手动创建订单行

创建订单行

1. 检索要创建采购订单行的题名；见在Alma中检索。

   您也可以使用检索外部资源（资源 > 编目 > 检索资源）查找外部系统中的题名，例如OCLC或国会图书馆的题名（见检索外部资源）。从检索外部资源结果列表，选择导入以在元数据编辑器中打开记录。在元数据编辑器中点击订购(Ctrl+Alt+O)，“订单行所有者和类型”页面（见下一步）将打开。
2. 在您要订购的商品的行操作中，点击订购创建主订单行。如果单册是电子资源并已有附带的主采购订单行，则点击 附加订单创建附加订单行。打开采购订单行所有者和类型页面。
   
   采购订单行所有者和类型页面
   这也是在元数据编辑器中点击订购图标时打开的页面。
3. 填写“订单行所有者和类型”页面上的字段，如下所示：

   字段	描述
   订单行类型	为采购订单行选择采购类型。选择以下选项之一以打开选项列表： 推荐 – 推荐类型列表取决于点击访问此页面的单册。 其他 – 列出所有启用的购买类型（电子资源库和资源库列表除外），不考虑您在馆藏中点击哪个单册来访问此页面。但请注意，当您订购特定格式的单册时，这并不一定意味着任何供应商实际上都有该格式的单册；如果供应商没有此类单册，他们可能会拒绝您的订单。 有关每种类型以及管理员如何启用/禁用这些类型的说明，见启用/禁用订单行类型。另见采购类型工作流程和馆藏说明。 默认情况下不启用数字类型。要启用数字类型，请见数字手动订单表中启用数字手动订单的相应行。数字订单行在创建时无馆藏（一次性和连续），并且您需要手动将表现添加到订单行。有关更多信息，请见数字手动订单。
   订单行所有者	选择将拥有订单行的图书馆。这可能与您订购资源的图书馆/位置不同（见下文中的“订购的单册”部分（仅限纸本资源）和“订购的资源库列表”部分（仅限电子资源））。 此列表由系统管理员定义，见 添加/编辑机构图书馆。列表中只显示与采购操作员/采购经理的范围相关的选项。
   创建多个资源库列表	当选择的要订购的题名在书目记录中有多个856 $u条目（URL）并选择了电子订单行类型选项时，会出现该选项。 当选择此选项时，会出现资源库列表清单部分，可以在其中选择要订购的资源库列表（从资源库列表清单部分显示的URL）。您可以在资源库列表清单部分中选择任何或全部资源库列表。选择的资源库列表将与相同的采购订单行关联。 下图显示包含多个856 $u条目的书目记录示例，对于该示例，通过选择此选项在一个订单行中订购多个资源库列表： 有多个856 $u条目的电子资源（题名/书目记录） 已选择创建多个资源库列表选项和带有已选择多个资源库列表的资源库列表清单部分 为订单行创建的多个资源库列表（与一个订单行关联） 如果没有选择创建多个资源库列表，并且订购的书目记录中有多个856 $u条目，Alma随机选择一条856 $u来创建订单行。
   从模板加载	可按需选择用模板加载采购订单行。 当您在订单行的详情窗格中选择另存为模板时，系统会创建模板。有关更多信息，见创建和管理订单行模板。 模板应与订单行类型匹配。   加载未选中根据单册数量更新净价字段时保存的模板，该字段将在创建的订单行中取消选中，即使po_line_quantity_updated_with_items_number客户参数值为true亦是如此。
   使用序列生成条码	当Alma配置为自动生成条码（见配置条码生成）并选择单次纸本订单行类型以及作为订单行所有者的图书馆后，出现使用序列生成条码字段。 对于创建单册馆藏的任何纸本采购订单行都会显示此字段。这些是在采购订单行类型映射表上启用的类型 (见 启用/禁止采购订单行类型) 有连续性 = 一次性和 馆藏格式 = 纸本。 如果您希望Alma自动为单册生成条码，请通过选择出现在可用配置文件下拉列表中的条码序列配置文件之一来指定您希望Alma在生成条码时使用的序列（见配置条码生成）。该列表包括所有机构层级条码序列配置文件，以及Alma中针对订单行所有者定义的所有图书馆层级条码序列配置文件。 如果您选择了一个配置文件，则在您创建订单行后，Alma将使用自动生成的条码创建一个单册。如果您不选择任何序列，Alma仍会创建该单册，但不会为其分配任何条码。 自动生成单册的条码 对于通过以下方法之一创建的订单，Alma将使用机构层级默认值或图书馆层级默认值，该图书馆层级默认值取决于订单中提供的图书馆信息： EOD 从API（实时订单） 批准采购请求 从连续订单接收过程接收新单册
   手动分配馆藏	选择此字段以防止Alma自动为新的采购订单行创建馆藏单册。 如果您为长期订单、服务或者选项数字化 - 非归档或纸本 - 归档（这两者都意味着没有馆藏的订单）创建采购订单行，不会显示此勾选框（除了纸本 - 长期非专著订单）。 如果阻止Alma为采购订单行创建馆藏单册，则创建采购订单行时不会创建新的馆藏。有关创建订单行后手动将馆藏附加到订单行的信息，请见： 对于纸本馆藏：下文中的将馆藏添加到单册。请注意，必须在订单行打包之前手动将馆藏添加到订单行。 对于电子馆藏：下文中的将馆藏添加到电子资源的订单行。

4. 选择创建采购订单行。
   如果选择手动分配馆藏，将会出现确认对话框要求确认创建订单行但不创建馆藏。点击确认继续。
   订单行已创建，并在详情窗格中以完整页面视图和编辑模式打开，其工作流步骤设置为复核中。订单行概要部分显示有关订单行的基本信息，包括其所有者、成本（在此阶段为0.00）、类型、工作流步骤和编号。如果订单行有任何提示，提示图标（）和链接会出现，并指示提示数量。选择链接以查看提示。（有关订单行中可能出现的提示的完整列表及其含义的解释，请见配置采购复核规则。）有关订单行的其他详细信息显示在订单行概要部分下方的其他部分中。在此阶段，这些部分中的大多数字段都是空白的，除非是从模板创建订单行；应酌情填写空白字段，如下所述。

   

   新创建的订单行（从模板创建）

 将信息添加到新订单行

如上所述创建新订单行后，可以开始在订单行中输入有关该订单行的更多信息。您在详情窗格中执行此操作，该窗格在首次创建订单行时自动打开，但也可以在以后随时通过在订单行任务列表中选择订单行来打开。有关从任务列表打开订单行的更多信息，请见管理订单行。 

“订单行信息”部分

“订单行信息”部分包含有关订单行的一般信息，您可以添加或修改其中的一些信息。

订单行信息部分

“订单行信息”部分中的字段

订单行信息部分包含以下字段：

字段	描述
MMS ID	单册的元数据管理系统ID - 内部Alma记录ID 要打开书目记录，请点击编号旁边的  。书目记录在页面顶部的滑动面板中打开。
标识符	默认情况下，该字段由书目/导入记录的ISBN/ISSN（020或022）字段中的第一个标识符填充，并且记录中的所有020和022值均出现在下拉列表中。您还可以在字段中手动输入任何文本。 如果ISBN编号为13位且启用display_isbn_13_in_predefined_result参数，显示全部13位数。如果禁用该参数，标识符显示10位数。见 配置其他设置。
采访方法	订单行的采访方法类型。有关可用采访方法的详情，见下文中的采访方法。 根据您的系统配置，针对订单行选择采访方法时，您可以选择是否将订购信件发送给供应商。如果可以的话，这两个选项都会出现在下拉列表中。  才当方法下拉列表，包含是否发送订购信件的选项
发票状态	此字段默认设置为 没有发票 并且不应该被修改。Alma按需自动更新该字段。 发票到达时，发票行与采购订单行相关联： 如果采购订单行是一次性采购订单行，发票状态将默认设置为 全部已开发票, 假设这是采购订单行的唯一发票。但是，您可以在添加发票行对话框（见 添加发票行对话框字段）里修改使用已全部开具发票字段发票行的状态从而修改采购订单行发票状态。 加载EDI发票时，如果发票行中的单册数（在全部以前关联到此采购订单行的发票中添加的单册数）小于关联的采购订单行中的单册数, 采购订单行将被标记为 部分已开发票。 如果采购订单行是连续的，发票状态将一直是部分已开发票，因为系统假设会定期收到发票并且连续的采购订单行从未完全开具发票。 这对订单行工作流程有如下影响：如果将单次订单行设置为全部已开具发票，并且单册被接收/被激活，则订单行关闭。如果采购订单行设置为部分已开发票，它保持等待发票状态直到修改 （手动或者通过接收新发票）为全部已开发票。 当订购的单册等于或小于相关发票行中开发票的单册时，发票状态设置为全部已开发票。 删除发票/发票行，或从发票行移除订单行时，Alma检查订单行是否与其他发票行关联及其状态。如果状态为有效且没有更多关联的发票行，发票状态设置为无发票。 删除发票可以移除支出并重新计算取消预支。要移除取消预支（当移除与采购订单行相关联的唯一发票时）, 手动设置采购订单行的 发票状态 为 部分已开发票。见 从采购订单行或手动创建发票。
资料类型	资料类型 - 如书籍、电子杂志或光盘 - 由单册代表的。可用选项取决于单册是纸本或电子。有关自定义资料类型标签的信息，见配置纸本单册资料类型描述。 当订单行中的资料类型更新时，所有单册都更新为相应的资料类型。 创建没有馆藏的数字订单行时，该字段不会出现。
发送日期	将包含订单行的订单发送给供应商的日期
“附加订单行参考”字段	要识别的当前订单行的参考代码。这可以为自由文本或者与订单行相关的信息，例如由EOD使用的标识符。 此处的“附加”指参考；该字段与订单行是否是主订单行或是附加订单行无关。
已关联的订单行	与此订单行相关的目标订单行 在文本字段中输入检索字符串（例如订单行编号）以对订单行执行关键字检索，或使用字段右侧的查找选项从列表中选择订单行。 可以将当前订单行与在此字段中指定的目标订单行相关联。该字段中定义的关系是一种单向关系：该订单行与目标订单行相关联，但不具备反向关联。该字段的一个实际例子是订购多部分的连续出版物。建议有一个主要订单行（含有经费信息）用于订阅，一个附加技术订单行用于对要在不同间隔接收的每个单册，并且使用此字段将每个附加技术订单行与主订单行关联。 关联的订单行部分列出与之相关联的订单行（反向关系），而不列出此字段中选择的订单行。当前订单行将出现在此字段中所选订单行的关联的订单行部分中。见下文中的“关联的订单行”部分。  采购订单行可以与单册或馆藏记录相关联。有关将采购订单行与馆藏记录关联的详情，见使用馆藏列表。 订单行关联仅供参考，没有任何功能作用。如果您尝试取消在此字段中定义了关联订单行的订单行，则会出现警告消息。
来源类型	源自当前采购订单行的来源。对于导入的行，选择链接打开包含来源详情的相关页面；例如，MARC记录简单视图 页面，或者 导入作业详情 页面。
手动打包	是否启用将采购订单行手动打包到采购订单。有关采购订单行打包的详情，见 将采购订单行打包成采购订单。
取消限制	是否在取消采购订单行时显示包含警告的取消限制备注。（要继续取消订单行，用户必须点击确认。）如果您选择此选项，则取消限制备注字段会添加到该部分，并且“取消限制”图标 出现在该订单的订单行列表选项卡中的相关单册旁边。
取消限制备注	取消具有取消限制的订单行时要显示的警告文本。 选择取消限制时，该字段添加到此部分。

采访方法

以下采访方法在Alma中定义，可以选择用于采访方法字段。

要启用或禁用方法，或配置默认方法，见配置采访方法。通过配置设置，可以为每种采访方法选择是否应向供应商发送订购信件（或者应允许用户选择是否为每个订单行发送订购信件）。 

采访方法	描述
批准计划	供应商按协议将机构需要的任何内容以EOD格式发送至机构。这种采购订单行不发送给供应商，但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。定价和经费信息是该方法的必需信息。 该方法的行为相同与 在供应商系统中采购 方法的行为, 除了它在报告中显示。
受托者	机构同意主办政府出版物并提供免费使用。 除了报告中的显示方式外，该方法的行为与交换、赠书以及技术方法相同。这样的采购订单行不发送给供应商，但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。 定价和经费信息不是该方法的必需信息。 资料提供者的值可为政府组织。
EBA	循证采访：机构向供应商缴存EBA信用点，用于未来的电子书采购，免费订阅特定供应商资源库一段时间。在订阅时期结束时，供应商向机构提供描述机构使用资源库题名的情况相关的统计。然后机构使用其EBA信用点采购资源库中的由读者在订阅期中访问最多的电子书的永久访问权。有关更多信息，见实时订购。
交换	机构同意与另一机构交换资源。 除了报告中的显示方式外，该方法的行为与受托者、赠书以及技术方法相同。这样的采购订单行不发送给供应商，但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。 定价和经费信息不是该方法的必需信息。 资料供应商 可以是另一个图书馆。 关于更多交换方法的信息, 见采访交换项目中的建议工作流程。
赠书	资源作为供应商向机构的赠书。 除了报告中的显示方式外，该方法的行为与受托者、交换以及技术方法相同。这样的采购订单行不发送给供应商，但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。 定价和经费信息不是该方法的必需信息。 资料供应商 可以是私人或者非商业组织。
法定缴送	法定缴送允许采购订单价值为零并通知供应商，发送不同版本的采购订单行订单信件既不要求经费也不要求价格。见处理法定缴存。
采购	机构采购资源，当采购订单被批准时，通过EDI或电子邮件将订单和续订发送给供应商。 有关管理供应商和供应商帐户的详情, 见管理供应商。 如果参数po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal 设置为true在其他设置映射表（在采访配置中）, 当订阅续订时，通知将发送给供应商 (见配置其它设置)。
在供应商系统中采购	使用外部供应商系统处理采购。这种采购订单行不发送给供应商，但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。定价和经费信息是该方法的必需信息。 除了报告中的显示方式外，该方法的行为与批准计划方法相同。
技术	与没有馆藏或从外部系统迁移的单册的服务订购订单相关。通常用于支付一次并接收多个资源的多部分订单。 如果订购多部分连续出版物，建议有一个用于订阅的主采购订单行（含有经费信息），以及一个附加技术采购订单行用于不同间隔接收的每个单册。然后将每条技术采购订单行与主采购订单行相关联。 如果正在处理纸本和电子混合订单，建议有一个用于电子馆藏的主采购订单行（含有经费信息），以及一个用于纸本资料的附加技术采购订单行（以便接收此材料）。然后，将技术采购订单行与主采购订单行相关联。 该方法的行为相同于受托者,交换,和赠书的方法的行为, 除了它在报告中显示。 定价和经费信息不是该方法的必需信息。

“激活信息”部分（仅限电子资源） 

在激活信息部分中可以添加有关电子资源的使用许可和访问模型的信息。还可以将资源标记为紧急，以及添加激活备注（如果您愿意），让激活操作员可以查看他们何时激活资源。

激活信息部分

激活信息部分包含以下字段：

字段	描述
紧急	如果您想加急此单册的订单，可选择此选项。紧急图标  显示在订单行任务列表中的单册行中。
使用许可	从快速选择列表中选择与资源相关联的使用许可，显示在馆藏列表中。有关使用许可的更多信息，见管理使用许可及其修订。
访问模型	访问模型指定可以访问电子资源的并发终端用户数。从下拉列表中选择资源的正确访问模型。 有关更多信息，请见访问模型和管理访问模型。
激活备注	输入执行资源激活的工作人员应知晓的任何信息。备注的长度没有限制，并且可以随时修改备注。激活备注显示在“电子资源激活任务列表”页面中（资源 > 管理馆藏 > 管理电子资源激活；见激活电子资源和激活任务列表），在此页面中激活电子资源。

"关联的订单行”部分

此部分在滑动面板中打开，而不是在详情窗格本身中打开（如链接图标所示： ).该部分未来将移动至详情窗格。

关联的订单行部分包含与当前订单行关联的其他订单行的信息。订单行关联仅供参考，没有任何功能作用。由于以下原因之一，订单行可能会出现在列表中：

• 它们由Alma自动与该订单行关联 – 例如，同一题名的其他订单行。
• 在其订单行信息部分的关联的订单行字段中手动将这些订单行与当前订单行关联。

如果当前订单行与目标订单项相关联（这与该部分上显示的订单行的关系相反），目标订单行将显示在当前订单行订单行信息部分的已关联的订单行字段中。

POL-102是订单行POL-63645的目标订单行，定义见POL-63645的订单行信息部分。因此，POL-63645 出现在POL-102的已关联的订单行部分：

已关联订单行的列表可以按关联类型列过滤。您可以选择以下过滤器选项之一：

• 全部 - 显示全部已关联的采购订单行
• 相同题名 - 仅显示与该订单行资源具有相同题名的资源的关联订单行。
• 相同馆藏资源 - 仅显示与该订单行具有相同单册（或资源库列表或表现）的关联订单行。
• 用户定义的关系 - 仅显示用户手动与该订单行关联的关联订单行。

启动新订单行的处理

输入有关订单行的所有可用信息后，您可以通过从操作菜单中选择选项来启动下一阶段的处理。根据订单行的类型，可以使用以下部分或全部选项：

• 保存 – 保存输入的信息，并且采购订单行保持在当前的工作流程阶段（如果手动创建了采购订单行，那么它仍然在 复查中）。如果不确定是否想让订单行进行到采购工作流程的下一个阶段，或者如果从催缺页面编辑订单行（见处理催缺）或标记为续订（见处理续订），则使用此选项。
• 保存并继续 – 保存输入的信息，采购订单行进行到工作流程的下一个阶段（未选中复查规则）。有关采购工作流程的更多信息，见采购工作流程。如果采购订单行有任何提示，它们将显示在确认对话框中。有关可能在此上下文中出现的提示的完整列表，请见配置采购复核规则。

  当以下情况出现时，“订单行 - 打包”作业启用且在订单行中选定“手动打包”且订单行打包作业配置已设置（配置菜单 > 采访 > 通用 > 采访作业配置），对此类订单行点击保存并继续更改它们的状态为自动打包。

   

  只会，当计划的“订单行 - 打包”作业运行时，检查所有该状态的订单行并根据供应商账户、所属者、货币、采访方法、经费等打包为一个订单。

• 分配给我 – 将订单行分配给您自己。
• 分配给 – 打开一个对话框，在其中将订单行分配给其他用户。（如果您没有必要的角色，则不会看到此选项。）
• 释放分配 – 对于已分配给您的订单行，释放分配并将订单行保留为未分配状态。
• 保存并请求评估 – 保存修改的信息，并请求试用。如果订单行分配给您但您没有试用操作员/试用经理角色，使用该选项。订单行状态更改为评估中并转到“管理试用”页面，其中显示状态请求，并且试用操作员/试用经理可以访问它并在评估工作流程中继续（见评估工作流程）。此选项仅对创建馆藏的电子采购订单行可用。
• 保存和开始试用 – 保存输入的信息并开始试用。如果您有试用操作员/试用经理角色，订单行分配给您且希望开始试用，使用该选项。采购订单行的状态更改为评估中，并打开试用详情页面（继续评估工作流程的步骤3）。此选项仅对创建馆藏的电子采购订单行可用。
• 立即订购 – 开始订单行的订购流程，将订单行移至采购工作流程，在打包（采购工作流程中的步骤4）和发送之前对其进行规范化和验证。有关采购订单行打包的更多信息，见 将采购订单行打包成采购订单。如果选择立即订购，将在订单发送处理后发送立即订购信件，供应商会通过订购列表信件收到订单。关于有关这些信件的信息，见配置Alma信件。
• 取消行 – 订单行已取消（见取消订单行）。
• 延期 – 采购订单行延期并且出现在复查延期任务列表直到它重新激活（返回常规采购工作流程的步骤2）或取消。关于延期采购订单行的更多信息，见延期采购订单行。
• 与OASIS集成 - 对于在资料提供者字段中有OASIS的订单行，您可以选择该按钮自动发送订单到OASIS。见检查可用性和定价。
• 重新链接 – 更改订单行链接的书目记录（见重新链接订单行）。
• 删除 – 删除订单行（见删除订单行）。
• 更改书目参考 – 更改订单行的书目记录。见更改书目参考。
• 另存为模板 – 将当前设置保存为模板。见创建和管理订单行模板。