关。 供应商可以使用检索位置API获取位置列表。 经费代码 - 用于付款的经费。 供应商可以使用检索经费API。 有关更多信息，见机构的实时采访设置。 |
| 新订单API集成配置文件决定想要实施的匹配规则。有关更多信息，见如何决定书目记录。经费相关问题的验证可以配置为在此归档(docx)。 因为该工作流程启用共享区记录，集成配置文件的“验证”和“匹配”部分无效。 | |
| 从共享区激活相关资源库 | 要在Alma的资源库中成功创建电子资源库（资源库列表），机构必须在机构区中有从共享区激活的相关资源库。 目前，在订购进程中在资源库中创建资源的功能仅对从支持的电子书平台通过从OASIS和GOBI生成的订单可用。 见激活电子资源。 |
数字资源订购方法
数字 - 手动订购
| 配置操作 | 描述 |
|---|---|
| 启用相关的数字订单行类型。 | 访问配置 > 采访 > 订单行类型并从行操作菜单中选择“自定义”以执行以下一项或两项操作：
完成后确保选择保存。 |
| 创建或检索相关的数字题名并订购。 | 要创建数字订单行，必须如上所述启用订单行类型。 创建数字订单行与创建纸本或电子订单非常相似（请见手动创建订单行）。一个主要区别是数字订单行类型在创建时无馆藏（单次和连续），并且您需要将一个表现与订单行相关联。有两种方法可以将表现与订单行相关联：
创建、配置和保存数字订单行后，单次和连续订单行的工作流程有所不同：
UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ权限为采购角色提供从订单行编辑表现的能力。 如果没有表现，订单行无法“保存并继续”。如果在未向订单行添加任何表现时选择保存并继续，则不会保存该订单行，并会显示一条警告消息。 |
采购类型工作流程和馆藏的说明
一旦用特定采购类型创建了采购订单行，工作流程和数据影响会被确定并无法更改。因此，了解采访流程及馆藏的各种采购类型的影响是很重要的。
资料类型指资料的类型，单册的形式, 例如，纸本书，电子刊，或者光盘。有关全部电子资料类型的信息，见管理电子资源。有关全部纸本资料类型的信息，见配置纸本单册资料类型描述。资料类型是创建单册记录的一部分，但是不能控制订单行流程。资料类型可在订单行创建/编辑时修改。资料类型可在订单行创建/编辑时修改。
对于数字订单行，不使用资料类型字段。
采购类型可以为纸本、电子或数字，或以下连续性类型：
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单次订单 - 单次或低频率订单，例如纸本图书，电子图书，或者未重复出版的乐谱。可在接收新资料页面的一次性选项卡接收纸本资料。馆藏和单册会自动创建，每个馆藏地都要创建一个馆藏目录，每个单册对应一个复本。电子资源通过标准的激活流程，不定期激活。创建没有馆藏的数字订单行。一旦订单行已开具发票、接收/激活，则关闭。
数字化表现（“数字非归档”和“数字单次”）视为已收到“单册”，并将在工作流程中推动订单行。 -
连续订单 - 规律性的重复订购，例如，对纸本或电子资料的每月订购，如期刊。在接收新资料页面的连续订单选项卡接收纸本资料。在创建纸本订单行时创建馆藏（针对某个位置中连续出版物的每次运行）并创建单册：电子资料通过标准激活程序激活，可在评估流程中停用。一旦订单行开具发票和被接收/激活，该订单行保持开启状态。（尽管可以手动关闭）
数字化表现（数字订阅）视为已收到“单册”，并将在续订工作流程中推动订单行。创建没有馆藏的数字订单行。其它示例和工作流程信息：
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当使用预测模式时：在元数据编辑器里选择打开预测单册。见预测模式。
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否则：依据卷册收据创建。
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季刊单册 – 按订单中的编目数据顺序对单册进行描述。你必须为每本期刊创建单册；在绑定前他们都是独立的单册。期刊可以或不可流通，但仍需要每本期刊的记录信息，例如是否丢失或者有某些期刊馆内阅览的规则。应为期刊单册传递创建预测模式，或者也可以在接收新资料页面点击 连续订单 选项卡。
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在不可预测时段接收的多卷专著，例如百科全书，会按照编目数据顺序对这些多卷书进行描述。因为多卷书可能会单独流通，需要对每卷书创建单册。在接收新资料页面的 连续订单选项卡接收新的多卷书。
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长期订单 – 不会高频或定期重复的订单。例如，不定期采购某位特殊著者出版的纸本图书或者正在出版的系列图书。纸本专著不在接收新资料页面接收。而是通过手动创建：创建或选择编目记录，创建馆藏记录，然后创建单册记录，可将此记录与长期订单采购订单行联系在一起。可在纸本单册编辑器中设置单册接收日期.
想了解更多关于管理长期订单的信息，请见e 采访 - Alma长期订单 [ppt].
-
您可以记录反映使用许可升级采购模型的采购。此外，在使用许可升级免费且需要记录进系统时，可以创建没有经费和定价的订单行。可在以下采访方法中设置免费的订单行：采购、批准计划和在供应商系统采购。在订单行的采访方法中选择值时，显示免费复选框。选择该复选框时，经费和定价部分隐藏。
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非专著资料尽管没有固定的顺序或频率，但处理过程和纸本连续资料一样。电子资料通过标准激活程序激活，可在评估流程中停用。一旦订单行开具发票和被接收/激活，该订单行保持开启状态。（尽管可以手动关闭）
其它示例和工作流程信息：
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在计划外接收到的连续出版专著 – 每本书可能由不同著者出版，但是全部属于同一系列，并需要订购这套连续出版物.订单和此连续出版物的屏蔽书目记录相连；该书目记录不对单册描述。每个单册有不同题名，并应当按照其书目记录单独编目，书目记录和此连续出版物订单相连。每个单册单独流通。
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集成资源的订购，例如发送并添加至已存在的纸本单册的法律活页资料 - 该资料由与订单关联的纸本单册的编目记录描述，每个资料都和单册实时更新。因为它们不是独立流通的，所以无需为发出的每个资料都创建单册。如果资料在可预测间隔内接收，那么每次订单上更新的可预测接收日期就是当时接收的日期。
-
下面的表格显示了荐购类型，这对每种馆藏搜索都是可用的（请见e 手动创建订单行，对搜索和订单行创建过程的说明）
| 查找 | 选择类型 | 推荐采购类型 | 订单连续性 | 订单行流程 | 创建的仓储 |
|---|---|---|---|---|---|
| 全部题名 | 期刊（ISSN） | 电子期刊 | 单次 | 订单行发送时，创建激活 任务。 | 独立资源列表 |
| 连续 | 订单行发送时，创建激活 任务。 | 独立资源列表 | |||
| 纸本期刊 | 单次 | 在接收新资料页面接收 | 单册类型-期刊 | ||
| 连续 | 在接收新资料页面的连续选项卡接收。单册在接收基础上创建。 | 馆藏 | |||
| 图书（ISBN） | 电子书（题名） | 单次 | 订单行发送时，创建激活 任务。 | 独立资源列表（电子书） | |
| 连续 | 订单行发送时，创建激活 任务。 | 独立资源列表（电子书） | |||
| 使用许可升级 | 单次 | 无 | 无 | ||
| 纸本书 如果订购的唯一纸本单册为图书，则任何纸本图书订单类型（例如纸本图书 - 单次）和纸本类型一致（例如纸本 - 单次）。 | 单次 | 在接收新资料页面接收 | 单册类型-图书 | ||
| 长期订单 （专著；持续性非专著） | 资料不是在接收新资料页面接收，而通过一个特殊的流程。有关详情，见接收长期订单专著资料。 | 馆藏 | |||
| 电子资源库 | 期刊资源包 | 电子资源库 | 单次，连续 | 订单行发送时，创建激活 任务。 | 电子数据库 |
| 图书资源包 | 电子资源库 | 单次，连续 | |||
| 混合 | 电子资源库 | 单次，连续 | |||
| 数据库 | 电子资源库 | 单次，连续 | |||
| 使用许可升级 - 只对“其他订单”可用 | 单次 | 无 | 无 | ||
| 服务订单（无馆藏） | 登录服务 | 无馆藏创建。订单行流程建立在连续性上（订阅类型订单需要续订）。另见创建没有馆藏的服务订阅订单行。 这些订单行类型不能为馆藏的主订单行，但是可以作为其他订单行添加到馆藏。 | |||
| 数据库服务 | |||||
| 其他服务 | |||||
| 文章处理费(APC) - 一次性 | |||||
| 文章处理费(APC) - 订阅 | |||||